[RA24.001] - Definitief normenkader 2023 (ten behoeve controle jaarrekening 2023) /voorlopig normenkader 2024
Tekst van het document
Raadsvoorstel Onderwerp: Vergaderdatum: Documentnr. Corsa.: Case nr. Corsa: Portefeuillehouder:
Definitief normenkader 2023 (ten behoeve controle jaarrekening 2023) /voorlopig normenkader 2024 16 april 2024 RA24.001 Z24000029 de heer F.P.M. Rombouts wethouder
Voorstel 1. Te besluiten om het definitief normenkader 2023/voorlopig normenkader 2024 vast te stellen; 2. Bijgaande brief inzake reikwijdte begrotingsrechtmatigheid door introductie rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen. Inleiding Het controleprotocol voor de jaren 2023 en 2024 heeft uw raad reeds op 14 november 2023 vastgesteld. Bij de behandeling van dit raadsvoorstel hebben we aangegeven begin dit jaar terug te komen bij uw raad met het definitief normenkader 2023 en tevens voorlopig normenkader 2024. Doordat we ook de verheldering van de begrotingsrechtmatigheid willen meenemen, zoals besproken in de auditcommissie, heeft dit iets langer geduurd. Het definitief normenkader 2023 is geactualiseerd aan de hand van de gewijzigde regelgeving (met name gemeentelijke regelgeving) en dient als kader voor de controle van de jaarrekening 2023. Dit zelfde document is het voorlopig normenkader 2024 aan de hand waarvan de tussentijdse controles in het jaar 2024 gaan plaatsvinden. Argumenten 1.1 Vaststellen normenkader Het normenkader is een document waarin met name de gemeentelijke regelgeving is opgenomen, waaruit financiële beheershandelingen voortvloeien. Onder regelgeving vallen ook beleidsregels. Hoewel gemeenten veel dezelfde dan wel soortgelijke regels hebben, is het normenkader nooit volledig gelijk aan dat van andere gemeenten.
Landelijke wet- en regelgeving en eigen gemeentelijke verordeningen vallen op basis van de wet onder het door de accountant te hanteren normenkader. Deze hoeven dus eigenlijk niet in het vast te stellen normenkader opgenomen te worden. Omwille van een helder en volledig beeld wordt dat echter toch gedaan. De toegevoegde waarde van het vast te stellen normenkader ligt dus vooral op het gebied van geldende beleids- en uitvoeringsregels die betrekking hebben op financiële beheershandelingen. Natuurlijk moet een gemeente zich houden aan alle wetten en regels, maar alleen de financiële beheershandelingen vallen binnen de scope van de accountantscontrole. Het normenkader is besproken in de auditcommissie op 6 februari 2024 en hoeft niet door de raad vastgesteld te worden, maar binnen onze gemeente is dat wel gebruikelijk. Uiteindelijk willen we aan het normenkader ook een toetsingskader koppelen. Dit toetsingskader geeft dan weer aan welke artikelen uit een regeling / verordening ook daadwerkelijk wordt getoetst. Op 1 december 2023 is tijdens de algemene ledenvergadering van de VNG een motie aangenomen door alle leden waarin het bestuur van de VNG opgeroepen wordt actief te werken aan de ontwikkeling van een uniform normenkader van alle landelijke wet- en regelgeving voor de controle op financiële rechtmatigheid bij gemeenten.
We willen deze ontwikkeling ook meenemen in de doorontwikkeling van het normenkader / toetsingskader. Om die reden hebben we nu het normenkader 2023 cf. de methodiek van voorgaande jaren opgesteld.
RA24.001
*RA24.001*
1
In de auditcommissie van februari zijn deze stukken nog niet expliciet besproken omdat we op dat moment nog in overleg waren met de accountant. Wel is tijdens de behandeling van de auditcommissie de vraag gesteld wat voor keuzes er voor een gemeenteraad te maken zijn bij de behandeling van het normenkader. In de notitie invoering rechtmatigheidsverantwoording van de VNG met ‘adviezen en best practices’ wordt hierover het volgende geschreven: Wat staat er in het normenkader? Het normenkader is een inventarisatie van alle verordeningen die de gemeenteraad heeft vastgesteld. Er kan voor worden gekozen om Collegebesluiten (bijvoorbeeld het eigen inkoopbeleid) ook in het normenkader op te nemen, maar dat wordt niet aanbevolen. Daar waar het vanzelfsprekend is om in het normenkader de Aanbestedingswet 2012 op te nemen, kan de gemeente kiezen om de Gids Proportionaliteit wel of niet op te nemen. Bij opstelling van het normenkader is het van belang om te inventariseren welke nieuwe regelingen de afgelopen periode zijn vastgesteld, dan wel welke regelingen zijn ingetrokken. Met gebruik van websites als wetten.overheid.nl kan worden vastgesteld of alle regelingen die door de gemeente zijn vastgesteld, ook in het normenkader zijn opgenomen. Gemeenten, provincies en waterschappen zijn verplicht om hun regelingen via Overheid.nl beschikbaar te stellen.
In het normenkader is het mogelijk om bijvoorbeeld bepaalde subsidievoorwaarden (bijvoorbeeld recht, hoogte en duur) buiten het normenkader te houden. Als deze voorwaarden niet worden nageleefd, leidt een fout niet direct tot een rechtmatigheidsfout, maar is er sprake van het niet naleven van een regel van interne orde. Dat kan overigens alleen als deze onderdelen niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving. In een afzonderlijk toetsingskader kan apart worden opgenomen welke artikelen van de regelingen uit het normenkader worden betrokken in de rechtmatigheidscontrole. Dit kan ook in het normenkader worden opgenomen. Het toetsingskader (als dat dus gemaakt wordt) dient door het College te worden vastgesteld.
Wij hebben er afgelopen jaren voor gekozen om ons eigen inkoopbeleid cf. aanbeveling niet op te nemen in het normenkader. Ditzelfde geldt voor de Gids Proportionaliteit. Toetsing aan uitvoeringsregelingen van subsidies hebben we tot nu toe wel meegenomen. In het normenkader hebben we in laatste kolom een kruisje gezet bij de zaken die nu zijn opgenomen maar een keuze voor de raad vormen. Zoals u kunt zien zijn er door uw raad slechts beperkt keuzes te maken. Een afzonderlijk toetsingskader hebben we zoals beschreven op dit moment nog niet. In grote lijnen komt het er dus op neer dat veel (landelijke) wetgeving verplicht moet worden opgenomen maar dat er (beperkt) keuzes zijn te maken. 1.2 Mogelijkheid tot benoemen speerpunten accountantscontrole In de overeenkomst met de accountant is de mogelijkheid opgenomen dat uw raad maximaal 2 onderwerpen aangeeft als extra speerpunt tijdens de accountantscontrole. Het gaat dus niet om onderzoeksopdrachten waarover een afzonderlijk rapport wordt uitgebracht maar om zaken die in het verlengde van de accountantscontrole extra aandacht krijgen en waarover dan ook uitgebreider wordt gerapporteerd in het verslag van bevindingen. Per speerpunt wordt € 1.500,- in rekening gebracht. 2.
Brief geeft meer verduidelijking over dit onderwerp Onze accountant heeft ons geadviseerd om bijgaande brief voor te leggen aan uw gemeenteraad om de kaders over dit onderwerp duidelijk weg te zetten. Deze brief geeft de accountant en uw raad meer houvast bij het onderwerp begrotings(on)rechtmatigheid.
RA24.001
*RA24.001*
2
Kanttekeningen 1.1 Normenkader Bij het ontbreken van een normenkader kunnen we bij de rechtmatigheidscontrole gemeentelijke beleids- en uitvoeringsregels niet meenemen in de beoordeling, maar ons uitsluitend baseren op wetgeving en gemeentelijke verordeningen. 1.2 Speerpunten Het aangeven van speerpunten is -mede gelet op de extra kosten- zinvol als uw raad daar een specifieke meerwaarde in ziet. Financiën In de begroting is rekening gehouden met één speerpunt. Alleen het doorgeven van meer speerpunten leidt dus tot extra (niet geraamde) lasten van € 1.500,- per speerpunt. Vervolg De accountantscontrole 2023 is gepland in april 2024. Daarna zal het controledossier nog verder vervolmaakt worden en moet nog gewacht worden op de controle van de lasten in het sociaal domein (met name Jeugdzorg en Wmo-begeleiding). Die controle betreft controle van gemeentelijke lasten, maar vindt plaats in het kader van de accountantscontrole bij de GRSK, die door dezelfde accountant wordt uitgevoerd. In de loop van de maand mei zou het resultaat daarvan bekend moeten zijn. Bijlagen - Normenkader 2023 (corsa 24.00087) - Brief inzake reikwijdte begrotingsrechtmatigheid door introductie rechtmatigheidsverantwoording (corsa 24.03037)
het college van burgemeester en wethouders, {{esl: Signer1:signature:size(200,50)}}
{{esl: Signer2:signature:size(200,50)}}
dhr. J.P.P.S. Ruyters secretaris
mw. A.J.M.H. van de Ven burgemeester
RA24.001
*RA24.001*
3
Raadsbesluit Vergaderdatum: Onderwerp: Documentnr. Corsa.: Case nr. Corsa
16 april 2024 Definitief normenkader 2023 (ten behoeve controle jaarrekening 2023) /voorlopig normenkader 2024 RA24.001 Z24000029
De raad van de gemeente Reusel-De Mierden; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 maart 2024
Besluit
De raad voornoemd, de griffier,
de voorzitter,
mw. J.M. van Dongen-Hermans
mw. A.J.M.H. van de Ven
RA24.001
*RA24.001*
4