20240411 Collegevoorstel inz toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 2022-2023

B&W-voorstel Algemene gegevens

Titel

:

Portefeuillehouder Begrotingsprogramma Draagt bij aan Global Goal(s) Rol van de gemeenteraad Zaaknummer Bijlage(n)

: : : : : :

Toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 20222023 Dorus Klomberg Bestuur & Organisatie Partnerschappen om doelstellingen te bereiken ter kennisneming 890971 4

Voorstel 1. 2. 3. 4.

kennis te nemen van het toezichtsverslag informatiebeheer gemeente Rheden 20222023; de verbetermaatregelen zoals genoemd in het toezichtsverslag en de bijbehorende raadsinformatiebrief ten uitvoer te brengen; de raad via een raadsinformatiebrief te informeren; het toezichtsverslag, inclusief de raadsinformatiebrief met de verbetermaatregelen, ter informatie aan de Toezichthouder op het archiefbeheer (Gelders Archief) en de Interbestuurlijk Toezichthouder Archieven van de Provincie Gelderland aan te bieden.

Aanleiding

De gemeentearchivaris heeft op 13 februari 2024 verslag uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden over het toezicht op het informatiebeheer. In dit verslag worden er maatregelen voorgesteld die getroffen moeten worden in het belang van een goed informatiebeheer. De voorgestelde maatregelen dragen bij aan de duurzame toegankelijkheid van informatie, een transparante overheid te zijn voor de (rechtzoekende) burger en te komen tot een goede bedrijfsvoering voor de overheid. Door onder andere veranderende wet- en regelgeving en verdergaande digitalisering is het van belang dat we blijven voldoen aan de eisen die gesteld worden aan het informatie- en archiefbeheer. Het college van B&W is als zorgdrager bestuurlijk verantwoordelijk voor het archief. Zoals vastgelegd in de archiefverordening gemeente Rheden 2020 moet het college de uitvoering van de Archiefwet verantwoorden aan de gemeenteraad. Het college van B&W doet tweejaarlijks verslag aan de raad over de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente, en biedt daarbij de verslagen aan die door de archivaris zijn opgesteld. De verslagen van de archivaris betreffen het toezicht op het niet-overgebrachte archief en het beheer van het overgebrachte archief naar de archiefbewaarplaats (Gelders Archief).

Tevens is het college verantwoordelijk voor de toezending aan de provincie van het KPI-verslag. De gemeenteraad wordt door het college geïnformeerd over het KPI-toezichtsverslag. De raad kan het college controleren op de uitvoering van het informatieen archiefbeheer. Bestaand beleid en kaders Artikel 3 en 32 Archiefwet 1995, Archiefverordening gemeente Rheden 2020, Wet Open Overheid (WOO), Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt, 2012), Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s).

Welk resultaat willen we met dit voorstel behalen?

Met dit toezichtsverslag wordt inzicht verkregen en gegeven in de huidige stand van zaken over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Rheden. In de raadsinformatiebrief is dan ook te lezen welke verbetermaatregelen het Gelders Archief als toezichthouder op het archiefbeheer voorstelt, waarna per bevinding een reactie met de beoogde aanpak volgt. Deels worden de verbetermaatregelen opgepakt in de uitvoering, welke zijn belegd bij afdeling DIV De Connectie en anderzijds worden deze opgepakt vanuit het programmaplan Digitaal Rheden. Als het beheer op

orde is wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk om verantwoording af te leggen over het eigen handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd. Door de voorgestelde aanpak op de gegeven aanbevelingen door de toezichthouder (Gelders Archief) wordt direct een relatie gelegd naar de lokale en regionale opgaven als het gaat om het informatiebeheer. Hierbij valt te denken aan de samenwerking op het gebied van informatie- en archiefbeheer met onze bedrijfsvoeringpartners (De Connectie, het Gelders Archief en de gemeenten Arnhem en Renkum). In het toezichtsverslag wordt ingezet op verder verbeteren van het informatiebeheer en dat digitaal de norm is/ wordt. Mede door het Programma Digitaal Rheden zijn veel verbetermaatregelen al doorgevoerd en/of in gang gezet. Een goed voorbeeld is het wegwerken van achterstanden op het fysieke en digitale archiefbeheer. Het gegeven dat digitaal de norm moet worden, kent een langere weg en is afhankelijk voor meerdere factoren zoals een afgeronde migratie naar ons nieuwe zaaksysteem met een bijbehorende digitale beheeromgeving (digitaal archief).

In 2024 wordt verwacht dat hierin belangrijke stappen kunnen worden gezet, ook als het gaat om het inzetten van vervanging (dit is het vervangen van papieren archiefbescheiden voor digitale reproducties) op grond van de Archiefwet 1995. Het voorliggende toezichtsverslag en de nieuwe verbetermaatregelen leveren hieraan een belangrijke bijdrage.

Wat zijn de risico’s van dit voorstel?

Het niet op orde hebben van de informatiehuishouding betekent een risico voor de bedrijfsvoering en de verantwoordingsplicht en heeft een inefficiënte en ineffectieve organisatie tot gevolg. Daarnaast is goed toezicht, zoals geregeld in de archiefverordening, gebaat bij goede samenwerking. Het niet voldoen aan de Archiefwet 1995 kan er voor zorgen dat de provincie de gemeente onder verscherpt toezicht plaatst. Door de Wet revitalisering generiek toezicht kan de provincie gebruik maken van de zogenoemde interventieladder, waardoor ze besluiten in de plaats van gemeenten kan nemen of door de gemeente genomen besluiten kan schorsen. Indien de verbetermaatregelen op de aanbevelingen van de toezichthouder op het archiefbeheer niet worden doorgevoerd bestaat het risico dat we niet (meer) voldoen aan relevante wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer. Door de toenemende digitalisering ontstaat steeds meer informatie en data die goed ontsloten moet zijn en worden beheerd om de duurzame toegankelijkheid gedurende de levenscyclus van digitale documenten en data te kunnen garanderen. Als dit niet mogelijk is, kan dit grote consequenties hebben voor de verantwoordingsfunctie van het overheidshandelen van onze gemeente. Daarnaast is goed informatie- en archiefbeheer van essentieel belang voor een goede bedrijfsvoering.

Waar moeten we rekening mee houden? Financiële consequenties

De kosten voor het doorvoeren van de verbetermaatregelen worden enerzijds gedekt vanuit de reguliere budgetten en anderzijds gedekt vanuit het Programma Digitaal Rheden.

Personele consequenties N.v.t.

Communicatie en participatie

De inhoud van dit voorstel en de raadsinformatiebrief is afgestemd met onze collega’s van Bedrijfsvoeringorganisatie De Connectie. Tevens wordt er ambtelijk binnen de gemeenten Renkum en Arnhem een soortgelijk toezichtsverslag informatiebeheer met verbetermaatregelen naar het college en de raad gebracht. Naast het Gelders Archief wordt het toezichtsverslag en de raadsinformatiebrief met de beoogde aanpak op de verbetermaatregelen ook aan de Interbestuurlijk Toezichthouder Archieven van de Provincie Gelderland toegestuurd.

Evaluatie

In 2026 wordt er weer een nieuw toezichtsverslag door het Gelders Archief opgesteld, waarin aandacht is voor de voortgang op de ingezette verbetermaatregelen. Velp, 22 mei 2024 Burgemeester en wethouders van Rheden, Carol van Eert, burgemeester. Bart Drewes, secretaris.