20230111 Memo Managementletter 2022.docx

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

College van B&W Financiële Commissie 10 januari 2023 Managementletter 2022

Deze memo is bedoeld om u inzicht te geven in de aandachtspunten en aanbevelingen die de accountant heeft gegeven in de Managementletter 2022 en de opvolging hiervan in de organisatie. Inleiding Ieder jaar voert de accountant twee controles uit. In de eerste controle (de z.g. interim-controle) vindt toetsing plaats van de interne beheersing van bedrijfsprocessen. In de tweede controle (de z.g. jaarrekeningcontrole) beoordeelt de accountant de jaarrekeningposten. Dit jaar heeft de interim-controle in eind oktober begin en november plaatsgevonden. De uitkomsten van deze interim-controle zijn vervat in de managementletter 2022 en, na ambtelijke hoor-wederhoor, op 19 december 2022 besproken met de wethouder financiën en loco gemeentesecretaris. Op 4 januari 2023 hebben wij de definitieve versie van deze managementletter ontvangen. De managementletter is van nature kritisch. Hierin wordt vooral gerapporteerd over de eventuele leemtes of mogelijkheden ter verbetering van de financiële en administratieve processen, de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. Met andere woorden; aspecten van interne beheersing die de accountant als toereikend beschouwd worden niet expliciet vermeld.

Kernboodschap De managementletter onderschrijft dat er hard gewerkt wordt om de bevindingen vanuit het verleden op te lossen en om te voorkomen dat er nieuwe bevindingen bij komen. Daarmee zijn de bevindingen nog niet opgelost, maar is er wel een concreet plan van aanpak in uitvoering met het perspectief om tot een structurele oplossing te komen. Deze constatering geeft het college het gevoel dat we op de goede weg zijn. De actiepunten voor verbeteringen van de interne beheersing wordt intern gestructureerd gemonitord met behulp van een opvolgingsplan. Rechtmatigheidsverantwoording De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is doorgeschoven naar boekjaar 2023. Wij hebben er voor gekozen om 2022 net als 2021 als proefjaar te gebruiken, om zo goed voorbereid te zijn op de wetswijziging die vanaf boekjaar 2023 van kracht is. Voor 2022/2023 ligt de focus op de volgende processen: ✓ Belastingen ✓ Subsidies ✓ WMO ✓ Jeugd ✓ Participatie Naar oordeel van de accountant is onze voorbereiding en planning passend bij deze wetswijziging. Als college zijn we verheugd met deze conclusie van de accountant, omdat we weten dat veel gemeenten nog flinke stappen moeten zetten om op tijd klaar te zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Onrechtmatigheid in aanbestedingen Tijdens de interim-controle is de accountant proactief op de hoogte gebracht van een financiële onrechtmatigheid inzake de aanbesteding van ingenieursdiensten. U leest deze terug in de managementletter 2022 op pagina 14. Wij lichten u de context graag nader toe. In 2021 is besloten om de herinrichting van de Oranjebuurt Dieren onderhands in plaats van Europees aan te besteden. Hiervoor is gekozen omdat een Europese aanbesteding een langdurig traject is, waarop we als gevolg van de urgentie niet op wilden wachten tot 2022. Dit levert een fout in de rechtmatigheid op van € 0,9 mln. Gelijktijdig met het besluit om af te wijken van de

Europese aanbestedingsregels, is ook besloten om voor 2022 en de daarop volgende jaren een Europese aanbesteding te starten. Deze Europese aanbesteding is begin 2022 afgerond. De nieuwe raamovereenkomst voor ingenieursdiensten is op 1 maart 2022 ingegaan met een duur van 6 jaar. De onrechtmatigheid speelt daardoor niet meer voor 2023. De goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 1,3 mln. Indien het aantal fouten boven de € 1,3 mln. uitkomt zal de accountant n.a.v. de jaarrekeningcontrole geen goedkeurde verklaring bij de jaarrekening maar een verklaring met beperking bij de jaarrekening afgeven. De omvang van de opdracht valt met € 0,9 miljoen binnen de marges die voor de jaarrekeningcontrole worden gehanteerd en heeft geen direct gevolg voor de strekking van het oordeel bij de jaarrekening. Deze onrechtmatigheid telt echter wel mee in de totale financiële onrechtmatigheid en vergroot daarmee de kans dat de totale financiële onrechtmatigheid boven het grensbedrag uitstijgt. Als gevolg van deze € 0,9 miljoen (70%) zitten we met deze fout al dicht onder de tolerantiegrens en komen we in de gevarenzone. Voortgang op bevindingen managementletter In 2022 zijn er geen nieuwe bevindingen uit de interim-controle gekomen. Van de eerdere bevindingen zijn er 7 opgelost (30%), waarvan 2 met hoge prioriteit (40%).

De overige bevindingen met hoge prioriteit zijn onderhanden en naar verwachting is de verbetering met de interim-controle 2023 voor de accountant voldoende zichtbaar. Ten aanzien van de IT-beheersing is een goede stap gezet met de ISAE 3402 Type 2 verklaring, er zijn geen bevindingen die verbetering op (korte) termijn vereisen. Resumé In 2022 hebben we voortgebouwd op de basis waarover we u vorig jaar hebben geïnformeerd. De interim-controle 2022 laat zien dat deze inzet vruchten begint af te werpen, maar dat betekent niet dat we er al zijn. Het is belangrijk dat we aandacht houden voor de verbetering van de interne beersing. Enerzijds om te concrete bevindingen op te lossen, en anderzijds om de beheersingsmaatregelen in het algemeen beter vast te leggen zodat we minder afhankelijk worden van controle achteraf. Visie op Control Doel van het college is om de organisatie steeds beter beheerst te krijgen. In 2021 is een stap gezet om een fundament te leggen voor een cultuur waarin we systematisch leren van bevindingen uit zowel de interne – als de externe controle. Dit is een continue proces wat gaande is; er vallen bevindingen af en er komen nieuwe bij. De uitkomst van zowel de interne controle als de externe controle door onze accountant (managementletters en rapport van bevindingen) zijn input voor de leercyclus.

De bevindingen uit de managementletter 2022 zullen met de verantwoordelijke proceseigenaren worden besproken, waarbij afspraken worden gemaakt over de opvolging van de bevindingen. Deze opvolging zal periodiek in de afdeling-managementteams en het directieteam worden besproken, om de voortgang te bewaken en bij te sturen waar nodig. Deze bijeenkomsten hebben als doel om tot een concrete aanpak te komen en daarnaast om bewustwording en urgentie te creëren. Hiermee werken wij toe naar een cultuur toe waar de gehele organisatie de meerwaarde van interne – en externe controles binnen de leercyclus omarmt.