Bijlage 2 Samenwerkingsovereenkomst rekenkamers De Kempen_Invulling Rekenkamers De Kempen_oktober 2023_DEF CONCEPT

BIJLAGE 2: INVULLING REKENKAMER(S) DE KEMPEN OKTOBER 2023

Inleiding In dit memo wordt beknopt inzicht gegeven in de verwachtingen van de gezamenlijkheid van de rekenkamers. Dit document behoort bij ‘Samenwerkingsovereenkomst rekenkamers Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden 2024’. De rekenkamer kan op basis van dit document een goede inschatting maken van wat de verwachtingen vanuit de klankbordgroep zijn van de rekenkamerleden en de wijze waarop de rekenkamer zijn werkzaamheden verricht, uitvoering geeft aan zijn taken en contact onderhoudt en afstemming heeft met de individuele gemeenten en raden. Gezamenlijkheid rekenkamer(s) De Kempen Eind 2020 hebben de gemeenteraden van Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden een gelijkluidende verordening vastgesteld voor een gemeentelijke rekenkamer. Iedere gemeente heeft daarmee zijn eigen gemeentelijke rekenkamer. In december 2023 zijn de verordeningen, als gevolg van de wet versterking decentrale rekenkamers, door alle vier de deelnemende gemeenteraden gelijkluidend geactualiseerd. In de bijhorende samenwerkingsovereenkomst is de gezamenlijkheid nader uitgewerkt.

Onderdelen van de gezamenlijkheid zijn: - Samenstelling van de rekenkamer - ambtelijke ondersteuning - administratie - 1 gezamenlijk onderzoek per jaar - Het protocol Invulling gezamenlijkheid rekenkamer(s) In het vervolg van dit document wordt het gedragen beeld uiteengezet van de vier deelnemende gemeenten een over de minimale verwachtingen die er zijn over de invulling die de rekenkamer geeft aan zijn regisserende rol en taken. Op basis hiervan kan de rekenkamer zijn eigen protocol vormgeven, en zijn rol en tijdsbesteding inschatten. Kennismaking - De rekenkamer wordt verwacht in de eerste periode na de benoeming kennis te maken met het presidium (incl. burgemeester) en de gemeentesecretaris van elke deelnemende gemeente; - De rekenkamer wordt niet verwacht periodiek gesprekken te voeren met de burgemeester; - De rekenkamer wordt verwacht bij aanvang van een nieuwe raadsperiode in een gezamenlijke bijeenkomst kennis te maken met de gemeenteraden en uitleg te geven. Selectie van onderwerpen - De selectie van onderwerpen vindt plaats door de rekenkamer; - Fracties krijgen jaarlijks de mogelijkheid om schriftelijk onderwerpen aan te dragen; - De rekenkamer wordt niet verwacht daarover in gesprek te gaan met individuele fracties; - Afstemming over onderzoeken en onderwerpen vindt plaats met de klankbordgroep De Kempen.

Voorbereiding van het onderzoek - Er vindt in beginsel beperkt overleg of afstemming plaats met de griffiers. Wellicht in de eerste periode ten behoeve van de kennismaking. In het verloop van de periode met name op het gebied van procedure en planning; - Afstemming met de ambtelijke organisatie vindt telefonisch en/of schriftelijk plaats. Het eerste contactpersoon voor de rekenkamer is daarbij de gemeentesecretaris. Per onderzoek zal de gemeentesecretaris de rekenkamer informeren wie het contactpersoon is/de contactpersonen zijn voor het desbetreffende onderzoek;

BIJLAGE 2: INVULLING REKENKAMER(S) DE KEMPEN OKTOBER 2023

-

Afstemming over de onderzoeksopzet vindt niet plaats. De onderzoeksopzet wordt door de rekenkamer opgesteld en ter informatie toegezonden naar de gemeenteraden; De onderzoeksopzet bevat in ieder geval een toelichting op het onderzoek, de onderzoeksvraag (en deelvragen), normenkader en de planning;

Uitzetten van onderzoeken - De rekenkamer stelt een eigen onderzoeksprotocol op; - Een werkbare werkwijze voor het uitzetten van het onderzoek kan als volgt zijn: ▪ Rekenkamer stelt het onderzoeksonderwerp vast en stelt hiervan de griffier(s) en gemeentesecretaris(sen) op de hoogte; ▪ Gemeentesecretaris geeft op verzoek contactperso(o)n(en) door aan de rekenkamer; ▪ Definitieve onderzoeksopzet wordt door rekenkamer ter kennisname gestuurd aan de gemeenteraad (via griffie), college en contactpersoon; ▪ Gunning van de onderzoeksopdracht aan onderzoeksbureau en de startdatum van het onderzoek meldt de rekenkamer aan het contactpersoon, de griffier en gemeentesecretaris; ▪ Griffier zet het onderzoeksonderwerp in de bestuurlijke planning; ▪ De rekenkamer stuurt het feitenrapport voor ambtelijke reactie toe naar het contactpersoon, en in afschrift naar de secretaris. Voorgestelde reactietermijn: 3 weken; ▪ Het definitieve rapport wordt voor een bestuurlijke reactie door de rekenkamer naar het contactpersoon gestuurd, en in afschrift aan de secretaris. Voorgestelde reactietermijn: 5 weken; ▪ Het eindrapport + aanbiedingsbrief stuurt de rekenkamer aan de raad (via de griffie); ▪ Het eindrapport wordt behandeld in de commissie en de raad.

De rekenkamer presenteert het eindrapport in de commissie; ▪ Het raadsbesluit dat wordt genomen inzake het eindrapport wordt door de griffier aan het college, de rekenkamer en de deelnemende gemeenteraden gestuurd. Uitvoering van het onderzoek - De uitvoering van het onderzoek vindt plaats door een extern onderzoeksbureau; - De rekenkamer regisseert, coördineert, plant en controleert de uitvoering van het onderzoek; - De rekenkamer stelt daartoe een onderzoeksopzet op, zet de onderzoeksopdracht uit en onderhoudt het contact met de opdrachtnemer; - De conclusie en/of aanbevelingen van het onderzoek worden naar verwachting door de rekenkamer opgesteld; - De rekenkamer wordt niet verwacht bij interviews aanwezig te zijn. Hoor en wederhoor - Ambtelijke wederhoor vindt schriftelijk en lokaal plaats via de gemeentesecretaris; - Bestuurlijke wederhoor vindt schriftelijk en lokaal plaats via de gemeentesecretaris.

Publicatie en nazorg - De toelichting en presentatie van het rapport van gezamenlijke onderzoeken kan centraal plaatsvinden, maar vindt bij voorkeur lokaal plaats in de commissievergadering; - De toelichting en presentatie van het rapport van individuele onderzoeken vindt lokaal plaats in de commissievergadering; - De rekenkamer wordt verwacht met minimaal één persoon bij de presentatie en toelichting aanwezig te zijn (eventueel aangevuld met een afgevaardigde van het onderzoeksbureau); - In totaal betreft het dus jaarlijks om maximaal 6 optredens in commissievergaderingen: 1 gezamenlijk onderzoek per jaar (= 4 presentaties) + 2 individuele onderzoeken per jaar (= 2 presentaties); - De rekenkamer neemt in zijn jaarverslag op in welke mate (door de colleges) opvolging en uitvoering is gegeven aan de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen/conclusies.

BIJLAGE 2: INVULLING REKENKAMER(S) DE KEMPEN OKTOBER 2023

Afstemming P&C - Afstemming of overleg over het jaarverslag, begroting en onderzoeksprogramma van de rekenkamer vindt in de klankbordgroep. Ambtelijke ondersteuning - De ambtelijke ondersteuning van de rekenkamer wordt ondergebracht bij een griffie van de deelnemende gemeenten. De mate en hoeveelheid van ondersteuning vindt na overleg met de rekenkamer plaats, maar zal ca. 3 uren per week zijn. Daarbij wordt zoveel als mogelijk tegemoet gekomen aan de wensen en behoeften van de rekenkamer. De ambtelijke ondersteuning is ondersteunend, administratief en secretarieel. Het betreft geen inhoudelijke/adviserende ondersteuning. De ambtelijke ondersteuning betreft minimaal de facilitering van de vergaderingen van de rekenkamer, de verslaglegging van de vergaderingen, ondersteuning van de (externe en) interne communicatie en de archivering; - Algeheel aanspreekpunt per gemeente is de griffier van de desbetreffende gemeente; - Specifiek aanspreekpunt bij onderzoeken is in beginsel de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris zal de rekenkamer en/of het onderzoeksbureau in contact brengen met het contactpersoon voor het onderzoek.