05 Verslag oriënterende vergadering 19 mei 2021..docx

Verslag Oriënterende vergaderingen 19 mei 2021 Aanwezig:

dhr. J.G. Hanssen, dhr. R. Koekkoek, mw. M. Visser, dhr. T.T. Frijlink,

dhr. H. Boesveld, mw. J. Dirks, dhr. R. Sivasli, mw. K.H. den HertogHeins, dhr. F. Ort, mw. M. Noorland, dhr. H.J. van Valburg, hr. T.

Endeveld, dhr. F. Kooistra, dhr. J. Stehouwer, mw. L.F. Koolstra-Bor Voorzitter:

mw. L. van Vliet

Griffier / verslag:

dhr. J.P.M. Leenders

Portefeuillehouders: dhr. M. Budel, mevrouw G. Hofstede, dhr. T.A.F.A. Klomberg Voorts aanwezig:

1

dhr. B. Franssen (De Connectie), mw. N. Renkema-Holstein, dhr. R.

Kuipers

Opening en vaststelling van de agenda De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt vastgesteld.

2

Stand van zaken samenwerking gemeente Rheden en uitvoeringsorganisatie De Connectie De voorzitter deelt mee dat het accent van deze avond ligt op een richtinggevend gesprek over het samenwerkingsverband de Connectie. Ditzelfde gesprek vindt ook bij de gemeenteraden van de partner-gemeenten Renkum en Arnhem plaats. Het doel van deze avond is 3-ledig: 1. Informeren over stand van zaken De Connectie; 2. Inzicht in ontwikkelingen van de laatste maanden; 3. Gesprek over de toekomst aan de hand van stellingen. Er wordt een presentatie verzorgd door wethouder Klomberg. De presentatie is als bijlage bij dit verslag gevoegd. Naar aanleiding van vragen uit de raad deelt wethouder Klomberg, dan wel de heer Franssen, het volgende mee: - Voor wat betreft de gemeente West Maas en Waal gaat het om ICT, administratie en beheer, P&O en PZA. - De concept-begroting wordt vastgesteld door het algemeen bestuur en wordt vervolgens voor zienswijze voorgelegd aan de deelnemende gemeenteraden waarna het algemeen bestuur een besluit neemt. - De behandeling van deze documenten is vertraagd. De aanleiding hiervan is dat bij de bestuursrapportage ontwikkelingen zijn gesignaleerd die structurele doorvertaling hebben naar de komende jaren. Die zijn niet acceptabel voor de financiële kaders. Er moet een slag gemaakt worden om de structurele lasten beter behapbaar te maken voor de gemeenten.

De structurele lasten hebben invloed op de meerjarenbegroting. Dat betekent dat beide documenten op dit moment nog niet aan de raden kunnen worden aangeboden. - De concept bestuursrapportage wordt op 2 juni behandeld in het bestuur van De

Connectie. De structurele effecten worden opgenomen in de meerjarenbegroting. Beide documenten zullen vervolgens voor zienswijze worden voorgelegd aan de raad. - Er moet een herijking plaatsvinden van dienstverlening. De processen lopen nog niet altijd goed, zoals lange wachttijden bij de helpdesk en het niet tijdig aanleveren van devices. Bij verbetering van dienstverlening zijn diverse gradaties denkbaar die moeten passen in de begroting van de gemeentes. Hierover vindt het gesprek plaats in het bestuur. - Er wordt gewerkt aan een gemeenschappelijke omgeving waar alle applicaties op kunnen werken en waarbij de beveiliging afdoende is. Dit is een meerjarig programma waarvoor nog 2 jaar nodig is. - Uit onderzoek is gebleken dat de bezuiniging van 4% is gehaald. Wel blijven de kosten stijgen, met name waar het gaat om ict. De kracht van de samenwerking is dat de kwetsbaarheid is verlaagd. - Samenwerking valt en staat met harmonisatie van processen. De vraag is hoever de gemeenten hiermee willen gaan. - De medewerkers die de taken uitvoerden bij de gemeente West Maas en Waal zijn overgegaan naar De Connectie. Daarmee is de werkdruk gelijk gebleven. - De kosten als gevolg van corona zijn inzichtelijk gemaakt en worden –waar mogelijk- in rekening gebracht bij het Rijk.

- De Connectie heeft een ondernemingsraad, er is een medewerkersonderzoek gedaan en de medewerkers worden meegenomen bij nieuwe plannen. - Bij de Mentimeter van Berenschot gaat het om de ervaringen van de medewerkers bij de gemeenten over dienstverlening. Die was onvoldoende en moest verbeterd worden. - Bij de start van De Connectie was de opdracht om te harmoniseren. Het was een opgave om 3 verschillende culturen samen te voegen, processen in te vlechten en te komen tot 1 applicatie voor alle gemeenten. Dit is goed gelukt. - Bij aanvang van De Connectie was er geen cultuur van opleiden en ontwikkelen, waardoor het opleidingsbudget niet werd uitgenut. Dit is dus verbeterd. - De vraag van de heer Endeveld of het niet realiseren van de taakstellende bezuiniging van € 40.000 uit Rheden Financieel Stabiel gaat over de 4% of een extra taakstelling zal schriftelijk worden beantwoord. - De wethouder ziet dat de kosten toenemen, maar dat er tegelijkertijd wenselijk is om te komen tot een betere kwaliteit. De kosten daarvoor hebben structurele doorwerking en vallen buiten de financiële kaders. Vandaar dat hiervoor pas op de plaats moet worden gemaakt. - Er is kennis overgegaan naar De Connectie. In Rheden valt dit mee. Wel is het van belang om goede afspraken te maken over wie er wat doet. Hiervoor is een mandaatstructuur vastgesteld.

- De ODRA heeft de administratie ondersteuning overgedragen aan De Connectie. - Elke gemeente had achterstand op het gebied van ICT. Specifieke acties zijn in rekening gebracht bij de betreffende gemeente. - Er wordt voldaan aan de wettelijke kwaliteit. Nu is het van belang om samen de ambitie te bepalen. - Berenschot heeft 10 aanbevelingen gedaan. Deze hebben allemaal de aandacht. Daar hoort wel een prioritering bij, zoals dienstverlening en governance. Er wordt vervolgens een discussie gevoerd aan de hand van 3 stellingen: Stelling 1: A: We hebben verdere harmonisatie en standaardisatie nodig om verdere kostenstijging te dempen.

Pagina 2

B: We houden vast aan onze eigen werkwijze en identiteit, en accepteren de meerkosten die dat met zich meebrengt. Vastgesteld wordt dat 9 mensen kiezen voor optie A en 4 mensen voor optie B. Na discussie stelt wethouder Klomberg vast dat er een voorkeur bestaat voor verdere harmonisatie en standaardisatie. Hieruit neemt hij mee dat de eigen werkwijze worden geaccepteerd in het belang van de medewerkers en de identiteit van de gemeente. Stelling 2: A: We staan voor een moderne (digitale) bedrijfsvoering en (veilige) werkomgeving en we zijn bereid daar continu in te investeren. B: Onze huidige financiële middelen zijn leidend en we accepteren het niet optimaal functioneren van de bedrijfsvoering en de eventuele risico’s die met zich meebrengt. Vastgesteld wordt dat 10 mensen kiezen voor optie A en 3 mensen voor optie B. Wethouder Klomberg neemt mee dat de bedrijfsvoering goed op orde moet zijn en dat er ten alle tijden sprake moet zijn van een veilige werkomgeving. De financiële middelen mogen daarbij niet beperkend zijn. Stelling 3: A: De Connectie kan zich ontwikkelen tot een eigenstandige bedrijfsvoeringsorganisatie die zijn diensten ook aan andere partijen kan aanbieden, ook als dat gevolgen heeft voor onze eigenaarsrol. B: De Connectie is de bedrijfsvoeringsorganisatie van Arnhem, Rheden en Renkum.

Vastgesteld wordt dat 2 mensen kiezen voor optie A en 10 mensen voor optie B. Wethouder Klomberg deelt mee dat deze stelling het discussiepunt is van dit moment binnen het bestuur en het overleg tussen De Connectie en de gemeenten. Hierover wordt verschillend gedacht. Vandaar dat input wordt gevraagd om met een eensluidende ambitie te kunnen komen. Wat hij meeneemt uit de discussie is dat het goed is om een hoge ambitie te hebben maar dat eerst de zaken goed op orde moeten zijn voordat een doorgroei mogelijk is. Uiteraard zal hierbij de raad worden meegenomen. 3

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 3