[RA23.091] - Raadsvoorstel Archiefverordening Reusel-De Mierden 2024

Raadsvoorstel Onderwerp: Vergaderdatum: Documentnr. Corsa.: Case nr. Corsa: Portefeuillehouder:

Archiefverordening Reusel-De Mierden 2024 12 december 2023 RA23.091 Z23000019 mw. A.J.M.H. van de Ven burgemeester

Voorstel Kaders bieden voor de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente en daartoe de Archiefverordening Reusel-De Mierden 2024 vast te stellen. Inleiding De gemeentearchivaris brengt verslag uit over het informatie- en archiefbeheer van onze gemeente. Aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) spreekt de archivaris een oordeel uit het over het beheer en geeft aanbevelingen. Een van de aanbevelingen is het actualiseren van onze gemeentelijke archiefverordening. De huidige archiefverordening van onze gemeente, welke dateert uit 2016, moet worden herzien om te voldoen aan de ontwikkelingen en eisen met betrekking tot archiefbeheer. Argumenten 1. Vaststellen archiefverordening is verplicht De Archiefwet 1995 verplicht de raad een verordening vast te stellen waarmee het de zorg van het college van burgemeester en wethouders regelt voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de taken van de archivaris omtrent de overgebrachte archieven, het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven en de verantwoording van het college over de zorg. De inhoud van de nieuwe archiefverordening is afgestemd met de gemeentearchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). 2.

Het model van de VNG biedt een geactualiseerd kader De tekst van de nieuwe archiefverordening is, gelet op de algemeen gewenste deregulering, teruggebracht tot de kern, dit naar voorbeeld van de herziene modelverordening van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). De herziening heeft geleid tot een gedereguleerde en ingekorte modelverordening. Geschrapt zijn bepalingen die enkel herhaalden wat al in landelijke regelgeving was geregeld, bepalingen die niet in een verordening thuishoren en bepalingen waarin ontoelaatbaar werd afgeweken van landelijke regelgeving, o.a. in verband met de aanpassing van wetten in verband met de invoering van de normalisering van de rechtspositie van ambtenaren (2020). Het gedereguleerde model sluit qua begrippen en uitgangspunten beter aan bij de Archiefwet. Ook is de opbouw van het model grondig aangepast. Hierdoor komt duidelijker naar voren welke verschillende rollen het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad heeft. 3. Verbinding van archiefbeleid met informatiebeleid Inhoudelijk gezien ligt in de nieuwe archiefverordening de nadruk op de verbinding van het archiefbeleid met het informatiebeleid. Het archiefbeheer binnen onze organisatie staat niet op zichzelf. Goed archiefbeheer is alleen mogelijk in samenhang met informatieveiligheid, automatisering bescherming persoonsgegevens etc.

Dit geldt onder meer bij de aanschaf en inrichting van applicaties (KPI 3), kwaliteitszorg (KPI 4) en ordening en beheer van informatie (KPI 5). Hiernaast is aandacht besteed aan het zogenoemde horizontaal toezicht dat door de gemeenteraad wordt uitgeoefend. In het kader van de Wet Revitalisering generiek toezicht is de rol van het interbestuurlijk toezicht uitgeoefend door de provincies verkleind en die van de gemeenteraad versterkt. Het archieftoezicht kent een tweejaarlijkse cyclus. Dat wil zeggen dat wij het ene jaar een verslag (gebaseerd op de KPI-rapportage van de archivaris) naar u sturen en dat in het andere jaar een voortgangsrapportage volstaat. In de toelichting op de verordening staan nog in het algemeen en artikelsgewijs de bepalingen uit de verordening toegelicht, zie bijlage 2. Aangezien er grote verschillen zijn tussen de nieuwe archiefverordening 2024 en de archiefverordening 2016 is deze keer geen ‘was-wordt’ lijst toegevoegd, maar is de tekst van de archiefverordening 2016 in zijn geheel als bijlage 3 toegevoegd.

RA23.091

*RA23.091*

1

Kanttekeningen Wachten met actualiseren verordening tot na inwerkingtreding nieuwe Archiefwet De Archiefwet 1995 is toe aan modernisering, zodat deze beter aansluit bij de praktijk van het digitale informatiebeheer. In november 2021 is een wetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer tot vervanging van de Archiefwet 1995 door een nieuwe Archiefwet. De verwachting is echter dat het nog geruime tijd gaat duren, voordat de wet wordt behandeld en vastgesteld. Volgens informatie van het RHCe is de inwerkingtreding verschoven van 2024 naar (waarschijnlijk) 2027. Om die reden heeft de gemeentearchivaris de aanbeveling gedaan om onze archiefverordening nu te actualiseren en niet te wachten tot na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. De verplichtingen die voortvloeien uit de archiefverordening vallen onder de reguliere exploitatiekosten. Vervolg De taken en bevoegdheden die het college van burgemeester en wethouders op grond van de archiefverordening uitoefent, worden uitgewerkt in een beheerregeling informatiebeheer. De vaststelling hiervan is een bevoegdheid van het college. Deze beheerregeling vervangt het eerdere Besluit informatiebeheer 2016. De nieuwe archiefverordening treedt op 1 januari 2024 in werking, nadat deze is bekend gemaakt in het gemeenteblad.

Per gelijke datum wordt de Archiefverordening 2016 ingetrokken. De Archiefverordening Reusel-De Mierden 2024 wordt conform de Archiefwet medegedeeld aan Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Ook het RHCe wordt hierover geïnformeerd. Bijlagen 1. Raadsbesluit Archiefverordening Reusel-De Mierden 2024 (Corsa 23.19029); 2. Toelichting op de Archiefverordening Reusel-De Mierden 2024 (Corsa 23.18579); 3. Archiefverordening 2016 (Corsa 23.10975).

het college van burgemeester en wethouders, {{esl: Signer1:signature:size(200,50)}}

{{esl: Signer2:signature:size(200,50)}}

dhr. J.P.P.S. Ruyters secretaris

mw. A.J.M.H. van de Ven burgemeester

RA23.091

*RA23.091*

2