20260120 Format systematische toezichtinformatie Archief en Informatiebeheer Rheden 2025

Naam organisatie: Gemeente Rheden Toezichtinformatie over de periode/jaar: 2025 Aanvullende criteria Nr. AC 1

Aanvullende criteria Meest actuele toezichtverslag van de archivaris of van de archiefinspecteur.

Ja, Nee, Deels Ja

AC 2

De nader uitgevraagde informatie vanuit de laatst ontvangen beoordelingsbrief van de Gedeputeerde Staten is aangeleverd.

Ja

Toelichting Toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025 (datum: 11 december 2025 Zie actuele stand van zaken in het meegestuurde toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025 (datum: 11 december 2025), de meegestuurde ingevulde VNG archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025) en de toelichting bij vragen OC en IC in dit format.

Suggestie voor toelichting [Noteer hier de datum van het meest recente toezichtverslag van de archivaris en welke periode deze beslaat] [Indien relevant voeg bijlage(n) ter onderbouwing van de gevraagde actie toe.]

Objectieve en inhoudelijke criteria Nr. OC 1

Objectieve criteria Het college heeft de vastgestelde toezichtinformatie voorgelegd aan de raad.

Ja, Nee, Deels Ja

Toelichting Zie meegestuurde collegevoorstel verbetermaatregelen n.a.v. toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025. Zie link naar collegevoorstel: XX januari/februari 2026 (en ter kennisgeving naar de raad gestuurd op: XX januari/februari 2026)

Suggestie voor toelichting [Lever een bewijsstuk hiervan aan, bijvoorbeeld een link naar desbetreffende collegevergadering en/of raadsvergadering, en/of een link naar de vaststelling van de besluitenlijst.]

Nr.

Inhoudelijke toezichtcriteria uit Verordening systematisch toezicht (gebaseerd op een selectie van de KPI's van de VNG)

Ja, Nee, Deels

Toelichting

Suggestie voor toelichting

IC 1

Heeft de gemeenteraad een actuele archiefverordening vastgesteld? Ja (VNG Archief KPI 1.1) - Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? - Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Zie link naar de gepubliceerde Archiefverordening gemeente Rheden 2020: http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR644740

[Ja? Plaats een link naar de archiefverordening] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 2

Zijn er nadere afspraken vastgesteld voor de informatiebeheertaken onder mandaat bij Ja gemeenschappelijke regelingen, dienstverleningsovereenkomsten en andere uitbestedings- of samenwerkingsvormen? (VNG Archief KPI's 1.4, 1.5 en 1.7) Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) in geval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan.

Bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan andere overheidsorganen worden voorzieningen getroffen m.b.t. het beheer van archieven. Periodiek is er aandacht voor de (zorg voor) archivering binnen samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen. Zie toelichting op KPI 1.4, 1.5 en 1.7 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025).

[Ja? Plaats dan, indien mogelijk, een link naar de door het college vastgestelde nadere afspraken over informatiebeheer bij uitbestede, gemandateerde taken per nieuw of tijdelijk orgaan] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 3

Wordt er gewerkt volgens een gestructureerde aanpak voor de continue kwaliteitsverbetering van het archief- en informatiebeheer? (VNG Archief KPI's 4.1 en 4.2) Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem.

Deels, in ontwikkeling

Er worden door DIV kwaliteitscontroles uitgevoerd op zgn. Hoog-risico zaken. In regionaal verband is er gewerkt aan een opdrachtformulering v.w.b. het opzetten van een kwaliteitssysteem informatiebeheer. Een project hiervoor wordt begin 2026 opgestart, waarbij het raamwerk KIDO in de cybermanager wordt ingelezen. Het uitgangspunt is om daarna o.b.v. van KIDO periodiek (via de PDCA-cyclus) de kwaliteit van het informatiebeheer te toetsen en te verbeteren. Zie toelichting op KPI 4.1 en 4.2 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025)

[Ja? Leg beknopt uit] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 4

Zijn zowel de fysieke als de digitale bewaaromstandigheden voor de korte termijn op orde? (VNG Archief KPI 3.1) De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen.

Ja

IC 5

Zijn zowel de fysieke als de digitale bewaaromstandigheden voor de lange termijn op orde? (VNG Archief KPI 3.2 en 3.3) De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen.

Ja

Aansluiting op e-Depot is onderwerp van gesprek, er wordt in 2026 gewerkt aan de aansluiting op het e-Depot. Zie toelichting op KPI 3.2 en 3.3 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025)

[Ja? Geen toelichting nodig] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 6

Heeft het college een archiefbewaarplaats aangewezen? (VNG Archief KPI 3.2) Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager.

Ja

Zie link naar gepubliceerde aanwijzing archiefbewaarplaats (Gemeenschappelijke Regeling RHC Gelders Archief): wetten.nl - Regeling - Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Gelders Archief’ - BWBR0042015 Zie toelichting op KPI 3.2 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025)

[Ja? Geef aan hoe de archiefbewaarplaats is aangewezen, bij voorkeur door middel van een link naar het document waarin dit is vastgesteld door het college] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 7

Heeft het college een archivaris, middels een aanwijzingsbesluit, aangewezen? (VNG Archief KPI 4.3) De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw.

Ja

[Ja? Plaats dan, indien mogelijk, een link naar het aanwijzingsbesluit] [Nee? Geef aan welke functionaris functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 van de Archiefwet] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 8

Is de (materiële) staat van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden voor zolang als nodig geborgd? (VNG Archief KPI's 5.4 - 5.6) De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

Ja

Zie link naar gepubliceerde aanwijzingsbesluit gemeentearchivaris: Blad gemeenschappelijke regeling 2022, 1041 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen Zie toelichting op KPI 4.3 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025) Zie toelichting op KPI 5.4-5.6 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025)

[Ja? Geen toelichting nodig] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

[Ja? Leg beknopt uit] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 9

Is de geordende en toegankelijke staat van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden geborgd? (VNG Archief KPI's 5.1 - 5.3, 5.8 - 5.11 en 6.2) De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk.

Ja

Zie toelichting op KPI 5.1 - 5.3, 5.8 - 5.11 en 6.2 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025)

[Ja? Leg beknopt uit] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 10

Is de authenticiteit en context van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden geborgd? (VNG Archief KPI's 5.1 - 5.2) De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadataschema.

Ja

Zie toelichting op KPI 5.1 - 5.2 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025)

[Ja? Leg beknopt uit] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 11

Zijn zowel de fysieke als de digitale archiefbescheiden, volgens Archiefwet- en regelgeving, overgebracht naar een archiefbewaarplaats? (VNG Archief KPI's 7.1 - 7.3) De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; - er is een verklaring van overbrenging opgesteld, of; - de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten.

Ja

Zie toelichting op KPI 7.1 - 7.3 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025)

[Ja? Geen toelichting nodig] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 12a

Is er een klanten- of bezoekersreglement voor terbeschikkingstelling, of juist niet, van overgebrachte archiefbescheiden volgens Archiefwet- en regelgeving? (VNG Archief KPI's 8.1 - 8.5) De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten; - beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; - de overgebrachte archieven zijn voor eenieder kosteloos raadpleegbaar; - de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar;

Ja

Zie link naar het bezoekersreglement (d.d. 16 mei 2022) van het Gelders Archief: Bezoekersregelement | Gelders Archief

[Ja? Geen toelichting nodig. Plaats, indien mogelijk, een link naar het klanten- of bezoekersreglement] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 12b

Heeft het college besluiten genomen over (beperkingen van) de terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden? (VNG Archief KPI 8.1 en 8.4) Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang: - besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en; - besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen.

Ja

Zie link naar het meest recente gepubliceerde Besluit Beperking Openbaarheid Secretarie-archief gemeente Rheden 1990-1999: http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR744227 Zie toelichting op KPI 8.1 en 8.4 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025)

[Ja? Geef een beknopte toelichting over desbetreffende besluiten. Plaats, indien mogelijk, een link naar desbetreffende besluiten] [Nee? Beargumenteer je antwoord] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 13

Heeft het college besluit(en) voor vervanging volgens Archiefwet- en regelgeving vastgesteld? (VNG Archief KPI 6.1) De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld.

Nee (nog niet)

Gemeente Rheden neemt naar verwachting een besluit tot [Ja? Geef een beknopte toelichting over de reikwijdte per besluit. Plaats, vervanging in Q1 van 2026. Voorafgaand is er formeel advies indien mogelijk, een link naar desbetreffende besluit(en)] gevraagd van de gemeentearchivaris bij Gelders Archief. Dit [Nee? Geef aan - voor zover relevant - hoe hier toekomstig in voorzien handboek is dan van toepassing op alle in het zaaksysteem wordt] aanwezige zaaktypen/werkprocessen. Zie toelichting op KPI [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee] 6.1 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025)

IC 14

Zorgt het college dat de archiefbescheiden volgens wet- en regelgeving worden vernietigd of afgezien wordt van de vernietigingsplicht? (VNG Archief KPI's 6.3 - 6.4) Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld.

Ja

Zie toelichting op KPI 6.3 en 6.4 van de VNG Archief-KPI’s van de gemeente Rheden (2025)

[Ja? Geef een beknopte toelichting. Denk hierbij aan voortgang jaarlijkse vernietiging en op welke basis dit gebeurd. Beschrijf ook of en hoe er cultuurhistorische hotspot(s) worden vastgesteld] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]

IC 15

Heeft het college besluit(en) voor vervreemding volgens Archiefwet- en regelgeving vastgesteld in de afgelopen 5 jaar? (VNG Archief KPI 6.5) Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld.

N.v.t.

Toelichting: het college van Rheden heeft tot op heden geen archiefbescheiden vervreemd.

[Ja? Geef een beknopte toelichting over de reikwijdte per besluit. Plaats, indien mogelijk, een link naar desbetreffende besluit(en)] [Nee? Beargumenteer je antwoord]

IC 16

Verloopt de uitlening van overgebrachte archiefbescheiden volgens Archiefwet- en regelgeving? (VNG Archief KPI 8.5) Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.

Ja

Zie link naar het bezoekersreglement (d.d. 16 mei 2022) van het Gelders Archief: Bezoekersregelement | Gelders Archief

[Ja? Geen toelichting nodig. Plaats, indien mogelijk, een link naar het klanten- of bezoekersreglement] [Nee? Beargumenteer je antwoord en geef aan hoe hier toekomstig in voorzien wordt] [Deels? Geef zowel antwoord op het verzoek bij antwoorden ja en nee]