20230310 Memo PC cyclus 2023.docx

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

College B&W Financiële Commissie 14 maart 2023 Bestuursrapportages P&C cyclus 2023

Aanleiding In de financiële commissie van 19 januari 2023 is gesproken over een nieuw voorstel voor de integrale planning P&C cyclus 2023. Met name de tijdigheid van de informatie en gedurende het jaar kunnen bijsturen zijn een uitdaging. Tijdens deze bijeenkomst is mondeling een voorstel toegelicht, een voorstel dat positief werd ontvangen door de financiële commissie. In deze memo leest u het voorstel zoals besproken terug. Uitgangspunten We willen bereiken dat: 1. De raad wordt geïnformeerd met tijdige informatie; 2. De raad in gelegenheid is om gedurende het jaar bij te sturen; 3. We een realistische en efficiënte planning hanteren. Voorstel Gedurende het jaar worden 2 tussenrapportages aan de raad beschikbaar worden gesteld, de zogenaamde bestuursrapportages. De eerste bestuursrapportage zal conform de huidige planning eind juni in de gemeenteraad worden behandeld. Een belangrijk verschil met de zomerrapportage van eerdere jaren is dat we deze willen baseren op de stand van medio mei. De tweede bestuursrapportage, gericht op financiële afwijkingen, zal in de raad van eind september worden besproken. Deze bestuursrapportage is dan gebaseerd op de stand van medio augustus. Bij de behandeling van de winterrapportage 2022 is aangegeven dat de meerwaarde hiervan beperkt was.

Enerzijds door de actualiteit van de cijfers en anderzijds doordat er geen ruimte meer was voor bijsturen. Daarnaast is de toegevoegde waarde om in december begrotingswijzigingen door te voeren beperkt. Aangezien de voorbereiding en behandeling voor zowel organisatie als bestuur veel tijd kost, is het voorstel om deze te schrappen. Aan het nieuwe voorstel is wel een belangrijke conditie verbonden: Het vraagt dat we proces van behandeling verkorten. Hier hoort bij dat de raadsbehandeling zich concentreert op de besluitvormende raad en dat de tussenrapportages na de B&W behandeling rechtstreeks naar de besluitvormende raad gaan. Daarbij dient de aanlevertermijn voor deze voortgangsrapportages te worden beperkt tot 2 weken. In de 1e week zal de rapportage in de financiële commissie of voorbereidende raadsvergadering worden besproken en in de 2e week in de besluitvormende raad. Gedurende het jaar hebben we dan 5 P&C documenten: De kadernota, de begroting, de 1e bestuursrapportage, de 2e bestuursrapportage en de jaarrekening. 5 momenten totaal, waarvan 4 momenten om bij te sturen. Resumé • •

In de planning gaan we uit van 2 tussentijdse voortgangsrapportages, behandeling in juni en in september; De doorlooptijd voor de behandeling van deze rapportages wordt verkort, zodat de informatie meer actueel is.

1/2

•

Daarnaast worden de financiële commissie en gemeenteraad proactief geïnformeerd over eventuele tussentijdse grote afwijkingen.

Evaluatie We beschouwen deze nieuwe werkwijze als pilot voor 2023. Aan het eind van het jaar zal de werkwijze in de financiële commissie worden geëvalueerd en zullen afspraken worden gemaakt voor 2024 en verder. Op basis hiervan wordt eind 2023 de financiële verordening herzien zodat deze aansluit bij de afspraken. Bijlage: - Integrale planning P&C cyclus 2023 versie 13 maart 2023

2/2