20240422 Analyse en aanbevelingen tbv programmabegroting 2025 definitief

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

Sjir Hanssen, Mehmet Sahan en Roel Kuipers Financiële commissie 22 april 2024 Doorontwikkeling naar programmabegroting 2025

Aanleiding Het rekenkameronderzoek naar de programmabegroting Rheden “naar een betere sturing de toekomst” markeerde in 2021 de start van een project gericht op de doorontwikkeling van de programmabegroting. Het doel van dit project was en is 3-ledig: 1. De begroting [en andere P&C documenten] beter leesbaar en meer consistent te maken; 2. De Raad te helpen om beter te sturen aan de hand van de begroting; 3. Intern] de bestuurlijke P&C cyclus een meer nadrukkelijke plek te geven in de sturing De programmabegroting 2024 is ondertussen vastgesteld en daarin zijn stappen zichtbaar. De programmabegroting is meer gericht op de 3 W-vragen (zie bijlage 1) en de budgetten zijn uitgesplitst per thema. Daarnaast is er ook binnen de programma’s meer aandacht voor de risico’s die het behalen van een doel in de weg staan. Desondanks constateren we dat de programmabegroting nog niet 100% op de behoefte van de raad aansluit. Het is een best een worsteling welk abstractieniveau je kiest en hoe ‘diep je gaat’, ook doordat het afhangt van het onderwerp. We constateren dat het belangrijk is te accepteren dat dit lastig is, niet volledig aan ieders verwachtingen kan worden voldaan en dat het belangrijk is hierover met elkaar in gesprek te blijven.

Met deze memo doen we een eerste aanreiking om op het juiste abstractieniveau te komen en geven we u concrete aanbevelingen voor de doorontwikkeling richting de programmabegroting 2025, zodat deze (nog) beter aansluit bij de verwachtingen.

Analyse In onderstaande analyse is voor een aantal gemeentes beknopt in kaart gebracht hoe zij in hun programmabegroting, en andere bestuurlijke P&C documenten, omgaan met de 3-W vragen. De 3-W Vragen zijn: 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat gaan we daarvoor doen? 3. Wat mag het kosten

Rheden

W-vraag 1 Doel

2 Resultaten

3 Thema

Breda

Ambitie

Activiteiten

Thema

Gemeente

Wat valt op • • • • •

Tiel

Per thema

Wageningen

Resultaten/activiteite n Thema/Doelen Resultaten

Programm a Thema

Renkum

Thema

Activiteiten

Arnhem

Doel

Inspanning

Programm a Doel

Den Bosch

Ambitie

Inspanning

Alkmaar

Thema

Resultaten & Acties

• • •

Programm a Thema

Doelen

Prestatie

Programm a

Houden scherp vast aan structuur Geen indicatoren

•

Indicatieve indeling van middelen per doel

• •

Begint met financieel kader Bij sommige resultaten benodigde middelen opgenomen. Zeer beknopt opgeschreven Aparte beleids- en financiële begroting Begroten niet langer op “geluk”.

• Leiden

Geen toelichting bij thema Indicatoren als totaallijst en soms meer dan 3 per doel Per doel risico’s benoemd Geen doelen, enkel toelichting. Losser Opsomming kosten aan het eind programma Zeer beknopt

• •

Beknopte bevindingen • • •

Hoe vraag 1 Wat willen we bereiken wordt opgepakt komt aardig overeen tussen de gemeentes. Met name vraag 2 Wat gaan we daarvoor doen verschilt in invulling. Hierbij valt op dat er verschillende begrippen en abstractieniveaus worden gehanteerd. De verdeling van middelen wordt per programma of subprogramma/thema opgenomen (vraag 3 Wat mag het kosten). Daarmee geven we nu al evenveel of meer inzicht dat meeste gemeentes

•

uit de vergelijkingsgroep. Enkel Arnhem maakt een volledige verdeling van de middelen per doel, deze is wel fictief/indicatief. Wij maken gebruik van meerdere indicatoren waardoor er meer ruime is voor kwantitatieve duiding maar het wel complexer wordt. Maximaal 3 lijkt soms te worden gelezen als minimaal 3. Bij andere gemeenten is in plaats het doel meer specifiek gemaakt (vergelijkbaar met één enkele indicator).

Verwachtingen van de financiële commissie In de volgende stap van de doorontwikkeling richting de programmabegroting 2025 zijn de verwachtingen als volgt: o

o

o o

o

o

o

o o o

De begroting moet leesbaar zijn als sturingsinstrument1, daarbij kan de behoefte aan informatie tussen raadsleden verschillen. Desondanks is het belangrijk hem niet te ‘breed’ of te technisch te beschrijven, door allerlei kruisverbanden te leggen of vakjargon te gebruiken. De begroting is een beleidsdocument. Basis is: Raadsleden moeten kunnen begrijpen wat er staat. Daarna komt de vraag waar kan ik dit kan vinden in de programmabegroting? Of staat het er niet in maar ergens anders? Het begrip doel beschrijft: wat willen we bereiken? Wat is het gewenste effect? Voor de Raad is het goed om vooraf goed te bespreken en in de begroting vast te leggen waarop de Raad wil sturen. Hier zouden we meer tijd voor moeten nemen om scherpte aan te brengen. Voor de resultaten een focus op nieuwe dingen. Wat ga je extra doen om een doel te bereiken. De resultaten die “going concern” beschrijven nemen we niet langer als resultaat op in de begroting. Uiteraard komt “going concern” nog wel in de begroting terug aangezien deze taken bijdrage aan de doelen en onderdeel uitmaken van de financiële begroting (structurele exploitatielasten). Het resultaat beschrijft: wat gaan we daarvoor doen? Het beschrijft het eindresultaat waarop door de Raad gestuurd kan worden. De resultaten zijn nu op een te hoog abstractieniveau en niet concreet genoeg.

De middelen zijn momenteel alleen op thema niveau toebedeeld, dit is in een aantal gevallen erg ruim en biedt daardoor weinig mogelijk voor sturen. Vandaar dat er behoefte is aan verdieping. Daarbij is de verwachting dat bij nieuwe resultaten (zo goed mogelijk) staat wat ze mogen kosten. Behoefte aan meer beeldmateriaal, zoals grafieken en infografics. De begroting heeft een hoger abstractieniveau en beschrijft daardoor niet het hoe, raadsleden kunnen daar wel vragen over stellen. Er is een online begroting. Neem de raadsleden hierin mee.

1 Met de programmabegroting legt de raad vast wat de beleidsdoelen zijn met daaraan gekoppeld de middelen.

Het is daarmee een opdracht aan het college, op basis waarvan het college verantwoording aflegt aan de raad door middel van de jaarstukken.

Aanbevelingen Op basis van de verwachtingen komen we tot de volgende aanbevelingen: 1. Maak nadrukkelijker onderscheid tussen indicatoren en resultaten, waarbij; a. De 1 tot 3 indicatoren in combinatie met het doel beschrijven welk effect we willen bereiken. Liever 1 goede dan meerdere minder concrete indicatoren, b. Stuur strikt op maximaal 3 indicatoren. 2. Breng meer scherpte aan in de verwoording van doelen en ga ervan uit dat raadsleden de aanleiding en actueel beleid kennen. Neem per doel een lijst op met relevante beleidsdocumenten, inclusief mogelijkheid om door te klikken (zgn. hyperlinks). 3. De begroting is optelsom voor alles wat we altijd al doen (“going concern”2) en wat we additioneel gaan doen (“growing concern” 3). De resultaten beschrijven het nieuwe dat we daarvoor gaan doen (“growing concern”). Dit betekent dat; a. We niet langer alles opnemen wat we doen om dat doel te bereiken, maar alleen de nieuwe resultaten. Daarmee geven de resultaten niet langer een overzicht van alles wat we doen, de doelen nog wel. b. Resultaten meer actief en concreet worden opgeschreven. 4. Neem voor deze resultaten indicatief op wat ze mogen kosten. De genoemde bedragen zijn kaders waarbinnen de gewenste effecten worden gerealiseerd.

De financiële kaders zijn opgebouwd vanuit verschillende bouwstenen / schattingen en derhalve indicatief voor uitvoering maar kaderstellend voor de monitoring. Hiermee wordt dus meer inzicht gegeven in de kosten voor wat we extra moeten doen om het doel te bereiken.

2 Deze zaken lopen door en zullen zonder interventie op dezelfde manier doorlopen worden. 3 De zaken die je wil veranderen en die een groei doormaken. Je herkent ze aan de veranderwens die eraan ten

grondslag ligt.

BIJLAGE 1: Doelenboom Voor de programmabegroting 2024 hebben we de volgende doelenboom gehanteerd (logisch kader): Begrip Visie Thema Doel Indicator Resultaat Acties

Antwoord op vraag Wat vindt de Gemeenteraad belangrijk [per programma]? Deze is gekoppeld aan de visie welke gemeente we willen zijn. Aantal samenhangende doelen. Wat is het financiële kader? Wat willen we bereiken? Wat is het gewenste effect? Wat willen we verbeteren om te komen tot die visie? Daarnaast; Welke belangrijkste risico’s staan dit doel in de weg? Hoe bepalen we of we dit bereikt hebben? Wanneer zijn we succesvol? Waar willen we op monitoren? Wat gaan we aanvullend doen om het doel te bereiken? Wat moet het opleveren? Wat mag dit kosten? Intern] Wat gaan we daarvoor doen? Welke acties ondernemen we? Wie voert dit uit?

De invulling van de 3-W Vragen is daarmee voor onze gemeente als volgt: 1. Wat willen we bereiken?  Doel 2. Wat gaan we daarvoor doen?  Resultaat 3. Wat mag het kosten  Euro’s per thema èn voor (nieuwe) resultaten

BIJLAGE 2: Overzicht taakvelden per programma

Programma 1 Samenleving

Thema Financiële bestaanszekerheid Reserves Sociale basis

Vitaal en gezond

2 Leefomgeving

Biodiversiteit, erfgoed en landschap Circulaire economie Economische ontwikkeling

Energie- en warmtetransitie Inrichting en beheer openbare ruimte

Mobiliteit en infra

Reserves Vernieuwing omgevingsbeleid

3 Bestuur en organisatie

Volkshuisvesting Dienstverleningsagenda

Taakveld 6.3 Inkomensregelingen 6.4 Begeleide participatie 0.10 Mutaties reserves 4.2 Onderwijshuisvesting 4.3 Onderwijsbeleid en leerlingzaken 5.3 Cultuurpresentatie, prod.partic. 5.6 Media 6.1 Samenkracht en burgerparticip. 6.2 Wijkteams 6.6 Maatwerkvoorzieningen (WMO) 6.71 Maatwerkdienstverlening 18+ 6.72 Maatwerkdienstverlening 186.82 Geëscaleerde zorg 185.1 Sportbeleid en activering 5.2 Sportaccommodaties 7.1 Volksgezondheid 5.5 Cultureel erfgoed Geen 3.1 Economische ontwikkeling 3.3 Bedr.loket en bedr.regelingen 3.4 Economische promotie Geen 0.3 Beheer ov. gebouwen en gronden 5.7 Openbaar groen en recreatie 7.2 Riolering 7.3 Afval 7.4 Milieubeheer 7.5 Begraafplaatsen en crematoria 2.1 Verkeer en vervoer 2.2 Parkeren 2.5 Openbaar vervoer 0.10 Mutaties reserves 8.1 Ruimtelijke ordening 8.2 Grondexpl. (niet-bedr.terreinen) 8.3 Wonen en bouwen 0.1 Bestuur 0.2 Burgerzaken 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.61 OZB woningen

Programma

Thema

Integrale veiligheid Inwonersparticipatie Kansengelijkheid en inclusie Professionalisering organisatie Regionale samenwerking en internationale betrekkingen Reserves Vastgoed portefeuille

Taakveld 0.62 OZB niet-woningen 0.63 Parkeerbelasting 0.64 Belastingen overig 0.7 Alg. uitk. e ov. uitk. gem.fonds 0.8 Overige baten en lasten 0.9 Vennootschapsbelasting (VpB) 1.1 Crisisbeheersing en brandweer 1.2 Openbare orde en veiligheid Geen Geen Geen Geen 0.10 Mutaties reserves Geen