20260317 Collegevoorstel overbrenging bouwvergunningen gemeente Rheden 1995-2015

COLLEGEVOORSTEL Onderwerp

Overbrengen archiefbestand Bouwvergunningen gemeente Rheden (1973) 1995-2015 (2016)

Datum collegevergadering

26 mei 2026

Thema programmabegroting Portefeuillehouder

Regionale samenwerking en internationale betrekkingen Dorus Klomberg

Zaaknummer

2026-002851

Samenvatting Het archiefbestand bouwvergunningen gemeente Rheden (1973) 1995-2015 (2016) komt voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats (Gelders Archief) in aanmerking. Dit heeft tot gevolg dat het college, gelezen het advies van de gemeentearchivaris van Rheden, een Besluit beperking openbaarheid moet nemen. Wanneer het college dit besluit neemt wordt invulling gegeven aan deze archiefwettelijke taak en is het archiefbestand voor eenieder openbaar.

Voorgesteld besluit 1.

Het archiefbestand bouwvergunningen gemeente Rheden (1973) 1995-2015 (2016) over te brengen naar de archiefbewaarplaats (Gelders Archief te Arnhem);

2.

Het Besluit Beperking Openbaarheid t.b.v. het archiefbestand bouwvergunningen gemeente Rheden (1973) 1995-2015 (2016), gelezen het advies van de gemeentearchivaris van Rheden, vast te stellen.

Inleiding

Permanent te bewaren archieven moeten na 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Onder de Archiefwet worden de overgebrachte archieven in principe openbaar voor het publiek, mits er geen beperking op de openbaarheid is ingesteld. Het archiefbestand bouwvergunningen gemeente Rheden (1973) 1995-2015 (2016) is in de afgelopen jaren bewerkt voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Binnen het proces van overbrenging wordt er op grond van artikel 15 van de Archiefwet 1995 getoetst of dergelijke archiefbescheiden en dossiers aan het publiek ter beschikking kunnen worden gesteld. Zo niet, dan zijn er mogelijkheden om archiefbescheiden te beperken van de openbaarheid als de openbaarmaking in strijd zou zijn met: a) de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (denk aan privacy/AVG); b) het belang van de Staat of zijn bondgenoten (dit belang kan zijn gelegen in de veiligheid van de overheid en het bedrijfsleven als de politie, de brandweer, de NS en de gemeente); c) het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden (bescherming van bankgebouwen tegen een overval, scholen en geloofshuizen valt hier bijvoorbeeld onder).

Beoogd effect

Met de formele overbrenging wordt voldaan aan de openbaarheidseisen zoals gesteld in de Archiefwet 1995 en wordt er bijgedragen aan een transparante overheid.

1

COLLEGEVOORSTEL Argumenten 1.1 Archieven zijn na 20 jaar in principe openbaar en moeten dan worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats Op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 moeten permanent te bewaren archiefbestanden die ouder zijn dan 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Met deze overbrenging wordt bijgedragen aan een transparante overheid. 1.2 Archiefbescheiden kunnen beperkt worden van de openbaarheid Op grond van artikel 15, lid 1 van de Archief kunnen (na advies van de gemeentearchivaris) beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid, indien daartoe aanleiding bestaat. Met het nemen van het Besluit Beperking Openbaarheid (BBO) wordt daar invulling aan gegeven. Door de bescherming van persoonsgegevens van nog levende personen en de informatieveiligheid te waarborgen worden er risico’s voorkomen. Wanneer archiefbescheiden zonder beperking aan de openbaarheid zijn overgebracht, zijn deze voor eenieder openbaar.

Kanttekeningen en/of risico’s 1.1 Het overbrengen van archieven naar de archiefbewaarplaats is een wettelijke plicht. Het niet voldoen aan artikel 12 van Archiefwet 1995 kan ervoor zorgen dat de provincie de gemeente hierop kan aanspreken in het kader van interbestuurlijk toezicht. 1.2 Burgers en andere belanghebbenden kunnen bezwaar maken tegen het Besluit Beperking Openbaarheid De beperkingen aan de openbaarheid gelden voor de in het besluit genoemde periode. Na publicatie en bekendmaking van het Besluit Beperking Openbaarheid kan er, gedurende zes weken, door derden bezwaar gemaakt worden tegen dit besluit van de beperking op de openbaarheid.

Financiën

De kosten voor de bewerking en formele overbrenging van het archiefbestand bouwvergunningen gemeente Rheden (1973) 1995-2015 (2016) zijn gedekt vanuit de huidige begroting. De kosten voor het beheer van dit archiefbestand na overbrenging zijn gedekt vanuit de lumpsumfinanciering van het Gelders Archief.

Uitvoering In de afgelopen periode is uitvoering gegeven aan de materiële bewerking van het archiefbestand bouwvergunningen gemeente Rheden (1973) 1995-2015 (2016) en het opstellen van de (inleidende beschrijving op de) inventaris. Samen met de interne organisatie en de collega’s van het Gelders Archief is er gewerkt aan het overzicht van dossiers die zijn beperkt aan de openbaarheid voor een maximale termijn van 50 jaar (bij dossiers met het oog op het belang van de staat of zijn bondgenoten) en 75 jaar (bij dossiers met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden). Daarna is het aannemelijk dat de betrokkenen zijn overleden en vervalt daarmee de grondslag voor de beperking aan de openbaarheid. De gemeentearchivaris heeft hierover advies uitgebracht. Na publicatie en bekendmaking van het besluit kan er, gedurende zes weken, door derden bezwaar gemaakt worden tegen dit besluit van de beperking op de openbaarheid. Na deze termijn, en het verwerken van evt. bezwaarschriften, kan het archiefbestand formeel worden overgebracht naar het Gelders Archief.

2

COLLEGEVOORSTEL Conform de dienstverleningsafspraken op grond van de gemeenschappelijke regeling Gelders Archief, neemt zij het archiefbestand op in haar archief en voert zij het beheer daarover uit. Middels het tekenen van de verklaring van overbrenging is de overbrenging formeel afgerond.

Participatie en communicatie Het besluit tot overbrengen en het Besluit beperking openbaarheid wordt gecommuniceerd naar het Gelders Archief. Daarnaast wordt het besluit gepubliceerd en bekend gemaakt op overheid.nl (lokale regelgeving).

Bijlagen 1. 2.

Advies openbaarheid archiefbestand bouwvergunningen gemeente Rheden (1973) 19952015 (2016) Besluit beperking openbaarheid (BBO) bouwvergunningen gemeente Rheden (1973) 19952015 (2016)

De Steeg, 26 mei 2026 Burgemeester en wethouders van Rheden,

Carol van Eert, burgemeester

Bart Drewes, gemeentesecretaris

3