230926 informatiebrief Digitaal Rheden definitief

Aan de leden van de gemeenteraad Publiek

datum

26-9-2023 onderwerp

Raadsinformatiebrief Digitaal Rheden

Geachte raadsleden, Wij informeren u graag middels deze raadsinfomatiebrief over de voortgang van het programma Digitaal Rheden, zoals met uw raad is afgesproken in de Lange Termijn Agenda. Na vaststelling van de begroting 2023 zijn we voortvarend gestart en zien we inmiddels een mooie voortgang op de diverse onderliggende projecten, die veelal een wettelijke basis kennen (voor circa 90%). U treft eerst de doelen waaraan wij werken, vervolgens een algemene toelichting en als laatste een korte voortgangsrapportage. Doelen van Digitaal Rheden Digitalisering vraagt om een samenhangende aanpak. We werken aan de volgende vijf doelen.

1. Efficiënte en toegankelijke dienstverlening

2. Goede werkgever

3. Regionale en interne samenwerking

4. Stevig fundament en betrouwbare ICT

5. transparante en kwalitatieve sturing

Algemene toelichting Doel 1, efficiënte en toegankelijke dienstverlening, we kennen vijf projecten die bijdragen aan dit doel. Met het project digitale dienstverlening willen en moeten we de digitale dienstverlening verbeteren. Uit recent onderzoek van het CBS zien we dat 93% van de Nederlanders gebruik maakt van de digitale overheid, we constateren daarmee een groeiende behoefte. Per 1 juli 2024 zijn er ruim 500 producten en diensten via Rheden.nl aangeboden. Het is een flinke uitdaging we liggen op schema. Deze zomer zijn alle pdf-formulier omgebouwd tot digitale toegankelijke formulieren, het testen van deze formulieren vindt op dit moment plaats. Het project papierarm en digitaal is een belangrijk en onmisbaar sluitstuk in het volledig digitaal kunnen werken. Er is goede afstemming met belangrijke stakeholders zoals: De Connectie en het Geldersarchief. Na ingebruikname nieuwe gemeentehuis wordt digitaal werken onze norm. Dit project vraagt aandacht in de vorm van een (interne) projectleider, deze rol kan op dit moment nog onvoldoende worden ingevuld, bijsturing vindt plaats. We omarmen de Wet open overheid en dragen op deze manier bij aan een transparante overheid, we voldoen aan de wet en volgen planning van het Rijk.

Met het project inclusiviteit en toegankelijkheid willen we gaan voldoen aan de normen die daarvoor gelden, zodat iedereen ook de mogelijkheid heeft om mee te kunnen doen. We hebben extern advies ingewonnen en nemen op basis van dit advies de uitvoering ter hand. Het project elektronische publicaties hebben we succesvol afgerond, onze publicatie voldoen daarmee aan de wet. Doel 2, goede werkgever, digitalisering vraagt ook veel van onze medewerkers. Het creëren van bewustzijn en mindset staat daarbij centraal. Met het opnemen van digitalisering in ons strategisch personeelsplan zijn we in staat proactief en gericht te werven en het huidig personeel te laten groeien, dit is meerjarig traject. De plannen zijn klaar en de deels regionale uitvoering kan starten.

Doel 3, verbeteren regionale en interne samenwerking, we herijken onze formats t.a.v. besluitvorming, er is ook aandacht voor verdere digitalisering met het programma IBABS en archivering, we liggen op schema. In samenwerking met gemeenten Renkum, Arnhem en De Connectie is harmonisatie van applicaties en onderliggende processen het uitgangspunt van ons handelen geworden. De afgelopen periode zijn we ook met deze gemeenten er in geslaagd om verbetering van vraagkant van de gemeenten Arnhem, Renkum, en Rheden en aanbod vanuit De Connectie goed uit te werken en de inrichting van onze organisaties daarop aan te passen. Doel 4 stevig fundament en betrouwbare, kent het project noodzakelijke update (migratie) van het zaaksysteem, het is één van de kernsystemen in onze dienstverlening. We zijn de voorbereidingen voor migratie naar het nieuwe zaaksysteem samen met de gemeente Renkum aan het treffen. Het project is vertraagd door de complexiteit. De nieuw aangestelde projectleider brengt meer focus aan, zodat de migratie ook doorgevoerd kan worden, gestreefd wordt naar afronding in het tweede kwartaal van 2024. Er is ook samenhang met de projecten digitale dienstverlening en papierarm werken. Onze dienstverlening loopt door de vertraging geen gevaar.

Doel 5 transparante en kwalitatieve sturing, we verzamelen als gemeente veel informatie, deze informatie willen we gebruiken om tot betere uitvoering, beleid en besluitvorming te komen. Er is een kerngroep ingericht voor data gedreven initiatieven, zoals stikstof en het koersdocument Samenleving. Op dit moment onderzoeken we of we Rheden in cijfers verbeterd kunnen inrichten. Zo willen we inwoners en bedrijven op een laagdrempelige manier kennis laten maken met de data van de gemeente Rheden via een dataportaal. Er is voor het programma door uw raad voor dit programma vanaf 2023 t/m 2025 ruim 2,6 miljoen euro beschikbaar gesteld. In deze fase van het programma stond het opstarten en maken van plannen centraal, de geplande meerjarige uitgaven van begrote middelen volgen daarna. We sturen natuurlijk ook op de uitgave van middelen en rapporteren daar over.

Voortgangsrapportage op hoofdlijnen de voortgang per doel en project.

Programma Digitaal Rheden

No

Voortgang algemeen (tijd

Doel en projecten

1

kwaliteit, geld, informatie en organisatie)

Toelichting/opmerking

Toegankelijke, effectieve en efficiënte dienstverlening

1.1

Digitale dienstverlening

1.2

Papierarm en digitaal werken incl. vernieuwde Archiefwet

1.3

1.4

Wet open overheid

(contactpersoon en actieve publicatie, archief op orde)

Digitale toegankelijkheid en single digital gateway (aanpassing

Digitale inclusie vinden we belangrijk. Er is extern advies ingewonnen. Project is voor een deel gekoppeld aan digitale dienstverlening (zie 1.1).

Wet elektronische publicatie

Afgerond. Al onze elektronische publicaties voldoen aan de wet.

van producten en diensten

1.5

Per 1 juli 2024 is de digitale dienstverlening van onze producten en diensten op orde. Het gaat om ruim 500 producten en diensten. Die deels al gedigitaliseerd zijn. Na ingebruikname gemeentehuis is papierarm werken de norm. Het is een grote opgave. Er is afstemming met belangrijke stakeholder. De rol van (interne) projectleider wordt nog onvoldoende uitgevoerd. We sturen bij op het invullen van de rol projectleider. Gefaseerde meerjarige inwerkingtreding van de wet. We volgen planning van het Rijk. Basale zaken zijn op orde.

2

Goed werkgever- en werknemerschap 2.1

Digifitte medewerker

2.2

Digitalisering onderdeel strategisch personeelsplan

3

Een belangrijke succesfactor bij de noodzakelijke digitalisering. Aanpak en samenwerking met regiogemeenten. Door een trainee is passende aanpak opgesteld. Meerjarige uitvoering door P&O samen met de teams.

Interne en regionale samenwerking vanuit toegevoegde waarde

3.1

Bestuurlijke besluitvorming, verdere digitalisering

In samenwerking met o.a. de griffie vindt herijking en verdere digitalisering van college- en raadsvoorstellen plaats, ook is aandacht voor archivering.

3.2

Harmonisatie van applicaties van Arnhem, Renkum en Rheden in samenwerking met De Connectie

De kansen zijn in beeld gebracht. Uitgangspunten zijn vastgesteld. Bij vervanging van applicaties is harmonisatie het uitgangspunt.

3.3

Verbetering demandmanagement

Project is succesvol afgerond en overdracht naar de organisatie heeft plaatsgevonden.

4

Stevig en betrouwbaar fundament

Upgrade zaaksysteem

4.1

(noodzakelijke uitfasering)

5

5.1

Uitvoering samen met Renkum. Het zaaksysteem wordt bij dienstverlening gebruikt. Het project heeft vertraging opgelopen, door de complexiteit. Vertraging heeft geen gevolgen voor de huidige dienstverlening. Er is een nieuwe projectleider aangesteld, met meer aandacht voor de complexiteit. We streven naar afronding in q2 2024. Transparante en kwalitatieve sturing

Datagedreven werken incl. wet hergebruik overheidsinformatie

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Rheden, Carol van Eert, burgemeester. Martin Rommers secretaris(waarnemend).

Er is een visie op datagedreven werken. Er vinden pilots plaats , met als doel ervaring op doen en leren om uiteindelijk daar waar dat relevant is gebruik te maken van datagedreven werken. Door studenten van Han is onderzoek gedaan naar datagovernance. Het onderzoek geeft richting aan inrichting van datamanagement. We onderzoeken het verbeterd inrichten van het dataportaal Rheden in cijfers, om inwoners en bedrijven kennis te laten maken met data van de gemeente Rheden.