01 Verslag financiële commissie 19 januari 2023.pdf

Verslag Financiële commissie d.d. 19 januari 2023

Aanwezig:

dhr. T. Endeveld, dhr. T. Kuijpers, mw. S. van Eijden, dhr. J.G. Hanssen, dhr. J.M.A. Kolkman, dhr. C. Spikker, dhr. T. Cator, dhr. F. Kooistra, dhr. R. Sivasli, dhr. T. Kooijmans, dhr. H. Witteveen

Voorzitter:

mw. M. van de Kolk

Secretaris/verslag: dhr. J.P.M. Leenders Voorts aanwezig:

1

dhr. E. Damman en mw. M. Vree-Brink (agendapunt 3), dhr. T.A.F.A. Klomberg dhr. R. Kuipers, dhr. W. Aarns, mw. N. Koning, dhr. H. Jäger

Opening en vaststelling van de agenda De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt vastgesteld.

2

notulen vorige vergadering Naar aanleiding van een vraag van de heer Kooijmans deelt de voorzitter mee dat de presentatie m.b.t. de solvabiliteitsratio al eerder is gedeeld met de raad maar alsnog bij de vergaderstukken zal worden gevoegd. Naar aanleiding van een vraag van de heer Kooijmans naar de aanbesteding van de accountant deelt de heer Hanssen mee dat de financiële commissie in het najaar de heer Cator en hem heeft aangewezen om deel te nemen in een werkgroep voor begeleiding van dit aanbestedingsproces. De selectie hiervan zal plaatsvinden in februari. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

3

Managementletter De accountant, de heer Damman, geeft een toelichting op de managementletter met de uitkomsten van de tussentijdse controle. Hierin staat hoe het is gesteld met de interne beheersing van de belangrijkste processen binnen de gemeente. Ten aanzien van de geconstateerde onrechtmatigheid deelt wethouder Klomberg mee dat het een bewuste keuze was van het DT om te kiezen voor een onderhandse aanbesteding in plaats van een Europese, mede gelet op de mogelijke tolerantie. Dit had te maken met de snelheid waarmee zij met deze werkzaamheden in de Oranjebuurt wilde starten. De accountant heeft echter geoordeeld dat dit niet mogelijk is. De vraag van de heer Kooijmans hoeveel bevindingen van de accountant de organisatie het komende jaar denkt op te lossen zal schriftelijk worden beantwoord.

4

Financiële stand van zaken gemeente Rheden Wethouder Klomberg deelt mee dat de verwachting is dat het jaar 2022 zal worden afgesloten conform de Eindejaarsrapportage, zoals besproken in de raad van december 2022. Voor het jaar 2023 voorziet hij nog geen afwijkingen.

4.a

Grote projecten Wethouder Klomberg deelt mee dat hij ter voorbereiding op dit agendapunt 2 documenten heeft toegezonden, te weten een memo en een factsheet, beide over het Project gemeentehuis. Deze documenten zijn reeds in november met de raad gedeeld. In februari zal een nieuwe rapportage worden gedeeld. Hij hoopt dat er dan zicht is op de aanbesteding, zodat de raad dan kan worden geïnformeerd over wie het nieuwe gemeentehuis gaat bouwen, wat de consequenties zijn voor product, tijd en geld en welke risico’s er zijn. Ten aanzien van grote projecten zal hij de raad eens per halfjaar informeren middels een factsheet met de stand van zaken waarin inzicht wordt gegeven in product, tijd en geld. Voor het project gemeentehuis geldt een uitzondering. Hiervoor zal eens per kwartaal een rapportage worden opgesteld. Over bijzonderheden zal de raad tussentijds worden geïnformeerd. Naar aanleiding van een vraag van de heer Kuijpers zegt wethouder Klomberg toe om in de factsheet ook informatie toe te voegen ten aanzien van de verplichtingen die zijn aangegaan. Naar aanleiding van een vraag van de heer Kooijmans zegt wethouder Klomberg toe om de stuurgroepverslagen ter informatie aan de raad te zenden. De vraag van de heer Kooijmans naar het terreinontwerp zal door wethouder Klomberg schriftelijk worden beantwoord.

5

Scenario's solvabiliteitsratio De heer Kuipers verzorgt een presentatie. Deze is als bijlage bij dit verslag gevoegd. De commissie stemt in met het procesvoorstel van de heer Kuipers, te weten: 1. Op basis van de gangbare normen komen tot een aantal scenario’s (variërend van risico zoekend naar risico mijdend). 2. Dit voorstel in te brengen in de volgende financiële commissie. 3. De streefwaarden verankeren in de financiële verordening - Uitgangspunt meenemen in de kadernota 2024 - Bij projecten met grote financiële impact ook nieuwe solvabiliteitsratio opnemen - Opnemen in de financiële verordening

6

voortgang advies werkgroep jaarrekening op de jaarstukken 2021 De werkgroep jaarrekening heeft in haar advies over de jaarstukken 2021 geadviseerd om de voortgang van dit advies periodiek (bijvoorbeeld 3 keer per jaar) te agenderen voor haar vergadering. Middels een memo is de commissie geïnformeerd over de stand van zaken.

Pagina 2

7

Integrale P&C planning 2023 De heer Kuipers geeft een toelichting. Deze is als bijlage bij dit verslag gevoegd. Resumerend stelt hij het volgende voor:

• • •

In de planning uit te gaan van 2 tussentijdse voortgangsrapportages, behandeling in juni en in september; De doorlooptijd voor de behandeling van deze rapportages wordt verkort, zodat de informatie meer actueel is. Daarnaast worden de financiële commissie en gemeenteraad proactief geïnformeerd over eventuele tussentijdse grote afwijkingen.

Een aangepaste planning is bij de vergaderstukken in iBabs gevoegd. Hij deelt desgevraagd mee dat het voorstel is om de 2 tussentijdse rapportages direct, dus zonder tussenkomst van een voorbereidende vergadering, door te leiden naar de besluitvormende vergadering. Dit geldt niet voor de andere P&C documenten. De voorzitter stelt vast dat de commissie adviesrecht heeft waar het gaat om de planning van behandeling van de P&C documenten en de tussentijdse rapportages. Zij concludeert dat de commissie positief staat tegenover het voorstel om het komende jaar deze lijn te volgen en dit na een jaar te evalueren. Afgesproken wordt dat de leden dit voorstel meenemen naar hun fractie, waarna dit via de fractievoorzitters kan worden besproken in het BCO. 8

Rondvraag Naar aanleiding van een vraag van de heer Hanssen deelt de heer Cator mee dat binnenkort een planning zal worden gemaakt voor de werkgroep jaarrekening. Voor de samenstelling van deze werkgroep zal een nieuwe uitvraag worden gedaan.

9

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 3