240206 UIT DvN toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2022-2023

TOEZICHTSVERSLAG INFORMATIEBEHEER GEMEENTE RHEDEN 2022-2023

Toezichtsverslag informatiebeheer 2022-2023

Inleiding Hierbij brengt de gemeentearchivaris verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders (hierna te noemen: het college van B&W) van de gemeente Rheden over het toezicht op het informatiebeheer. In dit verslag worden er maatregelen voorgesteld die getroffen moeten worden in het belang van een goed informatiebeheer. De voorgestelde maatregelen dragen bij aan de duurzame toegankelijkheid van informatie, een transparante overheid te zijn voor de (rechtzoekende) burger en te komen tot een goede bedrijfsvoering voor de overheid.

Toezicht Het toezicht op de naleving van Archiefwet- en regelgeving is in de archiefverordening vastgelegd en opgedragen aan de gemeentearchivaris. Dit toezicht vindt zijn grondslag in de Archiefwet 1995 (hierna te noemen: de wet) artikel 32, lid 2.1 Naleving van de wet vormt de basis voor de kwaliteit van het informatiebeheer. De gemeentearchivaris brengt verslag uit aan u als college van B&W, over de activiteiten die door uw organisatie zijn verricht ter uitvoering van artikel 3 van de wet 2. Ik verzoek u dit verslag, in het kader van het horizontale toezicht, na behandeling voor te leggen aan de gemeenteraad. Vervolgens verzoek ik u dit verslag te delen met de interbestuurlijk toezichthouder archieven (IBT) bij de Provincie Gelderland.

Werkwijze Tweejaarlijks levert de gemeente Rheden een actueel overzicht aan van de kritische prestatie indicatoren (hierna te noemen: archief KPI’s) bij de toezichthouder van het Gelders Archief. Op basis van de maatregelen en onderwerpen die binnen uw organisatie prioriteit hebben, wordt samen met de informatiebeheerder een toezichtsplan opgesteld. De uitvoering van dit plan wordt gemonitord door middel van een reguliere overlegcyclus.

Constateringen Hieronder wordt ingegaan op de stand van zaken van informatiebeheer van de gemeente Rheden, inclusief onze bevindingen. Waar dit aan de orde is worden verbetermaatregelen voorgesteld. Vanuit het thema “basis op orde” wordt in het uitvoeringsprogramma interbestuurlijk toezicht 2020-2024 van de Provincie Gelderland prioriteit gegeven aan de volgende archief KPI’s: Middelen en mensen (KPI nr. 2.1-2. 4); Kwaliteitssysteem archiefbeheer ( KPI nr. 4 en 4.1); Achterstanden in archieftaken (KPI nr. 2.2b); Gemeenschappelijke Regelingen (KPI nr. 1.5-1.7). De volgende constateringen zijn gedaan: Archiefruimte nieuwbouw gemeentehuis In september 2021 is besloten geen archiefruimte op te nemen in de nieuwbouw van het gemeentehuis. In het programma Digitaal Rheden worden maatregelen voorgesteld om digitaal te gaan werken en te archiveren. Hierdoor wordt digitaal als norm ingevoerd bij de ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis. Hierbij is het van belang zorg te dragen voor een duurzame oplossing om digitale archiefbescheiden permanent te bewaren. De verwachting is dat na de ingebruikname minder opslag voor papieren archieven nodig is. In plaats van opslag in een archiefruimte is het voornemen de nog niet overgebrachte papieren archieven tot 2020 (vervroegd) over te brengen naar de archiefbewaarplaats bij het Gelders Archief.

Het streven is om deze archieven uiterlijk in december 2024 gereed te hebben voor overbrenging. Hiermee wordt invulling gegeven aan het wegwerken en voorkomen van achterstanden. 1

Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de gemeentearchivaris. 2 Overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Pagina 1 van 5

Toezichtsverslag informatiebeheer 2022-2023

Verbetermaatregel 1: zorg voor opslag in een ruimte die voldoet aan de wettelijke eisen van nog niet overgebrachte en nog te vernietigen papieren archieven bij ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis. Voor de op termijn te vernietigen en te bewaren archieven vanaf 2020 dient alsnog een oplossing voor opslag na 2024 in een wettelijk goedgekeurde archiefruimte gevonden te worden. Werk in een plan uit hoe omgegaan wordt met deze archieven ten aanzien van overbrenging en vernietiging na 2024. Zorg daarnaast voor een oplossing voor het duurzaam en permanent bewaren van digitale archiefbescheiden. Middelen en mensen In het programma Digitaal Rheden zijn er aanvullende financiën vrijgemaakt die zullen bijdragen aan de verbetering van het informatiebeheer en de duurzame toegankelijkheid van informatie. Ook wordt met goed resultaat gewerkt aan het creëren van aandacht en bewustwording voor informatiebeheer. Zo is er door middel van de projecten Digifitte medewerker en Digitalisering onderdeel strategisch personeelsplan meer aandacht voor archivering. In het project Papierarm- en digitaal werken wordt toegewerkt naar digitaal als norm. Door de betrokkenheid van informatiebeheer bij deze projecten wordt de transitie ingezet van operationeel naar tactisch informatiebeheer.

Ook is de betrokkenheid van informatiebeheer bij implementatie van nieuwe applicaties, archief wettelijke verplichtingen en de Wet Openheid (WOO) toegenomen. Het is van belang informatiebeheer te blijven betrekken bij de implementatie en verandering van de inrichting van werkprocessen en informatiesystemen, “archiveren by design”. Ook al wordt informatiebeheer steeds meer onderdeel van het primaire proces en krijgen medewerkers daarin een grotere rol, het inzetten van deskundige ondersteuning met vakinhoudelijke expertise op informatiebeheer blijft nodig. Verbetermaatregel 2: blijf zorgdragen voor voldoende mensen en vergroot de betrokkenheid om informatiebeheer adequaat te kunnen blijven uitvoeren. Vergroot aan de voorkant de betrokkenheid van informatiebeheer bij het aanschaffen, implementeren, aanpassen of uitfaseren van processen en informatiesystemen. Pas hier de principes en uitgangspunten van “archiveren by design” bij toe. Blijf zorgdragen voor voldoende mensen zodat de betrokkenheid van informatiebeheer kan blijven plaatsvinden. Het is niet altijd vanzelfsprekend dat informatiebeheer betrokken is bij ontwikkelingen op het gebied van werkprocessen en informatiesystemen. Informatiebeheer vereist dat de werkprocessen en de daarbij gebruikte informatiesystemen conform de wet ingericht worden.

Het betrekken van informatiebeheer bij het inrichten van een proces en/of systeem borgt de duurzame toegankelijkheid. De maatregelen die daarvoor nodig zijn kunnen het beste bepaald worden op het moment dat de processen en informatiesystemen aangeschaft, geïmplementeerd, aangepast of afgeschaft worden. Dit is “archiveren by design”. Het werken aan het verbeteren van het informatiebeheer volgens het principe “archiveren by design” is nodig om in control te zijn. “Archiveren by design” voorkomt dat achteraf dure maatregelen genomen moeten worden. Daarbij zorgt “archiveren by design” voor een integratie en afstemming met andere belangen zoals privacy, informatiebeveiliging en gebruiksvriendelijkheid. Verantwoordelijkheden t.a.v. informatiebeheer In het programma Digitaal Rheden is aandacht voor het vergroten van de bewustwording bij medewerkers van archivering. In samenhang met het verbeteren van het fundament van de (kern)systemen voor archivering wordt gewerkt aan het belang van goed informatiebeheer. Uitgangspunt bij de upgrade van het zaaksysteem moet zijn dat de verantwoordelijkheden, zoals in het besluit informatiebeheer vastgesteld, goed ingericht worden.

Pagina 2 van 5

Toezichtsverslag informatiebeheer 2022-2023 In het besluit informatiebeheer staat dat de (team)managers, de griffier en de directeur van De Connectie verantwoordelijk zijn voor het informatiebeheer van hun organisatie(onderdeel). Het verbeteren van het fundament van de (kern)systemen kan alleen voldoende worden gewaarborgd indien de verantwoordelijkheden helder zijn bij de informatiebeheerders. Verbetermaatregel 3: betrek de informatiebeheerders bij de verbetering van het informatiebeheer. Betrek de informatiebeheerders, de (team)managers, de griffier en de directeur van De Connectie, als verantwoordelijken voor het informatiebeheer bij het verbeteren van het fundament van de (kern)systemen. Zorg voor meer bewustwording van het belang van informatiebeheer in de gehele organisatie. Kwaliteitssysteem informatiebeheer Het implementeren van een kwaliteitssysteem is in het toezichtsverslag over 2020-2021 als maatregel opgenomen. De implementatie heeft nog niet plaatsgevonden. In de intergemeentelijke samenwerking met De Connectie wordt gewerkt aan het opzetten van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Hiervoor wordt nu een opdrachtformulering uitgewerkt. Uitgangspunt is om vanuit dit kwaliteitssysteem periodiek de kwaliteit van het informatiebeheer te toetsen. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij al bestaande kwaliteitssystemen binnen de gemeente Rheden.

Op dit moment is er geen samenhang tussen de implementatie van het kwaliteitssysteem en het programma Digitaal Rheden. Verbetermaatregel 4: implementeer een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Implementeer een kwaliteitssysteem. Zorg voor een samenhang met de projecten en uitkomsten van de projecten binnen het programma Digitaal Rheden. Het is van belang een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer te implementeren. Doel van een kwaliteitssysteem is om het informatiebeheer te verbeteren, en wel zodanig dat het informatiebeheer op termijn voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Een kwaliteitssysteem draagt ook bij aan het grip krijgen op de staat van de informatiehuishouding. Dit resulteert in een betere bedrijfsvoering doordat benodigde informatie in werkprocessen op een efficiënte manier wordt opgeslagen. Hierdoor wordt informatie ook sneller gevonden en gebruikt. Ook draagt een kwaliteitssysteem bij aan een open en transparante overheid. Tot slot zorgt een kwaliteitssysteem dat een overheidsorganisatie voldoet aan de archiefwettelijke verplichtingen. Achterstanden in archieftaken van vernietiging en overbrenging De bewerkingen op achterstanden op het papieren archieven heeft het afgelopen jaar flinke vooruitgang geboekt.

Door middel van inzet van medewerkers en inhuur wordt gewerkt aan het versneld wegwerken van de achterstanden van het vernietigen van digitale archieven en het op termijn overbrengen van papieren archieven. In 2022 en 2023 zijn veertien machtigingen tot digitale vernietiging voor documenten in het zaaksysteem afgegeven. Hierdoor zijn er grotendeels geen achterstanden meer in digitale vernietiging. Het wegwerken van deze achterstand voorkomt het onnodig migreren van archiefbescheiden naar het nieuwe zaaksysteem. Voor het bewerken en overbrengen van papieren archieven is er een archiefbewerkingsplan opgesteld. Dit plan bevat een overzicht van werkzaamheden die moeten plaatsvinden om archieven over te brengen. Het voornemen is om uiterlijk december 2024 drie secretarie-archieven (1990-1999, 2000-2009, 2010-2019) en het bouwarchief 1995-2015 (vervroegd) over te brengen naar de archiefbewaarplaats bij het Gelders Archief. De bewerking van het secretarie-archief van 2010-2019 is nog niet gestart. Ook is het traject opgestart voor vervroegde overbrenging van de raadsstukken over de periode 1990-2021.

Pagina 3 van 5

Toezichtsverslag informatiebeheer 2022-2023 Met het archiefbewerkingsplan is in beeld gebracht welke bewerkingen nodig zijn om archieven op termijn over te brengen. Ook is er een ordeningsplan uit 2015 en een overzicht van relevante vakapplicaties. Verder beschikt de gemeente Rheden over de I-Navigator waarmee werkprocessen worden beheerd. De I-Navigator wordt op dit moment verder op orde gebracht en geactualiseerd voor de overgang naar het nieuwe zaaksysteem. Op termijn is het doel om alle archiefbescheiden, beheerd in vakapplicaties, in de I-Navigator op te nemen. Doel is het vormen van een compleet overzicht van de totale informatiehuishouding. Verbetermaatregel 5: breng het overzicht van de informatiehuishouding bij elkaar in één centraal overzicht. Actualiseer het samenhangend overzicht door het ordeningsplan, archiefbewerkingsplan het overzicht van werkprocessen en de lijst met vakapplicaties op te nemen in één centraal overzicht. Zorg dat dit overzicht minimaal bevat: een overzicht van aanwezige processen in de organisatie (procesregister), de bewaartermijnen per proces, wie proceseigenaar van een proces is en wie verantwoordelijk is voor bepaalde informatie en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt (welk archiefbescheiden bevindt zich waar en wordt waar gebruikt).

Door een compleet overzicht van de totale informatiehuishouding op te stellen ontstaat inzicht in waar informatie (zowel analoog als digitaal) wordt ontvangen, gecreëerd en opgemaakt. Ook helpt dit overzicht met het inzichtelijk maken waar digitaal als norm nog ingevoerd moet worden. Tot slot draagt dit overzicht bij aan inzicht van documenten, processen en informatiesystemen en hun samenhang in de keten. Hierdoor kunnen duidelijke afspraken worden gemaakt over het beheer van informatie in de keten met verbonden partijen. Gemeenschappelijke Regelingen en verbonden partijen Met een aantal verbonden partijen is overleg gevoerd over het opstellen of actualiseren van informatiebeheerafspraken en/of -mandaten. Dit heeft in 2022 geresulteerd in een archiefconvenant met eenduidige afspraken met de Modulaire Gemeenschappelijke regeling Sociaal Domein Centraal Gelderland (MGR-SDCG). Ook zijn de afspraken met GR IGUO (BVO) De Connectie en BVO DRAN (Doelgroepenvervoer Regio Arnhem-Nijmegen) geactualiseerd. Tot slot zijn er archiefbeheerafspraken gemaakt met de gemeente Doesburg ten aanzien van taken op het gebied van de Wet Inburgering. Met de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM) en de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) is gesproken over actualisatie van de afspraken. Dit heeft nog niet geleid tot aanpassing van de afspraken en/of mandaten.

Verbetermaatregel 6: actualiseer de beheerafspraken met VGGM en ODRA. Actualiseer op korte termijn de beheerafspraken met VGGM en ODRA. Neem hierin ook mandatering voor het informatiebeheer in mee. Door de toename van het aantal ketens wordt steeds meer informatie samengebracht om een proces in de keten uit te voeren, bijvoorbeeld in de uitvoering van de Omgevingswet. Hierdoor is het noodzakelijker geworden om afspraken over informatiebeheer te actualiseren. Er moeten voldoende waarborgen zijn dat er met samenwerkingspartners gezamenlijk invulling gegeven wordt aan taken en bevoegdheden ten aanzien van archivering. Om de gemandateerde partij besluiten te kunnen laten nemen over informatiebeheertaken is het noodzakelijk om het informatiebeheer als afzonderlijke taak te mandateren. Overweeg dit bij het maken van nieuwe afspraken. Ook in dit geval blijf de mandaatgever verantwoordelijk, maar het geeft de mogelijkheid om het informatiebeheer van gemandateerde taken efficiënter uit te voeren. Archieffunctie MOOR applicatie (kabels en leidingen) In 2022 is gestart met de inrichting van de archieffunctie in de MOOR (Meldpunt Opbrekingen Openbare Ruimte) applicatie. Verder is in 2023 de vernietigingsfunctionaliteit ingericht in de MOOR Pagina 4 van 5

Toezichtsverslag informatiebeheer 2022-2023 applicatie. Het Gelders Archief heeft meegekeken en geadviseerd om tot een efficiënte werkwijze van vernietiging te komen. Dit heeft geleid tot een werkbare standaard vernietigingslijst en -proces. In de komende jaren wordt verkend of een doorlopende machtiging voor vernietiging afgegeven kan worden voor processen die via de MOOR applicatie worden uitgevoerd.

Vernietiging van documenten In 2022 en 2023 heeft de gemeentearchivaris een machtiging tot vernietiging afgegeven voor de volgende vernietigingslijsten:  Cliëntendossiers werk en inkomen 1997-2001;  Werk, Participatie en Inburgering 2022;  Beleid Samenleving 2022; Verder zijn in het kader van de migratie naar het nieuwe zaaksysteem in 2022 en 2023 machtigingen verleend voor het digitaal vernietigen van documenten uit het huidige zaaksysteem. Er zijn machtigingen afgegeven op vernietigingslijsten voor de volgende processen: Belastingen en basisregistraties, Beleid en Samenleving, DIV-zaken, Financiën, Informatie en Control, Intern advies, Jeugd en Schulddienstverlening, Klant Contactcentrum (KCC) strategie, Meldingen Openbare Ruimte (MOR), Samenleving Team Schulddienstverlening, Werk, Re-integratie en Inkomen, WMO (20142019) en Woon- en Leefomgeving. De machtigingen gelden als goedkeuring om de betreffende informatie te mogen vernietigen. Tot slot is voor de bewerking van het Secretarie-archief 1990-1999 een tijdelijke doorlopende machtiging voor vernietiging afgegeven, om ruimtegebrek in het depot te voorkomen. In de bewerking van dit archief is geconstateerd dat er nog te vernietigen stukken aanwezig zijn. Deze machtiging is afgegeven onder voorwaarden van een aantal criteria.

Vervolg toezicht in 2024 en 2025 De gemeentearchivaris ontvangt graag uw reactie op de aanbevolen maatregelen. De toezichthouder gaat in 2024 verder met uw organisatie in gesprek over de uitwerking van de voorgestelde maatregelen. Op basis van de uitkomsten van de archief KPI’s, het uitgevoerde toezicht en de gevoerde gesprekken wordt begin 2026 opnieuw een toezichtverslag uitgebracht.

Pagina 5 van 5