20250107 Memo boardletter 2024

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

College van B&W Financiële commissie 7 januari 2025 Boardletter 2024

Deze memo geeft u een toelichting bij de bevindingen en aandachtspunten die de accountant heeft gegeven in de boardletter 2024. Wij hechten belang aan een goede interne beheersing en zijn deze aan het verbeteren. Belangrijke prioriteiten zijn het versterken van de financiële functie en het sturen op arbeidskosten (inhuur). Bij het verbeteren van onze interne beheersing nemen wij ook de bevindingen van de accountant mee. Over de voortgang zullen wij u periodiek informeren. Inleiding Ieder jaar voert de accountant twee controles uit. In de eerste controle (de zg. interim-controle) vindt toetsing plaats van de interne beheersing van bedrijfsprocessen. In de tweede controle (de jaarrekeningcontrole) beoordeelt de accountant de getrouwheid van de jaarrekening. De interim-controle heeft eind oktober, begin november 2024 plaatsgevonden. De uitkomsten van deze interim-controle zijn vervat in de boardletter 2024 en managementletter 2024 en, na ambtelijke hoor-wederhoor, op 12 december 2024 besproken met de wethouder financiën en gemeentesecretaris. Op 6 januari 2025 hebben wij de definitieve versie van deze boardletter ontvangen. U vindt de boardletter bijgevoegd. Bevindingen en aandachtspunten Interim Controle De boardletter 2024 onderschrijft dat wij een aantal bevindingen uit het verleden onderhanden hebben en vooruitgang laten zien.

Daarmee zijn de bevindingen nog niet opgelost, maar is er wel een concreet plan van aanpak in uitvoering met het perspectief om tot een structurele oplossing te komen. De accountant bevestigd dat we met het programma Versterken Financiële Functie goede stappen zetten. Deze constatering van de accountant geeft het college het gevoel dat we op de goede weg zitten, maar dat blijvende aandacht nodig is. Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording van toepassing. Hiermee ligt er meer verantwoordelijkheid bij het College ten aanzien van de financiële rechtmatigheid. Als gevolg hiervan beoordelen wij zelf deze rechtmatigheid, waarna de accountant controleert of onze beoordeling klopt. De accountant heeft bij de beoordeling van de jaarstukken 2023 een positief oordeel gegeven op onze toepassing van de rechtmatigheidsverantwoording. Landelijk valt de accountant op dat het “echte gesprek” tussen het college en de raad in veel gevallen uitblijft. Wij waarderen dat u als audit comité en financiële commissie de rechtmatigheidsverantwoording serieus neemt. We zien in deze constatering van de accountant een bevestiging dat we de goede dingen doen en dat stemt op dit punt tot tevredenheid. Voortgang op bevindingen De actiepunten voor verbeteringen van de interne beheersing wordt intern gestructureerd en gemonitord met behulp van een opvolgingsplan.

In 2024 zijn er twee nieuwe bevindingen uit de interim-controle gekomen. Er zijn drie bevindingen opgelost en voor elf bevindingen zijn er zichtbaar stappen gezet. Ook aan de andere bevindingen wordt gewerkt, maar hier is de voortgang nog minder zichtbaar. Ten aanzien van de IT-beheersing is een goede stap gezet met de ISAE 3402 Type 2 verklaring. De accountant geeft daarbij aan dat dit kwaliteitsstempel waardevol is, maar het ook belangrijk is dat we vanuit onze rol als opdrachtgever structureel met de Connectie in gesprek blijven over eventuele aandachtspunten die hieruit volgen.

Prioriteiten De hoogste prioriteit ligt net als eerdere jaren bij aanbevelingen die van invloed zijn op de controle van de jaarrekening en die voor de start van de jaarrekeningcontrole opgelost kunnen worden. Met de accountant zijn afspraken gemaakt ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole en over de samenwerking tijdens de jaarrekeningcontrole. Het merendeel van de bevindingen wordt binnen het programma Versterken Financiële Functie geadresseerd, waarbij de bevindingen in een logische volgorde worden opgepakt. Structureel verbeteren De managementletter is primair voor het management geschreven en geeft daartoe een overzicht van alle bevindingen en aandachtspunten uit de interim controle, ongeacht het abstractieniveau. De samenvatting van de managementletter is de boardletter, die wij met u delen. De meer getailleerde managementletter is gelijktijdig met de financiële commissie gedeeld. Het is aan het management en het college om hierin prioriteiten te stellen en een aanpak uit te werken. Voor deze aanpak maken we gebruik van de input van de accountant, maar ook van de (verbijzonderde) interne controle en andere input zoals externe onderzoeken. Het komende jaar gaan we structureel verbeteren aan de hand van de volgende twee accenten: 1. Versteken Financiële Functie, waaronder versterken budgetbeheer 2.

Sturen op arbeidskosten (inhuur) Deze initiatieven vragen een langere doorlooptijd en bestaan uit verschillende verbeterstappen. Het is daarbij niet reëel om alles in één jaar op te lossen, maar wel om voortgang te boeken. We zullen u het komende jaar aan de hand van deze twee accenten informeren over deze voortgang. Tot slot Het doel van het college is om de organisatie steeds beter beheerst te krijgen. In 2021 is een stap gezet om een fundament te leggen voor een cultuur waarin we systematisch leren van bevindingen uit zowel de interne – als de externe controle. Wij zien dit als een continu proces; er vallen bevindingen af en er komen nieuwe bij. De uitkomst van zowel de interne controle als de externe controle door onze accountant (managementletter en rapport van bevindingen) zijn input voor de verbetering van onze interne beheersing. Door onze aanpak zijn al diverse verbeteringen zichtbaar. Vanuit het vijfde vliegwiel Werken aan een slanke en wendbare organisatie sturen we strak op het terugdringen van externe inhuur en gaan we (meer) opgavengericht sturen. Een concreet resultaat van het programma versterken financiële functie die we afgelopen jaar hebben bereikt is de nota reserves en voorzieningen en het opschonen van de reserves. De interim-controle 2024 laat zien dat we op de goede koers zitten, maar dat betekent niet dat we er al zijn.

Het is belangrijk dat we aandacht houden voor het verbeteren van de interne beheersing. Enerzijds om concrete bevindingen op te lossen, en anderzijds om de beheersingsmaatregelen in het algemeen beter vast te leggen zodat we minder afhankelijk worden van controle achteraf. Het is echter ook belangrijk om realistisch te zijn. In een periode waarin we financieel scherp aan de wind moeten zeilen, er veel ontwikkelingen zijn en capaciteit schaars is kunnen we beter op een aantal bevindingen focussen dan alles in één keer op te willen lossen. Wij gaan daarom prioriteiten stellen. Bijlagen • Boardletter Boekjaar 2024