2471 Bijlage 3 Strategische agendacommissie voorstel richting raad DEF (24.71)

Waartoe is het voorstel gedaan? Dit voorstel is opgesteld om de gemeenteraad van een nieuwe strategische agendacommissie te voorzien, die de onafhankelijkheid en strategische slagkracht van de gemeenteraad versterkt. Dit nadat de werkgroep Slagkracht in samenwerking, op basis van het rapport van het Perikles Instituut en de rekenkamercommissie in het Plan van Aanpak slagkracht in samenwerking heeft voorgesteld een nieuwe strategische agendacommissie (SAC) in te stellen. Deze SAC moet een verbindend en nonpolitieke karakter hebben met oog voor de gemeenteraad, organisatie, college en inwoners. Hierbij zijn de volgende onderzoeksvragen meegegeven: • • • • • • • • • • •

Wel of niet alle fracties vertegenwoordigd in de strategische agendacommissie? Hoe staat een extra vergadering i.r.t. werkdruk? Hoe maak je de selectie? Hoe groot moet de strategische agendacommissie worden om werkbaar te blijven en toch voldoende informatie op te halen? Invoeren per 1 september 2024? Kunnen gemeenteraadsvolgers plaatsnemen? Is het een idee de bezetting te rouleren? Hoe houdt deze strategische agendacommissie feeling met de hele gemeenteraad? Hoe zorgen we ervoor dat dit een apolitiek karakter krijgt? Wat komt er op de agenda? Hoe gaan we bepalen wanneer de strategische agendacommissie een succes is?

Wat is de aanleiding? De huidige technische agendacommissie (TAC) wordt ervaren als niet strategisch genoeg en minder inefficiënt. Daarnaast is er sprake van een zekere overloop tussen het TAC en BCO. Er is behoefte aan een nieuwe structuur waardoor de raad strategischer kan werken en de werkdruk lager wordt. Wat is het bestaand beleid c.q. kader? Nu is er een technische agendacommissie, bestaand uit fractievoorzitters en de voorzitter van de raad, bijgestaan door de griffier en de gemeentesecretaris. De TAC richt zich vooral op het technisch tot stand laten komen van de vergadercyclus van de gemeenteraad. De doelen zijn het voorbereiden en vaststellen van de agenda’s voor de voorbereidende, oriënterende, raadsvergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Wat willen wij bereiken? Het doel van de Strategische Agendacommissie is om strategisch te bepalen welke onderwerpen aan bod komen, op welke manier en op welk moment deze worden besproken. Daarnaast beoordeelt de commissie of de voorgelegde stukken rijp zijn voor raadsbehandeling. Dit doel is te verdelen in verschillende onderdelen: • • • • • •

Er wordt een SAC opgericht; De SAC bepaalt strategisch welke onderwerpen aan bod komen; De SAC plant strategisch wanneer en op welke manier onderwerpen worden besproken; De SAC beoordeelt of stukken rijp zijn voor besluitvorming; De SAC heeft een verbindend karakter heeft en houdt oog voor de positie, behoefte en werkdruk van de gemeenteraad; De SAC functioneert zonder politieke invloeden, met leden geselecteerd op non-politieke nuance en strategische analyse.

Wat gaan wij ervoor doen? Er wordt een Strategische Agendacommissie opgericht:

De werkgroep heeft bij een aantal gemeenten (Ede, Bronckhorst, Arnhem) onderzocht hoe de agendacommissie is georganiseerd. Gekeken is naar een opzet die in Rheden strategisch en efficiënt zou kunnen werken. Voorgesteld wordt een Strategische agendacommissie en een Klankbordgroep op te richten. De commissie zal iedere vergadercyclus strategisch en praktisch kijken naar de in te plannen vergaderingen. De klankbordgroep is er om feeling met de gemeenteraad te houden en zet de grote lijnen uit. Klankbordgroep van de agendacommissie (uit iedere fractie 1 lid): •

• •

Vergadert minimaal 1 keer in de 6 maanden over: o Het functioneren van de strategische agendacommissie en het nieuwe vergadermodel; o Het bewaken van het agenderen van onderwerpen op de strategische agenda; o Het voorbereiden van wijzigingen in de strategische agenda. Iedere fractie vaardigt een raadslid af de hand van de rolomschrijving; De leden worden benoemd door de gemeenteraad.

Strategische agendacommissie (4 leden): •

Vergadert maandelijks over het strategisch bepalen welke onderwerpen aan bod komen, op welke manier en op welk moment die komende maand; • Bekijkt samen met griffier of voorgestelde stukken rijp zijn voor besluitvorming; • De vicevoorzitter van de gemeenteraad is technisch voorzitter van de Strategische Agendacommissie; • Bestaat verder uit 3 leden die maximaal een jaar zitting nemen in de Strategische Agendacommissie roulerend vanuit de klankbordgroep: • Elke vertegenwoordiger in de klankbordgroep wordt in principe een keer opgenomen in het door de griffie opgestelde schema, in overleg met de klankbordgroep, voor deelname aan de Strategische Agendacommissie; • De leden worden benoemd door de leden van de Klankbordgroep van de Agendacommissie; • Bestaat altijd uit ten minste 1 wisselend lid uit coalitie en oppositie; • Er wordt gestreefd naar unanieme besluitvorming. Indien nodig hebben de voorzitter van de strategische agendacommissie, de drie wisselende leden en de voorzitter van de gemeenteraad stemrecht binnen de strategische agendacommissie; • De griffier is adviseur en ambtelijk secretaris; • De burgemeester is adviseur en vicevoorzitter; • Gemeentesecretaris is adviseur. Door deze verdeling van verschillende rollen heeft de gemeenteraad meer de controle over de gemeenteraadsagenda.

Voorgesteld wordt om de vicevoorzitter van de gemeenteraad te benoemen als voorzitter van de strategische agendacommissie. De vicevoorzitter heeft als taak het technisch voorzitten van de vergadering, het bewaken van de positie van de gemeenteraad en te bewaken dat de commissie een apolitiek karakter houdt. De SAC bepaalt strategisch welke onderwerpen aan bod komen: In de huidige situatie wordt agenda van de gemeenteraad voornamelijk gevuld door input vanuit de lange termijn agenda vanuit het college. Hierbij komen soms wensen vanuit de gemeenteraad ook op de agenda. Om als gemeenteraad hier strategisch mee om te gaan moeten we deze systematiek veranderen. De SAC zal een Lange Termijn van de raad op gaan stellen die gevuld wordt vanuit verschillende onderwerpen: • •

De strategische agenda; De lange termijn agenda van het college;

•

Wensen van de gemeenteraad.

De strategische agenda: De strategische agenda omvat onderwerpen die aan het begin van de gemeenteraadsperiode worden vastgesteld en gedurende vier jaar besproken moeten worden. Deze agenda richt zich op het identificeren van onderwerpen voor bespreking, zonder dat er inhoudelijke overeenstemming tussen gemeenteraadsleden nodig is. De Strategische Agendacommissie stelt een plan op om de volgende gemeenteraad, indien gewenst, eenvoudig een nieuwe strategische agenda te laten opstellen. Er worden nog geen inhoudelijke keuzes gemaakt. Hierbij moeten de volgende aandachtspunten worden meegenomen: • • • • •

Wat wordt globaal belangrijk gevonden? (Zouden 5 bespreekpunten kunnen worden gekozen door volgende raad). Moet de agenda jaarlijks of eenmaal per gemeenteraadsperiode worden bijgesteld? Het gaat om een beeld te krijgen van wat besproken moet worden, niet om wat er gedaan moet worden (geen soort coalitieakkoord). Gemeenteraadsleden behouden het recht om onderwerpen te agenderen. Hoe stel je de agenda bij?

De lange termijn agenda van het college: Dit is de huidige lange termijn agenda. Deze moet actief worden gevuld vanuit het college met alle onderwerpen die richting de gemeenteraad komen. Hierdoor kan de strategische agendacommissie op tijd kijken wanneer, hoe en of een onderwerp besproken moet worden in de gemeenteraad. Wensen van de gemeenteraad: Het moet mogelijk blijven voor gemeenteraadsleden onderwerpen te agenderen. Hierin verwachten wij wel meer uitwerking en motivering vanuit gemeenteraadsleden omdat niet voor ieder onderwerp ruimte is om te bespreken. Dit gaat worden gerealiseerd door een format wat raadsleden moeten invullen voor het aanvragen van een agendaverzoek bij de Strategische Agendacommissie. De strategische agendacommissie geeft een onderwerp uiteindelijk een plek op de lange termijn agenda van de gemeenteraad. De SAC kijkt bij het mogelijk inplannen van een vergadering vanuit wensen van de gemeenteraad minstens naar de volgende elementen. Indien er voor wordt gekozen iets niet te agenderen moet de SAC wordt dit altijd gemotiveerd. • • • •

Is het verzoek voldoende schriftelijk onderbouwd? Moet het verzoek per se via een informatiebijeenkomst verlopen, of zijn er alternatieven zoals een persoonlijk gesprek met een ambtenaar, schriftelijke vragen, of een raadsinformatiebrief? Staat het onderwerp al op de lange termijn agenda van de raad? Is er breder draagvlak binnen de raad om dit onderwerp te agenderen?

Tussen de lange termijn agenda van de gemeenteraad en de lange termijn agenda van het college zit een wisselwerking. Zodra de gemeenteraad het over een onderwerp wil hebben moet het college hier ook op anticiperen in zijn eigen lange termijn agenda. De strategische agendacommissie gaat samen met de griffie kijken naar de vorm en werking van deze verschillende agendatypen. De SAC plant strategisch wanneer en op welke manier onderwerpen worden besproken; De SAC zal vanuit de Lange Termijn Agenda van de raad de praktische agenda voor komende maand gaan vullen. Dit gebeurt op advies van de adviseurs van de Strategische Agendacommissie. Hierbij wordt aansluiting gevonden bij de uitwerking van de groep die bezig is met het vergadermodel. Agenda voor de vergaderingen van de SAC:

1. 2. 3. 4. 5.

Bespreking strategische agenda Bespreking LTA van College Bespreking wensen van de raad Bespreking LTA van de raad Praktische planning aankomende raadscyclus.

De SAC beoordeelt of stukken rijp zijn voor besluitvorming; De SAC beoordeelt samen met de griffier of de voorgelegde stukken klaar zijn voor besluitvorming. Hierbij wordt uitsluitend gekeken of alle benodigde onderdelen in de raadsvoorstellen en besluiten aanwezig zijn, zodat de raad een duidelijk besluit kan nemen. Als dit niet het geval is, zal de SAC besluiten het onderwerp niet te agenderen. De SAC heeft een verbindend karakter heeft en houdt oog voor de positie, behoefte en werkdruk van de gemeenteraad: De SAC houdt oog voor de positie, behoefte en werkdruk van de gemeenteraad. Er wordt gezocht naar een werkbare balans. De SAC bestaat uit leden van zowel coalitie als oppositie, en functioneert op basis van een rotatiemodel. De vicevoorzitter van de gemeenteraad fungeert als technisch voorzitter van de SAC en bewaakt het apolitieke karakter van de commissie. De SAC functioneert zonder politieke invloeden, met leden geselecteerd op non-politieke nuance en strategische analyse: De leden van de klankbordgroep worden door de fracties geselecteerd op basis van hun onafhankelijke blik en strategisch inzicht. We bieden de fracties een duidelijke rolomschrijving om hen te ondersteunen bij het voordragen van kandidaten voor zowel de strategische agendacommissie (SAC) als de klankbordgroep SAC, zodat er een helder beeld is van de functie. De leden: • • • • • •

Hebben een non-politiek vermogen; Zijn genuanceerd; Hebben strategisch denkvermogen; Kunnen meerdere belangen afwegen; Zetten de strategische agenda commissie pet op en de fractie pet af; Zijn zich bewust van de tijdsinvestering die deze functie vraagt.

Daarnaast zien wij geen ruimte voor het inhoudelijk bespreken van vorige vergaderingen (rol BCO) buiten het technisch nabespreken van de agenda van de vergadering. De openstaande moties en toezeggingen horen ook niet meer thuis bij de Strategische Agendacommissie. Wij onderstrepen hierbij het advies van de griffier dit te verplaatsen naar de besluitvormende vergadering. Invoering: Na de avond in september willen we de SAC concreet uit gaan werken en in werking laten treden. Ons voorstel is de SAC in november 2024 voor het eerst samen te laten komen en vanaf januari 2025 volledig te laten functioneren. Wat zijn de financiële consequenties? De oprichting van de strategische agendacommissie zal naar verwachting geen extra kosten met zich meebrengen. De griffier en andere betrokkenen hebben aangegeven de nieuwe werkdruk aan te kunnen zonder extra middelen. Wat zijn de risico's? Risico op politieke invloeden: Door fracties een rolomschrijving mee te geven voor het voordragen van leden voor het SAC en de Klankbordgroep SAC proberen wij dit risico te minimaliseren. Daarnaast is het expliciet te taak van de voorzitter hierop toe te zien en is er altijd een lid van de coalitie en één van de oppositie aanwezig.

Een korte verhoging van werkdruk voor de leden van de SAC: Hoewel de werkdruk naar verwachting zal dalen, blijft er een risico dat de nieuwe structuur niet direct efficiënt werkt. Dit wordt gemitigeerd door een evaluatie en eventuele bijsturing. Daarnaast helpt de wisselende samenstelling van de SAC bij aan een verdeling van werkdruk. Wat is het draagvlak voor dit voorstel? Het voorstel is positief ontvangen door de Voorzitter van De Raad en de griffier. Daarnaast is er veel enthousiasme bij de betrokken raadsleden voor de strategische aanpak en de nieuwe werking van de agenda commissie. Hoe en met wie moet er gecommuniceerd worden? Interne communicatie: Het belang van de Lange Termijn Agenda van het college moet verder worden benadrukt in de organisatie. Afgelopen periode zijn hier flinke stappen ingezet maar er blijft ruimte voor verbetering in het bijhouden van deze agenda. Externe communicatie: Voorlichting aan de inwoners over de nieuwe werkwijze in het hele traject rondom Slagkracht in Samenwerking. Wordt er een evaluatie uitgevoerd? Ja, er wordt een evaluatie uitgevoerd na de eerste 6 maanden van de volledige implementatie van de strategische agendacommissie samen met de leden van de klankbordgroep, griffier, voorzitter van de raad, vertegenwoordiging vanuit het college en de gemeentesecretaris. Indien nodig kunnen er na dit moment nog bijsturingen plaatsvinden.