2319V Raadsvoorstel Onderzoek Rekenkamercommissie naar effectiviteit rekenkameronderzoeken (23.19).docx

23.19

Raadsvoorstel portefeuillehouder

begrotingsprogramma

N.v.t.

3. Bestuur en Organisatie

griffievoorstel

bijlage(n) ter inzage

28 februari 2023

1

rol raad

soort document

Ter besluitvorming

Raadsvoorstel en -besluit

Voorbereidende vergadering

agendapunt

14 maart 2023 raadsvergadering

agendapunt

28 maart 2023 onderwerp

Onderzoek Rekenkamercommissie naar effectiviteit rekenkameronderzoeken. INHOUD VOORSTEL 1 Het rapport ‘Effectiviteit rekenkameronderzoeken’ vast te stellen. 2 De aanbevelingen in het rapport ‘Effectiviteit rekenkameronderzoeken’ over te nemen. 1 Wat is de aanleiding? De Rekenkamercommissie heeft in 2015 onderzoek gedaan naar de doorwerking van de aanbevelingen in onderzoeksrapporten die zij heeft uitgebracht in de periode van 2011 tot en met 2014. Sinds dit onderzoek zijn 7 nieuwe onderzoeken afgerond. De commissie zag hierdoor aanleiding om een overzicht aan te bieden van de mate waarin de aanbevelingen uit die onderzoeken daadwerkelijk zijn uitgevoerd door zowel de gemeenteraad, het college als de ambtelijke organisatie. Voor de Rekenkamercommissie was dit ook een goed moment om haar eigen effectiviteit te evalueren. Het onderhavige doorwerkingsonderzoek gaat verder dan alleen het vaststellen of de implementatie van aanbevelingen is afgerond. Het is vooral een manier om vast te stellen op welke manier het proces om invulling te geven aan deze aanbevelingen is ingezet en welke punten hierbij nog nadere aandacht vragen. Daardoor biedt het doorwerkingsonderzoek tevens de mogelijkheid om tussentijds, aan de hand van de bevindingen, aanbevelingen mee te geven die ondersteuning kunnen bieden in het vervolg van het implementatieproces. 2 Wat is het bestaand beleid c.q.

kader? Verordening Rekenkamercommissie. 3 Wat willen wij bereiken? Het doel van dit onderzoek was om vast te stellen in hoeverre de aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten zijn opgevolgd en wat de gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie én de huidige Rekenkamercommissie Rheden hiervan kunnen leren. De centrale onderzoeksvraag luidde: Hoe effectief zijn de gedane onderzoeken en de destijds geformuleerde aanbevelingen van de voormalige en huidige Rekenkamercommissie Rheden in de periode 2015-2020 geweest, en welke leerpunten zijn hieruit te trekken voor de huidige Rekenkamercommissie Rheden, de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad?

pagina

1

ons kenmerk

23.19V

23.19

De centrale onderzoeksvraag is uitgewerkt in de volgende deelvragen: 1 In welke mate zijn de aanbevelingen uit onderzoeken in de periode van 2015 t/m 2020 die zijn overgenomen door de gemeenteraad, opgevolgd door de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie? 2 In welke mate zijn de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport ‘EFFECTIVITEIT EIGEN AANBEVELINGEN’ van september 2015 opgevolgd? 3 Hoe zijn de onderzoeken en de aanbevelingen ervaren? 4 Zijn er procedureafspraken ten aanzien van de aanbevelingen van de voormalige en huidige Rekenkamercommissie en de uitvoering hiervan en hoe functioneren deze? 5 Wat kunnen gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie en Rekenkamercommissie leren uit de beantwoording van voorgaande vragen? 4 Wat gaan wij ervoor doen? Naar aanleiding van de vraag wat de gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie en de Rekenkamercommissie kunnen leren uit de beantwoording van de genoemde vragen trekt de Rekenkamercommissie de volgende conclusies: - Veel aanbevelingen zijn opgepakt, maar ook is er nog veel niet afgerond. - De Rekenkamercommissie heeft zelf ook nog niet alle aanbevelingen afgerond. - De kwantiteit en kwaliteit van de aanbevelingen zijn goed; de diepgang varieert. - De gemeenteraad monitort de status van de aanbevelingen niet gestructureerd.

Op basis hiervan doet de Rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen: 1 Gemeenteraad: Verzoek het college: a om u te informeren over het moment dat zij verwacht de nog lopende aanbevelingen af te ronden, met specifieke aandacht voor de aandachtspunten benoemd in hoofdstuk 3; b u jaarlijks op de hoogte te stellen van de voortgang van de aanbevelingen van de Rekenkamer(commissie); ook ten aanzien van toekomstige rapporten; c ten aanzien van toekomstige aanbevelingen die voorzien in het opstellen van een beleidsplan, in een bijlage aan te geven op welke wijze aan de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport uitvoering zal worden gegeven. Zoals dit ook in het beleidsplan Armoede- en minimabeleid is gebeurd. 2 College: Ga voort met uitvoering te geven aan aanbevelingen en aandachtspunten als benoemd in hoofdstuk 3. De commissie vraagt vooral aandacht voor de volgende onderwerpen: a Subsidiebeleid: Formuleer een beleidskader subsidieverstrekking dat alle beleidsterreinen bestrijkt en ter besluitvorming aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Vertaal dit vervolgens in een werkproces inclusief een totaaloverzicht van alle subsidies. Dit geldt ook voor het vormgeven van centrale sturing op het proces met behulp van een hiervoor passend registratiesysteem. De commissie gaat ervan uit dat aanpassing van de financiële verordening inmiddels of anders binnenkort wordt gerealiseerd.

b Ruimte voor initiatieven: Besteed in de Participatienota die in het kader van de Omgevingswet wordt opgesteld niet alleen aandacht aan wat de gemeente wil realiseren, waaruit dat blijkt en hoe de resultaten worden gemonitord, maar ook aan het spanningsveld tussen het initiatief en het algemeen belang en de rol van de gemeenteraad. Zorg voor een informatievoorziening gericht op alle belanghebbenden in de gemeente Rheden; inwoners, organisaties en bedrijven. Informatievoorziening die niet alleen voorziet op het verstrekken, maar ook op ontvangen om het zo mogelijk te maken een structureel proces in te richten van leren en verbeteren. Wij gaan ervan uit dat vanuit het programma Implementatie Omgevingswet en vanuit het Directieteam verder zal worden ingezet om de cultuuromslag die nodig is om te komen van ‘nee, maar’ tot ‘ja, tenzij’.

pagina

2

ons kenmerk

23.19V

23.19

c

Armoede en minimabeleid: Ga voort op de voortvarende wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de aanbevelingen van het rekenkamerrapport. Zoek hierbij naar nieuwe mogelijkheden om kwetsbare groepen te bereiken en het gebruik van de voor hen gecreëerde regelingen te stimuleren. Monitor dit. Stel in de loop van 2023 op basis van de nulmeting uit 2021 vast in welke mate de toegang voor deze doelgroep is vereenvoudigd. Ga verder met de ontwikkeling van de monitor Sociaal Domein en presenteer deze in een inhoudelijke sessie met de gemeenteraad. d Programmabegroting: Ga voort op de voortvarende wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de aanbevelingen van het rekenkamerrapport. Zorg voor een dusdanige samenhang tussen de vragen 1) wat willen wij als gemeenteraad bereiken, 2) wat gaat het college ervoor doen qua activiteiten en 3) wat mag het kosten. Zodat de gemeenteraad daarmee voldoende in staat is om (financiële) keuzes te maken en zijn controlerende taak adequaat te vervullen. Zet hierbij in op een beperkte en passende set indicatoren die resultaten meten (niet zozeer activiteiten) en jaarlijks gemeten worden. Ga verder in het vertalen van risico’s van inhoud naar financiën en beleg de kwaliteitsbewaking van de vulling van de programmabegroting centraal. Wij gaan ervan uit dat de bestuursrapportages vanaf 2023 aansluiten op de nieuwe opzet van de programmabegroting.

e Toezicht en handhaving in het fysieke domein: Ga voort met het implementeren van de aanbevelingen die met het Programma Implementatie Omgevingswet in een versnelling is gekomen. Besteed in de afstemming die u heeft met externe partijen als de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) en de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) ook aandacht aan hoe meer integraal toezicht kan worden gehouden en handhavend worden opgetreden. De commissie gaat ervan uit dat de overige aandachtspunten in het implementatietraject Omgevingswet worden opgepakt. 3 College: Geef in uw reactie op toekomstige rekenkamerrapporten duidelijk en specifiek aan welke aanbevelingen u wel en niet ondersteunt en waarom. Geef, voorafgaand aan de behandeling in de gemeenteraad, specifiek aan wat, welke afdeling van de ambtelijke organisatie op welke termijn gaat doen. Stem met de griffie af hoe dit kan worden gemonitord. 4 Gemeenteraad: Verzoek de griffie om de aanbevelingen die aan u en aan het college zijn gericht en die zijn overgenomen op te nemen in de meerjarenagenda en te onderzoeken of het mogelijk is de status van alle aanbevelingen uit rekenkamerrapporten op te nemen in een overzicht in iBabs.

5 Gemeenteraad, college en Rekenkamer(commissie): Spreek met elkaar af om jaarlijks, in de maand mei, de status van de aanbevelingen uit rekenkamerrapporten, alsmede het jaarverslag van de Rekenkamer(commissie) te agenderen voor een oriënterende avond. Het college zorgt voor een voortgangsrapportage over de aanbevelingen die aan haar zijn gericht. De gemeenteraad wijst aan wie zorgdraagt voor een overzicht van de aanbevelingen die aan de gemeenteraad zijn gericht. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de auditcommissie of de griffie. De Rekenkamer(commissie) zorgt voor toelichting op haar jaarverslag. 6 College en gemeenteraad: Uit het onderzoek is meermaals gebleken dat gebrek aan personele (ambtelijke) capaciteit heeft geleid tot vertraging in de uitvoering van de aanbevelingen. De commissie vraagt om hier aandacht voor te hebben en waar nodig maatregelen te treffen. Om dit te kunnen beoordelen is het vergaren van meer informatie noodzakelijk. De Rekenkamercommissie zal mede vanuit dit perspectief een onderzoek opstarten gericht op het in kaart brengen van het samenspel tussen gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie en, waar gewenst, met mogelijke verbetervoorstellen komen.

pagina

3

ons kenmerk

23.19V

23.19

5 Wat gaat het kosten? Aan het voorstel zijn geen kosten verbonden. 6 Wat zijn de risico’s? Niet van toepassing. 7 Wat is het draagvlak voor dit voorstel? Het onderzoeksrapport is voor bestuurlijk wederhoor voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Deze bestuurlijke reactie is integraal opgenomen in het onderzoeksrapport, evenals het nawoord van de Rekenkamercommissie naar aanleiding van deze reactie. 8 Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? Niet van toepassing. 9 Wordt er een evaluatie uitgevoerd? Niet van toepassing. Velp, 28 februari 2023 Namens de Rekenkamercommissie Rheden, Sjaak Leenders, secretaris.

pagina

4

ons kenmerk

23.19V