2319 Effectiviteit aanbevelingen eindrapport def. (23.19).pdf

Effectiviteit Rekenkamerrapporten Wat is er met de aanbevelingen gedaan uit de Rekenkamerrapporten? 2015 – 2020

Onderzoek van de rekenkamercommissie Rheden Versie: Eindrapport Datum: 28 februari 2023

Inhoud

1

Inleiding ...................................................................................................................... 3

2

Opzet onderzoek ........................................................................................................... 3

3

4

5

2.1

Onderzoeksvragen ................................................................................................... 3

2.2

Afbakening onderzoek en normenkader ...................................................................... 4

2.3

Aard en vorm van het onderzoek ............................................................................... 4

Opvolging aanbevelingen ............................................................................................... 5 3.1

Subsidiebeleid in de gemeente Rheden (2015) ............................................................ 5

3.2

Ruimte voor initiatieven (2017) ................................................................................. 6

3.3

Armoede en Minimabeleid (2017) .............................................................................. 7

3.4

Programmabegroting (2020) ..................................................................................... 7

3.5

Toezicht en handhaving in het fysieke domein (2020)................................................... 8

3.6

Opvolging aanbevelingen Effectiviteit eigen aanbevelingen ............................................ 9

Hoe zijn aanbevelingen ervaren en gemonitord? .............................................................. 10 4.1

Kwantiteit en kwaliteit van de aanbevelingen ............................................................ 10

4.2

Besluitvorming en monitoring .................................................................................. 11

Conclusies en aanbevelingen ........................................................................................ 12 5.1

Conclusies ............................................................................................................ 12

5.2

Aanbevelingen ...................................................................................................... 13

BIJLAGEN ........................................................................................................................ 15 1

Reactie van het college van B & W ................................................................................ 16

2

Nawoord rekenkamercommissie .................................................................................... 18

3

Geraadpleegde documenten ......................................................................................... 19

4

Het normenkader ........................................................................................................ 20

5

De stoplichtenrapportage ............................................................................................. 21

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

1 Inleiding In bijna elk rapport dat de rekenkamercommissie Rheden uitbrengt, doet zij zowel aanbevelingen aan de gemeenteraad als aan het college van burgemeester en wethouders (het college hierna) van de gemeente Rheden. Tijdens de behandeling van de rapporten in de gemeenteraad gaat het college en de gemeenteraad met elkaar in discussie en worden er al dan niet afspraken gemaakt in hoeverre beide de aanbevelingen willen overnemen. De voormalige rekenkamercommissie (RKC) heeft al eerder onderzoek gedaan naar de effectiviteit van de eigen aanbevelingen. Dat rapport dateert inmiddels uit september 2015. In de tussenliggende periode zijn 7 nieuwe onderzoeken afgerond waarvan 3 onderzoeken door de huidige rekenkamercommissie. Tijd om opnieuw aan de gemeenteraad een overzicht aan te bieden van de mate waarin de aanbevelingen die de gemeenteraad heeft overgenomen, (na een periode van minimaal 1 jaar) daadwerkelijk uitgevoerd zijn door de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. De essentie van dit rekenkameronderzoek is om vast te stellen in hoeverre de aanbevelingen uit rapporten zijn opgevolgd. Daarnaast is het ook een manier voor de huidige rekenkamercommissie om haar eigen effectiviteit te evalueren. Een doorwerkingsonderzoek gaat verder dan het vaststellen of de implementatie van aanbevelingen is afgerond.

Het is vooral een manier om vast te stellen op welke manier het proces om invulling te geven aan deze aanbevelingen is ingezet en welke punten hierbij nog nadere aandacht vragen. Daardoor biedt een doorwerkingsonderzoek tevens de mogelijkheid om tussentijds, aan de hand van de bevindingen, aanbevelingen mee te geven die ondersteuning kunnen bieden in het vervolg van het implementatieproces. Leeswijzer Deze notitie is als volgt opgebouwd. Gestart wordt met een beschrijving van de opzet van het onderzoek (hoofdstuk 2), waarna u in hoofdstuk 3 de status van de aanbevelingen per onderzoeksrapport aantreft, in hoofdstuk 4 de conclusies en in hoofdstuk 5 de aanbevelingen. De bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders en het nawoord van de rekenkamercommissie zijn opgenomen in bijlage 6.1 en 6.2.

2 Opzet onderzoek Doel van dit onderzoek is om vast te stellen in hoeverre de aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten zijn opgevolgd en wat de gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie én de huidige rekenkamercommissie Rheden hiervan kunnen leren. In paragraaf 2.1 staan de onderzoeksvragen en deelvragen centraal en in paragraaf 2.2 is de onderzoeksaanpak beschreven.

2.1

Onderzoeksvragen

De centrale onderzoeksvraag is: Hoe effectief zijn de gedane onderzoeken en de destijds geformuleerde aanbevelingen van de voormalige en huidige rekenkamercommissie Rheden in de periode 2015-2020 geweest, en welke leerpunten zijn hieruit te trekken voor de huidige rekenkamercommissie Rheden, de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad?

3

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

De centrale onderzoeksvraag is uitgewerkt in de volgende deelvragen. 1. In welke mate zijn de aanbevelingen uit onderzoeken in de periode van 2015 t/m 2020 die zijn overgenomen door de gemeenteraad, opgevolgd door de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie? 2. In welke mate zijn de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport “EFFECTIVITEIT EIGEN AANBEVELINGEN” van september 2015 opgevolgd? 3. Hoe zijn de onderzoeken en de aanbevelingen ervaren? 4. Zijn er procedureafspraken ten aanzien van de aanbevelingen van de voormalige en huidige RKC en de uitvoering hiervan en hoe functioneren deze? 5. Wat kunnen gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie en de huidige RKC leren uit de beantwoording van voorgaande vragen?

2.2

Afbakening onderzoek en normenkader

Het onderzoek betreft de navolgende rapportages: • • • • • •

Toezicht en handhaving in het fysieke domein (2020) Programmabegroting (2020) Armoede en Minimabeleid (2017) Ruimte voor initiatieven (2017) Subsidiebeleid in de gemeente Rheden (2015) Effectiviteit eigen aanbevelingen rekenkamercommissie Rheden (2015)

Het onderzoek “Onderzoek naar meldingen in de openbare ruimte (2020)” blijft hierbij buiten beschouwing omdat het een Doe-mee onderzoek van de NVRR betrof dat vooral resulteerde in operationele aanbevelingen en derhalve niet ter besluitvorming maar ter kennisname aan de gemeenteraad is voorgelegd. Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen wordt gebruikgemaakt van een normenkader. Het normenkader treft u aan in bijlage 4.

2.3

Aard en vorm van het onderzoek

Het onderzoek heeft plaatsgevonden in de periode van september tot december 2022 en is uitgevoerd in eigen beheer door de externe leden van de rekenkamercommissie Rheden. Beknopt weergegeven zijn tijdens het onderzoek de volgende stappen doorlopen: Stap 1: Opstellen formulieren doorwerking rekenkameronderzoek en Startbijeenkomst Het normenkader (zie bijlage 4) is vertaald naar een formulier doorwerking en deze is, na een startbijeenkomst met betrokkenen, ter beantwoording voorgelegd aan de ambtelijke organisatie en de griffier. Hiertoe heeft niet alleen documentenonderzoek, maar ook groepsinterviews plaatsgevonden. Stap 2: Analyse fase. Doel van deze fase is om antwoorden te verkrijgen op deelvragen 1 tot en met 4: de opvolging en ervaring van de aanbevelingen uit de onderzoeken uit 2016-2020, het eerdere evaluatieonderzoek en de procedure. Documentenonderzoek De aangeleverde documenten zijn geanalyseerd en waar nodig is aanvullende documentatie opgevraagd.

4

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

(Groeps)interviews Om meer informatie en toelichting te krijgen over de status van de aanbevelingen, het effect ervan en de procedure hebben (groeps)interviews plaatsgevonden met de betrokken beleidsmedewerker(s), de griffier, een vertegenwoordiging van de gemeenteraad én de Rekenkamercommissie. Van de gesprekken zijn verslagen gemaakt, die ter accordering aan de gesprekspartners zijn voorgelegd. Stap 3: Rapportage Op basis van de ingevulde overzichten en ontvangen documenten zijn de bevindingen van de onderzoeker per aanbeveling weergegeven met een stoplicht (groen, oranje of rood). De bevindingen zijn ter correctie op feitelijke onjuistheden voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. Daarna is het rapport aangevuld met conclusies en aanbevelingen en voor een bestuurlijke reactie aangeboden aan het college. De bestuurlijke reactie en het nawoord van de rekenkamercommissie zijn opgenomen in bijlage 1 en 2.

3 Opvolging aanbevelingen In dit hoofdstuk zoeken we antwoord op de eerste en tweede deelvraag: 1. In welke mate zijn de aanbevelingen uit onderzoeken in de periode van 2015 t/m 2020 die zijn overgenomen door de gemeenteraad, opgevolgd door de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie? 2. In welke mate zijn de aanbevelingen uit het rapport “EFFECTIVITEIT EIGEN AANBEVELINGEN” van september 2015 opgevolgd?

In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in de mate waarin de aanbevelingen daadwerkelijk uitgevoerd zijn door de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Het betreft de volgende onderzoeken (paragraaf 3.1 tot en met 3.5): • Subsidiebeleid in de gemeente Rheden (2015) • Ruimte voor initiatieven (2017) • Armoede en Minimabeleid (2017) • Programmabegroting (2020) • Toezicht en handhaving in het fysieke domein (2020) In paragraaf 3.6 volgt een analyse van de mate waarin de aanbevelingen zijn opgevolgd uit de vorige evaluatie “Effectiviteit eigen aanbevelingen rekenkamercommissie Rheden (2015)”. In de paragrafen wordt volstaan met een algemene bevinding per rapport en de aandachtspunten die er op dit moment nog zijn. De onderliggende, gedetailleerde stoplichtenrapportage is opgenomen in bijlage 5.

3.1

Subsidiebeleid in de gemeente Rheden (2015)

Dit rapport gaat over het verstrekken van subsidies; niet over het genereren van subsidies. Alle aanbevelingen (5 in totaal) zijn geheel of gedeeltelijk opgepakt en vooral in de periode tot 2017 is uitvoering gegeven aan de aanbevelingen. Maar, 7 jaar na het verschijnen van het rekenkamerrapport, zijn nog geen van de aanbevelingen geheel afgerond. Dat is, volgens de ambtelijke organisatie, vooral te wijten aan personele ondercapaciteit in de periode 2017 – 2021. Naar aanleiding van de aanbevelingen is een subsidiecoördinator aangenomen die alle aanvragen registreert en voorbereidt voor het domein Samenleving. 5

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

Aanbevelingen of onderdelen van aanbevelingen die nog aandacht behoeven zijn: •

• •

•

Binnen het sociaal domein is een subsidiecoördinator aangesteld. Er vindt geen sociaal domein overstijgende, overkoepelend coördinatie en sturing op subsidies plaats. Ook het overzicht van subsidies die de gemeente verstrekt omvat alleen de subsidies uit het sociaal domein. Er is geen algemeen beleidskader subsidies en het evalueren van de effectiviteit van de inzet van subsidies in algemene zin vindt niet plaats. De werkprocessen zijn niet beschreven en er wordt geen registratiesysteem gebruikt dat het mogelijk maakt om het subsidieproces te monitoren. Van jaarlijkse basissubsidies onder de € 5.000, - wordt alleen periodiek getoetst of deze bijdragen aan het algemene doel van samenredzaamheid. In subsidieverzoeken boven de € 5.000, - dient te worden aangegeven op welke wijze de activiteit bijdraagt aan het realiseren van de doelen van het betreffende beleidsterrein. In een aantal beleidsnota’s (zoals de Cultuurnota of de nota Minimabeleid en schuldhulpverlening) zijn meetbare doelstellingen en indicatoren opgenomen en in andere beleidsnota´s (zoals het meerjarenbeleidsplan Sociaal Domein) zijn de doelstellingen algemeen van aard. De outcome wordt gemeten op basis van de informatie die door de subsidieontvanger bij het subsidieverzoek en bij de verantwoording hiervan wordt aangeleverd.

De toelichting op de financiële verordening is nog niet geactualiseerd teneinde de toelichting op de inhoud te laten aansluiten. Planning is dat deze in 2022 zal worden herzien en begin 2023 aan de gemeenteraad ter besluitvorming zal worden voorgelegd.

3.2

Ruimte voor initiatieven (2017)

Alle aanbevelingen (6 in totaal) zijn geheel of gedeeltelijk opgepakt maar het grootste deel van de aanbevelingen is, 5 jaar na het verschijnen van het rekenkamerrapport, hetzij (nog) niet volledig in uitvoering genomen of nog niet afgerond. In 2018 zijn 3 ontwikkelmanagers gestart met de opdracht om ideeën, initiatieven en wensen vanuit de samenleving op te halen en als verbinder de afstand te verkleinen tussen de gemeente Rheden (ambtelijk en bestuurlijk) en haar inwoners, maatschappelijke organisaties, ondernemers, onderwijs en andere belangengroepen. Belangrijkste doel was om de sociale cohesie te bevorderen. Idee was dat deze manier van werken niet alleen de mogelijkheid zou bieden om initiatieven uit de samenleving verder te brengen maar ook om de ambtelijke organisatie te leren over hun rol in deze processen ten opzichte van andere partners en hierbij de grenzen op te zoeken. Door het wegvallen van twee van de drie ontwikkelmanagers, de wijze waarop de ambtelijke organisatie is ingericht en de hoge werkdruk die medewerkers ervaren, staat spanning op het realiseren van deze doelstelling. Aanbevelingen of onderdelen van aanbevelingen die nog aandacht behoeven zijn: •

•

•

Tijdens de behandeling van het rekenkamerrapport in de gemeenteraad van juni 2017 is door de raad de motie ‘Optimaal ruimte voor initiatieven’ aangenomen. In deze motie werd de opdracht uitgesproken om voor het einde van 2017 een bijeenkomst te organiseren met het college, de gemeenteraad en de inwoners van de gemeente Rheden om te praten over ieders eigen rol; het spanningsveld tussen ‘Initiatief – algemeen belang’ en ‘regels – ruimte’ en het loslaten met of zonder grenzen. Dit zou moeten uitmonden in een participatienota. Deze bijeenkomst heeft op 21 november 2017 plaatsgevonden maar uiteindelijk is hierop geen vervolg gekomen. Dit was een bewuste keuze (zie volgende bullet). Een beleidsnotitie ‘overheidsparticipatie/ruimte voor initiatieven’ is nooit vastgesteld, met als gevolg dat (nog) niet is vastgelegd wat de gemeente wil realiseren, waaruit dat blijkt en hoe de resultaten worden gemonitord. Dit was een bewuste keuze van het college, dat koos voor ‘te leren door te doen’. In de nabije toekomst zal wel een participatienota worden opgesteld, omdat dit een vereiste is vanuit de Omgevingswet. Communicatie en informatievoorziening aan inwoners vindt voornamelijk via de website: “www.ikbuurtmee.nl” plaats. Via deze werkwijze zijn 35% van de huishoudens bij dit 6

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

•

3.3

Rekenkamercommissie Rheden

platform betrokken. Uit de ter beschikking gestelde stukken is niet gebleken van een actieve informatievoorziening aan ondernemers. Noch dat op dit moment, buiten “www.ikbuurtmee.nl”, ervaringen structureel worden verzameld en een structureel proces van leren en verbeteren is ingericht. De intentie om het “ja, tenzij...”-principe te hanteren is er. Zo is bijvoorbeeld in het sjabloon B&W-voorstel het kopje ‘informeren’ gewijzigd in ‘communicatie en participatie’. Maar van een echte cultuuromslag binnen de organisatie is nog geen sprake al wordt hierop, volgens het directieteam, momenteel integraal gestuurd. Een hoge werkdruk wordt als een van de redenen hiervoor aangedragen. Er zijn (nog) geen heldere spelregels opgesteld die houvast kunnen bieden aan medewerkers van de ambtelijke organisatie en duidelijkheid en heldere verwachtingen bij de initiatiefnemer. Het innovatieoverleg waarin deze knelpunten in het verleden konden worden besproken is weggevallen.

Armoede en Minimabeleid (2017)

Alle aanbevelingen (13 in totaal) zijn geheel of gedeeltelijk opgepakt en de ambtelijke organisatie heeft stevig ingezet op de implementatie ervan; met als resultaat dat, 5 jaar na het verschijnen van het rekenkamerrapport, het grootste deel van de aanbevelingen inmiddels is afgerond. Op 23 februari 2021 is het beleidskader minima- en schuldhulpverlening 2021 – 2024 ‘Iedereen doet mee’ geamendeerd vastgesteld. In bijlage 6 van dit beleidskader is, op verzoek van de gemeenteraad, per aanbeveling uit het rekenkamerrapport opgenomen hoe deze in het beleidskader zijn verwerkt. Aanbevelingen of onderdelen van aanbevelingen die nog aandacht behoeven zijn: •

•

•

•

3.4

De bekendheid met regelingen onder inwoners met een laag inkomen die geen gebruik maken van een minimaregeling, wordt gemeten maar zijn vanwege het lage aantal respondenten indicatief en niet representatief. Maatschappelijke partners zijn hierover wel bevraagd. Het merendeel van hen is (zeer) ontevreden over de bekendheid van regelingen bij inwoners die baat hebben bij deze regeling. Hoewel intensief met partners wordt samengewerkt, blijkt uit de aangeleverde gegevens niet dat regelingen door partners op een outreachende (erop uit; mensen op straat of in hun eigen huis opzoeken) wijze onder de aandacht bij kwetsbare groepen worden gebracht. Er vindt actieve communicatie plaats over de verschillende minimaregelingen. Desalniettemin is het gebruik van de regelingen, waaronder het Kindpakket in de periode vanaf 2019 afgenomen. Als verklaring hiervoor wordt gegeven dat er vanwege Covid 19 minder contact met de doelgroep was. In 2021 is een nulmeting uitgevoerd, om te kunnen toetsen in welke mate de ambitie om de toegang te vereenvoudigen wordt gerealiseerd. Het betreft werk in uitvoering en het is nog te vroeg in het proces om hier uitspraken over te kunnen doen. Nog niet is overwogen of toekenning van een maatregel voor meerdere jaren een optie is.

In het beleidsplan is het opstellen van een monitor sociaal domein niet opgenomen als actiepunt; aangegeven wordt dat deze monitor beschikbaar is via “Waarstaatjegemeente.nl”. Op dit moment wordt wel gewerkt aan de totstandkoming van een dergelijke gemeentelijke monitor. In het beleidsplan zijn geen evaluatie- en rapportagemomenten vastgelegd; wel krijgt de gemeenteraad tweejaarlijks een factsheet aangereikt. De eerste in 2021 omvatte een nulmeting, naar de bekendheid en gebruik van minimaregelingen. Daarnaast is de gemeenteraad, op zijn verzoek, op 16 november 2022, lopende het onderzoek, geïnformeerd over de stand van zaken van het minimabeleid en financiële hulpverlening.

Programmabegroting (2020)

Alle aanbevelingen (4 in totaal) zijn opgepakt en door de ambtelijke organisatie, de gemeenteraad en het college is inmiddels al veel voortgang geboekt. Omdat gekozen is voor een groeimodel is het grootste deel van de aanbevelingen, 2 jaar na het verschijnen van het rekenkamerrapport, 7

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

(nog) niet volledig afgerond. De gemeenteraad heeft tijdens de behandeling van het rekenkamerrapport een amendement aangenomen: “Aan de slag met het advies van de rekenkamercommissie”, waarbij een projectgroep: “Betere sturing op de toekomst” werd ingesteld, met als opdracht om te kijken of er verbeteringen voor de structuur van de begroting 2021 konden worden meegegeven. Naar aanleiding daarvan zijn diverse duidelijke normen door de gemeenteraad vastgesteld. Het proces wordt door de gemeenteraad begeleid via de Financiële Commissie. In de toekomst zal de discussie naar verwachting meer gaan over de verfijning van de (beleids)indicatoren. De vraag is of de Financiële Commissie ook ten aanzien van dit aspect de vinger aan de pols blijft houden of dat dit op een andere manier wordt belegd. Er is een organisatie-breed project “doorontwikkeling programmabegroting” opgestart, waarbij een nieuw logisch kader (zogenaamde doelenboom) en andere spelregels zijn vastgesteld waarbij de informatiebehoefte van de gemeenteraad als vertrekpunt is genomen. Doelstelling van het project is dat in 2025 de gehele programmabegroting aan het logisch kader voldoet dat de gemeenteraad heeft meegegeven. Aanbevelingen of onderdelen van aanbevelingen die nog aandacht behoeven zijn: •

•

• •

3.5

Het is op dit moment nog niet mogelijk om een duidelijke relatie te leggen tussen de 3 Wvragen omdat de 3e W-vraag nog niet is opgenomen. In de Programmabegroting 2023 zijn de eerste 2 W-vragen (Wat willen we bereiken en Wat gaan we daarvoor doen?) wel opgenomen. De 3e W-vraag (Wat mag het kosten?) volgt in de Programmabegroting 2024, waarbij expliciet een koppeling tussen de doelenboom en de middelen die beschikbaar zijn zal worden gemaakt. Omdat op dit moment het nog niet bekend is op welk niveau de 3e W vraag wordt uitgewerkt (programma, thema, doel), kan nog niet worden vastgesteld in welke mate de uitwerking resulteert in voldoende inzicht in samenhang tussen de 3 W’s en de Raad daarmee voldoende in staat stelt om (financiële) keuzes te maken en zijn controlerende taak adequaat te vervullen. In de Programmabegroting 2023 zijn indicatoren en risico’s benoemd. Omdat er relatief veel resultaten (als uitwerking van de doelen) zijn opgenomen in de programma’s is de lijst met indicatoren ook lang. De geschiktheid van benoemde indicatoren is nog niet beoordeeld (waaronder op actualiteit en continuïteit). Ook zijn de risico’s op hoofdlijnen benoemd, maar zijn deze (nog) niet in financiële zin vertaald. Daarnaast wordt in de programmabegroting nog geen inzicht gegeven in de beïnvloedbare en niet beïnvloedbare kosten.

Het streven is om de bestuursrapportages vanaf 2023 te laten aansluiten op de nieuwe opzet van de programmabegroting. Er is (nog) geen procesbeschrijving en de kwaliteitsbewaking van de vulling van de programma’s is ook (nog) niet bij één persoon in de ambtelijke organisatie neergelegd. De vulling is de verantwoordelijkheid van beleidsmedewerkers, financieel adviseurs en de managers, in afstemming met de portefeuillehouder. Per programma zijn er 2 medewerkers samen verantwoordelijk voor de kwaliteitsbewaking. Communicatie krijgt een belangrijke rol in de eindredactie.

Toezicht en handhaving in het fysieke domein (2020)

Alle aanbevelingen (12 in totaal) zijn geheel of gedeeltelijk opgepakt en door de ambtelijke organisatie is, zeker vanaf de start van het Programma Implementatie Omgevingswet, veel in gang gezet. Een groot deel van de aanbevelingen is, 2 jaar na het verschijnen van het rekenkamerrapport, inmiddels gerealiseerd; daarnaast is ook nog een groot deel in uitvoering. Het aantrekken van een programmamanager en het formeren van een projectteam heeft geleid tot de gewenste versnelling van de implementatie van de Omgevingswet. Op basis van een risicoanalyse is een nieuw beleidsplan opgesteld met daarin prioriteiten en doelstellingen en een meetbare doelstelling waarbij men streeft naar 85% naleving. Het Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH)-Beleid is vastgesteld tot en met 2024 omdat dan naar verwachting de omgevingsvisie gereed is, waarbij de gemeenteraad een kaderstellende rol vervult.

8

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

Aanbevelingen of onderdelen van aanbevelingen die nog aandacht behoeven zijn: •

•

•

3.6

Vanaf januari 2021 is volop ingezet op de implementatie van de Omgevingswet, maar dat heeft nog niet geleid tot een omgevingsvisie en omgevingsplan. Het maakt onderdeel uit van de planning om deze in 2024 af te ronden.Het is een volgende stap van het Programma Implementatie Omgevingswet. Omdat de omgevingsvisie en het omgevingsplan nog niet zijn vastgesteld, kan op dit moment niet worden vastgesteld of de gemeenteraad vanuit een proactieve houding duidelijke afspraken met het college maakt over het verkrijgen van structurele informatie over de inhoud hiervan, waaronder toezicht en handhaving. Er vindt jaarlijkse afstemming plaats met externe partijen als de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) en de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM). Niet duidelijk is in welke mate er jaarlijks specifiek wordt afgestemd op het meer integraal toezicht houden en handhavend optreden. Wellicht dat ook dit tijdens het implementatietraject voor de Omgevingswet wordt opgepakt. Uit de behandeling van het raadsvoorstel inventarisatie Omgevingsvisie in de raad van 29 november 2022 kan worden afgeleid dat de raad betrokken wil worden bij de totstandkoming van de toekomstvisie Omgevingswet. Dit is evenwel (nog) niet vertaald in een specifiek besluit.

Opvolging aanbevelingen Effectiviteit eigen aanbevelingen

In september 2015 is het onderzoeksrapport “Effectiviteit eigen aanbevelingen van de rekenkamercommissie” verschenen. Op grond van de conclusies van het onderzoek is een aantal aanbevelingen geformuleerd voor de voormalige rekenkamercommissie, de gemeenteraad en het college. We hebben geconstateerd dat, hoewel alle aanbevelingen geheel of gedeeltelijk zijn opgepakt, het grootste deel van de aanbevelingen, 7 jaar na het verschijnen van het rapport, nog niet is afgerond. Mogelijke reden hiervoor is dat tussentijds niet alleen wijzigingen hebben plaatsgevonden in de samenstelling van gemeenteraad, het college en het invullen van de griffiersfunctie, maar ook de bezetting van de rekenkamercommissie die vanaf 2015 geheel is vernieuwd. Aanbevelingen of onderdelen van aanbevelingen die nog aandacht behoeven zijn: •

•

•

•

Hoewel dit door de gesprekspartners niet als specifiek aandachtspunt is meegegeven en de huidige rekenkamercommissie hier alerter op is dan voorheen, is het concreter invullen van het “wanneer” nog steeds een verbeterpunt omdat dit de gemeenteraad beter in staat kan stellen om de uitvoering van de aanbevelingen te monitoren. Er vindt geregeld overleg plaats met de gemeenteraad; meestal op initiatief van de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie was niet opgenomen in het introductieprogramma van de gemeenteraad maar zou hier in de toekomst wel graag een rol in vervullen. Door raadsleden wordt het blijvend monitoren en sturen op de uitvoering van de aanbevelingen als belangrijk knelpunt ervaren, waarvoor men zichzelf verantwoordelijk voelt, maar waarin men ook graag geadviseerd zou willen worden. Als voorbeeld wordt gegeven om jaarlijks tijdens een bijeenkomst de status van de aanbevelingen te bespreken. Reacties van het college zijn nog steeds vrij algemeen geformuleerd, waarbij niet duidelijk en specifiek wordt aangegeven welke aanbevelingen wel of niet (en waarom) worden ondersteund. Ook wordt in de regel in de bestuurlijke reactie nog niet specifiek aangegeven wat, welke afdeling van de ambtelijke organisatie op welke termijn gaat doen. Het college en de ambtelijke organisatie zijn hiertoe wel graag bereid.

Het college onderschrijft het belang van het maken van duidelijke afspraken en is graag bereid om dit in afstemming met de Griffie te monitoren.

9

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

4 Hoe zijn aanbevelingen ervaren en gemonitord? In dit hoofdstuk onderzoeken we de derde en vierde deelvraag: 3. Hoe zijn de onderzoeken en de aanbevelingen ervaren? 4. Zijn er procedureafspraken ten aanzien van de aanbevelingen van de RKC en de uitvoering hiervan en hoe functioneren deze?

4.1

Kwantiteit en kwaliteit van de aanbevelingen

Uit zowel de ingevulde vragenlijsten als uit de gesprekken volgt dat de aanbevelingen als bruikbaar en herkenbaar worden beoordeeld en dat ook het aantal aanbevelingen prima is. Ook is men het erover eens dat de aanbevelingen tot verbeteringen in het beleid hebben geleid. Aangegeven wordt dat de aanbevelingen concreet en behapbaar zijn, de onderwerpen van de onderzoeken relevant en de rapporten goed leesbaar. In het kader van het armoede en minimabeleid wordt opgemerkt dat een aantal aanbevelingen inmiddels op gespannen voet staat met de privacywetgeving. Wat ook is opgevallen is dat de aanbevelingen soms wat wollig zijn verwoord, dat de mate van diepgang varieert en dat de aanbevelingen zich soms te veel op “het hoe” richten, wat volgens de ambtelijke organisatie belemmerend kan werken. De gesproken leden van de gemeenteraad geven daarentegen weer aan dat specifieke en uitgewerkte aanbevelingen juist helpen bij de implementatie. Vanuit de ambtelijke organisatie worden als tips meegegeven: • •

Zet het gehele proces in een (gezamenlijke) planning. Van het uitbrengen van een rapportage, de besprekingen, het ontwerp tot en met de evaluatie. Ga voordat een rapport in het besluitvormingsproces gaat, met elkaar in gesprek over wat binnen een bepaalde termijn haalbaar is, zodat de gemeenteraad hiervoor ook een doel kan stellen.

Als tips geven de raadsleden aan de rekenkamercommissie mee: •

• • • •

Zorg ervoor om ook na de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers de betrokkenheid van de gemeenteraad te organiseren. Het is belangrijk dat er ambassadeurs zijn in de gemeenteraad. Blijf trouw aan je onafhankelijke rol. Het is goed dat dossiers vanuit een niet politieke bril worden bekeken. Zoek vooral onze blinde vlekken op. De rekenkamercommissie helpt ons om het van een grotere afstand te bekijken, de grote lijnen te zien. Geef ons advies over wat nodig is zodat we de borging op orde krijgen en de aanbevelingen van de verschillende rapporten blijven monitoren. Zorg dat de rapporten goed te vinden zijn. Raadsleden geven aan nu moeite te hebben om de rapporten in Ibabs terug te vinden.

De raadsleden hebben ook adviezen voor zichzelf, hieronder de genoemde: • •

•

We moeten met elkaar afspraken maken over hoe we de monitoring beter borgen. Dat is op dit moment onvoldoende geregeld. Het is verstandig, zeker voor nieuwe raadsleden, om oudere rekenkamerrapporten nog eens door te lezen. Deze bevatten veel informatie, helpen de grote lijnen te zien en inzicht te krijgen in wat hier in het verleden over is besloten. Zorg dat er ook na de inwerkingtreding van de nieuwe wet een klein comité is dat verbonden blijft met de rekenkamercommissie. 10

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

• • •

Rekenkamercommissie Rheden

Agendeer oudere besluiten en aanbevelingen periodiek in de fractievergaderingen om de status hiervan te bespreken. Je kunt zelf een heleboel; bijvoorbeeld door de lange termijnplanning periodiek op de agenda van de fractievergadering te zetten. De samenwerking tussen gemeenteraad, college en ambtelijk organisatie op de agenda te plaatsen. Dit onder meer omdat de kwaliteit van de raadsvoorstellen vaker leidt tot veel technische vragen en er beperkt contact met de ambtelijke organisatie mogelijk is.

Het is de rekenkamercommissie opgevallen dat met name het aantal aanbevelingen tussen de verschillende rapporten enorm varieert en dat niet in alle rapporten een tijdpad wordt benoemd. De rekenkamercommissie wil aanbevelingen graag zo kort en krachtig als mogelijk formuleren maar wel met voldoende toelichting, zodat de betekenis van de aanbeveling voor iedereen duidelijk is. Daarnaast is het soms een hele bewuste keuze om richtlijnen voor “het hoe” mee te geven omdat dit nodig wordt geacht om de raad te faciliteren in zijn kaderstellende en/of controlerende taak. De rekenkamercommissie wil graag zo weinig mogelijk aanbevelingen formuleren, maar wil hier geen maximum aan verbinden; als de inhoud het nodig maakt, kunnen er meer aanbevelingen nodig zijn.

4.2

Besluitvorming en monitoring

In het algemeen vindt de besluitvorming als volgt plaats: • De griffier stelt een concept raadsvoorstel en raadsbesluit op. Het raadsbesluit heeft altijd dezelfde strekking: “De aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamercommissie Rheden overnemen en het college verzoeken hier uitvoering aan te geven.” • Een onderzoeksrapport wordt door de rekenkamercommissie Rheden gepresenteerd in een vergadering, waarbij door raadsleden tevens vragen kunnen worden gesteld naar aanleiding van het rapport. • Uit de besluiten wordt niet duidelijk wat de opinie is van de raad over de reactie van het college. Ten aanzien van de monitoring van de aanbevelingen blijkt dat: • Er geen algemene procedureafspraken zijn met betrekking tot het informeren van de gemeenteraad over de voortgang van de overgenomen aanbevelingen. • Over de status van de aanbevelingen niet wordt gerapporteerd. • Hier op bepaalde momenten door raadsleden naar wordt gevraagd, maar meer op adhoc basis en niet planmatig. • Er is een lijst met bestuurlijke toezeggingen die maandelijks wordt besproken in het bestuurlijk coördinatie overleg, maar daar maken de aanbevelingen van de rekenkamercommissie (nog) geen onderdeel vanuit. • In het griffieplan, dat recent is besproken met de fractievoorzitters, wordt voorgesteld de bezetting van de griffie uit te breiden met een raadsadviseur.

Op die manier heeft de griffie meer tijd om te kijken naar de kwaliteit van voorstellen en het monitoren van moties en toezeggingen.

11

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

5 Conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk geven we antwoord op de laatste deelvraag: 5. Wat kunnen gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie en RKC leren uit de beantwoording van voorgaande vragen?

5.1

Conclusies

Veel aanbevelingen opgepakt, maar ook nog veel niet afgerond Bijna alle aanbevelingen zijn opgepakt, maar ook nog veel hiervan zijn nog niet (geheel) gerealiseerd. De mate waarin de aanbevelingen zijn afgerond en de wijze waarop deze zijn vormgegeven variëren sterk per onderzoek. Zo is, 7 jaar na het verschijnen van het rapport Subsidiebeleid van de gemeente Rheden nog geen van de 5 aanbevelingen afgerond; terwijl het grootste deel van de 13 aanbevelingen van het rapport Armoede- en minimabeleid 5 jaar na het verschijnen van het rapport zijn gerealiseerd en een groot deel van de 12 aanbevelingen van het rapport Toezicht en handhaving 2 jaar na het verschijnen van het rapport. De reden dat aanbevelingen nog niet (geheel) zijn doorgevoerd wordt gezocht in de beperkte beschikbare ambtelijke capaciteit (bijvoorbeeld bij subsidiebeleid en ruimte voor initiatieven) maar ook het grote verloop van medewerkers in de ambtelijke organisatie of het feit dat is gekozen voor een groeimodel (bijvoorbeeld bij de programmabegroting). Rekenkamercommissie heeft zelf ook nog niet alle aanbevelingen afgerond Ook ten aanzien van de rekenkamercommissie zelf geldt dat het grootste deel van de aanbevelingen, 7 jaar na het verschijnen van het rapport, nog niet is afgerond.

Een van de oorzaken hiervan is dat de bezetting van de rekenkamercommissie vanaf 2015 geheel is vernieuwd en de onderzoeksrapporten qua conclusies en aanbevelingen anders vorm hebben gekregen. Tevens zijn de doelstellingen van een aantal aanbevelingen op een andere wijze bereikt dan in de aanbevelingen omschreven. De kwantiteit en kwaliteit van de aanbevelingen zijn goed; de diepgang varieert De aanbevelingen uit de rapporten worden als bruikbaar en herkenbaar beoordeeld en ook het aantal aanbevelingen als prima. Het feit dat het aantal aanbevelingen per rapport sterk varieert, maakt blijkbaar geen verschil. Er dient geen beperking te zijn in het aantal aanbevelingen echter deze dienen wel altijd ter zake doende te zijn. Ook is men het erover eens dat de aanbevelingen tot verbeteringen in het beleid hebben geleid. Aanbevelingen worden als concreet en behapbaar beoordeeld, de onderwerpen van de onderzoeken relevant en de rapporten goed leesbaar. Wel wordt erop gewezen dat de diepgang van de aanbevelingen varieert van algemeen en ‘wollig’ tot zeer concreet en gedetailleerd. Gemeenteraad monitort status aanbevelingen niet gestructureerd Er is geen algemene procedure met betrekking tot het informeren van de gemeenteraad van Rheden over de voortgang van de overgenomen aanbevelingen. Over de status van de aanbevelingen wordt dan ook niet gerapporteerd.

Op bepaalde momenten wordt door raadsleden naar de status van de aanbevelingen gevraagd, maar meer op ad hoc basis en niet planmatig; vooral naar aanleiding van het rapport Toezicht en handhaving. Daarnaast heeft de gemeenteraad in het beleidsplan Armoede- en minimabeleid verzocht om in een bijlage op te nemen op welke wijze uitvoering wordt gegeven aan het rapport van de rekenkamercommissie en speelt de gemeenteraad zelf een actieve rol bij het realiseren van de aanbevelingen uit het rapport naar de programmabegroting. De gemeenteraad wil de monitoring graag beter borgen.

12

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

5.2

Rekenkamercommissie Rheden

Aanbevelingen

1. Gemeenteraad: Verzoek het college: a. Om u te informeren over het moment dat zij verwacht de nog lopende aanbevelingen af te ronden, met specifieke aandacht voor de aandachtspunten benoemd in hoofdstuk 3; b. U jaarlijks op de hoogte te stellen van de voortgang van de aanbevelingen van de rekenkamer(commissie); ook ten aanzien van toekomstige rapporten; c. Ten aanzien van toekomstige aanbevelingen die voorzien in het opstellen van een beleidsplan, in een bijlage aan te geven op welke wijze aan de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport uitvoering zal worden gegeven. Zoals dit ook in het beleidsplan Armoede- en minimabeleid is gebeurd. 2. College: Ga voort met uitvoering te geven aan aanbevelingen en aandachtspunten als benoemd in hoofdstuk 3. Wij vragen vooral aandacht voor de volgende onderwerpen: a. Subsidiebeleid: Formuleer een beleidskader subsidieverstrekking dat alle beleidsterreinen bestrijkt en ter besluitvorming aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Vertaal dit vervolgens in een werkproces inclusief een totaaloverzicht van alle subsidies. Dit geldt ook voor het vormgeven van centrale sturing op het proces met behulp van een hiervoor passend registratiesysteem. Wij gaan ervan uit aanpassing van de financiële verordening inmiddels of anders binnenkort wordt gerealiseerd; b.

Ruimte voor initiatieven: Besteed in de Participatienota die in het kader van de Omgevingswet wordt opgesteld niet alleen aandacht aan wat de gemeente wil realiseren, waaruit dat blijkt en hoe de resultaten worden gemonitord, maar ook aan het spanningsveld tussen het initiatief en het algemeen belang en de rol van de gemeenteraad. Zorg voor een informatievoorziening gericht op alle belanghebbenden in de gemeente Rheden; inwoners, organisaties en bedrijven. Informatievoorziening die niet alleen voorziet op het verstrekken, maar ook op ontvangen om het zo mogelijk te maken een structureel proces in te richten van leren en verbeteren. Wij gaan ervan uit dat vanuit het programma Implementatie Omgevingswet en vanuit het Directieteam verder zal worden ingezet om de cultuuromslag die nodig is om te komen van ‘nee, maar’ tot ‘ja, tenzij’; c. Armoede en minimabeleid: Ga voort op de voortvarende wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de aanbevelingen van het rekenkamerrapport. Zoek hierbij naar nieuwe mogelijkheden om kwetsbare groepen te bereiken en het gebruik van de voor hen gecreëerde regelingen te stimuleren. Monitor dit. Stel in de loop van 2023 op basis van de nulmeting uit 2021 vast in welke mate de toegang voor deze doelgroep is vereenvoudigd. Ga verder met de ontwikkeling van de monitor Sociaal Domein en presenteer deze in een inhoudelijke sessie met de gemeenteraad. d.

Programmabegroting: Ga voort op de voortvarende wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de aanbevelingen van het rekenkamerrapport. Zorg voor een dusdanige samenhang tussen de vragen 1) wat willen we als gemeenteraad bereiken, 2) wat gaat het college ervoor doen qua activiteiten en 3) wat mag het kosten. Zodat de gemeenteraad daarmee voldoende in staat is om (financiële) keuzes te maken en zijn controlerende taak adequaat te vervullen. Zet hierbij in op een beperkte en passende set indicatoren die resultaten meten (niet zozeer activiteiten) en jaarlijks gemeten worden. Ga verder in het vertalen van risico’s van inhoud naar financiën en beleg de kwaliteitsbewaking van de vulling van de programmabegroting centraal. We gaan ervan uit dat de bestuursrapportages vanaf 2023 aansluiten op de nieuwe opzet van de programmabegroting. e. Toezicht en handhaving in het fysieke domein: Ga voort met het implementeren van de aanbevelingen die met het Programma Implementatie Omgevingswet in een versnelling is gekomen. Besteed in de afstemming die u heeft met externe partijen als de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) en de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) ook aandacht aan hoe meer integraal toezicht kan worden 13

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

gehouden en handhavend worden opgetreden. Wij gaan ervan uit dat de overige aandachtspunten in het implementatietraject Omgevingswet worden opgepakt. 3. College: Geef in uw reactie op toekomstige rekenkamerrapporten duidelijk en specifiek aan welke aanbevelingen u wel en niet ondersteunt en waarom. Geef, voorafgaand aan de behandeling in de gemeenteraad, specifiek aan wat, welke afdeling van de ambtelijke organisatie op welke termijn gaat doen. Stem met de griffie af hoe dit kan worden gemonitord. 4. Gemeenteraad: Verzoek de griffie om de aanbevelingen die aan u en aan het college zijn gericht en die zijn overgenomen op te nemen in de meerjarenagenda en te onderzoeken of het mogelijk is de status van alle aanbevelingen uit rekenkamerrapporten op te nemen in een overzicht in IBABS. 5. Gemeenteraad, College en Rekenkamer(commissie): Spreek met elkaar af om jaarlijks, in de maand mei, de status van de aanbevelingen uit rekenkamerrapporten, alsmede het jaarverslag van de rekenkamer(commissie) te agenderen voor een oriënterende avond. Het college zorgt voor een voortgangsrapportage over de aanbevelingen die aan haar zijn gericht. De gemeenteraad wijst aan wie zorgdraagt voor een overzicht van de aanbevelingen die aan de gemeenteraad zijn gericht. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de auditcommissie of de griffie.

De rekenkamer(commissie) zorgt voor toelichting op haar jaarverslag. 6. College en Gemeenteraad: Uit ons onderzoek is meermaals gebleken dat gebrek aan personele (ambtelijke) capaciteit heeft geleid tot vertraging in de uitvoering van de aanbevelingen. Wij vragen u om hier aandacht voor te hebben en waar nodig maatregelen te treffen. Om dit te kunnen beoordelen is het vergaren van meer informatie noodzakelijk. Wij als rekenkamercommissie zullen mede vanuit dit perspectief een onderzoek opstarten gericht op het in kaart brengen van het samenspel tussen gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie en, waar gewenst, met mogelijke verbetervoorstellen komen.

14

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

BIJLAGEN

15

Rekenkamercommissie Rheden

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

1 Reactie van het college van B & W Reactie college bij advies rekenkamercommissie over effectiviteit aanbevelingen Algemeen Bedankt voor de terugkoppeling op de aanbevelingen en de ruimte om een reactie te geven. Wij waarderen de heldere en grondige werkwijze van de rekenkamercommissie voor het beoordelen van de effectiviteit van hun aanbevelingen. Dit rapport helpt ons niet alleen inzicht te krijgen in de opvolging van bevindingen maar ook en vooral om te leren van de wijze waarop we dat gedaan hebben. Hiermee draagt het bij aan het lerend vermogen van onze gemeente. We kunnen alle nieuwe adviezen op hoofdlijnen onderschrijven. Zoals u in het rapport van de rekenkamer kunt lezen hebben wij aan de eerdere aanbevelingen grotendeels invulling gegeven. Daarbij maken wij altijd een prioritering welke adviezen op korte en welke op langere termijn op te pakken. Reactie op hoofdlijnen Met dit onderzoek naar de effectiviteit van de aanbevelingen heeft de rekenkamer de opvolging van hun aanbevelingen sinds 2015 onder de loep genomen. Daarnaast zijn er conclusies getrokken over de organisatie van de aansturing van opvolging door het College. De rekenkamer concludeert dat bijna alle aanbevelingen zijn opgepakt. Zoals de rekenkamer ook schrijft is de manier van invulling van aanbevelingen en de aanpak, waaronder het tempo, wisselend per onderwerp.

Redenen hiervoor zijn: • Het kost capaciteit om aanbevelingen van de rekenkamer op te pakken, we zullen daardoor altijd een keuze maken op basis van prioriteit; • Het oppakken van grote aanbevelingen vraagt een traject met een langere doorlooptijd. Een sprekend voorbeeld hiervan is de doorontwikkeling van de programmabegroting, dat als groeimodel samen met de Raad wordt opgepakt1. • De aanbevelingen uit oudere onderzoeken zijn mogelijk niet langer of minder relevant, dit maakt het belangrijk dat we ook tussentijds herprioriteren. Ten aanzien van de opvolging van aanbevelingen concludeert de rekenkamer dat er geen afspraken zijn gemaakt over een integrale rapportage over de status van de aanbevelingen en het gesprek daarover tussen Raad en College. Wij onderschrijven de aanbeveling om niet alleen vanuit de inhoud van een individueel rekenkamerrapport met elkaar in gesprek te gaan, maar ook over de integrale voortgang op de aanbevelingen. Qua vorm hoeven we het wiel niet opnieuw uit te vinden: We zouden dit in kunnen passen in de P&C cyclus waarbij we aansluiting kunnen zoeken bij de wijze hoe we in gesprek gaan over de opvolging van aanbevelingen van onze accountant die 2 keer per jaar een ‘onderzoek’ uitvoert. Inhoudelijke reactie op adviezen Onderstaand geven wij per advies onze inhoudelijke reactie, hierbij hebben wij de aanbevelingen samengevat: 1.

Gemeenteraad: Jaarlijks in gesprek over de integrale voortgang op aanbevelingen Reactie college: Wij vinden het een werkbaar voorstel om hierover jaarlijks met de raad in gesprek te gaan over de voortgang plus waar en wanneer inhoudelijke onderwerpen terugkomen. Dit geeft ook ruimte om de prioriteiten en snelheid met elkaar te bepalen. 2. Geef verdere uitvoering aan de aanbevelingen en aandachtspunten; het subsidiebeleid, ruimte voor initiatieven, armoede en minimabeleid, programmabegroting en toezicht en handhaving in het fysieke domein. Reactie college: We houden u vanuit de inhoud per rekenkameronderzoek op de hoogte van de resultaten. Een uitgebreide inhoudelijke reactie op deze vijf onderwerpen past niet

1 Het gezegde “alleen ga je sneller, samen kom je verder” gaat hier mooi op.

16

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

in deze reactie, gemakshalve verwijzen wij u naar eerdere communicatie en verantwoording over die onderwerpen. 3. Geef in uw reactie op toekomstige rekenkamerrapporten duidelijk en specifiek aan welke aanbevelingen u wel en niet ondersteunt en waarom. Geef, voorafgaand aan de behandeling in de gemeenteraad, specifiek aan wat welke afdeling van de ambtelijke organisatie op welke termijn gaat doen en maak afspraken met de griffie over de monitoring. Reactie college: Wij kunnen deze aanbeveling deels omarmen. We zullen in de reactie op toekomstige rekenkamer rapporten aangeven welke aanbevelingen wij wel of niet ondersteunen, inclusief een toelichting daarop. Door welke afdeling het wordt opgepakt en de manier waarop wij hierop sturen is niet relevant voor de raad (noch de griffie), dat het wordt opgepakt en erop gestuurd wordt wel. 4. Gemeenteraad: Verzoek de griffie om de aanbevelingen die zijn overgenomen op te nemen in de meerjarenagenda en te onderzoeken of het mogelijk is om de overgenomen aanbevelingen op te nemen in iBabs. Reactie college: Zie de reactie op aanbeveling 1. Het instrument is wat ons betreft volgend aan de wensen t.a.v. de afstemming. Daarbij dient het instrument in ieder geval helpend te zijn voor ons, het college, en de ambtelijke organisatie. 5. Jaarlijkse bespreking van de status van de aanbevelingen in mei.

Reactie college: Zoals bij de eerste aanbeveling al aangegeven steunen wij het voorstel om jaarlijks in gesprek te gaan over de voortgang op de aanbevelingen. Daarbij raden wij aan deze bespreking aan te sluiten op de reguliere P&C cyclus. Wij stellen echter voor dit niet in mei maar in het najaar te plannen. Mei is namelijk al een drukke periode in de P&C cyclus en daarnaast is het voor ons niet haalbaar om dit voor mei 2023 nog voor te bereiden. 6. Heb aandacht voor de ambtelijke capaciteit en tref waar nodig maatregelen. Reactie college: Met de programmabegroting 2023-2026 is er een been bijgetrokken in de ambtelijke capaciteit. Hierbij is een ingroeimodel afgesproken waardoor de komende jaren meer ruimte ontstaat. Dit neemt niet weg dat het belangrijk is om te beseffen dat elke vraag tijd kost en wij zorgvuldig om moeten gaan met de middelen die wij hebben, zowel in euro’s als in (ambtelijke) capaciteit. Hierdoor is het belangrijk keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Alle betrokkenen hebben hier een rol in, het College door aan te geven welke aanbevelingen zij wel of niet willen overnemen, de Raad door een gemeenschappelijke behoefte op tafel te leggen en kritisch te zijn in de vragen en tot slot de rekenkamer door te helpen in prioriteitstelling bijvoorbeeld door de aanbevelingen voortaan van prioriteit te voorzien.

Met alles wat er op gemeentes afkomt is het onmogelijk om alles te doen, het vraagt keuzes. Gelet hierop vraagt het college zich af of een nader onderzoek naar het in kaart brengen van het samenspel tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie inderdaad de gewenste aanvullende informatie naar voren haalt en wat de meerwaarde daarmee is gezien de benodigde inzet van alle betrokkenen. We zijn benieuwd hoe de verschillende fracties hiernaar kijken.

17

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

2 Nawoord rekenkamercommissie In dit nawoord wil de Rekenkamercommissie Rheden kort ingaan op de bestuurlijke reactie. Wij danken het college voor haar zienswijze en wij stellen vast dat het college zich herkent in het rapport. Daarnaast geeft het college aan dat het rapport niet alleen helpt om inzicht te krijgen in de opvolging van bevindingen maar ook en vooral om te leren van de wijze waarop het college dat heeft gedaan: “Hiermee draagt het bij aan het lerend vermogen van onze gemeente”, aldus het college. Het college is volgens ons gestart met de implementatie van aanbevelingen echter het college dient nog aan diverse aanbevelingen een invulling te geven. Hierbij past een nieuwe planning vanuit het college waarbij de uitvoering tijdens de jaarlijkse bespreking kan worden besproken. Verder zijn wij blij met de -inhoudelijke- bestuurlijke reactie op onze adviezen. Op een tweetal punten willen wij nog specifiek op in gaan namelijk: - De jaarlijkse bespreking van voortgang van de aanbevelingen in mei en - Heb aandacht voor de ambtelijke capaciteit en tref waar nodig maatregelen. De jaarlijkse bespreking zou wat ons betreft ook in het najaar kunnen plaatsvinden, indien het gesprek maar jaarlijks plaatsvindt. Qua timing kan het college en de gemeenteraad hierover samen afspraken maken.

Ten aanzien van de ambtelijke capaciteit onderschrijven wij de acties van het college om extra (personele) capaciteit en additionele middelen beschikbaar te stellen. Het college vraagt ons in het verlengde hiervan in de bestuurlijke reactie om een prioritering aan te brengen in de aanbevelingen. We streven ernaar om het aantal aanbevelingen zoveel mogelijk te beperken zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan mogelijke verbeterpunten die uit het onderzoek naar boven komen. Daarnaast brengen we in de aanbevelingen geen prioritering aan omdat we vinden dat dit een politieke afweging zou zijn. Dit temeer prioritering ook (in)direct gaat over het al dan niet inzetten van bepaalde middelen en ambtelijke capaciteit. Zowel vanuit de gemeenteraad als vanuit de ambtelijke organisatie is gedurende het onderzoek aangegeven dat er een behoefte bestaat aan een onderzoek naar de samenwerking binnen en het functioneren van de driehoek tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Het is belangrijk dat de gemeenteraad en het college duidelijk opereren vanuit hun eigen rol, dat deze rollen herkend en gerespecteerd worden en dat het informatieverkeer tussen de gemeenteraad, het college en ambtelijke organisatie daarop is afgestemd.

Inmiddels zijn wij met dit onderzoek gestart waarbij wij de inzet en de aanspraak op de ambtelijke organisatie zoveel mogelijk hebben weten te beperken in een plan van aanpak en waarbij de meerwaarde voor de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie centraal staat. De rekenkamercommissie ziet verder uit naar de behandeling van het rapport in de gemeenteraad. Tot slot willen wij alle betrokken medewerkers van de ambtelijke organisatie en andere stakeholders bedanken voor de medewerking aan het rekenkameronderzoek.

18

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

3 Geraadpleegde documenten • •

•

•

•

•

Vragenlijsten met de aanbevelingen per onderzoek ingevuld door de ambtelijke organisatie en griffie. Subsidiebeleid: o Overzicht jaarlijkse subsidies 2022. o Algemene subsidieverordening Rheden (2011) Ruimte voor initiatieven: o Website ik buurt mee! o Zo werken we graag samen! Een evaluatie vooraf van de ‘werkwijze participatie’ (2018) Moventem.; inclusief raadsvoorstel. o Presentatie Voorbij de vrijblijvende participatie, voor de raad, 21 januari 2020. o Presentatie Partnerschap en de gemeente Rheden, voor de gemeenteraad, 21 januari 2020. o Presentatie Integrale wijkaanpak, voor de raad, 1 juni 2021. Armoede en Minimabeleid: o Beleidskader minimabeleid en schuldhulpverlening 2021 – 2024 (2021); inclusief college- en raadsbesluiten. o Factsheet minimaregelingen (2021) o Geldkrant Rheden (2021) o Verordening Adviesraad Sociaal domein gemeenten Rheden en Rozendaal (2019), verordening Gelrepas (2022), Beleidsregels indirecte schoolkosten Rheden 2022. o Rapportage minimaregelingen (2021), Moventem. o Presentatie minimabeleid en financiële hulpverlening, voor de raad, 29 november 2022. o Memo Stand van zaken minima- en financiële hulpverlening, voor de gemeenteraad, 16 november 2022. Programmabegroting: o Verslag Financiële commissie 3 september 2020. o Stappenplan doorontwikkeling programmabegroting (discussiestuk), voor Financiële commissie, 15 februari 2021.

o Memo logisch kader begroting en spelregels indicatoren, voor financiële commissie, 15 maart 2021. o Projectopdracht doorontwikkeling programmabegroting 2021 – 2025 (oktober 2021). o Presentatie doorontwikkeling programmabegroting financiële commissie 15 februari 2022. o Programmabegroting 2023 – 2026. Toezicht en handhaving in het fysieke domein: o Memo voor de raad: Kennisgeving stand van zaken VTH Beleid met bijbehorende risicoanalyse, 5 oktober 2021. o Antwoord op schriftelijke vragen van GPR Burgerbelangen over Handhaving, 5 juli 2021. o Presentatie Omgevingswet: sturing en transitie in fysieke domein, aan de gemeenteraad, 5 april 2022. o Adviesrecht van de gemeenteraad, toelichting voor de werkgroep 6 september 2022. o Presentatie Omgevingswet: sturing en transitie in fysieke domein, voor de gemeenteraad, 20 september 2022. o VTH beleid 2022 – 2024 inclusief bijlagen en college- en raadsbesluiten. o Uitvoeringsprogramma VTH gemeente Rheden 2022 (2022). o Inventarisatie omgevingsvisie Rheden, raadstukken en uitzending van de raad van 29 november 2022. o Dashboards Omgevingswet. 19

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

4 Het normenkader

Normenkader

1) Mate waarin de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport “EFFECTIVITEIT EIGEN AANBEVELINGEN” van september 2015 opgevolgd.

2) Mate waarin de aanbevelingen uit onderzoeken in de periode van 2015 t/m 2020 die zijn overgenomen door de gemeenteraad, zijn opgevolgd door de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. (Zie individuele rapporten)

3) Beoordeling onderzoek, aanbevelingen en behandeling ervan a) b) c) d) e)

De uitvoering van de aanbevelingen heeft geleid tot verbeteringen in het beleid en de uitvoering ervan. De aanbevelingen zijn voldoende concreet, realistisch geformuleerd en duidelijk geadresseerd. Over het rapport heeft besluitvorming plaatsgevonden in de gemeenteraad. Er heeft in de gemeenteraad een inhoudelijke discussie plaatsgevonden over het rapport. De gemeenteraad heeft de aanbevelingen overgenomen en daarbij richting gegeven aan de uitvoering van de aanbevelingen.

4) Procedure uitvoering aanbevelingen a) b)

Er is voorzien in een terugkoppeling aan de gemeenteraad en RKC over de uitvoering van de aanbevelingen. Tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop de uitvoering van de aanbevelingen vorm krijgt en op welke wijze dit wordt gemonitord?

20

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

5 De stoplichtenrapportage Status implementatie aanbevelingen rekenkamerrapporten 2015- 2020 De rekenkamercommissie heeft al eerder onderzoek gedaan naar de effectiviteit van de eigen aanbevelingen. Dat rapport dateert inmiddels uit september 2015. In de tussenliggende periode zijn inmiddels 7 nieuwe onderzoeken afgerond. Tijd om opnieuw aan de gemeenteraad een overzicht te bieden van de mate waarin de aanbevelingen die de gemeenteraad heeft overgenomen, (na een periode van minimaal 1 jaar) daadwerkelijk uitgevoerd zijn door de gemeenteraad, het college en organisatie. Het betreft de volgende onderzoeken: • • • • • •

Subsidiebeleid in de gemeente Rheden (2015) Ruimte voor initiatieven (2017) Armoede en Minimabeleid (2017) Programmabegroting (2020) Toezicht en handhaving in het fysieke domein (2020) Effectiviteit eigen aanbevelingen Rekenkamercommissie Rheden (2015)

In het vervolg van deze bijlage worden per rapport de aanbevelingen opgesomd en in de tekst de status hiervan opgenomen. Een rode tekstkleur verwijst naar elementen uit de aanbevelingen die (nog) niet geheel of volledig zijn gerealiseerd. Per aanbeveling wordt vervolgens aangegeven in welke mate deze is geïmplementeerd: Groen: de aanbeveling is opgevolgd en afgerond.

Oranje: de aanbeveling is gedeeltelijk opgevolgd dan wel gestart en nog niet afgerond

Rood: de aanbeveling is niet opgevolgd

21

EFFECTIVITEIT AANBEVELINGEN REKENKAMERRAPPORTEN

Rekenkamercommissie Rheden

I SUBSIDIEBELEID2 Aanbeveling 1: Richt een subsidieregister in waarin een overzicht wordt gegeven van alle verleende subsidies.

a)

Er is een subsidieregister ingericht waarin het grootste deel van de structurele en eenmalige (incidentele) subsidies is opgenomen, maar hierin zijn niet alle subsidies opgenomen. Het betreft volgens de organisatie ongeveer 90 % van de verstrekte subsidies in het sociale domein. Het is een intern werkdocument.

De aanbeveling is deels opgevolgd •

Er is wel een subsidieregister, maar dat is niet compleet en alleen voor intern gebruik. Het omvat zo’n 90% van de subsidies verstrekt in het sociale domein; subsidies uit andere domeinen zijn niet opgenomen. Aanbeveling 2: Geef vervolg aan het ingezette proces om de efficiency van het proces van subsidieverstrekking te verhogen. Leg de interne werkprocessen rond subsidieverstrekking vast zodat deze transparant, traceerbaar, duidelijk en actueel zijn en werk conform deze interne werkprocessen. Ga na in hoeverre de lasten voor subsidieaanvragers verlaagd kunnen worden, bijvoorbeeld door subsidies voor meerdere jaren te verstrekken.

a)

Volgens de organisatie is er sinds maart 2015 veel gebeurd op het vlak van subsidies en ook met betrekking tot de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport. Zo is naar aanleiding van de aanbevelingen subsidiebeleid een subsidiecoördinator aangenomen die alle aanvragen registreert en voorbereidt voor domein Samenleving. De coördinator maakt onderdeel uit van het team Samenleving; er vindt geen domein overstijgende coördinatie en sturing op subsidies plaats.