Bijlage 1 werkbijeenkomst toekomstige organisatiestructuur RdM

Reusel-De Mierden Toekomstige organisatiestructuur

Agenda 6 januari Werkbijeenkomst • Toelichting op het Projectplan door Rijnconsult, gelegenheid tot vragen stellen • Met elkaar in dialoog over: Wat vinden jullie belangrijke randvoorwaarden en kaders, wat willen jullie ons meegeven?

2

Inhoudsopgave Projectplan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Inleiding/context Vraagstelling Randvoorwaarden Disclaimers Aanpak Governance Proces & Tijdpad

3

Inleiding | context Een sterk gevoel voor dienstverlening die dichtbij de inwoners en bedrijven staat is voor de gemeente Reusel-De Mierden cruciaal. In de afgelopen jaren heeft de gemeente haar dienstverlening georganiseerd in de samenwerkingsverbanden: GRSK, KempenPlus, Samenwerking Oirschot/Eersel/Reusel-De Mierden en Samenwerking Eersel/Reusel-De Mierden. Er is een divers scala aan onderwerpen en taken ondergebracht in deze samenwerkingen. Het uittreden van gemeente Oirschot door de fusie met de gemeente Best is voor de gemeente Reusel-De Mierden aanleiding om de organisatiestructuur op gebied van samenwerking te laten onderzoeken. De volgende onderzoeksvragen staan voorop:

• Regie en invloed op de samenwerking: heeft de gemeente voldoende zeggenschap over de taken die binnen de samenwerkingen worden uitgevoerd? • Aansturing en taakverdeling: is er voldoende duidelijkheid ten aanzien van verantwoordelijkheden en taken? • Afstand tussen uitvoering en gemeente: in hoeverre is het aan- en bijsturen van gemeentelijke taken die zich op afstand bevinden praktisch haalbaar? • Mogelijke verschillen in visie en aanpak binnen de samenwerking: sluit de gemeentelijke visie op dienstverlening voldoende aan op de visie van de samenwerkingspartners? • Kostenverlaging: kunnen we onze dienstverlening op een effectievere en efficiëntere wijze organiseren waarbij we recht doen aan onze visie op dienstverlening en Samen Doen tegen een lagere prijs? 4

Vraagstelling Door Rijnconsult samengevat als: “Ondersteun de gemeente Reusel-De Mierden bij het nemen van gefundeerde beslissingen over welke inhoudelijke (dienstverlenings)onderwerpen wij in onze samenwerkingsaanpak omtrent uitvoerende taken kunnen bijstellen en wat de gevolgen daarvan zijn voor de gemeentelijke organisatie. Met als doel een excellente dienstverlening te kunnen leveren aan onze inwoners, bedrijven en overige maatschappelijke organisaties”.

5

Randvoorwaarden en uitgangspunten • Reusel-De Mierden wil een optimale dienstverlening leveren aan burgers en inwoners en daar direct op kunnen sturen; ‘het verschil maken in het kleine’. • Huidige samenwerkingen mogen ter discussie gesteld worden, zowel op onderdelen als in het geheel. • De implicaties van veranderingen moeten inzichtelijk en overzichtelijk gemaakt worden over een periode van 5 jaar. • We hebben te maken met gemeenteraadsverkiezingen op 18 maart 2026 en daarmee een ‘oude’ en ‘nieuwe’ gemeenteraad. We doen er alles aan om zoveel de oude als nieuwe gemeenteraad goed te informeren en te betrekken, zodat besluitvorming vóór 1 juli (kritiek pad) kan plaatsvinden. • In fase 1 ‘koersbepaling’ worden er maximaal drie scenario’s aan het college en de gemeenteraad gepresenteerd, die in de volgende fase nader worden onderzocht en verdiept . • De verdere uitwerking van de scenario’s tot één of meer voorkeursscenario(‘s) vindt plaats in fase 2 'koersvertaling’. • De voorkeursscenario werkend maken zal in fase 3 ‘koers houden’ worden uitgevoerd. Deze periode valt buiten de scope van deze opdracht • Elke fase wordt afgesloten met een GO – NO GO moment. Dit geeft college en gemeenteraad de mogelijkheid om bewust keuzes te maken of bij te stellen.

• Het is belangrijk om met huidige samenwerkingspartners randvoorwaarden op te stellen voor hoe je gedurende het onderzoek (tot aan besluit) met elkaar samenwerkt en optrekt (gentlemen’s agreement) 6

Randvoorwaarden en uitgangspunten • Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van beschikbare data, eerder uitgevoerde onderzoeken en voor het onderzoek belangrijke casuïstiek • Het onderzoek kent een kwalitatieve (bijvoorbeeld gebruik makend van interviews, eerdere onderzoeken, rapportages) en kwantitatieve kant (data, cijfers). Het wordt zoveel mogelijk objectief uitgevoerd, maar kwalitatief onderzoek kent altijd een mate van subjectiviteit. • Een goede governance is een randvoorwaarde voor een goed onderzoek, om die reden is op pagina 11 de governance beschreven. • Verwachtingsmanagement en communicatie kan alleen met een actieve bijdrage vanuit gemeente Reusel-De Mierden (communicatiemedewerker). Een tijdige, duidelijke en herhaaldelijke communicatie voor alle betrokkenen (waaronder medewerkers GR-en) is van groot belang. Een communicatieplan zal hiervoor worden opgesteld. • Kostenverlaging is een belangrijk uitgangspunt en van belang in dit onderzoek maar niet een doel op zich. De voorgestelde scenario’s zijn goed financieel onderbouwd, inclusief frictiekosten. • Kwaliteit, financiën, efficiëntie, en dienstverlening zijn van belang in dit onderzoek met daarnaast aandacht voor het thema ‘arbeidsmarkt’. • Tot slot zal er , gedurende het gehele onderzoek, aandacht moeten zijn voor de factor ‘politiek’. 7

Disclaimers • Het beëindigen van samenwerkingsverbanden kan leiden tot politieke reuring, ondanks dat wij aan verwachtingsmanagement en communicatie doen. Het is van belang dat college en raad expliciet stilstaan bij eventuele politieke druk en deze in relatie weten te brengen tot het inhoudelijk te kiezen beste scenario. • Meten van samenwerking en doorvertaling naar in-en externe dienstverlening gebeurt aan de hand van ons kwalitatieve en kwantitatieve onderzoek. We maken aannemelijk wat de gevolgen zijn van de scenario’s op de dienstverlening. De opgehaalde kwalitatieve en kwantitatieve gegevens kunnen dienst doen als parameters voor een 0-meting. • Het onderzoek is geen breed participatief traject. Dus we peilen geen breed draagvlak onder teamleiders en medewerkers voor de scenario’s. We communiceren wel over proces en inhoud, zodat teamleiders en medewerkers weten wat in besluitvormingsproces wordt voorgesteld en gebeurt.

8

Aanpak Fase 1. Koersbepaling • Samenwerkingslandschap in beeld brengen • Analyse sterkten, zwakten en risico’s van samenwerking, met effect op betreffende in- en externe dienstverlening • Opstellen 3 scenario’s • Hoe de dienstverlening georganiseerd wordt • Met risico’s en beheersmaatregelen • Met op hoofdlijnen organisatorische impact, financiële en juridische impact • Begeleiding van alle stappen om hiertoe te komen • Inclusief werken aan verwachtingsmanagement en communicatie • Resultaat: Op inhoud richtinggevend document en presentatie waarmee de nieuwe gemeenteraad een GO/NO GO kan afgeven voor fase 2.

9

Aanpak Fase 2. Koersvertaling • Verdiepende uitwerking van maximaal 3 gekozen scenario(’s) met: • Hoe de dienstverlening georganiseerd wordt • Organisatorische (incl informatievoorziening), financiële en juridische consequenties • Risico’s en beheersmaatregelen • Transitiestappen per scenario • Begeleiding van alle stappen om hiertoe te komen • Inclusief werken aan verwachtingsmanagement en communicatie • Resultaat: Document en presentatie waarmee de gemeenteraad op basis van scenario’s een besluit kan nemen over continueren / opzeggen samenwerking(en), hierbij zien we 2 mogelijkheden: • (gedeeltelijk) Opzeggen samenwerking(en) en implementeren transitiestappen bij betreffend gekozen scenario • Continueren huidige samenwerking(en) met verbeterplan 10

Governance We maken gebruik van de reguliere governance en besluitvorming door college en gemeenteraad, met de daarbij behorende raadscommissies en het presidium. We hebben ook één of meer (besloten) werkbijeenkomsten nodig met oude en nieuwe gemeenteraad, om iedereen goed te informeren en te betrekken en inhoudelijk te kunnen klankborden.

• Opdrachtgever / Gemeenteraad • Klankbord Proces / Fractievoorzitters (Presidium) • Klankbord op inhoud / (besloten) Werkbijeenkomsten met raadsleden • Gedelegeerd opdrachtgever / Burgemeester (namens College) • Opdrachtnemer/ Gemeentesecretaris • Gedelegeerd opdrachtnemer / manager (Peter) • Voorbereiding van besluitvorming door Stuurgroep (MT, portefeuillehouder college & Rijnconsult) • Werkgroep: Op afroep, naar gelang onderzoeksonderwerp interne en externe specialisten Control, Financiën, Jurist, IT, HR en Communicatie, betreffende teamleiders en medewerkers die ‘brugfunctie’ vervullen tussen gemeente Reusel-De Mierden en de samenwerkingspartners. • Draagvlak voor besluitvorming met managers, teamleiders, medewerkers in MT’s en medewerkersbijeenkomsten 11

Proces & Tijdpad • Voor formele en informele besluitvorming zoveel mogelijk aansluiten en gebruikmaken van bestaande jaarplanning gemeenteraad en college • Gemeenteraad: GO-NO GO moment na fase 1 (zsm na 1 april 2026) • Gemeenteraad: definitieve besluit plus vervolgstap (30 juni 2026) • Eventueel opzeggen deelname GRSK, KempenPlus en overige samenwerkingsvormen uiterlijk 1 juli 2026 • Half Maart: aanleveren stukken voor GO-NO GO moment April • April: GO-NO GO fase 1 met de gemeenteraad • Half juni: aanleveren stukken voor definitieve besluitvorming • 30 juni : Definitief besluit over scenario en GO – NO GO fase 3 met gemeenteraad • Raadscommissies voorafgaand aan GO-NO GO momenten. • Eind juni definitief besluit in de gemeenteraad. 12