20241017 raadsinformatiebrief omvorming De Connectie.

gemeente Rheden

Raadsinformatiebrief datum

voor

17 oktober 2024

Gemeenteraad

behandeld door

ons kenmerk

Afdeling/cluster

bijlage(n)

Onderwerp

Omvorming Connectie Geachte raad, Met deze brief stellen wij u in kennis van de intentie tot omvorming van ‘De Connectie’ van een gemeenschappelijke bedrijfsvoeringsorganisatie naar een hostingsmodel met één gastheergemeente (Arnhem) en twee gastgemeenten (Rheden en Renkum) per 1 januari 2026. De bedoeling is om de samenwerking te continueren in een vorm die beter past bij de toekomstige uitdagingen in de bedrijfsvoering. Hierbij worden de taken, de organisatie en het personeel van 'De Connectie’ ondergebracht bij de gemeente Arnhem. In deze raadsbrief nemen we u mee in de achtergrond, de aanleiding, het beoogde effect van de intentie en de financiën.

Achtergrond

'De Connectie’ is tot nu toe vormgegeven als een zogenaamde beleidsarme ‘bedrijfsvoeringsorganisatie’ op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De Connectie voert sinds 2017 uitvoerende (beheer-) taken uit op het gebied van Informatie- en Communicatietechnologie (ICT), Facilitaire zaken, Belastingen en Basisregistraties, Personeels- en Salarisadministratie (PSA), Financiële administratie, Inkoop en Aanbesteding, Management Support, Frontoffice en DIV.

De drie gemeenten Arnhem, Rheden en Renkum zijn zowel eigenaar van als opdrachtgever voor De Connectie. In de rol van eigenaar besluiten zij gezamenlijk over onder meer het aanbod van de dienstverlening, over de wijze van contractering, het escalatiemodel en het verrekeningsmodel. In de rol van opdrachtgever besluiten zij collectief en individueel over de vraag naar de dienstverlening van De Connectie. De Connectie is in 2017 voortgekomen uit een gezamenlijke behoefte van de gemeenten Arnhem, Rheden en Renkum om de krachten te bundelen op het gebied van bedrijfsvoering1. Medewerkers, management en bestuur van De Connectie hebben hier hard aan gewerkt. Dit heeft vruchten afgeworpen. Zo zijn de gemeenten minder kwetsbaar geworden op het gebied van ICT, is er meer ontwikkelingsruimte voor het personeel ontstaan en is de destijds beoogde kostenreductie bereikt2. Continuïteit en bedrijfszekerheid hebben daarbij tot nu toe prioriteit gekregen. Het eindgebruikersonderzoek 2024 van De Connectie geeft aan dat de meerderheid van de respondenten in het algemeen (heel) tevreden is over de dienstverlening van De Connectie3. Daarnaast is er veel waardering bij de deelnemers voor de wijze waarop De Connectie zich heeft ontwikkeld naar een volwaardige zelfstandige organisatie zonder 'schotten’ en zich een positieve bedrijfscultuur heeft eigen gemaakt.

We willen deze verworvenheden van de organisatie behouden, terwijl we de ' Bedrijfsplan 2017-2020 Bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie, december 2016. 2 Rapportage Evaluatieonderzoek De Connectie, april 2020. 3 Managementrapportage Eindgebruikersonderzoek 2024 pagina

ons |{enmer|{

gemeente Rheden

aansturing vanuit de drie gemeenten beter vormgeven. De intentie is daarbij om over te stappen naar een hostingsmodel met samenwerkingsafspraken op basis van wat in de Wgr genoemd wordt een ‘enkelvoudige centrumregeling’.

Aanleiding

Voor wat betreft de motieven geldt dat vanaf de start van De Connectie de doelen van de samenwerking waren gericht op Kosten, Kwaliteit, Kwetsbaarheid, Kansen en Klant. De Connectie heeft zich gericht op het harmoniseren en verbeteren van de interne werkprocessen en kwaliteit van de operatie (operational excellence). Dankzij de inzet van alle medewerkers van 'De Connectie’ is op deze doelen inmiddels veel bereikt. Anderzijds constateren we ook dat de snelheid en complexiteit van externe en interne ontwikkelingen en opgaven toegenomen is. Dit vraagt in het besturingsmodel vanuit de drie gemeenten om meer slagkracht en flexibiliteit om in te kunnen spelen op deze ontwikkelingen en opgaven die op gemeenten afkomen. De vragen van de klanten (van de gemeenten) zijn anders en zijn meer gedifferentieerd. Daarmee constateren we dat er een verschuiving heeft plaatsgevonden op de motieven voor de samenwerking en de samenwerkingsfilosofie op het gebied van de taken die De Connectie uitvoert. Ook het gemeenschappelijke perspectief op de samenwerkingsfilosofie is gewijzigd. Bij de start van De Connectie was uniformering één van de belangrijke succesbepalende factoren. De afgelopen jaren is op dit aspect daarom ook veel geïnvesteerd en bereikt, met name bij de processen van De Connectie zelf.

Geconstateerd wordt dat binnen de huidige samenwerkingsvorm het maximale is bereikt op dit gebied en dat de samenwerking tussen de drie gemeenten in een volgende fase doeltreffender en efficiënter kan worden georganiseerd door middel van hosting vanuit de centrumgemeente.

Daarnaast hebben de gemeenten en De Connectie in het voorjaar het integraal kostprijsmodel voor de dienstverlening opnieuw bezien. Gebleken is dat onverkort doorbelasten van de integrale kostprijs tot forse herverdeeleffecten zou leiden, die voor de betrokken gemeenten niet acceptabel zijn. Het zou ook geen recht doen aan de verhoudingen tussen een grote stad, die toch al instandhoudingskosten heeft, en buurgemeenten met een substantieel kleinere organisatieomvang. In een hostingsmodel/ centrumregeling wordt met die verschillen gebruikelijk rekening gehouden doordat de organisatie van de centrumgemeente de basis-instandhouding regelt en bekostigt. Gelet op bovenstaande ontwikkelingen, constateren de colleges dat de toekomstige uitdagingen op het gebied van bedrijfsvoering vragen om een andere visie en samenwerkingsfilosofie dan bij oprichting van De Connectie bestond. Als gevolg hiervan hebben zij de intentie uitgesproken om de huidige samenwerkingsvorm van De Connectie te heroverwegen vanuit de bestuurlijke verantwoordelijkheid om het maximale uit de samenwerking te halen. Het gaat hierbij niet om een aanpassing in de organisatie van ‘De Connectie’ zelf. Die kan blijven zoals die is. Het gaat hier om een verbetering van de aansturing vanuit de drie gemeenten.

Intentie De intentie van de deelnemers in De Connectie is om de juridische vorm en governance van De Connectie per 1 januari 2026 te wijzigen van de huidige ‘bedrijfsvoeringsorganisatie” (Wgr) naar een ‘enkelvoudige centrumregeling’ (hostingsmodel) met de gemeente Arnhem als gastheer en de gemeenten Rheden en Renkum als gast. Als gevolg hiervan zal de huidige juridische entiteit De Connectie worden ontbonden. pagina

2

ons kenmerk

gemeente Rheden

De beoogde omvorming heeft geen direct effect op de dienstverlening aan onze burgers en bedrijven. Wel wordt met de omvorming beoogd om op termijn de eisen die de omgeving aan onze dienstverlening stelt door onder meer technologische verbeteringen sneller door te kunnen voeren. Met de omvorming wordt beoogd sneller en slagvaardiger de voorwaarden te kunnen creëren voor de gemeenten om de noodzakelijke dóórontwikkeling in de dienstverlening te kunnen vormgegeven. Bij de omvorming van De Connectie wordt als uitgangspunt gehanteerd dat de taken, de organisatie en het personeel geheel en ongedeeld over worden genomen door gastheergemeente Arnhem. De gemeente Arnhem kan zo de regierol invullen op inhoud en tempo van de veranderopgaven en wil op deze manier bijdragen aan de efficiency en ontwikkelkracht van de buurgemeenten.

De colleges van Burgemeester en Wethouders hebben opdracht gegeven om de intentie tot omvorming van De Connectie uit te werken door het laten opstellen van een invlechtingsplan, een opheffingsplan en een overkoepelende businesscase met impactanalyse voor alle betrokken partijen. Op basis van de resultaten van deze documenten zal voor de zomer van 2025 een definitief besluit worden voorgelegd aan de drie gemeenteraden, die immers bevoegd zijn tot het aanpassing van gemeenschappelijke regeling op grond van de Wgr.

Financiën

Er is een verschillenanalyse gemaakt waarin voor drie situaties de financiële effecten voor de drie gemeenten op een rij zijn gezet:

a.

Lumpsum kostenverdeling, zoals die als voorlopige verdeling in de afgelopen jaren feitelijk is gehanteerd;

b.

Kostenverdeling zoals die zou moeten zijn volgens het kostprijsmodel dat hoort bij gedeeld eigenaarschap (Wgr-bedrijfsvoeringsorganisatie);

c.

Kostenverdeling zoals die zou moeten zijn volgens het kostprijsmodel dat hoort bij één eigenaar (Wgr-enkelvoudige centrumregeling).

De financiële effecten van deze drie situaties zijn voor iedere gemeente in onderstaande tabel op een rij gezet (bedragen zijn x€ 1.000, begroting 2024 exclusief incidentele bijdragen en

doorbelasting aan derden en effect uitplaatsing Management Support taken).

Lumpsum bedrag huidig

Lumpsum percentage huidig

Kostprijs­ model bij voortzetten BVO (€)

Verschil bij voortzetten BVO (€)

Kostprijs­ model bij omvorming naar ECR (€)

Verschil bij omvorming naar ECR (€)

Arnhem

€

37.023

72,8%

€

32.530

€

-4.493

€

37.332

€

309

Renkum

€

5.164

10,2%

€

6.898

€

1.734

€

5.236

€

72

Rheden

€

8.635

17,0%

€

10.597

€

1.962

€

8.254

€

-381

Uit bovenstaande verschillenanalyse blijkt, dat de huidige lumpsum-verdeling waar bij de oprichting voor is gekozen en waar afgelopen jaren mee is gewerkt, niet past bij het kostprijsmodel zoals die in een Wgr-bedrijfsvoeringsorganisatie gebruikelijk is. Op basis van integrale verdeling van alle kosten zouden de gemeenten Rheden en Renkum meer moeten betalen dan nu en de gemeente Arnhem minder dan nu (kolom b). pagina

3

ons kenmerk

gemeente Rheden

In een gastheer-model (enkelvoudige centrumregeling) ligt dit anders, omdat daar het eigenaarschap

en de daarmee samenhangende instandhoudingskosten bij de centrumgemeente liggen. Tot de instandhoudingskosten worden gerekend de kostensoorten concernoverhead; bedrijfsbureau en

managers. De gastgemeenten betalen de gastheer een prijs voor de dienstverlening die gebaseerd is op de meerkosten van de door hen afgenomen diensten.

Als we dat toepassen op de huidige begroting van De Connectie dan ontstaat de verdeling zoals weergegeven in de derde kolom van bovenstaande tabel (kolom c). Daarin is te zien dat de kostenverdeling (gemeten naar het jaar 2024) bij het hostingsmodel / enkelvoudige centrumregeling voor de drie gemeenten tot nagenoeg dezelfde kostenverdeling leidt als in de huidige situatie: De

gemeente Rheden gaat € 8,3 miljoen betalen ipv € 8,6 en de gemeente Renkum € 5,2 miljoen ipv € 5,1 miljoen. De gemeente Arnhem gaat afgerond € 37,3 miljoen betalen ipv € 37,0 miljoen. Dit

laatste komt nagenoeg overeen met wat de gemeente Arnhem de afgelopen jaren heeft betaald én met wat de gemeente Arnhem aan kosten zou hebben in het denkbeeldige geval dat er geen samenwerking meer zou zijn, aangezien de gemeente Arnhem ook dan de instandhoudingskosten zelf zou moeten betalen.

Anderzijds zou het zuiver hanteren van het kostprijsmodel bij de huidige Wgr-

bedrijfsvoeringsorganisatie voor Rheden en Renkum een onoverkomelijke kostenstijging inhouden (€ 2,0 miljoen respectievelijk €1,7 miljoen). Doorgaan in de bestaande samenwerking met toepassing van het kostprijsmodel is voor Rheden en Renkum niet reeël en zou dat ook zijn geweest indien

eerder het kostprijsmodel zou zijn toegepast. Voor die gemeenten een extra reden om te kiezen voor een hostingsmodel (enkelvoudige centrumregeling).

Incidentele kosten Met het voorgestelde omvormingsproces gaan wel incidentele kosten gepaard. Er moet een overkoepelende businesscase (€ 25.000), een invlechtingsplan (€ 50.000) en een opheffingsplan (€ 25.000) worden opgesteld. De totale kosten daarvan worden geraamd op € 100.000. De kosten voor

het opstellen van het invlechtingsplan komen voor rekening van de beoogde gastheergemeente, de kosten voor de overkoepelende businesscase en het opheffingsplan komen voor rekening van de deelnemers in De Connectie naar rato van de (huidige) percentuele verdeling in de basisdienstverlening (zie onderstaande tabel).

Overkoepelende business case

€

18.212

Invlechtingsplan

€

50.000

Opheffingsplan

€

18.212

€

€

2.540

2.540

€

€

4.248

4.248

€

25.000

€

50.000

€

25.000

De kosten voor de invlechting van de taken van De Connectie en de opheffing van De Connectie zullen op een later moment worden berekend en als onderdeel van de genoemde documenten in het kader van de volgende fase in de besluitvorming aan u worden voorgelegd.

pagina

4

ons kenmerk

gemeente Rheden

Proces De volgende fase in de besluitvorming wordt voorzien in maart 2025, waarop in april 2025 aan u het besluit zal worden voorgelegd.de taken van De Connectie per 1 januari 2026 af te nemen van de

gemeente Arnhem. Tegelijkertijd wordt u gevraagd om zienswijzen in te dienen over de opheffing van De Connectie als zelfstandige juridische entiteit.

Hoogachtend,

het college van burgemeester en wethouders van Rheden,

Carol van Eert

pagina

5

Bart Drewes

ons kenmerk