20231016 Memo definitie grote projecten

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

Dorus Klomberg Financiële commissie 16 oktober 2023 Definitie grote projecten

Aanleiding Voor diverse projecten worden periodiek “factsheets” gemaakt die het inhoudelijke gesprek tussen Raad en portefeuillehouder ondersteunen. Vanuit de raad is er daarnaast behoefte aan periodiek inzicht hoe de ‘grote projecten’ ervoor staan. Het college vind transparantie zeer belangrijk, en heeft ervoor gekozen om invulling te geven aan dit verzoek. In de financiële commissie is eerder gesproken over een mogelijke definitie van grote projecten en wat de behoefte is aan het inzicht op de grote projecten. De rapportage op grote projecten biedt een integraal overzicht op status van de projecten hoofdlijnen, met hier afwijkingen op tijd, kwaliteit en geld (één A4/A3). Deze rapportage zal worden ingevoegd in de bestaande P&C cyclus. Criteria grote projecten In overleg met de financiële commissie zijn de volgende criteria voor grote projecten bepaald: 1. Project- of programmabudget groter dan € 1.000.000,2. Een doorlooptijd van meer dan 2 jaar 3. Het project is gericht op een majeure maatschappelijke ontwikkeling Het laatste criteria biedt ruimte om in overleg met de Raad een project in de rapportage op te nemen ook al zijn de eerste 2 criteria niet van toepassing. De rapportage richt zich op zowel projecten als programma’s, waarbij we binnen Rheden het volgende onderscheid maken: Projecten: leveren concrete resultaten op, die je kan zien, aanraken, vastpakken.

Het hoe, wat en wanneer is op voorhand duidelijk ook vaak in tijd, geld en kwaliteit. Programma’s: worden niet (altijd) gestuurd op een concreet resultaat, maar op een of meerdere specifieke doelen. Deelprojecten binnen een programma met resultaten kunnen ook bijdragen aan het te realiseren doel. De mate van voorspelbaarheid is minder groot dan bij projecten. De randvoorwaarden tijd, geld en kwaliteit kunnen meer afhankelijk zijn van externe factoren omdat programma’s veelal meerdere jaren lopen. Lijst met grote projecten Op basis van bovenstaande criteria komen we tot onderstaande grote projecten: • Gemeentehuis Dorus Klomberg • Omgevingswet Paul Hofman • Implementatie Hervormingsagenda Jeugd Ronald Ter Hoeve • integrale wijkaanpak Stenfert Gea Hofstede • Digitaal Rheden Dorus Klomberg • IJsseldistrict Dorus Klomberg Vervolg De focus tot nu toe lag op wat de behoefte is, nog niet op hoe we het gaan organiseren. De volgende stap is om de definitie van een groot project door de gemeenteraad te laten vaststellen. In de maanden daarna zullen we via een pragmatische tijdelijke werkwijze starten met de rapportage grote projecten. 1/2

Dit geeft ruimte om bij te schaven, maar ook om in kaart te brengen welke capaciteit het vraagt om het proces te faciliteren en de rapportage structureel in te richten. De eerste rapportage op deze projecten kan vervolgens plaatsvinden via de 1e bestuursrapportage 2024. Bijlagen • Presentatie “rapportage grote projecten” ~ financiële commissie 7 juni 2023.

2/2