23.13080 Checklist overlijden (oud)bestuurder

Checklist Voor het overlijden van een (oud) bestuurder

December 2020

1. Degene die de melding ontvangt informeert de gemeentesecretaris (als de gemeentesecretaris afwezig is, treedt de vervangingsregeling in werking en vangt de loco gemeentesecretaris dit op). 2. De gemeentesecretaris spreekt met de burgemeester af wie optreed als contactpersoon voor de familie/nabestaanden. Het eerste contact is alleen gericht op het tonen van medeleven en het overleggen van enkele praktische zaken: a. Is er een contactpersoon binnen de familie waarmee de gemeentesecretaris contact kan opnemen b. Zijn er op voorhand specifieke wensen m.b.t. het informeren van bestuurders/collega’s e.d.? c. Zijn er mogelijke wensen van de overledene zelf? 3. De gemeentesecretaris voert de regie over de uitvoering van het protocol. 4. De gemeentesecretaris informeert, samen met het bestuurssecretariaat/kabinet, de afdelingshoofden en de griffier alle betrokken bestuurders en medewerkers die met de bestuurder hebben samengewerkt. Denk daarbij ook aan medewerkers op een andere locatie zoals thuiswerkers of de buitendienst. Als bestuurder betreft die al lange tijd weg is, dan is het informeren moeilijker. In overleg tussen secretaris en burgemeester vindt maatwerk plaats. 5. De gemeentesecretaris informeert de P&O-adviseur. De P&O-adviseur geeft het overlijden door aan de afdeling P&O. De afdeling P&O zorgt voor de administratieve afhandeling.

Mocht er sprake zijn van gevolgen voor de nabestaande van de overledene dan bespreekt de P&O adviseur deze met de gemeentesecretaris. Deze worden door de gemeentesecretaris eventueel met ondersteuning van de P&O adviseur gecommuniceerd met de nabestaanden. 6. Indien van toepassing informeert de gemeentesecretaris derden of externe partijen waar de (oud)bestuurder een onderdeel van vormt / heeft gevormd. Voorbeelden zijn de verbonden partijen in de regio, personeelsvereniging. 7. Indien gewenst richt de gemeentesecretaris een herdenkingsplek in met condoleanceregister in het gemeentehuis. Ook kan er een online condoleanceregister ingericht worden in samenwerking met de medewerker digitale communicatie. 8. Het bestuurssecretariaat/kabinet verzendt namens het college van B&W een condoleancekaart/brief. 9. De gemeentesecretaris zorgt in samenwerking met team communicatie voor een advertentie/persbericht in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in de lokale krant van de gemeente. Deze advertentie/dit persbericht wordt afgestemd met de burgemeester. De gemeentesecretaris stemt met de familie af wanneer zij een bericht in de krant plaatsen, zodat de gemeentelijke publicatie niet eerder dan het bericht van de familie geplaatst wordt. Plaatst de familie geen bericht, dan vindt enkel publicatie vanuit de gemeente plaats. 10.

Als de gemeente een rouwkaart ontvangt, vraagt de gemeentesecretaris bij de familie na of deze kaart op intranet geplaatst mag worden en welke informatie over de uitvaart gedeeld mag worden voor intern en/of extern gebruik. 11. De gemeentesecretaris zorgt (indien gewenst/overleg met familie/nabestaanden) in samenwerking met het bestuurssecretariaat/kabinet conform de representatieregeling voor een passend gebruik voor de begrafenis. Dit kan bijvoorbeeld zijn in de vorm van een grafstuk en/of een spreker tijdens de dienst. 12. Indien van toepassing worden betrokken medewerkers zoveel mogelijk in de gelegenheid gesteld om de uitvaart bij te wonen. Een passende delegatie van bestuurders woont de uitvaart bij. 13. Het bestuurssecretariaat/kabinet regelt met de bode dat de vlag half stok wordt gehangen op de dag van de uitvaart en stelt een stukje op in overleg met communicatie voor plaatsing op website waarin wordt aangegeven waarom de vlag half stok hangt.

14. De gemeentesecretaris vraagt of een condoleancebezoek op prijs wordt gesteld. Indien gewenst wordt er binnen een maand een afspraak gemaakt en wordt het condoleanceregister aan de familie overhandigd. 15. In de eerstvolgende college/raadsvergadering staat de voorzitter stil bij het overlijden van de (oud)bestuurder. De gemeentesecretaris en/of Griffie zorgen hiervoor. 16. Indien opvolging (functie) van toepassing is wordt de familie hierover geïnformeerd door de gemeentesecretaris.

Rol bij overlijden (oud) bestuurder ligt bij burgemeester/secretaris. Rol bij (oud) raadslid ligt bij griffier iov met burgemeester

BIJLAGE – Voorbeeld advertentietekst in krant <Logo gemeente Reusel-De Mierden>

Wij ontvingen het droevige bericht van het overlijden van onze (oud) bestuurder

Voor- en Achternaam Sinds “start bestuursperiode tot eind bestuursperiode” was “voornaam bestuurder” een van ons. [Beschrijving van de bestuursperiode en hoogtepunten] We missen een [beschrijving van de persoon] We wensen zijn familie en andere nabestaanden veel sterkte. Namens het bestuur en alle collega’s van de gemeente Reusel–De Mierden Naam, burgemeester Naam, secretaris