2471 Bijlage 2 Uitwerking vergadermodel DEF AANGEPAST (24.71)

Uitwerking vergadermodel Martinique Visser, Herriët Heersink, Rob Koekkoek, Erik Roumen en Carol van Eert

Opdracht De werkgroep stelt voor (nog) niet een keuze te maken in model 1 of 2 zoals gepresenteerd in het Perikles rapport, maar even goed de tijd nemen tot de zomer om de raad te inspireren met een aantal vergadermodellen met als doel de oordeelsvormende fase beter tot zijn recht te laten komen. Voorgesteld wordt een of twee gemeenten (Ede, Bronckhorst) te bezoeken voor de zomer die werken met het BOBmodel. Na de zomer kan dan een concreet voorstel voor het nieuwe vergadermodel worden gedaan. Invoering per 1 januari 2025 in het nieuwe gemeentehuis.

Vastgestelde uitgangspunten raadsbesluit d.d. 23 april 2024 • We hebben een vaste vergaderavond (dinsdag) en een vaste fractieavond (donderdag); • We gaan uit van het BOB-model: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming; • Parallel vergaderen is mogelijk; • Er kan flexibeler worden omgegaan met het agenderen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming op één avond; • Er moet meer ruimte zijn voor inwoners om laagdrempelig aan te schuiven; • Er moet meer ruimte zijn voor informele contactmomenten tussen raad, college en ambtelijke organisatie om eens wat uitgebreider over een onderwerp te spreken.

Zonder doel, kun je niet scoren Doelen nieuw vergadermodel: • Snellere besluitvorming vanuit de Omgevingswet (motie vergaderstructuur van deze tijd) • Meer ruimte voor de oordeelsvormende fase (evaluatie Perikles) • Laagdrempeligere toegang voor en deelname door inwoners (raadscommunicatieplan) • Meer informeel het gesprek tussen raad – college – ambtelijke organisatie (rekenkamerrapport Samen werken voor Rheden / Slagkracht in Samenwerking) • Betere spreiding werklast door een voorspelbaarder ritme van vergaderingen en korter vergaderen

Opgehaalde inspiratie Bronckhorst en Ede Bronckhorst: • 3 wekelijkse cyclus inclusief politieke avond • Laagdrempelige mogelijkheden voor inspraak/meepraten • Werkt in 3 blokken van 45 minuten per onderwerp in parallelle sessies en dat is best krap • Kent vier typen tafels (informerend, adviserend, beeldvormend en oordeelvormend) Ede: • 2 wekelijkse cyclus BOB vanaf 15.00 uur • Agendacommissie nog niet zo strategisch als dat het kan zijn • Ruimte voor informeel overleg a.d.h.v. een maaltijd • Stapt na de zomer toch weer af van oordeelsvorming en besluitvorming op dezelfde avond

Investeren in vergaderen, vraagt inzet op…

Structuur Periklesrapport, p. 16 – 18:

• De huidige vergaderstructuur dient te worden voorzien van een expliciete oordeelvormende fase. • De Oordeelvormende fase komt […] het best tot z’n recht in een separate daartoe georganiseerde vergadering. • Het is daarom aanbeveling deze aanpassing samen te laten gaan met de mogelijkheid flexibel op te treden met de fasering; niet ieder voorstel vraagt een met woordvoering gepaard gaande beeld- oordeel- én besluitvorming. De Agendacommissie kan zich eigen maken voorstellen te doen voor behandeling. • Verkennende bijeenkomsten: naast deze Oordeelvormende vergadering spreekt de raad de wens uit een mogelijkheid te creëren om met de portefeuillehouder van het college vrijblijvender, zonder dat er een gevraagde beslissing voorligt te kunnen spreken over minder politiek-urgente kwesties. -> Dus naast Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming (BOB) ook een I van Intern, Informeel of Informatie

Vertaald naar Rheden, twee varianten: Week

Variant 1 – 3 wekelijkse cyclus

Week

Variant 2 – 4 wekelijkse cyclus

1

Intern/Informeel/Informatie

1

Intern/Informeel/Informatie

2

Beeldvorming + Oordeelsvorming

2

Beeldvorming

3

Oordeelsvorming

4

Besluitvorming

3

Besluitvorming

in variant 1 start in week 4 een nieuwe cyclus

in variant 2 start in week 5 een nieuwe cyclus

Voorgesteld wordt te starten met variant 2 waarbij we proberen door te groeien naar variant 1.

Setting en invloed in BOB

Uitleg model setting en invloed in BOB: Het proces van besluitvorming kan worden onderverdeeld in een drietal fasen: Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming. In de eerste beeldvormende fase van het zogenaamde “BOB-model” staat informatievergaring centraal. Om een goed onderbouwd besluit te kunnen nemen, laat de gemeenteraad zich in de eerste plaats gedegen informeren. Dit kan door vragen te stellen aan het college, maar ook door inspraak van inwoners. De tweede fase bestaat uit de oordeelsvorming door middel van debat. Als de raadsleden goed op de hoogte zijn van de problemen en de mogelijke oplossingen kunnen zij zich een mening vormen en deze ook uitdragen in het debat. De besluitvorming is de derde en laatste fase in dit model; na het debat wordt een besluit genomen. Bij beeldvorming gaat het om het verkrijgen van een goed inzicht in de situatie. Het gaat dan om het afbakenen van het vraagstuk, inzicht krijgen in de inhoudelijke problematiek en oplossingsrichtingen, maar ook om het verkrijgen van een goed beeld van wat anderen vinden of bedoelen. De beeldvormende fase stelt raadsleden vanuit hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol in staat om een vraagstuk zo breed mogelijk te verkennen. Bovendien biedt het goede mogelijkheden tot intensievere contacten met burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen.

In bovenstaande model is er in een vroegtijdig stadium van het besluitvormingsproces de meeste ruimte. Ruimte om informatie te delen, ruimte voor inwoners om invloed uit te oefenen. Dan is de opzet van de bijeenkomsten nog informeel van karakter en dat is bovendien het moment waarop raadsleden wellicht een mening hebben, maar nog geen definitief standpunt hebben gevormd. Hoe dichter bij de finale besluitvorming, hoe minder de mogelijkheden voor burgers om hun stem te laten horen en hoe “formeler” de setting ook wordt. Anders gesteld: de insteek is om de burgers in de fase beeldvorming een zo groot mogelijke inbreng te laten hebben. Nut en noodzaak om in de besluitvormende fase nog in te spreken is minimaal.

Agendering in BOB

Uitleg agendering in BOB en de relatie met de strategische agendacommissie • Het BOB model gaat er theoretisch vanuit dat elk raadsvoorstel dezelfde route doorloopt van beeldvorming, naar oordeelsvorming naar besluitvorming. In de praktijk hoeft waarschijnlijk niet elk voorstel die route noodzakelijkerwijs te doorlopen. Ingeschatte “hamerstukken” behoeven geen debat of uitgesproken oordeel van de fracties. • De rol van de nieuwe strategische agendacommissie is daarom essentieel. Die bepaalt de routing en maakt een inschatting van de haalbaarheid van de voorstellen en de zwaarte van de agenda’s. • Voorgesteld wordt daarom de aanpassing samen te laten gaan met de mogelijkheid om flexibel op te treden met de fasering. Geef de agendacommissie ruimte om voorstellen te doen en de behandeling zich eigen te maken. • Geef de agendacommissie altijd de mogelijkheid eventueel besluitvorming in week 2 te plannen als Omgevingswet ons daartoe “dwingt” (zie raadsvoorstel werkafspraken buitenplanse omgevingsplanactiviteiten). • Let op: in het nieuwe vergadermodel is de huidige “lege” week tussen de voorbereidende vergadering en de raadsvergadering eruit. Ook is publicatie van de raadsvergadering niet langer zeven maar vijf dagen van te voren mogelijk.

Hoofdstructuur variant vierwekelijkse cyclus Dinsdag week 1

Dinsdag week 2

Dinsdag week 3

Dinsdag week 4

Informatiebijeenkomsten ambtelijke organisatie / woordvoerders (= huidige oriënterende vergaderingen)

Beeldvormende vergadering

Oordeelsvormende vergadering

Besluitvormende raadsvergadering

Rondetafelgesprekken met inwoners

+ voorzittersoverleg (3 keer per jaar)

+ BCO (elke maand)

+ SAC (elke maand) + aangevuld met klankbordgroep (2 keer per jaar)

Technische vragenuurtjes in het kader van de planning- en controldocumenten Werkbezoeken en -groepen (denk aan verbonden partijen)

Financiële commissie (één keer in de 6 weken)

Voorgesteld wordt de rekenkamer, audit comité, werkgroep jaarrekening en vertrouwenscommissie buiten beschouwing te laten. Daarvoor worden afzonderlijke afspraken gemaakt met de leden van die gremia. Uitgangspunt is wel deze zoveel mogelijk aan te laten sluiten op de vaste vergaderavond (dinsdag).

Nadere uitwerking week 1 (Intern/Informeel/Informatie) Gremia: 1.

Informatiebijeenkomsten ambtelijke organisatie / woordvoerders (= huidige oriënterende vergaderingen)

2.

Rondetafelgesprekken met inwoners

3.

Technische vragenuurtjes in het kader van de planning- en controldocumenten

4.

Werkbezoeken en -groepen (denk aan verbonden partijen)

5.

Financiële commissie (één keer in de 6 weken)

Doel: informatie kunnen verstrekken, in contact zijn met inwoners, mondelinge technische vragen kunnen stellen, met elkaar brainstormen, met de portefeuillehouder vrijblijvend kunnen spreken over minder politiek-urgente kwesties, de raad adviseren

Tijd + Setting: 18.00 – 22.00 uur inclusief maaltijd, informeel én openbaar, keuze om te streamen / zoveel mogelijk gebruik commissiekamer en/of werkcafé

Aanwezigen: raadsleden, - volgers, collegeleden, inwoners, ambtenaren, experts

Afspraken (RvO): 1.

Voor een goede informatievoorziening van en beleidsvoorbereiding voor de raad is de strategische agendacommissie bevoegd tot het houden van informatiebijeenkomsten.

2.

De strategische agendacommissie draagt zorg voor de planning van de informatiebijeenkomsten.

3.

Onder informatiebijeenkomsten wordt in beginsel verstaan: een presentatie, een technisch vragenuur, een hoorzitting, een werkbezoek en/of een werkgroep van de raad.

4.

Informatiebijeenkomsten zijn openbaar, tenzij de strategische agendacommissie bepaalt dat ze niet openbaar zijn. Gedane uitspraken tijdens deze bijeenkomsten zijn niet politiek bindend.

5.

Informatiebijeenkomsten worden voorgezeten door een voorzitter, tenzij de strategische agendacommissie anders bepaalt.

Nadere uitwerking week 1 (Intern/Informeel/Informatie) voorbeeld: Maart Tijd

Raadzaal

Commissiezaal

18:00 - 18:30 Maaltijd & informele ontmoeting (werkcafé) 18:30 - 20:00

Informatiebijeenkomsten ambtelijke organisatie / rondetafelgesprekken met inwoners / werkbezoeken en -groepen

Informatiebijeenkomsten ambtelijke organisatie / rondetafelgesprekken met inwoners / werkbezoeken en groepen

20:00 - 20:30 Uitloop, pauze & we informele ontmoeting (werkcafé) Voorgesteld wordt te starten met de gremia waarbij verwachten dat er veel raadsleden en –volgers aanwezig zullen; in blok 2 de gremia waar niet meer alle raadsleden en – volgers bij hoeven te zijn.

20:30 - 22:00

Financiële Commissie

Vrij in te vullen blok

Rondetafelgesprekken tijdens informatiebijeenkomsten Afspraken (RvO):

1. Tijdens een informatiebijeenkomst is er ruimte voor het voeren van een rondetafelgesprek. 2. Een verzoek om een rondetafelgesprek te agenderen kan door raadsleden, het college, belangenverenigingen, organisaties en inwoners worden ingediend bij de griffier, onder vermelding van het onderwerp, het doel en welke vragen er besproken moeten worden. 3. Een rondetafelgesprek vindt bij voorkeur plaats aan het begin van een informatiebijeenkomst.

4. Bij een rondetafelgesprek is er vanuit iedere fractie maximaal 1 persoon (raadslid of raadsvolger) aanwezig. 5. Aan een rondetafelgesprek mogen tevens collegeleden, ambtenaren en inwoners deelnemen. 6. De voorzitter van de informatiebijeenkomst treedt op als gespreksleider.

Nadere uitwerking week 2 (beeldvorming) Gremium: beeldvormende vergadering Doel: in gesprek met inwoners, organisaties, college, ambtelijke organisatie om een beeld te vormen over een raadsvoorstel

Tijd + Setting: 19.30 – 22.00 uur, informeel, beeldvorming zoveel mogelijk in commissiekamer Aanwezigen: inwoners, organisaties, raadsleden, - volgers, collegeleden, ambtenaren, experts Afspraken (RvO): 1.

Er is een beeldvormende vergadering die bestaat uit maximaal twee raadsleden of -volgers per fractie.

2.

De beeldvormende vergadering heeft als doelen:

a.

De leden in staat te stellen informatie te verzamelen over de geagendeerde onderwerpen als voorbereiding op besluitvorming.

b.

Het bieden van de mogelijkheid aan inwoners om gebruik te maken van spreekrecht over onderwerpen die al dan niet op de raadsagenda staan.

3.

Er kunnen twee beeldvormende vergaderingen tegelijk worden geagendeerd.

4.

Tijdens de beraadslagingen kunnen vragen worden gesteld aan het college in vragenrondes. Per ronde kunnen er per fractie twee vragen worden gesteld. Na de vragenronde krijgt het college de gelegenheid om de gestelde vragen te beantwoorden. Interrupties zijn hierbij toegestaan.

5.

Er vinden zoveel vragenrondes plaats als de beeldvormende vergadering nodig acht.

6.

Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

7.

Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, wordt de beraadslaging gesloten, tenzij de beeldvormende vergadering anders beslist.

8.

Bij het sluiten van de beraadslagingen, brengt de beeldvormende vergadering een advies uit en beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies. Daarvoor bestaan de volgende opties: a.

geen verdere behandeling (het onderwerp wordt voor kennisgeving aangenomen);

b.

bespreekstuk (oordeelsvorming tijdens de oordeelsvormende vergadering);

c.

hamerstuk (besluitvorming tijdens de raadsvergadering);

d.

andere mogelijkheden (bijv. wijziging voorstel, aanhouden voorstel etc.).

Spreekrecht tijdens beeldvormende vergaderingen Afspraken (RvO): 1. Tijdens de beeldvormende vergadering is er een raadsspreekuur waarbij inwoners kunnen inspreken over door hunzelf ingebrachte onderwerpen en onderwerpen die geagendeerd zijn. Het woord kan niet gevoerd worden over: a. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; b. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk voor 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de griffier onder vermelding van naam, adres en telefoonnummer en het (geagendeerde) onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

3. Elke inspreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De beeldvormende vergadering kan op voordracht van de voorzitter in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. 4. Indien er geen insprekers zijn, vervalt het raadsspreekuur en wordt direct gestart met de behandeling van de overige agendapunten. 5. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering. 6. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers van de beeldvormende vergadering aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. De inspreker geeft kort inhoudelijk antwoord op de vraag. Er vindt geen discussie en debat plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

Nadere uitwerking week 3 (oordeelsvorming) Gremium: oordeelsvormende vergadering Doel: het uitwisselen van standpunten en het debatteren met elkaar en voorlopige standpuntbepaling door fracties inclusief eventuele aankondiging van moties en amendementen + agendapunten waar de raad input aan het college kan geven nog voor er een concreet raadsvoorstel ligt (start- en discussienotities) Tijd + Setting: 19.30 – 22.00 uur, formeel, oordeelsvorming zoveel mogelijk in raadzaal Aanwezigen: Raadsleden, - volgers, collegeleden in eerste termijn vanaf de publieke tribune

Afspraken (RvO): 1.

Er is een oordeelsvormende vergadering die bestaat uit maximaal twee raadsleden of -volgers per fractie. Per agendapunt kan de samenstelling wisselen.

2.

De oordeelsvormende vergadering heeft als doelen: a.

Het uitwisselen van standpunten en het debatteren met elkaar over de verkregen informatie uit de beeldvormende vergadering en voorlopige standpuntbepaling door fracties

b.

Het eventueel aankondigen van amendementen en moties zoeken naar draagvlak daarvoor

c.

Het uitspreken van een oordeel over agendapunten waar de raad input aan het college kan geven nog voor er een concreet raadsvoorstel ligt (bijvoorbeeld bij start- en discussienotities)

3.

Er kunnen twee oordeelsvormende vergaderingen tegelijk worden geagendeerd.

4.

Beraadslaging over geagendeerde onderwerpen of voorstellen geschiedt in twee termijnen, tenzij de oordeelsvormende vergadering anders beslist.

5.

Aan het begin van de tweede termijn is de gelegenheid voor het college om te reageren op hetgeen is besproken. Interrupties zijn hierbij toegestaan.

6.

Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

7.

Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, wordt de beraadslaging gesloten, tenzij de oordeelsvormende vergadering anders beslist.

8.

Bij het sluiten van de beraadslagingen, brengt de oordeelsvormende vergadering een advies uit en beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies. Daarvoor bestaan de volgende opties: a.

bespreekstuk (debat- en besluitvorming tijdens de raadsvergadering);

b.

hamerstuk (besluitvorming tijdens de raadsvergadering);

c.

andere mogelijkheden (bijv. wijziging voorstel, aanhouden voorstel, voor kennisgeving aannemen etc.).

Nadere uitwerking week 4 (agendering + besluitvorming) Gremia 1. Strategische agendacommissie (over week 6, 7 en 8)

2. Raadsvergadering Doel 1.

Strategisch bepalen wat, wanneer en hoe agenderen van onderwerpen + oordeel besluitrijpheid

2.

Democratisch gelegitimeerde besluiten nemen

Tijd + Setting 1. 2.

18.30 – 19.15 uur, formeel, commissiekamer 19.30 – 22.00 uur, formeel, raadzaal + borrel

Aanwezigen 1. Vice vz, 3 raadsleden, voorzitter, griffier, gemeentesecretaris 2. Raadsleden & collegeleden, voorzitter, griffier, gemeentesecretaris

Afspraken 1.

Zie voorstel werkgroep/notitie SAC

2.

Zie uitwerking hierna (RvO)

Uitgangspunten herziend RvO 1. Het RvO wordt geactualiseerd aan de hand van het nieuwe vergadermodel en afhankelijk van de besluitvorming over het vergadermodel 2. Het RvO houdt in de opbouw de volgorde BOB aan 3. Het RvO sluit zoveel mogelijk aan bij de huidige lijn én de actuele modelverordening 4. Afwijkingen van de huidige lijn of modelverordening worden expliciet toegelicht

Voorstellen RvO afwijkend van het huidige 1. Aan het eind van een agendapunt bij een beeldvormende of oordeelsvormende vergadering wordt een advies uitgebracht. Niet langer is daarvoor één fractie nodig om een agendapunt als hamer- of bespreekstuk te adviseren, maar dienen er daarvoor twee fracties de wens uit te spreken. 2. Bij vaststelling van de agenda van de raadsvergadering kan alsnog een verzoek worden gedaan voor een wijziging van de agenda (bijvoorbeeld een hamerstuk een bespreekstuk maken of andersom). Daarvoor is dan de meerderheid nodig. 3. De volgorde van de hamer- en bespreekstukken in de raadsvergadering wordt omgedraaid zodat hamerstukken en stukken ter kennisname eerst aan bod komen. 4. De lijst openstaande moties en toezeggingen verschuift van de technische agendacommissie naar de raadsvergadering. 5. Het gremium “seniorenconvent” vervalt.

Van jaarplanning 2024…

Naar jaarplanning 2025

Cultuur • Een constructieve raad en een goed samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie is niet vanzelfsprekend • De cultuur maken en bewaken we zelf, maar momenten van gesprek en reflectie moeten wel ingepland worden

• Samen een maaltijd aan het begin van de maand en een nazit aan het eind van de maand • Jaarlijks een raadsuitstapje en opening politiek seizoen waarbij raad, college en ambtelijke organisatie welkom is • Een goede vergadercultuur vraagt alertheid van alle aanwezigen (niet alleen de voorzitter) • Omgangsvormen worden besproken in het BCO en de raad

• Het voorzittersoverleg en de strategische agendacommissie het BCO blikken terug op vergaderingen • Klare taal helpt inwoners het debat te volgen • Jaarlijkse bespreking van thema’s als goed bestuur, integriteit, werklast, ondermijning etc.

Vaardigheden • Effectief debatteren is bij ieder model noodzakelijk • Voorzitterstraining verplicht om vergadermodel uit te kunnen dragen en uniforme “basisregels” te handhaven: 9 december • Debattraining voor individuele fracties om “basisregels” te snappen en meer te leren over politieke vaardigheden, strategiebepaling met de fractie en luistervaardigheden ➔Per fractie georganiseerd naar behoefte van de fractie ➔Vanaf februari 2025 ➔Raadsvoorstellen/onderwerpen worden gekozen die zich daarvoor lenen en dan spelen (werk met werk maken)

• Ook het college neemt deel aan een training

Communicatie & Evaluatie • Er volgt een factsheet/placemat voor raadsleden, - volgers en collegeleden half december met de nieuwe vergaderafspraken • Er volgt een publieksvriendelijke uitleg van het nieuwe vergadermodel voor de inwoner • Voorzitters komen na elke vergadering even kort bij elkaar om te bespreken hoe de vergadering liep • Na drie maanden een quick scan (online enquête om kinderziektes op te sporen) • De oude raad geeft en brengt een advies uit over het al dan niet doorgroeien naar een driewekelijkse cyclus (variant 1) aan de nieuwe raad