2301 Bijlage 1 Griffieplan 2023 DEF.pdf

Griffieplan 2023

Versie vrijdag 16 december 2022

Inhoud • Doel plan • Trends & ontwikkelingen • Huidige & toekomstige situatie • De griffie nu • Wat staat ons te doen? • De griffie van de toekomst • Verdere afspraken en monitoring

vrijdag 16 december 2022

2

Doel plan • Heldere verwachtingen tussen raad (werkgeverscommissie) en griffie • Totstandkoming plan: • Gesprekken met de griffiemedewerkers, fractievoorzitters, raadsleden en - volgers, burgemeester, gemeentesecretaris, collegeleden en werkgeverscommissie • Overdrachtsdocument raad en interim griffier • Uitkomsten vragenlijst juniorencommissie • Uitkomsten vragenlijst werving griffier • Karakter plan: op hoofdlijnen en vooral die activiteiten beschrijvend die nieuw/extra zijn

vrijdag 16 december 2022

3

Trends & ontwikkelingen Er is werk aan de winkel: • Afnemend vertrouwen in de politiek “sijpelt” ook door naar het lokale niveau en vergroot afstand inwoner - politiek • Opkomst laatste gemeenteraadsverkiezingen 51,6% (2018: 54,8%) • Druk op het raadswerk door toegenomen taken: • Inhoudelijk: decentralisaties sociaal domein, Omgevingswet • Regionalisering en de invloed van verbonden partijen • De invloed van digitalisering op de samenleving, raad en daarmee ook de griffie vrijdag 16 december 2022

4

Huidige situatie in Rheden • De basis is op orde, maar kan overzichtelijker en moet geactualiseerd: • iBabs kan overzichtelijker • Verordeningen zijn niet actueel • Blijvende aandacht voor tijdig en complete stukken • De raad is ambitieus en twee derde nieuw • Er zijn veel nieuwe raadsleden en raadsvolgers, veel vragen en veel wensen (zie overdrachtsdocument) • Er is discussie over het vergadermodel en de werkwijze vrijdag 16 december 2022

5

De rollen van de raad: Volksver tegenwoordig en

In de huidige situatie lijkt de raad sterk te hechten aan de controlerende rol

Kaderstellen

Controleren

Die rol is belangrijk, maar om inhoudelijk richting te geven aan de toekomst van de gemeente en dichterbij de inwoner te staan is inzet op kaderstelling en volksvertegenwoordiging noodzakelijk

Volksvert egenwoordige n

Kaderstel len

Controleren

vrijdag 16 december 2022

6

Ambitie 2026 De gemeenteraad: • Is toegerust in de rollen • Kent een vergadermodel dat daarbij past • Vergadert in een nieuw gebouw met de laatste techniek De griffie: • Heeft en houdt de basis op orde • Ondersteunt de raad proactief in de rollen • Voldoet aan de wettelijke en gebruikerseisen (raadsleden en inwoners) op het gebied van informatievoorziening en digitalisering

vrijdag 16 december 2022

7

Doel en ambitie griffie(r) • De griffie is ondersteunend aan de ambitie van de raad:

De griffie adviseert en ondersteunt de raad bij zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol en levert een bijdrage aan het zo optimaal functioneren van de raad, raadsleden en raadsvolgers (griffieplan 2021)

vrijdag 16 december 2022

8

Verwachtingen griffie

vrijdag 16 december 2022

9

Huidige bezetting en begroting •

Basisgriffie, 2,88 fte: • Griffier (1 fte) • Plaatsvervangend griffier (1 fte) • Griffie medewerker (0,88 fte)

•

Financieel: • +/- 1 miljoen • Vaste kosten: • 600k vergoedingen en toelage raad • 266k salaris griffie (€4800 opleiding en teambuilding) • 78k accountantskosten • 40k rekenkamercommissie • 18k fractievergoedingen • 7k audio- en videodiensten • Ruimte: 30k aan overige kosten

•

Verwachting resultaat 2022: overschrijding op accountantskosten, inhuur (i.v.m. interim griffier en werving griffier), maar uitlegbaar

vrijdag 16 december 2022

10

Huidige verdeling van taken (basis) Coen

Sjaak

Jacqueline

Eerste griffier vergaderingen

Plaatsvervangend griffier vergaderingen

Inkomende mail en post zaaksysteem

Eerste adviseur Raad, voorzitter, BCO, TAC, vertrouwenscie, juniorencie, werkgeverscie, voorzittersoverleg

Eerste adviseur op planning- en control (o.a. werkgroep financiën, financiële commissie, audit comité, accountant)

Functioneel beheer iBabs

Aansturing griffie

Ondersteuning rekenkamercommissie

Beheren en vullen RIS

Driehoek

Budget fractieondersteuning

Voorbereiding en publicatie van de vergaderingen, advertentieteksten, vergaderschema’s

Budgethouder

Financiële administratie griffie

Allerhande administratieve en organisatorische klussen

Reguliere Keek op de Week, werkoverleg en bila’s

vrijdag 16 december 2022

11

Wat hebben we gedaan en staat er te doen? (1) •

Q4 2022 • Inwerken & kennismaken -> griffieplan 2023 • Quick wins • Raadsvragen, postvakjes, uitnodigingen • Aanbieden stukkenset aan TAC • Heldere scheiding stukkenstroom • Advies werkgroepen • Stappenplan besluiten tegen een bestemmingsplan • Procesvoorstel ingekomen brieven • • • • • • •

Klankbordgesprek burgemeester Inventarisatie kwaliteit raadsvoorstellen + format Aansluiting project huisvesting Uitkomsten en vervolg G1000 Opstart uitvoering motie de jeugd heeft de toekomst - Jeugdraad of jongerenpanel Verkenning WGR Opstart actualisatie reiskostenvergoeding

vrijdag 16 december 2022

12

Wat staat er te doen? (2) •

Q1 2023 Noodzakelijk: • Uitvoering motie vergaderstructuur van deze tijd • Integriteits-, debat- en voorzitterstraining • Herbenoemingsprocedure burgemeester • Evaluatie financiële commissie + auditcomité • Start aanbesteding AV-middelen raadzaal • Aanbesteding accountant • Aanbieding workshop op verdieping iBabs en gebruik raadsinstrumenten (moties/amendementen etc.) • Implementatie WGR • Start onderzoek scenario’s nieuwe rekenkamer • HR21 • Actualisatie reiskostenvergoeding Wenselijk: • Inventarisatie kwaliteit raadsvoorstellen + format • Mogelijkheid onderzoeken tot digitaal ondertekenen van stukken in iBabs • Start aanpassing protocol geheimhouding n.a.v. Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur en Woo

•

Q2 2023 Noodzakelijk: • Actualisatie RvO Wenselijk: • Actualisatie andere verordeningen • Rheden 450 jaar

Het derde en vierde kwartaal 2023 is open gelaten om flexibiliteit in te bouwen voor nieuwe wensen en omdat veel acties doorlopen in het derde en vier kwartaal

vrijdag 16 december 2022

13

Kunnen we dit waarmaken? • De griffie is in capaciteit niet meegegroeid met de huidige ambitie • Er is weinig ruimte (gepakt) voor persoonlijke ontwikkeling • Er zijn veel overuren en er is een stuwmeer ontstaan Daarom: 1. Eerst de organisatie van de griffie meer in balans brengen met de vraag van de raad, zodat… 2. Ruimte ontstaat om met de ambities van de raad zelf aan de slag te gaan

vrijdag 16 december 2022

14

Aan welke wensen van de raad komen we onvoldoende toe? •

• • • •

• • •

•

Raadscommunicatie (o.a. Gast van de Raad, social media, plaatsen advertentietekst in de Regiobode over de raadsvergaderingen en besluiten, persoon achter het raadslid) Toetsing op kwaliteit stukken Achterstand in verordeningen Stand van zaken raadsvragen, moties en toezeggingen Onvoldoende invulling kunnen geven aan de volksvertegenwoordigende rol (raadsbezoeken op locatie dorpen, excursies, werkbezoeken) Actief burgerschap (prodemos voor raadsvolgers), scholen en de uitvoering motie jeugdraad of jongerenpanel Meehelpen in de kaderstellende rol (Door)ontwikkeling digitalisering (o.a. website, intranet/sharepoint, iBabs)

-> Kwetsbaarheid en continuïteit vergroten

vrijdag 16 december 2022

15

Benchmark 2022:

vrijdag 16 december 2022

16

vrijdag 16 december 2022

17

Scenario’s Er zijn drie scenario’s te kiezen: 1. Huidige basisgriffie hanteren en keuzes maken / prioriteren in taken 2. Doorontwikkelen naar een plusgriffie 3. Doorontwikkelen naar een strategische griffie

vrijdag 16 december 2022

18

Voorstel •

Voorgesteld wordt toe te werken naar scenario 2: de plusgriffie

•

Opbouw • Griffier • Plaatsvervangend griffier • Raadsadviseur (schaal 10 onder voorbehoud HR21) • Griffie medewerker

•

Hierdoor is op de griffie: • De onderlinge vervanging gewaarborgd • Er een natuurlijke opbouw en zijn er doorgroeimogelijkheden

vrijdag 16 december 2022

19

Wat kunnen we met deze extra fte? •

• • •

• •

De raad komt beter over het voetlicht en dichterbij de inwoner • Vergaderingen worden publieksvriendelijker aangekondigd met een toelichting • Besluiten van de raad worden publieksvriendelijk toegelicht • Individuele leden worden “in de spotlight” gezet • Gast van de Raad wordt opgepakt Wekelijks wordt er getoetst op de kwaliteit van stukken uit B&W Verordeningen worden bijgewerkt (en blijven ook up to date) Raad (& college) wordt geattendeerd op openstaande raadsvragen, moties en toezeggingen De griffie neemt zelf het initiatief tot bezoeken aan dorpen of excursies, G1000 2.0 Er komt een jongerenpanel en structurele samenwerking met scholen (debat in de klas)

vrijdag 16 december 2022

20

Hoe monitoren we het plan? • Stand van zaken wordt besproken in de werkgeverscommissie en van “smileys” voorzien • Op schema of uitgevoerd • Vertraagd incl. uitleg • Niet haalbaar incl. uitleg • Nieuwe activiteiten worden in rood weergegeven en vragen eventueel om een nieuwe prioritering binnen de bestaande activiteiten

vrijdag 16 december 2022

21

Afspraken met de werkgeverscommissie • Maandelijks overlegmoment voorzitter – griffier • Twee keer per jaar een overleg tussen griffier en werkgeverscommissie • Een keer per jaar een overleg tussen (hele) griffie en werkgeverscommissie+ adviseur (burgemeester) • Naast regulier (dagdagelijks) contact

vrijdag 16 december 2022

22