2471V Raadsvoorstel slagkracht in samenwerking DEF (24.71) AANGEVULD

RAADSVOORSTEL

Onderwerp

Uitwerking Slagkracht in Samenwerking

Datum raadsvergadering Thema programmabegroting Portefeuillehouder Zaaknummer

26-11-2024 n.v.t. n.v.t. 2024-004179

Samenvatting De gemeenteraad heeft zich de afgelopen periode verdiept in de gewenste informatievoorziening, de agendering van voorstellen en manier van vergaderen. Het is de ambitie om de huidige constructieve bestuurscultuur te behouden, maar de raad wil aanpassingen doen in het vergadermodel, de agendacommissie en vraagt de kwaliteit van de voorstellen verbeteren. Een aantal werkgroepen vanuit de raad, college en ambtelijke organisatie hebben hierin samen opgetrokken en de voorstellen nader uitgewerkt. De raad wordt voorgesteld de uitwerkingen van de werkgroepen Slagkracht in Samenwerking over te nemen en vast te stellen.

Voorgesteld besluit 1. 2. 3. 4.

5.

Kennis te nemen van de uitwerking van werkdruk naar werkplezier (bijlage 1); De uitwerking van het vergadermodel vast te stellen zoals voorzien in bijlage 2 en per 1 januari 2025 in te voeren; De uitwerking van de strategische agendacommissie vast te stellen zoals voorzien in bijlage 3 en deze per 1 december 2024 in te voeren; De volgende personen te benoemen in de klankbordgroep strategische agendacommissie: a. De heer T. (Tim) Endeveld (fractie GroenLinks) b. De heer J.M.A. (Jelte) Kolkman (fractie VVD) c. Mevrouw M. (Marlena) Noorland (fractie PvdA) d. De heer F.L. (Frans) Kooistra (fractie GPR Burgerbelangen) e. De heer E.P.F.L. (Erik) Roumen (fractie D66) f. Mevrouw N.T. (Nienke) Overvliet (fractie CDA) g. De heer M.T. (Theo) Kooijmans (fractie VPR) h. De heer H. (Hendri) Witteveen (fractie ChristenUnie) i. Mevrouw R.R.A. (Rosanna) Huertas Mulckhuyse (fractie Beter Rheden) Het uitvoeringsplan kwaliteit bestuurlijke stukken vast te stellen.

Inleiding De lokale democratie staat onder druk. Er is een afnemend vertrouwen in de landelijke politiek waar te nemen, dat ook zijn invloed heeft op de lokale politiek. De bestuurscultuur in Rheden is constructief, maar de druk op het raadswerk is de afgelopen jaren toegenomen door inhoudelijke taken als de drie decentralisaties en de komst van de Omgevingswet. Die laatste ontwikkeling vraagt soms ook om snellere besluitvorming van de raad gezien de wettelijke termijnen. Vandaar dat de raad de motie “vergaderstructuur van deze tijd” heeft aangenomen waarin het een opdracht aan zichzelf en het college heeft gegeven om voorstellen te doen om de vergaderstructuur aan te passen. De raad is met deze opdracht aan de slag gegaan en heeft zich eerst verder verdiept. In 2023 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar het samenspel tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie en geconcludeerd dat dit voor verbetering vatbaar is. Daarnaast heeft het Perikles Instituut in 2024 het vergadermodel en -de wijze van de gemeenteraad geëvalueerd. Beide rapportages leverden bevindingen en aanbevelingen op die door

1

RAADSVOORSTEL

de raad afzonderlijk zijn overgenomen. Vervolgens is bij motie een werkgroep “Slagkracht in Samenwerking” ingesteld, die een plan van aanpak heeft opgesteld waarbij alle aanbevelingen integraal zijn samengenomen en van een concreet vervolg zijn voorzien. In een aantal werkgroepen zijn de aanbevelingen verder uitgewerkt. Het resultaat hiervan leest u in dit raadsvoorstel en de bijlagen 1 tot en met 4.

Beoogd effect Door een nieuwe manier van informatievoorziening, agendering en vergaderen ervoor zorgen dat de gemeenteraad optimaal zijn rol kan spelen en dichterbij de inwoner komt te staan met een betere spreiding van de werklast.

Argumenten 1.

Een investering is noodzakelijk om een betere spreiding van de werklast mogelijk te maken

Gemeenteraadsleden vallen steeds vaker uit: uit recent onderzoek is gebleken dat een kwart van de vroegtijdig gestopte gemeenteraadsleden uitvalt vanwege overbelasting. Ook in Rheden zien we dat terug in het aantal raadsleden dat ontslag heeft genomen en hun motivering. Een pasklare oplossing is er niet, maar vraagt wel investeringen in de samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie. In de nadere uitwerking is daarom een betere spreiding van de werklast telkens in het achterhoofd genomen bij de voorstellen die worden gedaan voor een betere informatievoorziening, andere manier van agendering van voorstellen en het nieuwe vergadermodel. De nadere uitwerking met concrete acties is te lezen in bijlage 1. 2.

Het nieuwe vergadermodel voldoet aan de eerder vastgestelde uitgangspunten van de raad en geeft invulling aan de eerder gedane aanbevelingen

Een vergadermodel bepaalt hoe de gemeenteraad tot democratische besluitvorming komt. Net zoals de gemeenteraad en het college om de vier jaar wordt aangepast aan de nieuwe wensen van de buitenwereld, vraagt ook de vergaderwijze regelmatig onderhoud. Maar dat wat goed gaat in de huidige vergaderstructuur, willen we graag behouden. In een tussenstap heeft de gemeenteraad daarom met het raadsbesluit van 23 april 2024 deze zaken gemarkeerd en besloten de volgende uitgangspunten voor het nieuwe vergadermodel te hanteren: • • • • • •

Er is een vaste vergaderavond (dinsdag) en een vaste fractieavond (donderdag); Er blijft worden uitgegaan van het zogenaamde BOB-model: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming; Parallel vergaderen blijft mogelijk; Er kan flexibeler worden omgegaan met het agenderen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming op één avond; Er moet meer ruimte zijn voor inwoners om laagdrempelig aan te schuiven; Er moet meer ruimte zijn voor informele contactmomenten tussen raad, college en ambtelijke organisatie om over onderwerpen te spreken.

Met deze uitgangspunten is de werkgroep “vergadermodel” aan de slag gegaan. Die heeft zich eerst laten inspireren door omliggende gemeenten. De belangrijkste structuurwijzigingen ten opzichte van het huidige vergadermodel zijn als volgt: •

De huidige oriënterende vergadering waarin veelal presentaties centraal staan, verschuift naar een informatiebijeenkomst zodat er meer en laagdrempelig ruimte is voor het gesprek tussen inwoners, raad, college en ambtelijke organisatie. Hierin is ook ruimte voor een “rond de tafel” gesprek voor inwoners en werkbezoeken van de raad;

2

RAADSVOORSTEL

• • •

• •

Er komt een nieuwe oordeelsvormende vergadering zodat het zwaartepunt in de raadsvergadering meer op de besluitvorming komt te liggen; De dinsdag wordt de vaste vergaderavond. De vergaderingen op de maandagen en woensdagen komen te vervallen; De eerste dinsdag in de vierwekelijkse cyclus start om 18.00 uur met een inloop en een maaltijd in het werkcafé. Daaromheen concentreren zich de vergaderingen, waarbij er meerdere typen vergaderingen zijn voorzien in twee tijdsblokken. Een blok van 18.30 tot 20.00 uur en een blok van 20.30 uur tot 22.00 uur. Daartussen is er ruimte voor ontmoeting tussen inwoners, raad, college en ambtelijke organisatie; De tweede, derde en vierde dinsdag zijn respectievelijk gereserveerd voor een beeldvormende, oordeelsvormende en besluitvormende raadsvergadering; Er wordt bij de agendering van voorstellen een expliciete afweging gemaakt of agendering noodzakelijk is en in via welke fase van het BOB-model.

De volledige uitwerking van het nieuwe vergadermodel is uitgewerkt in bijlage 2. 3.

De nieuwe strategische agendacommissie versterkt de onafhankelijkheid en strategische slagkracht van de gemeenteraad

De huidige technische agendacommissie wordt ervaren als niet strategisch genoeg en minder inefficiënt. Daarnaast is er sprake van een zekere overloop tussen de technische agendacommissie en het bestuurlijk coördinatie overleg (BCO). Er is behoefte aan een nieuwe structuur waardoor de raad strategischer kan werken en de werkdruk lager wordt. De nieuwe strategische agendacommissie heeft tot doel om strategisch te bepalen welke onderwerpen aan bod komen, op welke manier en op welk moment deze worden besproken. Daarnaast beoordeelt de strategische agendacommissie of de voorgelegde stukken rijp zijn voor raadsbehandeling. De commissie is apolitiek en krijgt de opdracht om een nieuwe strategische agenda op te stellen. De strategische agenda omvat onderwerpen die aan het begin van de gemeenteraadsperiode worden vastgesteld en gedurende vier jaar besproken moeten worden. 4.

Door een klankbordgroep strategische agendacommissie wordt een balans gevonden in efficiënt vergaderen en gelegitimeerde agendering en fasering van voorstellen

Voorgesteld wordt een klankbordgroep strategische agendacommissie op te richten waarin iedere fractie één lid voordraagt. De klankbordgroep is er om feeling met de gemeenteraad te houden. Vanuit de klankbordgroep wordt bij roulatie maximaal drie leden aangewezen die maximaal een jaar zitting nemen in de strategische agendacommissie. De strategische agendacommissie bepaalt maandelijks welke onderwerpen aan bod komen, op welke manier en op welk moment die komende maand. De strategische agendacommissie wordt aangevuld met de burgemeester, gemeentesecretaris en griffier als adviseurs. De vicevoorzitter van de gemeenteraad fungeert als technisch voorzitter van de strategische agendacommissie en bewaakt het apolitieke karakter van de commissie. De strategische agendacommissie houdt nadrukkelijk oog voor de positie, behoefte en werklast van de gemeenteraad. 5.

Elk goed debat begint bij een goede informatievoorziening

Een goed debat begint bij de juiste informatie op het juiste moment. Vandaar dat er niet alleen gekeken is naar de agendering en de manier van vergaderen, maar ook naar de onderliggende informatievoorziening. De huidige informatievoorziening via de raadsvoorstellen is niet goed afgestemd op de behoefte en rol van de gemeenteraad. Daarnaast kunnen goede voorstellen worden gezien als de brandstof van de democratie: het helpt de raads- en collegeleden bij de afweging die ze moeten maken in de besluitvorming en het voeren van een inhoudelijk debat. Vandaar dat er een uitvoeringsplan is geschreven om de kwaliteit van zowel raads- als collegevoorstellen te verbeteren. Bij wijze van proef is dit voorstel alvast in de nieuwe structuur

3

RAADSVOORSTEL

voorzien. De overige maatregelen die worden genomen om de kwaliteit van bestuurlijke stukken te verbeteren staan beschreven in bijlage 4.

Kanttekeningen en/of risico’s Het nieuwe vergadermodel zal tijd en energie kosten voor de gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie en de griffie om het zich eigen te maken. Bij de uitwerking van het nieuwe vergadermodel zijn er meerdere varianten onderzocht. Voorgesteld wordt te starten met een vierwekelijkse cyclus. Door de nieuwe oordeelsvormende vergadering op een afzonderlijke avond te programmeren komt deze waarschijnlijk het best tot zijn recht. Ook de nieuwe strategische agendacommissie vraagt ruimte om te experimenteren. Door fracties een rolomschrijving mee te geven voor het voordragen van leden voor de klankbordgroep wordt geprobeerd het risico van politieke invloeden te minimaliseren. De invoering van dit voorstel zal gepaard gaan met regelmatige evaluatie in het BCO, met de voorzitters en in de klankbordgroep.

Financiën De succesvolle invoering van een nieuwe structuur kan niet los gezien worden van vaardigheden en oog voor de cultuur. Bij de invoering van het nieuwe vergadermodel is daarom een voorzitterstraining en debattraining voorzien voor zowel de fracties als het college. De kosten (€6.520,-) hiervan worden gedekt uit het budget van de gemeenteraad. Voor het schrijven van heldere raads- en collegevoorstellen wordt een training door een externe partij verzorgd. Voor de inzet is € 17.510,- geoffreerd; de kosten hiervoor worden voor de helft uit het organisatie brede opleidingsbudget gedekt en voor de andere helft uit het budget van de raad. De overige kosten, waaronder de maaltijdvoorziening in de eerste week en informele nazit aan het eind van de vergadercyclus worden gedekt uit het reguliere budget.

Uitvoering Nadat de raad een besluit heeft genomen over het nieuwe vergadermodel zal een voorstel worden gedaan voor een herziend Reglement van Orde. De hoofdbestanddelen daarvan zijn te lezen in bijlage 1. Het herziend Reglement van Orde krijgt u aangeboden in de cyclus van december zodat per 1 januari 2025 met het nieuwe model vergaderd kan worden. Na drie maanden is een korte evaluatie voorzien om bij te sturen op de praktische uitwerking van dit voorstel. Bij de opening van het politieke seizoen zal opnieuw gekeken worden of we op koers liggen om de gestelde doelen te halen waaronder de spreiding van de werklast. Tot slot brengt aan het einde van deze raadsperiode de oude raad een advies uit aan de nieuwe raad over het al dan niet doorgroeien naar een driewekelijkse cyclus.

Participatie en communicatie In het proces is de tijd genomen voor participatie van en verdieping door raadsleden, collegeleden en de ambtelijke organisatie vanuit de gedachte dat een ieder de verantwoordelijkheid heeft om slagkracht in de samenwerking te bewerkstelligen. De werkgroep hoopt dat er een balans is gevonden in de snelheid van het proces (acties voortvarend oppakken) en zorgvuldigheid van het proces (voldoende ruimte voor iedereen om een bijdrage te leveren). Het BCO is maandelijks geïnformeerd over de voortgang. Tijdens meerdere oriënterende vergaderingen en de opening van het politiek seizoen zijn de raad, het college en de organisatie geïnformeerd; de discussies die daarop volgden zijn meegenomen in de definitieve uitwerking.

4

RAADSVOORSTEL

Wat betreft de communicatie volgt een factsheet voor raadsleden, -volgers en collegeleden half december. Ook volgt er een publieksvriendelijke uitleg van het nieuwe vergadermodel voor de inwoner.

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Uitwerking van werkdruk naar werkplezier Uitwerking vergadermodel Uitwerking strategische agendacommissie Uitvoeringsplan kwaliteit bestuurlijk stukken

Velp, 16 oktober 2024,

De werkgroepen “Slagkracht in Samenwerking” Tim Endeveld, Goos Hageman, Sjir Hanssen, Herriët Heersink, Rob Koekkoek, Marloes van de Kolk, Jelte Kolkman, Nienke Overvliet, Erik Roumen, Martinique Visser, Hendri Witteveen, Ronald ter Hoeven, Carol van Eert, Bart Drewes en Coen Knipping

5