RA23.086 Rekenkameronderzoek Accomodatiebeleid Reusel-De Mierden

Raadsvoorstel Onderwerp:

Rapport Rekenkamercommissie Accommodatiebeleid Reusel-De Mierden 14 november 2023 RA23.086

Vergaderdatum: Documentnr. Corsa.: Case nr. Corsa: Portefeuillehouder: Wethouder Maas Voorstel Gelezen het Rapport Rekenkameronderzoek Accommodatiebeleid Reusel-De Mierden, en de bestuurlijke reactie daarop vanuit het college. Te besluiten om: 1. de conclusies in het rapport "Accommodatiebeleid Reusel-De Mierden" van de Rekenkamercommissie Kempengemeenten te onderschrijven; 2. de aanbevelingen aan de gemeenteraad over te nemen; 3. het college te verzoeken aan het rapport waar mogelijk, dan wel nog niet gedaan, een vervolg te geven; 4. het college te verzoeken de raad over de voortgang te blijven informeren. Inleiding De wettelijk verplichte Rekenkamercommissie (RKC) vormt het sluitstuk van de controle op rechtmatigheid en doelmatigheid door de raad en levert een bijdrage aan het leervermogen van de gemeenteraad. De commissie ondersteunt daarmee de gemeenteraad bij zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol, als ook bij het uitvoering geven aan het budgetrecht van de raad. De RKC heeft tot taak onderzoek te doen naar: - de (maatschappelijke) effecten van het gemeentelijk beleid en - de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beheer en van de gemeentelijke organisatie, evenals van (gesubsidieerde) instellingen, waarvan de activiteiten mede door de gemeente worden bekostigd.

Argumenten 1.Inhoud Rapport Met dit onderzoek naar het accommodatiebeleid in Reusel- De Mierden wil de Rekenkamercommissie kijken of de toegenomen regelgeving heeft geleid tot bureaucratisering, met als gevolg een beperkte vrijheid voor eigen invulling en keuzes door de beheerders en exploitanten van het (maatschappelijk) vastgoed. En als dit zo is, leidt dat dan tot een vermindering van de meerwaarde voor de samenleving? Met andere woorden, in hoeverre is het beleid doeltreffend, doelmatig en zorgt het in de praktijk ook voor meerwaarde? De Rekenkamercommissie heeft, gekoppeld aan de doelstelling, de volgende hoofdvraag geformuleerd: Is er in Reusel-De Mierden sprake van een doeltreffend en doelmatig gemeentelijk accommodatiebeleid ? 2.Conclusies 1. Er is geen integraal accommodatiebeleid geformuleerd en vastgesteld. De gemeente Reusel-De Mierden beschikt niet over een integraal (lees: overkoepelend) beleidskader voor maatschappelijke voorzieningen en/of accommodaties. Mede daardoor is het gemeentelijke accommodatiebeleid en de uitvoering daarvan ‘versnipperd’ en kent het op onderdelen ‘open einden’. Eenduidige beleidsuitgangspunten, een visie op de ontwikkeling van maatschappelijke accommodaties voor de middellange en lange termijn en de daarbij behorende strategische acties ontbreken.

Daarmee is er ook geen heldere ‘paraplu’ voor de doorvertaling van het beleid in de verschillende jaarplannen en uitvoeringsprogramma’s op de deelgebieden. 2. Het accommodatiebeleid op deelgebieden is onvoldoende uitgewerkt en geactualiseerd. Samenhangend met conclusie 1 is er wel accommodatiebeleid opgesteld voor verschillende deelterreinen zoals ‘onderwijs’ en ‘sport’. Het beleid met betrekking tot deze deelgebieden is echter (sterk) gedateerd. De gemeente geeft hierbij aan dat deze in 2024 zullen worden geactualiseerd. Voor het deelgebied 'cultuur' worden enkele ambities met betrekking tot accommodaties genoemd, maar het beleid op dit gebied RA23.086

*RA23.086* 1

is gedateerd, beperkt van omvang en krijgt verder weinig aandacht. Voor de huisvesting van ‘welzijn’ en ‘zorg’ is geen accommodatiebeleid geformuleerd. 3. Ambities met betrekking tot het accommodatiebeleid en de beoogde maatschappelijke effecten daarvan zijn doorgaans concreet geformuleerd, maar specifieke streefwaarden en indicatoren om de resultaten van het beleid te meten ontbreken. Samenhangend met conclusie 2, daar waar wel accommodatiebeleid is geformuleerd, zijn over het algemeen de ambities en de beoogde maatschappelijke effecten helder beschreven en zijn deze in meer of mindere mate vertaald naar concrete, meetbare en tijdgebonden doelen. Hierbij ontbreken echter specifieke streefwaarden en indicatoren. Hierdoor is het onvoldoende duidelijk wat het resultaat is (en zou moeten zijn). 4. Rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot het beheer en de exploitatie van de accommodaties door derden, en de afbakening hiervan, zijn helder. Echter het doorontwikkelen van de bestaande relaties naar volwaardig ‘partnership’ verdient nog wel de nodige aandacht. De gemeente Reusel-De Mierden heeft de keuze gemaakt om een deel van de exploitatie en het volledige beheer van de sportvoorzieningen en de gemeenschapshuizen “op afstand” te plaatsen c.q. door ‘derden’ te laten uitvoeren. Dat is op zichzelf een logische keuze.

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gemeente en de partijen die voor de gemeente het beheer en de exploitatie verzorgen, alsmede de verantwoordelijkheden van de eindgebruikers, zijn doorgaans goed vastgelegd. Maar deze aspecten zijn nog onvoldoende uitgewerkt in ‘partnership’, het gevoel dat partijen gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de beleidsontwikkeling en -uitvoering. Hierdoor verloopt de samenwerking met externe partijen onnodig stroef en soms ineffectief. Er wordt door de gemeente nog onvoldoende geïnvesteerd in de relatie met externe partijen en/of in het onderhouden daarvan. 5. Het meerjarig onderhoud van de accommodaties is in kaart gebracht en gepland. De uitvoering verloopt bij de buitensportaccommodaties adequaat. In het geval van de binnensportaccommodaties is er op onderdelen sprake van achterstallig onderhoud. Voor het onderhoud van en de toekomstige vervanging binnen de sportaccommodaties, MFA’s en gemeenschapshuizen zijn Meerjarige Onderhoudsplannen (MJOP’s) opgesteld. Het beeld is dat deze MJOP’s bij de buitensportaccommodaties adequaat en/of grotendeels volgens planning worden uitgevoerd, maar dat dit op onderdelen niet geldt voor het planmatig onderhoud van de binnensportaccommodaties.

Het doorschuiven van onderhoud en vervanging leidt op termijn niet alleen tot suboptimale voorzieningen, maar brengt ook begrotingstechnische risico’s met zich mee. 6. Tarieven komen steeds verder onder druk te staan met het risico dat voorzieningen minder toegankelijk worden voor minder draagkrachtige inwoners Niet alleen door de forse kostenstijgingen in de afgelopen jaren, maar ook vanwege het feit dat de externe partijen die voor de gemeente het beheer en (delen van) de exploitatie verzorgen een eigen verantwoordelijkheid hebben om te komen tot een sluitende begroting, komen de tarieven voor de gebruikers van de accommodaties meer en meer onder druk te staan. Zonder een adequate sturing van de gemeente hierop, ontstaat er een risico dat de toegankelijkheid van de voorzieningen vermindert. Een dergelijke ontwikkeling staat haaks op de doelstellingen van de gemeente met betrekking tot gezondheid, welzijn en welbevinden, en inclusiviteit. 7. Er is sprake van discontinuïteit in beleidsontwikkeling en -uitvoering De ontwikkeling en uitvoering van het accommodatiebeleid stagneren. Dit is deels toe te rekenen aan het ontbreken van overkoepelend beleid (zie conclusie 1), maar met name ook aan de beperkte (ambtelijke) capaciteit en continuïteit binnen de gemeente.

Het effect is onder andere dat de evaluatie en/of actualisatie van beleidsuitgangspunten en -plannen niet of slechts beperkt plaatsvindt en dat afspraken over periodiek overleg/afstemming tussen de gemeente en de beheerders/exploitanten van de accommodaties niet worden of kunnen worden nagekomen. 8. De voortgang van het accommodatiebeleid is lastig te monitoren In samenhang met de conclusies 1, 2 en 3 moeten we vaststellen dat de verantwoording over de beleidsontwikkeling en -uitvoering met betrekking tot het voorzieningenniveau vooral plaatsvindt aan de hand van jaarverslagen en begrotingen binnen de gemeentelijke planning-en-controlcyclus. RA23.086

*RA23.086* 2

In de jaarstukken en begrotingen zijn verschillende resultaten met betrekking tot het accommodatiebeleid opgenomen. Omdat overkoepelend beleid ontbreekt, wordt vooral projectmatig gerapporteerd in zowel de jaarrekening als de raadsinformatiebrieven. Een en ander leidt op onderdelen tot een information gap. Raadsleden kunnen de voortgang maar beperkt volgen, eigenlijk alleen op project-/casusniveau. Bijgevolg kan de raad ook maar beperkt, namelijk uitsluitend op het niveau van specifieke cases, sturen op het accommodatiebeleid. 3. Aanbevelingen 1. College: Formuleer integraal (lees: overkoepelend) accommodatiebeleid. Het opstellen van (integraal) accommodatiebeleid biedt een kader voor strategische planning, stimuleert Efficiënt gebruik van middelen, bevordert samenwerking, toegankelijkheid en duurzaamheid en draagt bij aan gemeenschaps-betrokkenheid. Het helpt de gemeente om de behoeften van de gemeenschap te vervullen en faciliteiten te ontwikkelen en beheren op een manier die optimaal aansluit bij de doelen en belangen van alle betrokkenen. Werk het integrale accommodatiebeleid tenminste uit op de volgende aspecten: a. De uitgangspunten voor het gemeentelijke accommodatiebeleid en wat hiermee wordt beoogd. b. De samenhang met andere beleidsterreinen (sport, onderwijs, cultuur, sociaal domein en gezondheidszorg). c.

Welke voorzieningen tot het publieke en welke voorzieningen tot het private domein behoren. d. De wijze waarop de gemeente de voorzieningen/accommodaties duurzaam in stand wenst te houden, te beheren en te exploiteren. e. Bij het “op afstand zetten” van het beheer en de exploitatie: leg vast welke verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden de gemeente hierin heeft of behoudt, en welke worden belegd bij een derde partij en welke werkwijze hierin wordt gevolgd. f. De (eenduidige) systematiek die wordt gevolgd bij het vaststellen van de tarieven en/of huursommen in het geval van maatschappelijke gebruikers en/of huurders. 2. College: Werk het overkoepelend accommodatiebeleid uit in (deel)beleidsplannen per domein/discipline. In samenhang met aanbeveling 1: Gebruik het overkoepelend accommodatiebeleid als kader/vertrekpunt voor de vormgeving van (actueel) ‘deelbeleid’ voor sportaccommodaties, culturele voorzieningen, onderwijsaccommodaties, gemeenschapshuizen en eventueel overige maatschappelijke voorzieningen. Formuleer per ‘domein’ en/of ‘discipline’ kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen en de daarbij behorende streefwaarden en indicatoren. Maak gebruik van monitoring en evaluatie in het beleidsproces om waardevolle inzichten te verkrijgen in de voortgang en impact van beleidsmaatregelen en in de effectiviteit ervan, en om transparantie en beleidsleren te bevorderen. 3.

College en partners/stakeholders: Organiseer het beheer en de exploitatie van de accommodaties op basis van ‘partnership’. Het doelmatig en duurzaam in stand houden van de accommodaties/voorzieningen is meer dan ‘het uitbesteden van het beheer en de exploitatie ervan aan derden’. Het is binnen van tevoren vastgestelde kaders en uitgangspunten (zie aanbeveling 1) een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de gemeente en de (externe) beheerder/exploitant. Voor de gemeente geldt in het bijzonder: investeer in de relatie en in het onderhoud daarvan. Betrek in het kader van ‘burgerparticipatie’ hierbij, waar mogelijk, ook de inwoners van Reusel-De Mierden (bevorderen eigenaarschap). Stibex als ‘burgerinitiatief’ is hiervan een goed voorbeeld. 4. College: Draag zorg voor voldoende continuïteit in de beleidsontwikkeling en -uitvoering. De basis hiervoor wordt gevormd door duidelijke kaders en uitgangspunten voor het gemeentelijke accommodatiebeleid (zie aanbevelingen 1 en 2) en door het consequent doorlopen van de daarbij behorende beleidscycli. Maar even belangrijk is dat er binnen het gemeentelijke apparaat voldoende capaciteit en kennis worden vrijgespeeld om de beleidsontwikkeling en -uitvoering (ambtelijk) te ondersteunen. De afgelopen jaren is de capaciteit echt te krap geweest.

RA23.086

*RA23.086* 3

5. College en raad: Stuur op het voldoende toegankelijk houden van de voorzieningen voor alle inwoners van Reusel-De Mierden. Het “op afstand zetten” van het beheer en de exploitaties van de gemeentelijke accommodaties mag er niet toe leiden dat de voorzieningen voor groepen van inwoners in de loop van de tijd minder toegankelijk/bereikbaar worden. Een en ander vraagt om politieke keuzes om al dan niet extra gelden beschikbaar te stellen om tarieven en kostenstijgingen meer met elkaar in evenwicht te brengen. Overigens mag duidelijk zijn dat ook andere factoren kunnen bijdragen aan de toegankelijkheid/ bereikbaarheid van de voorzieningen. 6. College en raad: Betrek de gemeenteraad actief bij het inrichten van verantwoording en informatievoorziening Raadsleden kunnen hierdoor mede bepalen hoe en wanneer ze worden ingelicht over zowel de inhoudelijke taakuitvoering (beheer, ondersteuning, initiatieven, enzovoorts) als de voortgang op het gebied van (strategische) beleidsontwikkeling. Hiervoor dient dan wel eerst een visie of beleidsplan te worden opgesteld, waarin de strategie en doelen worden benoemd (zie aanbevelingen 1 en 2). Zorg er vervolgens voor dat de P&C-cyclus en de overige informatiestromen op inhoud en financiën op elkaar worden afgestemd, zodat er samenhang en overzicht in de informatievoorziening ontstaan.

Er hoeft geen monitor te worden gebouwd, maar het incidenteel rapporteren op basis van projecten is niet voldoende om de raad in positie te brengen om goed kaders te kunnen stellen en om zijn controlerende taak te kunnen uitvoeren. De betreffende informatie zou bijvoorbeeld in de periodieke bestuursrapportages kunnen worden opgenomen. Kanttekeningen

Financiën De werkzaamheden heeft de Rekenkamercommissie Kempengemeenten binnen de beschikbare budgetten uitgevoerd. Verder geeft dit voorstel in directe zin geen financiële gevolgen. Als er, als gevolg van de uitvoering van de aanbevelingen, extra gelden beschikbaar dienen te worden gesteld, dan dient het college dat voor te leggen aan de raad. Vervolg 1. Na besluitvorming door de raad kunnen raad en college concreet uitvoering gaan geven aan de aanbevelingen. 2. De Rekenkamercommissie wordt over het raadsbesluit geïnformeerd. Bijlagen - aanbiedingsbrief en rapport Rekenkamercommissie incl. bestuurlijke reactie het presidium, {{esl: Signer1:signature:size(200,50)}}

{{esl: Signer2:signature:size(200,50)}}

Mw. J.M. van Dongen-Hermans raadsgriffier

mw. A.J.M.H. van de Ven burgemeester

RA23.086

*RA23.086* 4