2319 Effectiviteit aanbevelingen eindrapport def. (23.19).pdf
Tekst van het document
De aanbeveling is afgerond. •
De ambities op 4 van de 5 pijlers zijn SMART geformuleerd. Ten aanzien van de pijler Preventie is bewust gekozen om dat niet te doen. Aanbeveling 13: Ontwikkel een monitor sociaal domein en leg evaluatie- en rapportagemomenten vast Het is aan te bevelen (verder) te werken aan een monitor sociaal domein die alle benodigde informatie (operationeel, sturing en verantwoording) kan genereren die alle facetten van het sociale domein kan leveren. Door middel van periodieke peiling onder de bevolking en onder de doelgroepen van het armoedebeleid en in combinatie met outputdata, kunnen de prestaties van het armoedebeleid dan beter in kaart worden gebracht. Leg daarnaast evaluatie- en rapportagemomenten vast in het beleidsplan, zodat er periodiek een gegarandeerde terugkoppeling van prestaties op het terrein van armoede en minimabeleid plaatsvinden en de gemeenteraad zijn controlerende taak goed kan uitoefenen. Gegevens van een monitor sociaal domein zijn bovendien laagdrempelig om snel een helder beeld van de situatie te kunnen schetsen. Ten aanzien van dit punt kan de gemeenteraad en/of het college het voortouw nemen, omdat hier ook budgettaire- dan wel investeringskwesties bij komen kijken.
a)
In bijlage 6 van het beleidskader is hierover opgenomen: Wij monitoren veel gegevens, zowel intern gemeentelijk als via externe bureaus die voor ons de stand van zaken weergeven (o.a. NIBUD). Deze rapportagemomenten liggen vast en worden periodiek uitgevoerd om onze ambities te toetsen. Een Monitor sociaal domein is reeds beschikbaar via ‘Waarstaatjegemeente’. Daarnaast zijn wij bezig om nog meer data gedreven te gaan werken. Hierbij leggen wij verbinding met andere beleidsterreinen die ook invloed hebben op het minima en schuldhulpverleningsbeleid.
b)
De gemeente heeft geen eigen monitor sociaal domein opgesteld die periodiek aan het college en gemeenteraad wordt voorgelegd wel wordt door de organisatie via managementrapportages de voortgang in het sociaal domein gemonitord. Op dit moment wordt gewerkt aan de totstandkoming van een monitor sociaal domein.
c)
Vanuit het minima- en schuldhulpbeleid krijgt de gemeenteraad tweejaarlijks een factsheet aangereikt. De eerste in 2021 omvatte een nulmeting naar de bekendheid en gebruik van minimaregelingen. Deze nulmeting is in januari 2022 ter kennis gebracht van de gemeenteraad. Vervolgens is de gemeenteraad, op zijn verzoek, lopende dit onderzoek in november 2022 opnieuw bijgepraat over de laatste stand van zaken van het minimabeleid en de financiële hulpverlening.
d)
In het beleidsplan zijn geen evaluatie- en rapportagemomenten vastgelegd.
38
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond. • • •
In het beleidsplan is het opstellen van een monitor sociaal domein niet opgenomen als actiepunt; aangegeven wordt dat deze monitor beschikbaar is via ‘Waarstaatjegemeente.nl’. Op dit moment wordt wel gewerkt aan de totstandkoming van een dergelijke monitor. In het beleidsplan zijn ook geen evaluatie- en rapportagemomenten vastgelegd. Wel krijgt de gemeenteraad tweejaarlijks een factsheet aangereikt. Daarnaast is de gemeenteraad, op zijn verzoek, op 22 november 2022, lopende het onderzoek, geïnformeerd over de stand van zaken van het minimabeleid en financiële hulpverlening.
39
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
IV PROGRAMMABEGROTING Aanbeveling 1: Zet zelf de koers uit De programmabegroting is van de gemeenteraad. Dit wordt door een groot deel van de gemeenteraad in Rheden op dit moment anders ervaren. Maar de gemeenteraad vervult op dit moment ook geen proactieve rol om hier verandering in aan te brengen. Daarom is onze voornaamste aanbeveling aan de gemeenteraad om zelf aan het roer te gaan staan en de koers uit te zetten door: • Als gemeenteraad zelf te bepalen waarop u wilt sturen en welke informatie u daarvoor nodig heeft. Bijvoorbeeld door hiervoor een gemeenteraadswerkgroep in te stellen en, eventueel met externe ondersteuning, binnen een bepaalde periode (bijvoorbeeld voor 1 september 2020) een normenkader voor de programmabegroting vast te stellen. • Dit normenkader vervolgens aan het college mee te geven met het verzoek om dit voor een bepaalde datum (bijvoorbeeld 1 januari 2021) uit te werken in een plan van aanpak waarin tevens aandacht wordt besteed aan de wijze waarop de gemeenteraad eerder bij de totstandkoming van de begroting kan worden betrokken en de afstemming met de andere documenten uit de P&C-cyclus kan worden gerealiseerd. In bijlage 7 zijn aandachtspunten opgenomen die hierbij ondersteuning kunnen bieden.
a)
Tijdens de behandeling van het rekenkamerrapport is in de gemeenteraadsvergadering van mei 2020 een amendement aangenomen ‘Aan de slag met het advies van de rekenkamercommissie’, waarbij een projectgroep ‘Betere sturing op de toekomst’ werd ingesteld. Deze projectgroep had als opdracht om te kijken of er verbeteringen konden worden meegegeven voor de structuur van de begroting 2021. Hierbij werd gelijk opgetrokken met de organisatie die ook bezig was met het doorvoeren van verbeteringen.
b)
Naar aanleiding daarvan is een aantal normen opgesteld: - eenduidig en duidelijk formuleren in de rapportages, zodat alle rapportages goed op elkaar aansluiten; - stel de 3 w-vragen: Wat willen we bereiken? Wat wil de gemeente daarvoor doen en met welke verbonden partijen? Wat mag het kosten? - maak gebruik van een doelenboom - maak de begroting visueel met grafieken en figuren; - stel de 3 H-vragen in de jaarrekening: Hebben we bereikt wat wij wilden bereiden? Hebben wij gedaan wat we wilden doen? Heeft het gekost wat we hadden afgesproken? Daarvoor moeten de doelstellingen smart en helder zijn, moet zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van bestaande cijfers, dat er meer wordt gekeken naar maatschappelijke effecten en dat de kwalitatieve effecten van de acties worden beschreven.
c)
De terugkoppeling hiervan is gegeven in de vergadering van de financiële commissie van 3 september 2020.
d)
In december 2020 is een procesvoorstel gedaan voor de verdere ontwikkeling van de programmabegroting. Dit is opgenomen in een stappenplan dat in februari 2021 is besproken in de financiële commissie.
e)
Op 15 februari 2021 is door de organisatie een presentatie gegeven aan de financiële commissie over hoe er verder invulling zou kunnen worden gegeven aan de doorontwikkeling van de programmabegroting. Vooraf hadden wel gesprekken plaatsgevonden tussen de organisatie en de financiële commissie, maar het was niet duidelijk wie er wat ging doen. Uitgangspunt van de bijeenkomst met de gemeenteraad was te benoemen dat het ging om een groeimodel. Maar ook: Wat is een logisch kader, waar wil de gemeenteraad op sturen en wat zijn de spelregels waar indicatoren aan moeten voldoen? De term ‘normenkader’ is losgelaten, omdat er verwarring ontstond over dit begrip dat ook wordt gebruikt bij rechtmatigheidscontrole door de accountant. Dit is afgepeld in twee elementen: een logisch kader en spelregels voor indicatoren. Naar aanleiding van deze sessie is door de financiële commissie aan de organisatie gevraagd om met een uitwerking te komen. Voor de programmabegroting 2022 zijn al enkele aanpassingen gedaan: visie, doel en resultaat.
f)
In maart 2021 is in de commissie een voorstel besproken voor een logisch kader programmabegroting en spelregels indicatoren.
40
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
De aanbeveling opgevolgd. •
De gemeenteraad heeft tijdens de behandeling van het rekenkamerrapport een amendement aangenomen ‘Aan de slag met het advies van de rekenkamercommissie’, waarbij een projectgroep ‘Betere sturing op de toekomst’ werd ingesteld, met als opdracht om te kijken of er verbeteringen konden worden meegegeven voor de structuur van de begroting 2021. Naar aanleiding daarvan is een aantal duidelijke normen vastgesteld door de gemeenteraad. Het proces wordt door de gemeenteraad begeleid via de financiële commissie.
• •
Aanbeveling 2: Zorg dat de begroting helpt om koers te kiezen De inhoud van de programmabegroting dient de gemeenteraad de mogelijkheid te geven tot het maken van beleids- en financiële keuzes. Op basis van de huidige programmabegroting bestaat er voor de gemeenteraad een onvoldoende helder beeld over de keuzemogelijkheden en risico’s. Daarom bevelen wij u aan de begroting aan te passen door minimaal: • De informatiebehoefte van de gemeenteraad als vertrekpunt te nemen. • Een duidelijke relatie te leggen tussen de 3 W-vragen (Wat willen we bereiken, Wat gaan we daarvoor doen met wie, Wat gaat het kosten) op het niveau van sub-programma’s. Dus het budget wordt uitgesplitst per sub-programma. Maak daarbij gebruik van een doelenboom en effect- en prestatie-indicatoren. • Per programma inzicht te geven in wel- en niet-beïnvloedbare uitgaven en in de inschatting van (meerjarige) risico’s. • Te sturen op consistente vulling van de (sub)programma’s door gebruik te maken van een procesbeschrijving en iemand aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de kwaliteitsbewaking. De beoordelingstabel uit bijlage 2 en de aandachtspunten uit bijlage 7 kunnen hierbij ondersteuning bieden.
a)
Er is een organisatie-breed project 'doorontwikkeling programmabegroting' opgestart, waarbij een nieuw logisch kader (zgn. doelenboom) en andere spelregels zijn vastgesteld. Het proces wordt door de gemeenteraad begeleid via de financiële commissie. Er is een groeimodel afgesproken waarin bij de programmabegroting 2022 en nu de programmabegroting 2023 stappen zijn gezet. Daarnaast is een integrale planning voor alle P&C documenten afgesproken waar strak op wordt gestuurd. Doel van het project is dat in 2025 de gehele programmabegroting voldoet aan het logisch kader dat de gemeenteraad heeft meegegeven. (Zie ook aanbeveling 1).
b)
In de programmabegroting 2023 is de programma-indeling herzien. Er is gekozen voor een programma begroting met slechts 3 omvangrijke programma’s: Samenleving, Leefomgeving en Bestuur en organisatie die zijn onderverdeeld in thema’s. Hiervoor is gekozen zodat dan per programma een duidelijke visie kon worden beschreven.
c)
Er is nog geen uitvoering gegeven aan de ‘derde W’. Wel is per programma is een overzicht opgenomen met de beschikbare budgetten per taakveld. Een vervolgstap voor de programmabegroting 2024 is om expliciet een koppeling te maken tussen de doelenboom en de middelen die beschikbaar zijn gesteld. In de tussentijd wordt dit opgelost door het verstrekken van extra rapportages, zodat de gemeenteraad de controlerende rol kan pakken.
d)
Omdat op dit moment nog niet bekend is op welk niveau de 3e W vraag wordt uitgewerkt (programma, thema, subdoel), kan op dit moment nog niet worden vastgesteld in welke mate de uitwerking resulteert in voldoende inzicht in samenhang tussen de 3 W’s en de gemeenteraad daarmee voldoende in staat stelt om (financiële) keuzes te maken en zijn controlerende taak adequaat te vervullen.
e)
In de programmabegroting 2023 zijn ook indicatoren per doel opgenomen. Wat opvalt is dat de lijst met benoemde resultaten omvangrijk is en daarmee tevens de lijst met indicatoren. De geschiktheid van benoemde indicatoren is nog niet beoordeeld (waaronder op actualiteit en continuïteit). Ook op dit vlak wil men dat voor de programmabegroting 2024 stappen worden gezet. Ook zal worden ingezet op de leesbaarheid van de programmabegroting.
f)
Vanaf de programmabegroting 2023 worden per doel ook de risico's benoemd, naast de grootste financiële risico's zoals benoemd in de paragraaf weerstandsvermogen. Daarbij is geïnvesteerd in de tooling die deze nieuwe werkwijze ondersteunt. Risico’s zijn op hoofdlijnen benoemd maar (nog) niet vertaald in financiële zin. Ook is (nog) geen inzicht gegeven in de beïnvloedbare en niet beïnvloedbare kosten.
41
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
g)
De inhoud van de programmabegroting is een verantwoordelijkheid van beleidsmedewerkers, financieel adviseurs en de managers. Die stemmen dit af met de portefeuillehouder. Er is niet specifiek iemand aangewezen die de consistente vulling van de programma’s bewaakt. Wel zijn er schrijfinstructies en heeft communicatie een belangrijke rol in de eindredactie en zijn per programma 2 medewerkers samen verantwoordelijk voor de kwaliteitsbewaking.
h)
Daarnaast is er een regieteam P&C cyclus ingesteld dat verantwoordelijk is voor het proces, waaronder de bestuurlijke P&C planning en zullen op een intranetpagina de verantwoordelijkheden t.a.v. de P&C cyclus worden vastgelegd.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond. •
De informatiebehoefte van de gemeenteraad is als vertrekpunt genomen. Tevens is in gezamenlijkheid gekozen voor een groeimodel. Er is een organisatie-breed project 'doorontwikkeling programmabegroting' opgestart, waarbij een nieuw logisch kader (zgn. doelenboom) en andere spelregels zijn vastgesteld. Doelstelling van het project is dat in 2025 de gehele programmabegroting aan het logisch kader voldoet dat de gemeenteraad heeft meegegeven. Het is op dit moment nog niet mogelijk om een duidelijke relatie te leggen tussen de 3 Wvragen omdat de 3e W-vraag nog niet is opgenomen. In de programmabegroting 2023 zijn de eerste 2 W-vragen (Wat willen we bereiken en Wat gaan we daarvoor doen) wel opgenomen. De 3e W-vraag (Wat mag het kosten) volgt in de programmabegroting 2024, waarbij expliciet een koppeling zal worden gemaakt tussen de doelenboom en de middelen die beschikbaar zijn. Omdat op dit moment nog niet bekend is op welk niveau de 3e W vraag wordt uitgewerkt (programma, thema, doel), kan op dit moment nog niet worden vastgesteld in welke mate de uitwerking resulteert in voldoende inzicht in samenhang tussen de 3 W’s en de gemeenteraad daarmee voldoende in staat stelt om (financiële) keuzes te maken en zijn controlerende taak adequaat te vervullen. In de programmabegroting 2023 zijn ook indicatoren benoemd.
Omdat er relatief veel resultaten (als uitwerking van doelen) zijn opgenomen in de programma’s is de lijst met indicatoren ook lang. De geschiktheid van benoemde indicatoren is nog niet beoordeeld (waaronder op actualiteit en continuïteit). Ook de risico’s op hoofdlijnen zijn benoemd in de programmabegroting 2023, maar deze zijn (nog) niet vertaald in financiële zin. Ook is (nog) geen inzicht gegeven in de beïnvloedbare en niet beïnvloedbare kosten. Er is (nog) geen procesbeschrijving en de kwaliteitsbewaking van de vulling van de programma’s is ook (nog) niet bij één persoon neergelegd. De vulling is de verantwoordelijkheid van beleidsmedewerkers, financieel adviseurs en de managers, in afstemming met de portefeuillehouder. Per programma zijn er 2 medewerkers samen verantwoordelijk voor de kwaliteitsbewaking. Communicatie krijgt een belangrijke rol in de eindredactie.
•
•
•
• •
Aanbeveling 3: Zorg dat de gemeenteraad de koers kan blijven volgen. De programmabegroting is de vertaling van de kadernota en de maatstaf voor de gemeenteraad om de uitvoering van het beleid te volgen en te beoordelen. De rapportering in de jaarrekening is een eenduidige vertaling van de programmabegroting, maar dat geldt niet voor de bestuur rapportages en de kadernota. Wij bevelen aan om, net zoals met de jaarrekening, de inhoud van de kadernota en de bestuur rapportages op de programmabegroting te laten aansluiten.
a)
In september 2022 is een voorstel ontwikkeld ten aanzien van de rapportage aan College en Gemeenteraad voor 2023, waarmee volgens de organisatie 1:1 aansluiting is gezocht bij de nieuwe opzet van de programmabegroting.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond.
42
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
•
Rekenkamercommissie Rheden
Op dit moment is deze aansluiting er nog niet, maar wel is inmiddels een voorstel opgesteld dat ertoe zou moeten leiden dat de rapportages vanaf 2023 1:1 aansluiten bij de nieuwe opzet van de programmabegroting. Aanbeveling 4: Blijf de koers volgen Houd de proactieve rol vast door ook nadat u het college heeft verzocht een plan van aanpak te formuleren de vinger aan de pols te houden. Geef duidelijk aan het college mee op welke wijze en in welke frequentie u over de uitvoering van dit plan van aanpak geïnformeerd wilt worden. Wij geven de gemeenteraad tevens in overweging om een aparte gemeenteraadswerkgroep in te stellen die dit traject niet alleen bewaakt, maar ook als gesprekspartner van het college kan dienen.
a)
De gemeenteraad heeft besloten tot het instellen van een projectgroep. Die heeft samen met de ambtelijke organisatie een aantal normen opgesteld.
b)
Daarna is dit steeds onderwerp van gesprek geweest in de financiële commissie. Dit is een (tijdelijke) commissie die is ingesteld door de gemeenteraad om grip te houden op de gemeentefinanciën en is werkzaam vanaf september 2020.
c)
In de toekomst zal de discussie naar verwachting meer gaan over de verfijning van de (beleids)indicatoren. Het is aan de gemeenteraad om te bepalen of de financiële commissie dan nog de meest logische vertegenwoordiger is.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond. • •
De gemeenteraad is eerst via de projectgroep daarna via de financiële commissie de doorontwikkeling van de programmabegroting blijven volgen. In de toekomst zal de discussie naar verwachting meer gaan over de verfijning van de (beleids)indicatoren. De vraag is of de financiële commissie ook ten aanzien van dit aspect de vinger aan de pols blijft houden of dat dit op een andere manier wordt belegd.
43
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
V TOEZICHT EN HANDHAVING Aanbeveling 1: Bepaal als gemeenteraad expliciet de eigen sturende rol: gericht actief of bewust passief. De gemeenteraad vult zijn kaderstellende en controlerende rol momenteel passief in als het gaat om toezicht en handhaving in het fysieke domein. Uit dit onderzoek is niet gebleken dat deze rolinvulling een bewuste keuze is van de gemeenteraad. Het is een optie om als gemeenteraad een passieve rol te blijven vervullen en de invulling van dit beleid aan het college over te laten. Het is echter ook een keuze om als gemeenteraad actiever en inhoudelijker te gaan sturen (bijvoorbeeld door accenten te leggen of prioriteiten te stellen). Gezien het maatschappelijke belang van dit onderwerp is dat laatste een voor de hand liggende optie.
a)
Door fractie GPR/B zijn op 5 juli 2021 vragen gesteld over de stand van zaken met betrekking tot de aanbevelingen van de rekenkamercommissie.
b)
Het Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH)-Beleid is voorlopig door het college vastgesteld in april 2022 en ter kennis gebracht van de gemeenteraad op 31 mei 2022.
c)
In de vergadering van 31 mei 2022 heeft fractie VVD (mondeling) verzocht om dit onderwerp te agenderen voor een oriënterende vergadering.
d)
Het VTH-Beleid is definitief door het college vastgesteld op 27 september 2022 voor de periode van 1 juli 2022 – 31 december 2024, met bijbehorende risicoanalyse en beleidsregels. Dit college besluit is ter kennis gebracht van de gemeenteraad, die dit agendapunt heeft aangemeld voor een oriënterende vergadering.
e)
Zowel het VTH-beleid als de risicoanalyse zijn vastgesteld t/m 2024. In dat jaar is de omgevingsvisie klaar (conform huidige planning - mede afhankelijk van daadwerkelijke inwerkingtreding van de omgevingswet) en kan deze door vertaald worden in het VTH-beleid.
f)
De gemeenteraad heeft, in tegenstelling tot het VTH-beleid dat vooral uitvoering geeft aan wettelijke verplichtingen, een kaderstellende taak bij de totstandkoming van de omgevingsvisie. De gemeenteraad is tot nu toe vanuit een toehorende rol betrokken geweest bij de Omgevingsvisie. In de raadsvergadering van 29 november 2022 heeft de raad een amendement aangenomen in het kader van de inventarisatie Omgevingsvisie. In het geamendeerd raadsbesluit geeft de raad het college opdracht om bij de uitwerking van de kernwaarden, ambities en hoofdthema’s in een omgevingsagenda 2040 aandacht te besteden aan specifieke aandachtspunten. Daarnaast heeft de portefeuillehouder tijdens de raadsvergadering op verzoek van de raad aangegeven dat de raad ook tijdens de totstandkoming van de omgevingsvisie wordt uitgenodigd een bijdrage te leveren in plaats van alleen bij de besluitvorming. Dit is niet vertaald in een concreet besluit.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond. • •
•
•
Door gemeenteraadsleden is meermaals verzocht om terugkoppeling over de stand van zaken van het nieuwe beleidsplan Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH)-Beleid en de status van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Het VTH-beleid is vastgesteld tot en met 2024 omdat dan naar verwachting de omgevingsvisie gereed is, waarbij de gemeenteraad een kaderstellende rol vervult. Hiervoor is bewust gekozen omdat er gekoerst wordt op een afronding van de Omgevingsvisie in 2024. Daarnaast wordt stapsgewijs gewerkt aan het omgevingsplan. Na vaststelling van de visie zal er een nieuwe probleem- en risicoanalyse gemaakt worden waarin de uitkomsten en prioriteiten van de omgevingsvisie worden meegenomen. Vervolgens kan er een nieuw VTH-beleid worden opgesteld, waarmee we ook voldoen aan de beleidscyclus en de wettelijke vereisten uit de Omgevingswet Uit de behandeling van het raadsvoorstel inventarisatie Omgevingsvisie in de raad van 29 november 2022 kan worden afgeleid dat de raad betrokken wil worden bij de totstandkoming van de toekomstvisie Omgevingswet. Dit is evenwel niet vertaald in een besluit.
44
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
Aanbeveling 2: Stel als gemeenteraad (in de omgevingsvisie en het omgevingsplan) de kaders voor toezicht en handhaving vast.
a)
Vanaf januari 2021 is vol ingezet op de implementatie van de Omgevingswet door de programmamanager en het programmateam dat hiermee aan de slag is gegaan. Het VTH-beleid is een apart project geworden onder de Omgevingswet en recent vastgesteld.
b)
De volgende stap is het opstellen van de Omgevingsvisie. Doel is dat deze eind 2024 kan worden vastgesteld. Vervolgens dienen alle regels in een digitaal Omgevingsplan te worden gestopt.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond. •
Vanaf januari 2021 is volop ingezet op de implementatie van de Omgevingswet, maar dat heeft nog niet geleid tot een omgevingsvisie en omgevingsplan. Doel is dat deze eind 2024 kan worden vastgesteld. Aanbeveling 3: Kies voor een controlerende rol die past bij de gekozen kaderstellende rol. Bepaal hoe u gaat toezien op de uitvoering en resultaten van het beleid, en wat de gemeenteraad daarvoor van het college nodig heeft. Indien de gemeenteraad (naar aanleiding van aanbeveling 1.) kiest voor een actieve sturende rol, dan past daarbij uiteraard ook een actieve controlerende houding. Maak in dat kader ook duidelijke afspraken met het college over het verkrijgen van structurele informatie over toezicht en handhaving.
a)
Het VTH-beleid is pas vastgesteld en heeft een looptijd tot en met 2024; wanneer naar verwachting de Omgevingsvisie kan worden opgesteld. De resultaten van beleid kunnen nog niet worden gemonitord. Er ligt op basis van een risicoanalyse, een beleidsplan VTH maar het is eigenlijk work-in-process met het oog op de implementatie van de Omgevingswet. Hierin zijn geen afspraken opgenomen over structurele informatieverstrekking aan de gemeenteraad over toezicht en handhaving.
b)
Vaststelling van de Omgevingsvisie en omgevingsplan is pas voorzien eind 2024. Dan kunnen ook pas duidelijke afspraken met het college worden gemaakt over het verkrijgen van structurele informatie over toezicht en handhaving. Indien de raad ervoor kiest om geen actieve en inhoudelijke bijdrage te willen leveren in dit dossier, vervalt de noodzaak om duidelijke afspraken met het college te maken over het verkrijgen van structurele informatie.
De aanbeveling is nog niet afgerond. •
•
Het recent vastgestelde VTH-beleid kent een beperkte looptijd en maakt onderdeel uit het implementatieprogramma Omgevingswet. Informatievoorziening aan de gemeenteraad is in het VTH-plan niet opgenomen, maar de vraag is of dat opportuun is in de huidige situatie waarin alle aandacht gericht is op de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de aanloop naar de Omgevingsvisie in 2024. Omdat de Omgevingsvisie en het Omgevingsplan nog niet zijn vastgesteld, kan op dit moment niet wordt vastgesteld of de gemeenteraad vanuit een proactieve houding duidelijke afspraken met het college maakt over het verkrijgen van structurele informatie over de inhoud hiervan, waaronder toezicht en handhaving.
45
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
Aanbeveling 4: Verzoek het college om op redelijke termijn met een goede probleem- en risicoanalyse te komen voor toezicht en handhaving in het fysieke domein. De huidige doelstellingen en prioriteiten zijn vooral procesmatig en organisatorisch van aard en qua formulering abstract en weinig specifiek. Een adequate probleem- en risicoanalyse voor toezicht en handhaving maakt het mogelijk om op dit terrein gericht en passend beleid te maken.
a)
De gemeenteraad heeft het college hier niet expliciet om verzocht, maar het college heeft de gemeenteraad zelf per memo van 5 oktober 2020 geïnformeerd over de stand van zaken ten aanzien van het VTH Beleid met bijbehorende risicoanalyse. Hierbij verwijst het college tevens naar de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport.
b)
Het VTH-Beleid is door het college definitief vastgesteld in september 2022 met bijbehorende risicoanalyse.
De aanbeveling is opgevolgd. •
Het bleek niet nodig om het college te verzoeken om te komen tot een probleem- en risicoanalyse voor toezicht en handhaving in het fysieke domein. Het college informeerde de gemeenteraad uit eigen beweging over de stand van zaken. Het nieuwe beleid inclusief risicoanalyse is inmiddels door het college vastgesteld. Aanbeveling 5: Bepaal vervolgens op basis van die probleem- en risicoanalyse wat de concrete prioriteiten en meetbare doelstellingen zijn voor de gemeente Rheden voor toezicht en handhaving in het fysieke domein. Het is niet mogelijk om alle regels 100% te handhaven. Het is aan de gemeenteraad en/of college daarin keuzes te maken, niet aan de ambtelijke organisatie. De huidige werkwijze kan tot willekeur leiden. Dat is onwenselijk. Het is dan ook zaak om na een goede risicoanalyse gericht concrete prioriteiten te stellen, die ook aan de uitvoeringspraktijk voldoende houvast geven. Houd daarbij rekening met de capaciteit die beschikbaar is voor toezicht en handhaving en geef ook aan bij welke thema’s geen prioriteit ligt. Als de gemeenteraad (naar aanleiding van de eerste aanbeveling) kiest voor een actieve rol kan de gemeenteraad het college verzoeken een voorstel voor te bereiden waarmee de gemeenteraad op een goede manier die prioriteiten kan stellen.
Als de gemeenteraad kiest voor een passieve rol, kan de gemeenteraad het college opdragen deze prioritering te verzorgen en ter kennisname aan de gemeenteraad te sturen.
a)
Er is in 2021-2022 een probleem- en risicoanalyse voor de gemeente Rheden opgesteld in samenwerking met partners. Op basis van deze risicoanalyse zijn er prioriteiten en doelstellingen voor de gemeente opgenomen in het beleidsplan. Als algemeen beleidsdoel is gesteld: 85% naleving. Het uitvoeringsprogramma is in april 2022 vastgesteld. Het VTH Beleid in combinatie met de risicoanalyse bepaalt welke onderwerpen in welke volgorde van prioriteit aangepakt dienen te worden en volgens welke strategie dit gebeurt. In het Uitvoeringsprogramma is bepaald welke activiteiten in een jaar uitgevoerd gaan worden.
De aanbeveling is opgevolgd. •
Op basis van een risicoanalyse is een nieuw beleidsplan opgesteld met daarin prioriteiten en doelstellingen en een meetbare doelstelling waarbij men streeft naar 85% naleving. Aanbeveling 6:
Zorg dat alle beleidsplannen actueel zijn; doe dit door onder meer jaarlijks (voor het begin van het nieuwe kalenderjaar) een uitvoeringsprogramma vast te stellen.
46
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
a)
Met het vaststellen van het VTH-beleid, gepland in het college van 27 september 2022 is het beleid geactualiseerd.
b)
Het uitvoeringsprogramma 2022 is gekoppeld aan het beleidsplan en vastgesteld in april 2022. Dat is niet voor het nieuwe kalenderjaar maar na het eerste kwartaal van het lopende jaar.
c)
Als onderdeel van de invoering van de Omgevingswet zullen enkele beleidsstukken geactualiseerd moeten worden vanwege de verandering van de juridische grondslag (van Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) naar Omgevingswet (Ow)).
De aanbeveling is deels opgevolgd. • •
Het beleid is inmiddels geactualiseerd. Het hieraan gekoppelde uitvoeringsprogramma 2022 is in april 2022, niet voorafgaand maar tijdens het betreffende jaar vastgesteld. Aanbeveling 7: Monitor jaarlijks in hoeverre doelstellingen worden behaald en prioriteiten leidend zijn voor de uitvoering.
a)
In het beleidsplan is opgenomen dat gedurende het jaar monitoring plaatsvindt van de uitvoering van het jaarlijkse programma en het bereiken van de doelen.
b)
In het uitvoeringsprogramma 2022 is een korte evaluatie van het voorgaande jaar opgenomen (inclusief een cijfermatig overzicht in de bijlagen), als ook een vooruitblik naar de volgende jaren.
De aanbeveling is opgevolgd. •
In het beleidsplan is opgenomen dat gedurende het jaar monitoring plaatsvindt en in het uitvoeringsprogramma 2022 is een korte evaluatie van het voorgaande jaar opgenomen (inclusief een cijfermatig overzicht in de bijlagen). Aanbeveling 8: De implementatie van de Omgevingswet te versnellen, beginnend met het bepalen van het ambitieniveau van de gemeente. Doe dit samen met de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie.
a)
Met het aantrekken van een programmamanager voor de implementatie van de Omgevingswet in januari 2021 en het formeren van een projectteam is een stimulans gegeven aan de versnelling van de implementatie van de Omgevingswet.
b)
Volgens de organisatie is de gemeente Rheden vanuit een plek achterin het peloton opgeschoven naar de kopgroep in de implementatie van de nieuwe Omgevingswet, ondanks vele belemmeringen waaronder Corona. Dit wordt ondersteund door de informatie afkomstig uit het dashboard voor de implementatie van de Omgevingswet, waarin inmiddels geen van de activiteiten meer het label ‘interventie benodigd’ (rood) heeft; tegenover 5 in september 2021.
c)
De ‘nieuwe’ gemeenteraad is door de ambtelijke organisatie vanaf het introductieprogramma actief in een aantal bijeenkomsten geïnformeerd over het ambitieniveau en het implementatieprogramma. Hierin is tevens een planning gepresenteerd die voorziet in het vaststellen van een Omgevingsvisie eind 2024. Tijdens de raadsvergadering van 29 november 2022 heeft de portefeuillehouder op verzoek van de raad
47
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
toegezegd dat de raad ook tijdens de totstandkoming van de omgevingsvisie wordt uitgenodigd een bijdrage te leveren in plaats van alleen bij de besluitvorming.
De aanbeveling is opgevolgd. •
Het aantrekken van een programmamanager en het formeren van een projectteam heeft geleid tot de gewenste versnelling van de implementatie van de Omgevingswet. Volgens de organisatie loopt gemeente Rheden niet meer achter maar zit deze inmiddels in de kopgroep ten aanzien van de implementatie van de Omgevingswet. De ‘nieuwe’ gemeenteraad is in meerdere bijeenkomsten geïnformeerd over het ambitieniveau en de planning.
• •
Aanbeveling 9: In kaart te brengen welke gevolgen de wet heeft voor de capaciteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving Betrek hierbij ook (de ervaringen van) vergunningverleners, toezichthouders en handhavers.
a)
Het in kaart brengen van de gevolgen die de wet heeft voor de capaciteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving maakt onderdeel uit van de implementatie van de omgevingswet en daar wordt op dit moment invulling aan gegeven. Hierin spelen vergunningverleners, toezichthouders en handhavers een belangrijke rol.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond. •
Het in kaart brengen van de gevolgen van de Omgevingswet voor de capaciteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving maakt onderdeel uit van het implementatieplan en daar wordt op dit moment invulling aan gegeven. Hierin spelen vergunningverleners, toezichthouders en handhavers een belangrijke rol. Aanbeveling 10: Verbeter de afstemming tussen vergunningverleners, toezichthouders, handhavers, juristen en beleidsmedewerker Doe dit door duidelijke afspraken te maken wanneer toezichthouders en handhavers bij bijvoorbeeld vergunningverlening of het opstellen van nieuw beleid moeten worden betrokken.
a)
Volgens de organisatie is het verbeteren van de afstemming verwerkt in het beleid. De nieuwe processen die nodig zijn in het kader van de Omgevingswet worden door de vergunningverleners, toezichthouders en handhavers zelf heringericht, ook om zodoende te oefenen.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond. •
Het verbeteren van de afstemming is verwerkt in het beleidsplan en wordt in praktijk gebracht bij het opstellen van nieuwe processen die nodig zijn in het kader van de Omgevingswet. Deze werkprocessen worden door vergunningverleners, toezichthouders en handhavers zelf heringericht; ook om zodoende te kunnen oefenen. Aanbeveling 11: Besteed jaarlijks in een overleg aandacht aan die afstemming en het meer integraal toezicht houden en handhavend optreden.
48
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
a)
Volgens de organisatie vindt periodieke afstemming plaats met externe partijen als ODRA en VGGM.
b)
De reikwijdte van het nieuwe VTH-beleid bevat de werkzaamheden die door de gemeente zelf en daarnaast door de ODRA en VGGM uitgevoerd worden in de fysieke leefomgeving van Rheden. Op het gebied van risicoanalyse en de uitvoeringsprogramma’s geeft de organisatie aan dat deze steeds beter verfijnd en afgestemd worden met de Omgevingsdienst en andere partijen
c)
Noch uit het beleidsplan noch uit het uitvoeringsprogramma wordt duidelijk in welke mate er jaarlijks specifiek afstemming plaatsvindt gericht op meer integraal toezicht te houden en handhavend optreden.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond. • •
Er wordt periodiek met externe partijen als ODRA en VGGM afgestemd. Niet duidelijk is in welke mate er jaarlijks specifiek wordt afgestemd gericht op meer integraal toezicht houden en handhavend optreden. Wellicht dat ook dit tijdens het implementatietraject voor de Omgevingswet wordt opgepakt. Aanbeveling 12: Zorg er bij implementatie van de Omgevingswet voor dat toezicht en handhaving bij de planvorming wordt betrokken Doe dit door hierover heldere afspraken te maken.
a)
Volgens de organisatie is het betrekken van toezicht en handhaving bij de planvorming een continu aandachtspunt bij het opstellen van de omgevingsvisie en omgevingsplan.
b)
De noodzaak om de beleidscyclus tot en met de uitvoering van toezicht en handhaving geheel sluitend te maken is tevens onderdeel van de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie; specifiek afdeling Leefomgeving.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond. •
Volgens de organisatie is het betrekken van toezicht en handhaving bij de planvorming een continu aandachtspunt en maakt dit tevens onderdeel uit van de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie.
49
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
VI EFFECTIVITEIT EIGEN AANBEVELINGEN REKENKAMERCOMMISSIE Aanbeveling 1: Ga aan de voorkant van het onderzoek in gesprek met betrokken geledingen om met hun input de onderzoeksopdracht aan te scherpen. De onderzoeksopdracht richting externe onderzoeksbureaus bepaalt voor een deel het verdere verloop van een onderzoek. Een scherpe en specifieke uitvraag bevordert de doorstroom in de keten van het rekenkameronderzoek. Voor het opstellen van een dergelijke uitvraag kan het van pas komen om aan de voorkant met betrokken geledingen (ambtelijk apparaat, verantwoordelijk wethouder, gemeenteraad) van gedachten te wisselen over de vraagstelling van het onderzoek (en deze op basis van deze gesprekken desgewenst aan te scherpen en te specificeren).
a)
Jaarlijks wordt een bezoek aan fracties gebracht om mogelijke onderzoeksonderwerpen op te halen. Ook vindt ieder half jaar overleg plaats met de burgemeester en gemeentesecretaris.
b)
De vraagstelling van het onderzoek wordt voorafgaand aan de uitvraag richting onderzoeksbureaus in een startnotitie aan de gemeenteraad en college toegestuurd. Zij hebben de mogelijkheid om de rekenkamercommissie te verzoeken om de vraagstelling aan te passen.
c)
De rekenkamercommissie laat zich graag voeden door gemeenteraad, college en organisatie in mogelijke onderzoeksthema’s en vraagt hier ook om; maar vindt haar onafhankelijke positie in deze ook van groot belang. De vraagstelling vooraf afstemmen vindt de commissie daar minder bij passen. Daarnaast lijkt hier, op basis van het nieuwe doorwerkingsonderzoek, ook geen behoefte aan te bestaan bij de organisatie, college of gemeenteraad.
De aanbeveling is afgerond. • •
Jaarlijks vindt overleg plaats met gemeenteraad, burgemeester en gemeentesecretaris. De vraagstelling wordt opgenomen in een startnotitie, voorafgaand aan de benadering van onderzoeksbureaus, waarbij de mogelijkheid bestaat voor de verschillende geledingen om de rekenkamercommissie te verzoeken deze vraagstelling aan te passen. Bezien vanuit haar onafhankelijke positie vindt de rekenkamercommissie het vooraf afstemmen van de specifieke vraagstelling niet opportuun. Organisatie, college en gemeenteraad geven niet aan dit als een gemis te ervaren.
•
Aanbeveling 2: Formuleer aanbevelingen en check ze op uitvoerbaarheid
De aanbevelingen uit de onderzoeken zijn meestal voldoende concreet en specifiek om richting te geven aan uitvoering en de monitoring daarvan. Sommige aanbevelingen zijn minder concreet en soms ook minder realistisch, waardoor de doorwerking van de aanbeveling aan de voorkant wordt ondermijnd. Met name de uitvoerbaarheid kan ook in dialoog met andere geledingen bepaald worden.
a)
Uit het nieuwe doorwerkingsonderzoek blijkt dat men in algemene zin de aanbevelingen voldoende concreet, specifiek en realistisch vindt en goed toepasbaar in de praktijk. Wel wordt door een aantal gesprekspartners gewezen op het verschil in detail niveau van de aanbevelingen, waarin een aanbeveling kan variëren van ‘wollig’ tot zeer gedetailleerd.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond • •
Gesprekspartners vinden de uitgebrachte aanbevelingen over het algemeen voldoende concreet, specifiek en realistisch en goed toepasbaar. Niet alle aanbevelingen kennen hetzelfde detail niveau. Sommige zijn ‘wollig’ andere zeer gedetailleerd.
50
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
Aanbeveling 3: Probeer bij aanbevelingen het ‘wanneer’ in te vullen, of beveel de gemeenteraad aan om het college te vragen om dit te doen. Bij vrijwel alle aanbevelingen die in de vijf onderzochte rapporten zijn gedaan ontbreekt een tijdspad. Dit leidt er mogelijk mede toe dat in een aantal gevallen (met name burgerparticipatie en verbonden partijen) de implementatie van de aanbevelingen een langdurig proces is. Uiteraard liggen hier meerdere factoren aan ten grondslag dan alleen maar het ontbreken van de ‘wanneer’-vraag. Toch is de aanbeveling zoveel mogelijk de ‘wanneer’-vraag op te nemen bij aanbevelingen. Alternatief is dat de gemeenteraad het college vraagt om bij de implementatie van aanbevelingen naast het wie (welke ambtelijke afdeling) ook zoveel mogelijk invulling te geven aan en het wanneer (tijdspad, planning of deadline).
a)
Hoewel dit door de gesprekspartners niet als specifiek aandachtspunt is meegegeven en de rekenkamercommissie hier alerter op is dan voorheen, is de rekenkamercommissie zelf van mening dat op dit punt nog verdere verbetering gewenst is.
b)
Door de ‘wanneer’ vraag beter in te vullen kan de gemeenteraad beter in stelling gebracht worden om de uitvoering van de aanbevelingen te monitoren.
De aanbeveling is gestart maar nog niet afgerond. •
Hoewel dit door de gesprekspartners niet als specifiek aandachtspunt is meegegeven en de rekenkamercommissie hier alerter op is dan voorheen, is op dit punt nog verdere verbetering gewenst, omdat het concreter invullen van het ‘wanneer’ de gemeenteraad beter in staat kan stellen om de uitvoering van de aanbevelingen te monitoren.
Aanbeveling 4: Rekenkameronderzoek bevordert de kwaliteit van het gemeentelijk apparaat Hoewel het lastig feitelijk is te checken is de indruk dat sommige ambtelijke afdelingen rekenkameronderzoek mogelijk eerder als ‘lastig’ en ‘belastend’ ervaren dan als een mogelijkheid om de eigen werkwijze te verbeteren. Om deze dysfunctionele beeldvorming weg te nemen is te overwegen om per onderzoek vanuit het ambtelijk apparaat een centraal aanspreekpunt voor het onderzoeksbureau en de rekenkamercommissie naar voren worden geschoven, die als liaison het proces in de keten kan versoepelen.
a)
Hieraan is inmiddels uitvoering gegeven doordat de sturing op de input aan de rekenkamercommissie is gecentraliseerd bij het Directieteam.
De aanbeveling is afgerond. •
De sturing op de input aan de rekenkamercommissie is gecentraliseerd bij het Directieteam. Aanbeveling 5: Treedt aan het begin van een gemeenteraadsperiode in gesprek met de rekenkamercommissie over mogelijke onderzoeksonderwerpen Bij haar aantreden heeft de huidige rekenkamercommissie een groslijst met onderwerpen samengesteld. Deze is mede in overleg met fractievoorzitters opgesteld. Het is ook mogelijk om als gemeenteraad over deze lijst en eventuele aanvullingen een discussie te voeren met elkaar en met de rekenkamercommissie en daarbij te zoeken naar prioritering (en deze eventueel op te nemen in een ‘gemeenteraadsprogramma’). Uiteraard moet de mogelijkheid blijven bestaan om actuele onderwerpen snel te kunnen onderzoeken. Een laatste suggestie in deze is de Rhedense samenleving meer te betrekken bij de keuze van onderzoeksonderwerpen.
51
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
Rekenkamercommissie Rheden
a)
De gemeenteraad staat open voor een gesprek met de rekenkamercommissie om te praten over mogelijke onderwerpen voor onderzoek. Het initiatief voor een dergelijk gesprek komt veelal van de rekenkamercommissie.
b)
In het verleden kwam het voor dat het gesprek eenmaal in een gemeenteraadsperiode werd gevoerd met het bestuurlijk coördinatie overleg (de fractievoorzitters).
c)
De commissie was in 2020 opnieuw voornemens om in dialoog te gaan met de fractievoorzitters om onderwerpen op te halen. In verband met de coronacrisis is ervoor gekozen om dit schriftelijk te doen. Ook in 2021 heeft dit gesprek, om dezelfde reden, niet plaatsgevonden. Er is toen niet alsnog besloten tot een schriftelijke ronde.
d)
Op 6 oktober 2022 heeft de rekenkamercommissie, op haar initiatief, een bezoek aan de fracties gebracht.
e)
De rekenkamercommissie is graag bereid om een rol te vervullen in het introductieprogramma van de gemeenteraad.
De aanbeveling gestart maar nog niet afgerond. •
Er vindt geregeld overleg plaats met de gemeenteraad; meestal op initiatief van de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie is graag bereid om een rol te vervullen in het introductieprogramma van de gemeenteraad.
•
Aanbeveling 6: Neem de actiepunten uit een afgerond onderzoek op in de lange termijn-agenda van de gemeenteraad en vraag het college op gezette tijden naar de voortgang/stand van zaken Op dit moment monitort de gemeenteraad niet of nauwelijks de doorwerking van aanbevelingen uit afgerond rekenkameronderzoek. Een mogelijkheid hiertoe is om het onderzoek/onderwerp op te nemen in de langetermijn agenda van de gemeenteraad, zodat een onderwerp periodiek terugkomt. Het is aan de griffie om dit te doen. Indien mogelijk en gewenst kan er ook een terugkeerfrequentie (eenmalig, of meerdere keren) en een termijn (jaarlijks, tweejaarlijks, enzovoort) aan deze actie worden gekoppeld. Op deze manier ontstaat ook automatisch een monitoringssystematiek. De griffie houdt ook de lijst de met toezeggingen van het college bij na een eventueel debat over de aanbevelingen. Ook deze lijst biedt aanknopingspunten voor monitoring van de doorwerking.
a)
Sinds het onderzoek van de rekenkamercommissie "In stelling voor de nieuwe Jeugdwet" wordt aan deze aanbeveling uitvoering gegeven. In een amendement heeft de gemeenteraad besloten om de uitvoering van de aanbevelingen te concretiseren door de gemeenteraad en op de Lange Termijn Agenda te plaatsen.
b)
Uit dit doorwerkingsonderzoek blijkt dat door gemeenteraadsleden geregeld wordt gevraagd naar de status van aanbevelingen van een onderzoek. In het geval van het armoede- en minimabeleid heeft dat zelfs geleid tot een amendement als gevolg waarvan de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de aanbevelingen in de bijlage is opgenomen.
c)
In het gesprek dat in het kader van dit doorwerkingsonderzoek is gevoerd met een aantal leden van de gemeenteraad is het blijven monitoren en sturen op de uitvoering van de aanbevelingen als belangrijkste knelpunt benoemd. Men steekt de hand in eigen boezem, maar geeft tevens aan hiervoor graag meer handreikingen te krijgen. Hierbij wordt onder meer geopperd om de status in een jaarlijkse bijeenkomst te bespreken of aanbevelingen die de gemeenteraad meer in deze rol dwingen en faciliteren.
De aanbeveling gestart maar nog niet afgerond. •
Inmiddels wordt aan deze aanbeveling uitvoering gegeven doordat de gemeenteraad in een amendement heeft besloten om de uitvoering van de aanbevelingen te concretiseren en op de Lange Termijn Agenda te plaatsen. Ook wordt door gemeenteraadsleden geregeld gevraagd naar de status van de aanbevelingen. 52
EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN
•
Rekenkamercommissie Rheden
Door gemeenteraadsleden wordt het blijvend monitoren en sturen op de uitvoering van de aanbevelingen als belangrijk knelpunt ervaren, waarvoor men zichzelf verantwoordelijk voelt, maar waarin men ook graag geadviseerd zou willen worden. Als voorbeeld wordt gegeven om jaarlijks tijdens een bijeenkomst de status van de aanbevelingen te bespreken. Aanbeveling 7: Wees in de bestuurlijke reactie specifiek(-er) over welke conclusies of aanbevelingen op welke punten wel of niet worden ondersteund De bestuurlijke reactie van het college is in meerdere van de onderzochte rapportages vrij algemeen geformuleerd, of bevat een open einde (zoals in gesprek gaan met de ambtelijke organisatie over de aanbevelingen aangaande archief- en dossiervorming). Duidelijker en specifieker zijn over welke aanbevelingen wel of niet (en waarom) worden ondersteund bevordert de discussie met de gemeenteraad over de aanbevelingen.
a)
Uit het doorwerkingsonderzoek blijkt dat de reacties van het College nog steeds vrij algemeen geformuleerd zijn, of een open einde bevatten.
b)
Het college en management staan positief tegenover het meer SMART maken van afspraken. Hiermee worden verwachtingen beter afgestemd. Het sturen op resultaten is niet alleen doelgericht, maar maakt ook prioriteiten zichtbaar.
De aanbeveling is nog niet opgevolgd. •
Reacties van het College zijn nog steeds vrij algemeen geformuleerd, waarbij niet duidelijk en specifiek wordt aangegeven welke aanbevelingen wel of niet (en waarom) worden ondersteund. Het College en de organisatie zijn hiertoe wel graag bereid.
•
Aanbeveling 8: Formuleer in de bestuurlijke reactie waar mogelijk zo concreet mogelijk wat het college met de aanbevelingen gaat doen (wat), welke afdeling dit gaat doen (wie) en op welke termijn (wanneer). De bestuurlijke reactie is in de regel algemeen geformuleerd in termen van wat het college met de aanbevelingen gaat doen. Er wordt bijvoorbeeld geschreven dat de aanbevelingen ‘ter harte’ worden genomen, en dat het college ‘zich kan vinden’ in een bepaalde aanbeveling. Dat is uiteraard positief, maar een nadere toelichting over wat het college dan daadwerkelijk met de aanbevelingen gaat doen, ontbreekt. Het is raadzaam om zo concreet mogelijk aan te geven wat het college met een aanbeveling gaat doen, wie hier uitvoering aan moet geven (ambtelijk organisatiedeel en/of portefeuillehouder) en indien mogelijk ook op welke termijn (wanneer).
a)
Uit het doorwerkingsonderzoek blijkt dat de reactie van het College nog steeds in de regel algemeen geformuleerd is en minder specifiek aangeeft wat, welke afdeling op welke termijn gaat doen.
b)
Het College onderschrijft het belang van het maken van duidelijke afspraken over de aanbevelingen (WAT) en de planning (WANNEER). En is graag bereid in afstemming met de griffie dit te monitoren via bijvoorbeeld Ibabs.
De aanbeveling is nog niet opgevolgd. • •
Op dit moment wordt door het College in de regel in de bestuurlijke reactie nog niet specifiek aangegeven wat, welke afdeling op welke termijn gaat doen. Het College onderschrijft het belang van het maken van duidelijke afspraken en is graag bereid om dit in afstemming met de griffie te monitoren.
53