[RA21.018] - Kunststofbaan atletiek sportpark Den Hoek

Raadsvoorstel Onderwerp: Datum B&W Besluit: Vergaderdatum: Registratienr.: Opsteller: Portefeuillehouder:

Kunststofbaan atletiek sportpark Den Hoek 30 maart 2021 20 april 2021 RA21.018 Tim Pijls de heer P.J.M. van de Noort wethouder

Voorstel Te besluiten om: 1. Het beschikbaar gestelde krediet voor de aanleg van de kunststof atletiekaccommodatie te verhogen met een bedrag van € 97.400,-. Inleiding Op 17 december 2019 heeft de Raad een krediet van € 605.000,- beschikbaar gesteld voor de aanleg van een kunststof atletiekaccommodatie op het terrein van Atletiekvereniging Reusel 1969. Hiervan is € 300.000 gefinancierd met een subsidie van Brainport Eindhoven. De atletiekunie heeft dit bedrag op basis van kengetallen berekend. Het proces om te komen tot deze baan is opgedeeld in twee fases: het uitwerken van de plannen en de daadwerkelijke aanleg. Ingenieursbureau Kybys heeft samen met AVR’69 de plannen voor de atletiekbaan tot op detailniveau uitgewerkt. In overleg met de atletiekvereniging is het ontwerp daarbij tot een minimum teruggebracht om te zorgen dat de uitvoering binnen het beschikbare budget kan plaatsvinden. Met de atletiekunie is ook meerdere malen afgestemd om ervoor te zorgen dat de baan wel geschikt is voor de organisatie van wedstrijden. Deze plannen zijn uitgewerkt en in de markt gezet. Op 22 maart hebben we de inschrijvingen van de aannemers op de uitvoeringsopdracht ontvangen. Uit deze inschrijvingen blijkt nu dat het vooraf beschikbaar gestelde budget niet toereikend is en dat het totale tekort ten opzichte van de oude raming uit komt op een bedrag van € 97.400,-.

In de inkoopstrategie is de mogelijkheid opgenomen dat wanneer alle inschrijvingen boven ons beschikbare budget zijn wij de definitieve gunning kunnen uitstellen, of de opdracht terug kunnen trekken. Beoogd doel Aanleg van een kunststof atletiekaccommodatie in 2021 zodat er een gewenste basisvoorziening voor atletiektrainingen en wedstrijden beschikbaar is. Argumenten 1.1 Extra kosten door beregenings- en ontijzeringsinstallatie Het budget is niet toereikend gebleken omdat in de raming van de Atletiekunie geen kosten zijn opgenomen voor vervanging van de beregeningsinstallatie en aanschaf van een ontijzeringsinstallatie. Deze zijn beiden nodig omdat het grondwater hoog in ijzer is waardoor bij besproeiing het gras op het middenveld, en wanneer de nevel door de wind richting de baan waait, de toplaag van de nieuwe kunststof baan (maar ook de bijbehorende goten etc.) aangetast worden en als gevolg daarvan oranje uitslaan. Dit betekent een hogere onderhoudsbehoefte waardoor de kosten op dit onderdeel gaan stijgen. Daarnaast is het aantasten van de baan ook niet goed voor de levensduur. Naar verwachting schrijft de baan dan ook sneller af dan vooraf gedacht. De huidige beregeningsinstallatie, zonder ontijzeringsinstallatie, functioneert op zichzelf nog naar behoren, echter is deze dus door het roestwater aangetast.

Een andere reden om de beregening nu aan te pakken, in plaats van over een aantal jaar, is dat de gehele installatie door de werkzaamheden aan de baan bloot komt te liggen. Nu wordt er aan de baan gewerkt en zou dit meteen aangepakt kunnen worden (werk met werk maken). Dit voorkomt dat er over een aantal jaar nogmaals kosten gemaakt moeten worden om deze installatie te vervangen. In de eerste raming zijn geen middelen opgenomen voor aanpassing van de beregeningsinstallatie. Het regulier onderhoud en de vervanging van dit soort onderdelen valt onder de verantwoordelijkheid RA21.018

*RA21.018*

1

van Stibex. In het meerjarig onderhoudsplan is vastgelegd op welke momenten onderdelen vervangen moeten worden. Toen Stibex actief werd betrokken in het proces bleek dat zij niet beschikken over budget om deze installatie op korte termijn te vervangen en deze niet was opgenomen in het meerjarig onderhoudsplan, in ieder geval voor de komende 8 jaar. Door deze installaties nu te vervangen kan de vervanging van deze installatie in het MOP 30 jaar (technische levensduur) vooruit worden geschoven. Het vervroegd vervangen en aanschaffen van installaties komt conform onze overeenkomst voor rekening van de gemeente. Dit omdat Stibex pas budget beschikbaar heeft wanneer een vervanging conform het MOP aan de orde is. Aangezien wij als gemeente akkoord geven voor elk MOP zijn wij ook verantwoordelijk voor de kosten wanneer er op initiatief van de gemeente wijzigingen plaatsvinden in deze MOP’s. Voor het oplossen van het te hoge ijzergehalte is volgens ingenieursbureau Kybys naast een nieuwe beregeningsinstallatie ook een ontijzeringsinstallatie nodig. Zij adviseren dat een ontijzeringsinstallatie in combinatie met een nieuwe beregeningsinstallatie de juiste oplossing zou zijn, voor nu en voor de toekomst. De voornaamste reden hiervoor is de afzet van ijzer in de beregeningsinstallatie door het gebruik de afgelopen jaren.

Wanneer er enkel een ontijzeringsinstallatie wordt geïnstalleerd zal deze achtergebleven afzetting in de beregening loskomen en alsnog de baan aantasten. 2.3 Extra kosten door technische uitwerking Tijdens de technische uitwerking zijn een aantal onderdelen naar voren gekomen die aanvullend opgenomen moeten worden, hiervan is het verleggen van de asfalt rondbaan het grootste onderdeel. Verdere verschillen ontstaan door het benodigde materialengebruik in de lagen onder het kunststof. Daarnaast zijn een aantal onderdelen met betrekking tot de uitvoering te laag geraamd. Uit de inschrijvingen blijkt nu dat door deze bijkomende kosten onze eerste raming niet realistisch was en het beschikbare budget niet voldoende is voor de aanleg van de atletiekaccommodatie. Consequenties 1.1 Door extra budget beschikbaar te stellen kunnen we starten. Wanneer het beschikbare budget wordt opgehoogd wordt de opdracht definitief aan de aannemer met de laagste inschrijving gegund en kan er gestart worden met de aanleg. Hierdoor kan de nieuwe atletiekaccommodatie bij aanvang van het atletiekseizoen 2021-2022 in gebruik worden genomen. 1.2 Zijn we volgens de aanbestedingsregels verplicht om de opdracht te gunnen? We hebben de mogelijkheid om het gunningsbesluit uit te stellen tot er aanvullend budget beschikbaar is. Wanneer dit budget niet beschikbaar komt dan mogen we de opdracht uit de markt halen.

Hier zitten geen verdere gevolgen aan en is vooraf opgenomen in de realisatieopdracht. De inschrijvers zijn hiervan op de hoogte. Financiën Tot op heden is er € 39.500,- op het krediet geboekt ten behoeve van de ontwerpopdracht die Kybys heeft uitgevoerd. Dit is conform de opdracht die zij gegund hebben gekregen. Daarnaast zijn nog enkele kleinere onderzoeken uitgevoerd. Het restantbedrag van € 565.500,- is beschikbaar voor de daadwerkelijke aanleg van de atletiekbaan. Hier komen we dus een bedrag van € 97.400,- tekort. Het totaalbudget komt, met deze verhoging, uit op een bedrag van € 605.000 + € 97.400 = € 702.400 Nadat het krediet is opgehoogd bevat het budget een totaalbedrag van € 662.900,- voor de aanleg van het project. De extra investering van € 97.400 levert een extra structurele jaarlast op van € 2.922,-. Wanneer we deze last toevoegen aan de al ingecalculeerde last van € 11.850 komt de totale structurele jaarlast uit op totaal € 14.772. Samen Doen

RA21.018

*RA21.018*

2

In het gehele traject is veelvuldig met atletiekvereniging, Kybys, atletiekunie en ook met Stibex overleg gevoerd. Bovendien heeft AVR’69 haar oor bij veel potentiële gebruikers te luister gelegd en heeft als motto dat het een atletiekaccommodatie van de gemeente en in het verlengde daarvan van De Kempen is, uiteraard wel met AVR’69 als hoofdgebruiker. Vervolg Na positieve besluitvorming word de opdracht voor de aanleg definitief aanbesteed. We hebben het gunningsbesluit uitgesteld op het moment dat de inschrijvingen binnen zijn gekomen. Met akkoord van uw Raad met de budgetverhoging kan de opdracht definitief worden gegund. Conform de planning start de aanleg begin mei en wordt de atletiekaccommodatie aan het eind van de zomer opgeleverd. In het vervolg wordt ook het overleg tussen AVR’69, Stibex en gemeente gevoerd over medegebruik en verhuur aan derden en bijbehorende afspraken. Bijlagen Raadsvoorstel 11 november 2019 inzake nieuwe atletiekbaan (BW19.0743) het college van burgemeester en wethouders,

mr. R.P.B.M. Brekelmans secretaris

mw. A.J.M.H. van de Ven burgemeester

RA21.018

*RA21.018*

3

Raadsbesluit Vergaderdatum: Onderwerp: Registratienummer:

20 april 2021 Kunststofbaan atletiek sportpark Den Hoek

De raad van de gemeente Reusel-De Mierden; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 maart 2021

Besluit 1. Het beschikbaar gestelde krediet voor de aanleg van de kunststof atletiekaccommodatie aanvullend te verhogen met een bedrag van € 97.400,-.

De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

mr. M. (Maarten) Olthuis

mw. A.J.M.H. van de Ven

RA21.018

*RA21.018*

4