20250107 Memo managementletter 2024

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

College van B&W Audit comité 7 januari 2025 Managementletter 2024

Deze memo geeft u een toelichting bij de bevindingen en aandachtspunten die de accountant heeft gegeven in de managementletter 2024. Wij hechten belang aan een goede interne beheersing en zijn deze aan het verbeteren. Belangrijke prioriteiten voor de komende periode zijn het versterken van de financiële functie en het sturen op arbeidskosten (inhuur). Inleiding Ieder jaar voert de accountant twee controles uit. In de eerste controle (de zg. interim-controle) vindt toetsing plaats van de interne beheersing van bedrijfsprocessen. In de tweede controle (de jaarrekeningcontrole) beoordeelt de accountant de getrouwheid van de jaarrekening. De interim-controle heeft eind oktober begin en november 2024 plaatsgevonden. De uitkomsten van deze interim-controle zijn vervat in de boardletter 2024 en managementletter 2024 en, na ambtelijke hoor-wederhoor, op 12 december 2024 besproken met de wethouder financiën en gemeentesecretaris. Op 6 januari 2025 hebben wij de definitieve versie van deze managementletter ontvangen. U vindt de managementletter bijgevoegd. Prioriteiten De managementletter is primair voor het management geschreven en geeft daartoe een overzicht van alle bevindingen en aandachtspunten uit de interim-controle, ongeacht het abstractieniveau. De samenvatting van de managementletter is de boardletter, die met de financiële commissie is gedeeld.

Het is aan het management en het college om hierin prioriteiten te stellen en een aanpak uit te werken. Voor deze aanpak maken we gebruik van de input van de accountant, maar ook van de (verbijzonderde) interne controle en andere input zoals externe onderzoeken. Het komende jaar gaan we structureel verbeteren aan de hand van de volgende twee accenten: 1. Versteken Financiële Functie, waaronder versterken budgetbeheer 2. Sturen op arbeidskosten (inhuur) Deze initiatieven vragen een langere doorlooptijd en bestaan uit verschillende verbeterstappen. Het is daarbij niet reëel om alles in één jaar op te lossen, maar wel om voortgang te boeken. We zullen u het komende jaar aan de hand van deze twee accenten informeren over deze voortgang. Tot slot Het doel van het college is om de organisatie steeds beter beheerst te krijgen. Vanuit het vijfde vliegwiel Werken aan een slanke en wendbare organisatie sturen we strak op het terugdringen van externe inhuur en gaan we (meer) opgavengericht sturen. Een concreet resultaat van het programma versterken financiële functie die we afgelopen jaar hebben bereikt is de nota reserves en voorzieningen en het opschonen van de reserves. De interim-controle 2024 laat zien dat we op de goede koers zitten, maar dat betekent niet dat we er al zijn. Het is belangrijk dat we aandacht houden voor het verbeteren van de interne beheersing.

Enerzijds om te concrete bevindingen op te lossen, en anderzijds om de beheersingsmaatregelen in het algemeen beter vast te leggen zodat we minder afhankelijk worden van controle achteraf. Het is echter ook belangrijk om realistisch te zijn. In een periode waarin we financieel scherp aan de wind moeten zeilen, er veel ontwikkelingen zijn en capaciteit schaars is kunnen we beter op een aantal bevindingen focussen dan alles in één keer op te willen lossen. Wij gaan daarom prioriteiten stellen. Bijlagen • Managementletter Boekjaar 2024