[RA21.005] - teamplan Ruimtelijk beheer /materieel buitendienst

Raadsvoorstel Onderwerp: Datum B&W Besluit: Vergaderdatum: Registratienr.: Opsteller: Portefeuillehouder:

teamplan Ruimtelijk Beheer /materieel buitendienst 16 februari 2021 23 maart 2021 RA21.005 Anton Geevers de heer P.J.M. van de Noort wethouder

Voorstel Te besluiten om: 1. een krediet van € 346.000,- beschikbaar te stellen voor de vervanging van het buitendienst materieel; 2. het krediet ‘materieel buitendienst 2020’ met € 21.000,- af te ramen; 3. de begroting te wijzigen voor de structurele kapitaallast van deze investeringen ad € 34.108,alsmede voor een structureel voordeel ad € 40.000,- als gevolg van het teamplan; 4. kennis te nemen van de hoofdpunten uit het teamplan Ruimtelijk Beheer. Inleiding Al verschillende jaren werkt het team Ruimtelijk Beheer op dezelfde manier en met hetzelfde materieel. Er zijn ook al diverse interne en externe partijen bezig geweest met het opstellen van een nieuw plan voor de Buitendienst. Daarnaast is in het gladheidbestrijdingsplan de vraag gesteld of gladheidbestrijding iets is wat tot de taken van het team Ruimtelijk Beheer behoort. Dit alles was de aanleiding om een teamplan Ruimtelijk Beheer op te stellen (zowel voor de binnen- als buitendienst). Dit onderzoek is uitgevoerd door Gerrit Hasperhoven, senior adviseur ruimtelijk beheer van de firma Conspage, om de buitendienst en de binnendienst te onderzoeken op huidige werkwijze, knelpunten en kansen. Tevens wordt er invulling gegeven aan het amendement taken, bemensing en materieel buitendienst d.d.

10 november 2020 van fractie Samenwerking Reusel-De Mierden en VVD Beoogd doel Invulling geven aan het nieuw “Teamplan Ruimtelijk Beheer”, waarin alle taken zijn opgenomen. Wat wordt zelf gedaan en wat niet, rekening houdend met de organisatie- en bestuursstandpunten, op een goede en efficiënte manier. Welke personele invulling is daarvoor minimaal noodzakelijk, welke middelen en welk materieel zijn daarbij absoluut noodzakelijk en welke werkzaamheden kunnen uitbesteed worden. Alles zoveel mogelijk vanuit de organisatievisie “Samen Doen”. Argumenten 1.1 Materieel is oud en al lang afgeschreven. Omdat er lange tijd onduidelijkheid is geweest over wat te doen met de buitendienst is er nooit een duidelijk investeringsprogramma gemaakt. Jaarlijks werd gekeken naar wat er aan vervanging nodig was. Daar ging dan vaak al een bezuinigingsslag overheen omdat de noodzaak niet concreet was beschreven. Het materieel is dan ook oud en versleten en door bijvoorbeeld aanschaf van tweedehands bussen in het verleden, sneller aan vervanging toe dan bij nieuw materieel. Dergelijk materieel is (bij nieuwe aanschaf) normaal gesproken afgeschreven in 10 jaar. Het materieel dat nu vervangen dient te worden is zelfs al 15 jaar oud.

In dit plan zit een totaal investeringsprogramma wat we ook bij de vervangingsinvesteringen van de gemeente op een goede manier kunnen inzetten om naar de toekomst toe te zorgen voor goed materieel bij de buitendienst. 1.2 Een buitendienst moet uitgerust zijn met goed en veilig materieel. Het is van belang dat het materieel goed en veilig is, zoals ook in het amendement taken, bemensing en materieel buitendienst d.d. 10 november 2020 van fractie Samenwerking Reusel-De Mierden en VVD aangegeven is bij de overwegingen. Uiteraard dient dit materieel in lijn te zijn met een integrale kijk op de dienstverlenende taak zoals de buitendienst deze uitvoert. 2.1 Gedeelte van het krediet is niet meer benodigd. Van het krediet materieel buitendienst 2020 staat alleen nog een voertuig op de planning om aan te schaffen. Dit willen we in de aanbesteding gelijktijdig meenemen met de voertuigen voor 2021. Het RA21.005

*RA21.005* 1

beschikbare krediet lijkt daarvoor meer dan toereikend, daarom kan dit krediet met €21.000,- worden verlaagd wat een verlaging van de kapitaallast betekent van €2.222,3.1 Deze wijze is voorgeschreven door het BBV. In het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) is bepaald dat op investeringen in materiële vaste activa moet worden afgeschreven. Deze afschrijving en bijbehorende kapitaallasten dienen in overeenstemming te zijn met de verwachte levensduur en het afschrijvingsbeleid. Hieruit volgt het genoemde structurele nadeel. 3.2 Heeft financiële voordelen Het inzetten van het investeringsprogramma en het ophogen van enkele personele kosten leidt tot een goed beeld van de kosten die nodig zijn om een goede buitendienst (en binnendienst) draaiende te houden. Als meer- en minderkosten afgezet worden tegen de begroting is er sprake van een klein voordeel (€ 40.000,- minus € 34.108,-). Daarnaast is er nog een voordeel op de onderhoudskosten (van het materieel) te verwachten wat nu niet te kwantificeren is maar in de reguliere P&C cyclus wel meegenomen kan worden. Daarentegen moet er ook rekening mee gehouden worden dat verzekeringspremies voor nieuw materieel wat hoger zullen zijn. 4.1 Werkzaamheden sluiten beter aan bij de organisatievisie “Samen Doen”.

Gezamenlijk met de medewerkers hebben we gekeken naar de diverse werkzaamheden en naar welke werkzaamheden we beter zouden kunnen uitbesteden en welke werkzaamheden we als buitendienst zelf zouden moeten oppakken. Daarbij hebben we wel gekeken naar een pakket wat jaarrond voldoende werkzaamheden biedt. Dit betekent dat we grote klussen zoveel mogelijk gaan uitbesteden. Juist minder grote werkzaamheden waarvan de inwoners direct effect zien, worden opgenomen in het takenpakket van het team Ruimtelijk Beheer. Een belangrijke taak waar ook naar gekeken is de gladheidbestrijding. Omdat we dit ook een belangrijke taak vinden in het kader van veiligheid, maar ook zodat we kunnen bijschakelen als dit conform Samen Doen nodig of gewenst is. Daarnaast geeft deze taak ook een behoorlijke uitdaging en vergoeding waardoor het voor het aantrekken en behouden van goed personeel aantrekkelijker is om deze taak zelf in ons pakket te hebben. 4.2 Werkzaamheden zijn gericht op de service naar onze inwoners. Doordat de grotere planmatige werkzaamheden meer worden uitbesteed, kunnen de eigen betrokken medewerkers van de buitendienst zich nog meer richten op de service naar de inwoners en bedrijven van onze gemeente. Werkzaamheden waarbij snelle actie, betrokkenheid en verantwoordelijkheid voorop staan zijn daarom op het lijf geschreven van onze eigen buitendienst.

De meer “zakelijke” /grootschalige werkzaamheden kunnen dan worden uitbesteed. Dit is vooral aan de orde wanneer de werkzaamheden qua tijd en materieel niet meer passen bij de servicegerichte buitendienst. Wanneer het nog wel past binnen de toekomstbestendige buitendienst kunnen deze werkzaamheden nog wel in eigen beheer worden uitgevoerd. 4.3 Materiaal en medewerkers worden op een duidelijke en efficiënte manier aan de taken gekoppeld In combinatie met de taken is ook gekeken naar het materieel waarbij als uitgangspunt is genomen dat het materieel moet voldoen aan een bezettingsgraad van 80%. Zo hebben we niet te veel materieel wat de hele tijd stilstaat. Op basis hiervan hebben we besloten om de vrachtwagen niet meer te vervangen. De gewenste werkzaamheden van de vrachtwagen kunnen door een tractor (met kiepkar met kraan) worden uitgevoerd. Hiermee besparen we structureel op de onderhoudskosten en investeringslasten van de vrachtwagen. Ook is er een besparing op de kosten van de formatie. Consequenties Een beperkt aandeel van de huidige werkzaamheden van de buitendienst zal worden uitbesteed. Dit zal voor een groot gedeelte verschuiving zijn van bestaande werkzaamheden (sommige zaken juist zelf doen die voorheen uitbesteed werden en vice versa) . Hierdoor kan dit eenvoudig meegenomen worden in de diverse onderhoudsplannen.

Wij voorzien hier op dit moment geen grote kosten voor. Vanuit het teamplan en de taken is gebleken dat er binnen de binnendienst twee functies op een andere manier moeten worden ingericht. Deze (financiële) consequenties zijn via de reguliere weg reeds verwerkt. RA21.005

*RA21.005* 2

Bij het niet investeren in het benodigd materieel zullen we ons erg moeten behelpen met het oude materieel. Dit betekent bijvoorbeeld dat de werkzaamheden van de vrachtwagen niet door de tractor gedaan kunnen worden en dat het personeel aan zal moeten blijven. Daarnaast zullen er hoge onderhoudskosten zijn voor het materieel omdat dit aan het eind van hun levensduur is. Hiervoor is geen dekking binnen de bestaande begroting. Ook zal minimaal één voertuig niet door de keuring komen waardoor er direct problemen ontstaan voor de verplaatsing en bijbehorende werkzaamheden van onze buitendienstmedewerkers. Hierdoor zal niet meer aan alle taken voldaan kunnen worden. Financiën Zoals vermeld is het nodig dat in het materieel voor de buitendienst geïnvesteerd wordt en dat dit ook naar de toekomst toe goed wordt opgenomen in het vervangingsprogramma. Dit betekent een structurele toename van de kapitaallasten van ca. € 34.108,-. Deze toename komt voornamelijk omdat het investeringsprogramma nooit goed is opgenomen in nieuw beleid. Terwijl vervanging van materieel in beginsel uiteraard altijd opgenomen dient te worden. Dit kan vooral verklaard worden omdat niet duidelijk was welke taken de buitendienst gaat uitvoeren en welk materieel hier voor nodig is. Met dit teamplan is dit nu duidelijk en kunnen de investeringen op een juiste manier worden opgenomen in de begroting.

In navolging van het amendement taken, bemensing en materieel buitendienst d.d. 10 november 2020 van fractie Samenwerking Reusel-De Mierden en VVD is het budget van € 90.400,- niet opgenomen in de gewijzigde begroting voor 2021. Dit budget is nu opgenomen in het totaal zoals benoemd in beslispunt 1. De inverdieneffecten uit het teamplan Ruimtelijk Beheer levert een structureel voordeel op van ca. € 40.000,-. Per saldo is dus sprake van een structureel voordeel van € 5.892,-. Samen Doen De visie “Samen Doen” is de basis waarop het teamplan is gebaseerd. Vervolgens is dit teamplan samen met alle mensen binnen het team Ruimtelijk Beheer opgesteld. Daarna heeft de integrale afstemming met de andere teamcoördinatoren plaatsgevonden. Daarmee ontstaat een integraal en organisatie breed teamplan Ruimtelijk Beheer zoals ook in het amendement taken, bemensing en materieel buitendienst d.d. 10 november 2020 van fractie Samenwerking Reusel-De Mierden en VVD is vastgesteld. Vervolg Vanwege de urgentie is de aanbesteding reeds “voorzichtig” opgestart om een vliegende start te kunnen maken (reeds contact tussen BIZOB en coördinatoren Buitendienst en Ruimtelijk Beheer over het aanbestedingstraject en het inplannen hiervan). Na het besluit kan dit worden voortgezet.

Voor de komende jaren zijn er ook investeringen gepland volgens het teamplan in relatie tot de dienstverlening en de staat van het huidig materieel. In onderstaande tabel is een overzicht gegeven van de te verwachten (grotere) investeringen voor de komende jaren. De bedragen zullen op een later moment in de reguliere P&C cyclus worden opgenomen zodat deze aansluiten bij de verwachtingen op dat moment. Het materieel dat niet wordt vervangen is niet meer opgenomen in dit overzicht. omschrijving Werkbus1 Werkbus met kraan2 Werkbus met kraan Werkbus met kraan Werkbus Rioolspuit Riool camera,detector track e.d.1 Tractor klein Tractor met voorlader Kiepkar met autolaadkraan

2020

2021

2020 2021 2021 2021

2021 2021

2022

2023

2024

2025 2031 2031 2031 2031 2031 2027 2030 2026 2031 2031

RA21.005

*RA21.005* 3

Bermfrees Frees groot Wegenschaaf Veegmachine groot Veegmachine klein Klepelmaaier groot Klepelmaaier klein Watertank 7 m3 Dranghekkenwagens 2 stuks Natzoutmixer Sneeuwploeg Sneeuwploeg Sneeuwploeg fietspaden1 Natzoutstrooier1 Natzoutstrooier1 Natzoutstrooier fietspad1

2025 2025 2023

2022

2026 2035 2035 2033 2026 2027 2032 2028 2029 2030 2030 2030 2030 2030 2030 2030

1 reeds aangeschaft in 2019/2020 2 aanbesteding wordt vanuit efficiëntie gecombineerd met de andere werkbussen

Omdat het materieel dat de komende jaren nog moet worden aangeschaft al eerder volledig afgeschreven is (langer meegegaan dan oorspronkelijk was geraamd), zullen deze vervangingen leiden tot hogere kapitaallasten. Dat zou echter ook het geval zijn geweest als deze vervangingen regulier zouden zijn of worden geraamd. Bijlagen

het college van burgemeester en wethouders,

mr. R.P.B.M. Brekelmans secretaris

mw. A.J.M.H. van de Ven burgemeester

RA21.005

*RA21.005* 4

Raadsbesluit Vergaderdatum: Onderwerp: Registratienummer:

23 maart 2021 teamplan Ruimtelijk Beheer /materieel buitendienst

De raad van de gemeente Reusel-De Mierden; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 februari 2021

Besluit 1. Een krediet van € 346.000,- beschikbaar te stellen voor de vervanging van het buitendienst materieel; 2. Het krediet ‘materieel buitendienst 2020’ met € 21.000,- af te ramen; 3. De begroting te wijzigen voor de structurele kapitaallast van deze investeringen ad € 34.108,alsmede voor een structureel voordeel ad € 40.000,- als gevolg van het teamplan; 4. kennis te nemen van de hoofdpunten uit het teamplan Ruimtelijk Beheer.

De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

mr. M. (Maarten) Olthuis

mw. A.J.M.H. van de Ven

RA21.005

*RA21.005* 5