20260120 Raadsinformatiebrief toezichtsverslag informatiebeheer Rheden 2024-2025

RAADSINFORMATIEBRIEF Onderwerp

Toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025

Datum

24 februari 2026

Thema programmabegroting Portefeuillehouder

Regionale samenwerking en internationale betrekkingen Dorus Klomberg

Zaaknummer

2025-019320

Kennis te nemen van 1. 2.

Het toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025, de bijbehorende verbetermaatregelen en de beoordelingsbrief Archief & informatiebeheer van de provincie; Het verbeterplan n.a.v. de voorgestelde verbetermaatregelen (en het ten uitvoer brengen daarvan)

Beste leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeren wij u over de huidige stand van zaken middels het uitgebrachte toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025. We nemen u ook mee in de verbetermaatregelen uit het toezichtsverslag en de beoogde aanpak om ze te verbeteren Via het toezichtsverslag informatiebeheer brengt de gemeentearchivaris verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden. In dit verslag worden er maatregelen voorgesteld die getroffen moeten worden in het belang van een goed informatiebeheer. De voorgestelde maatregelen dragen bij aan de duurzame toegankelijkheid van informatie, een transparante overheid te zijn voor de (rechtzoekende) burger en te komen tot een goede bedrijfsvoering voor de overheid. Door onder andere veranderende wet- en regelgeving en verdergaande digitalisering is het van belang dat we blijven voldoen aan de eisen die gesteld worden aan het informatie- en archiefbeheer. Bij brief van 26 november 2025 heeft Gedeputeerde Staten van de Provincie Gelderland in het kader van Interbestuurlijk Toezicht een beoordeling over het Archief & Informatiebeheer van de gemeente Rheden uitgebracht. Hierin komen zij tot de conclusie dat de gemeente Rheden in redelijke mate voldoet aan de beoordelingscategorieën.

Verder heeft zij het college verzocht om vóór 1 maart 2026 toezichtsinformatie en de gevraagde (extra) informatie over de voorgang van de implementatie van een kwaliteitssysteem informatiebeheer, de voortgang van de implementatie van het e-Depot en voortgang in de verwerking van achterstanden bij het overbrengen van archiefbestanden aan te leveren middels het format systematische toezichtsinformatie Archief & Informatiebeheer 2025. Het college heeft de gevraagde extra informatie dan ook aangeleverd in format systematische toezichtsinformatie Archief & Informatiebeheer 2025 (bijlage 3). Verder is er te lezen in het toezichtsverslag dat in de achterliggende periode voldoende middelen en mensen beschikbaar zijn gesteld om de achterstanden in de archieftaken vernietiging en overbrenging weg te werken. De toezichthouder complimenteert onze gemeente met dit resultaat.

Verbeterplan In zijn algemeenheid constateert de gemeentearchivaris dat er in goede onderlinge samenwerking en overleg wordt gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit van het

1

RAADSINFORMATIEBRIEF informatiebeheer. Verder is er goede vooruitgang geboekt op de geconstateerde tekortkomingen uit het toezichtsverslag 2022-2023, maar er blijven verbeterpunten bestaan die om gerichte aandacht vragen. De volgende bevindingen zijn gedaan, waarbij het college per verbetermaatregel de beoogde aanpak voor verbetering voorstelt.

Verbetermaatregel 1: het zorgen voor voldoende mensen en middelen verdient blijvende aandacht om het informatiebeheer naar behoren te kunnen blijven uitvoeren. Blijf voldoende middelen en mensen beschikbaar stellen om mee te kunnen blijven gaan in nieuwe ontwikkelingen die informatiebeheer raken. Het college onderschrijft deze verbetermaatregel door de ontwikkelingen die het informatiebeheer raken (zoals datagedreven werken en AI) blijvend mee te nemen in de strategische personeelsplanning.

Verbetermaatregel 2: Vertaal de visie naar een op de gemeente Rheden toegespitst informatiebeleidsplan. Werk een informatiebeleidsplan uit. Zorg dat deze begin 2027 gereed is. Maak vanuit het beleidsplan een planning voor de optimalisatie van het informatiebeheer en de informatiehuishouding. Integreer hierin ook toekomstige ontwikkelingen zoals AI en datagedreven werken. Uw raad heeft eerder besloten om het Programma Digitaal Rheden per 31-12-2025 te beëindigen. Het college heeft geen voorstel gedaan om het programma te verlengen, maar om de verdere ontwikkeling vanuit de lijn voort te zetten. Hiermee wordt nog wel verder ingezet op de beschreven koers in het Programmaplan. De verschillende activiteiten t.b.v. onder andere het deelproject papierarm en digitaal werken worden als lijnactiviteit(en) opgepakt. In het verlengde hiervan is de vakgroep informatie ook bezig om het informatiebeleid te actualiseren. Ontwikkelingen als datagedreven werken, AI en de optimalisatie van het informatiebeheer worden hierin meegenomen.

Verbetermaatregel 3: neem begin 2026 een vervangingsbesluit. Om volledig digitaal werken de norm te laten zijn is het van belang op zeer korte termijn een vervangingsbesluit te nemen. Zorg op termijn ervoor dat op alle processen van de gemeente vervanging wordt toegepast. Op dit moment is het handboek vervanging ter advies voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Na het verkrijgen van het positieve advies van de toezichthouder is het college voornemens het vervangingsbesluit te nemen. Daarna wordt, wanneer de werkprocessen rondom het vervangingsproces operationeel zijn, het handboek vervanging toegepast.

Verbetermaatregel 4: breng het samenhangend overzicht op korte termijn op orde. Breng daarbij eerst in kaart welke onderdelen nog missen. Bepaal hoe deze onderdelen verkregen kunnen worden. Maak voor eind 2026 het samenhangend overzicht compleet. Zorg voor een proces om dit overzicht actueel te houden. Nadat het overzicht compleet is gemaakt kan de kwaliteit van het informatiebeheer worden gemonitord en bewaakt aan de hand van het kwaliteitssysteem. Middels een (risico)analyse kunnen vervolgens aanbevelingen gedaan worden om de informatiehuishouding waar nodig te verbeteren of te optimaliseren. Praktisch gezien zijn we op de goede weg. Door onze recordmanagers (werkzaam bij Cluster De Connectie, afdeling DIV) is er een plan van aanpak opgesteld voor verder het op orde brengen van het ordeningsplan/samenhangend overzicht in de I-Navigator en het verkrijgen van de juiste informatie om een compleet beeld te krijgen van de informatiehuishouding. Het overzicht van

2

RAADSINFORMATIEBRIEF applicaties en informatie die elders (op samenwerkomgevingen, e-mailboxen, websites, e.d.) is opgeslagen verwachten we verder te completeren in 2026. Het college zet dan ook in op de voortzetting van deze acties.

Verbetermaatregel 5: actualiseer afspraken over het informatiebeheer bij de ODGM en VGGM. Zorg in 2026 voor actualisatie van de beheerafspraken bij de ODGM en VGGM. Voer regelmatig vakinhoudelijk overleg met de samenwerkingsverbanden. Zoals de toezichthouder al aangeeft worden er in 2026 nieuwe archiefbeheerafspraken gemaakt met de Omgevingsdienst Groene Metropool (ODGM) en de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM). Vanuit de gemeente Rheden is de senior adviseur informatiebeheer (werkzaam bij Cluster De Connectie, afdeling DIV) hierbij aangesloten en staat in contact met betrokkenen hierover. Tot slot geven we in 2026 verder projectmatig vorm aan de implementatie van het kwaliteitssysteem informatiebeheer. We gaan daarnaast de aansluiting op het e-Depot realiseren.

Toezicht Het toezicht op de naleving van Archiefwet- en regelgeving is in de archiefverordening vastgelegd en opgedragen aan de gemeentearchivaris. Dit toezicht staat beschreven in de Archiefwet 1995 artikel 32, lid 2.

Vervolg De voortgang van de ingezette verbetermaatregelen worden via het reguliere toezichtscyclus en plan gemonitord door de toezichthouder (Gelders Archief). Begin 2028 volgt weer een nieuw toezichtsverslag, opgesteld door het Gelders Archief.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Rheden,

Carol van Eert, burgemeester

Bart Drewes, gemeentesecretaris

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025 VNG archief-KPI’s informatie- en archiefbeheer Rheden 2025 Format systematische toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer 2025 Beoordeling interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer beoordelingsjaar 2025 (Provincie Gelderland)

3