20260120 Collegevoorstel verbetermaatregelen nav toezichtsverslag IB Rheden 2024-2025

COLLEGEVOORSTEL Onderwerp

Verbetermaatregelen n.a.v. toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025

Datum collegevergadering

24 februari 2026

Thema programmabegroting Portefeuillehouder

Regionale samenwerking en internationale betrekkingen Dorus Klomberg

Zaaknummer

2025-019320

Samenvatting De gemeentearchivaris heeft het toezichtsverslag informatiebeheer over de periode 2024-2025 uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden. In dit verslag worden er maatregelen voorgesteld die getroffen moeten worden om het informatie- en archiefbeheer te verbeteren.

Voorgesteld besluit 1. 2. 3.

4.

Het toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025 voor kennisgeving aan te nemen; De verbetermaatregelen zoals genoemd in het toezichtsverslag en de bijbehorende raadsinformatiebrief ten uitvoer te brengen; Het toezichtsverslag, inclusief de raadsinformatiebrief met de verbetermaatregelen, de VNG archief-KPI’s 2025, het format systematische toezichtsinformatie en de beoordelingsbrief IBT beoordelingsjaar 2025 ter informatie (vóór 1 maart 2026) toe te sturen aan de gemeenteraad. Hierover voor 1 maart te rapporteren aan de toezichthouder op het archiefbeheer (Gelders Archief) en de toezichthouder op de archiefzorg (Interbestuurlijk toezicht) van de Provincie Gelderland.

Inleiding Het college van B&W is als zorgdrager bestuurlijk verantwoordelijk voor het archief. Zoals is vastgelegd in de archiefverordening gemeente Rheden 2020 moet het college de uitvoering van de Archiefwet verantwoorden aan de gemeenteraad. Het college van B&W doet tweejaarlijks verslag aan de raad over de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente, en biedt daarbij de verslagen aan die door de archivaris zijn opgesteld. In het verlengde hiervan heeft het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie een beoordeling uitgebracht. Zij heeft de gemeente verzocht om vóór 1 maart 2026 de toezichtsinformatie en de gevraagde (extra) informatie aan te leveren. Bestaand beleid c.q. kader Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Archiefregeling (2009), Wet Open Overheid (Woo), Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt, 2012), Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), Verordening systematische toezichtsinformatie Provincie Gelderland (2023), Archiefverordening gemeente Rheden 2020 en het Besluit informatiebeheer gemeente Rheden 2020.

1

COLLEGEVOORSTEL Beoogd effect Met dit toezichtsverslag wordt inzicht verkregen en gegeven in de huidige stand van zaken en de voortgang van de reeds ingezette verbetermaatregelen vanuit het vorige verslag. Als het beheer orde is wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen. Verder is het mogelijk om verantwoording af te leggen over het eigen handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.

Argumenten 1.

Naleving van de archiefwet vormt de basis voor de kwaliteit van het informatiebeheer Het toezicht op de naleving van archiefwet- en regelgeving is in de archiefverordening vastgelegd en opgedragen aan de gemeentearchivaris. Dit toezicht vindt zijn grondslag in de Archiefwet 1995 artikel 32, lid 2.

2.

Het uitvoeren van en monitoring van de voortgang op de ingezette verbetermaatregelen vormen de basis voor de continue verbetering van het informatiebeheer Op basis van de maatregelen en onderwerpen die binnen onze gemeentelijke organisatie prioriteit hebben, wordt door het Gelders Archief, in samenspraak met de Afdeling DIV van Cluster De Connectie, een toezichtsplan opgesteld. De uitvoering van dit plan wordt gemonitord door middel van een reguliere overlegcyclus en toetsing op individuele punten.

Kanttekeningen en/of risico’s 1.

Het niet op orde hebben van de informatiehuishouding betekent een risico voor de bedrijfsvoering Door de toenemende digitalisering ontstaat steeds meer informatie en data die goed ontsloten moet zijn en worden beheerd om de duurzame toegankelijkheid gedurende de levenscyclus van digitale documenten en data te kunnen garanderen. Als dit niet mogelijk is, kan dit grote consequenties hebben voor de verantwoordingsfunctie van het overheidshandelen van onze gemeente. Daarnaast is goed informatie- en archiefbeheer van essentieel belang voor een goede bedrijfsvoering. Het niet op orde hebben van de informatiehuishouding betekent een risico voor de bedrijfsvoering en de verantwoordingsplicht en heeft een inefficiënte en ineffectieve organisatie tot gevolg. Daarnaast is goed toezicht, zoals geregeld in de archiefverordening, gebaat bij goede samenwerking.

2.

Het niet opvolgen van de verbetermaatregelen kan leiden tot aanmerkingen vanuit de toezichthouder op de archiefzorg (Provincie) Als de verbetermaatregelen op de aanbevelingen van de toezichthouder op het archiefbeheer (Gelders Archief) niet worden doorgevoerd bestaat het risico dat we op onderdelen niet (meer) voldoen aan relevante wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer. Het niet voldoen aan de Archiefwet 1995 kan ervoor zorgen dat de provincie de gemeente onder verscherpt toezicht plaatst. Door de Wet revitalisering generiek toezicht kan de provincie gebruikmaken van de zogenoemde interventieladder, waardoor ze besluiten in de plaats van gemeenten kan nemen of door de gemeente genomen besluiten kan schorsen.

2

COLLEGEVOORSTEL Financiën De kosten voor het doorvoeren van de verbetermaatregelen worden enerzijds gedekt vanuit de reguliere budgetten en anderzijds gedekt vanuit de lijnactiviteiten die zijn belegd bij de diverse afdelingen o.b.v. het Programma Digitaal Rheden. Bedrag (€)

Jaarschijf / jaarschijven

Eenmalige uitgaaf:

0

2026

Investering:

0

2026

Structurele lasten:

0

2026

Uitvoering In de raadsinformatiebrief is te lezen welke verbetermaatregelen het Gelders Archief als toezichthouder op het archiefbeheer voorstelt, waarna per bevinding een reactie vanuit het college met de beoogde aanpak volgt en op welke termijn. Deels worden de verbetermaatregelen opgepakt in de uitvoering, welke zijn belegd bij afdeling DIV van Cluster De Connectie en anderzijds worden deze opgepakt binnen de lijnactiviteiten van diverse afdelingen van onze organisatie.

Participatie en communicatie De inhoud van dit voorstel en de raadsinformatiebrief is afgestemd met onze collega’s van het Cluster De Connectie van de gemeente Arnhem. Tevens wordt er ambtelijk binnen de gemeenten Renkum en Arnhem een soortgelijk toezichtsverslag informatiebeheer met verbetermaatregelen naar het college en de raad gebracht. Naast het Gelders Archief wordt het toezichtsverslag en de raadsinformatiebrief met de beoogde aanpak op de verbetermaatregelen ook aan de Interbestuurlijk Toezichthouder Archieven van de Provincie Gelderland toegestuurd.

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

Toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025 Raadsinformatiebrief verbetermaatregelen n.a.v. toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2024-2025 VNG archief-KPI’s informatie- en archiefbeheer Rheden 2025 Format systematische toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer 2025 Beoordeling interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer beoordelingsjaar 2025 (Provincie Gelderland)

De Steeg, 20 januari 2026

Burgemeester en wethouders van Rheden,

Carol van Eert, burgemeester

Bart Drewes, gemeentesecretaris

3