23.13074 Representatieregeling 2023

Regeling Representatie Reusel-De Mierden RAAD / BESTUUR

Ph. Tijssen/ 17-07-2023 MEDEWERKERS De algemene bepalingen (zie laatste blz.) zijn aanvullend aan deze regeling

Installatie raadsleden Installatie is tijdens raadsvergadering. Familie wordt uitgenodigd, na de installatie is een drankje en hapje. Raadsleden krijgen bloemen € 20,- en attentie (boek mbt de verbinding). Nieuw te benoemen commissieleden krijgen bloemetje.

Indiensttreding: . P&O stuurt bloemetje naar huisadres (€ 20,-) / via LG boek mbt de verbinding Ambtsjubilea gemeente . 12 ½ jaar : bloemen € 20,. 25 jaar : cadeaubon € 100,- / bloemen € 20,- / receptie-bijeenkomst (extern max. 500,- / intern geen limiet) . 40 of 50 jaar : idem 25 jaar Ambtsjubilea overheid . 25 jaar : cadeaubon € 50,- / bloemen € 20,- / receptie-bijeenkomst (extern max. 500m- / intern geen limiet) . 40 of 50 jaar : idem 25 jaar

Afscheid raadsleden (verkiezingen) Per raadsperiode wordt een passend cadeau gezocht (€ 75,- - € 100,-) en bloemen (€ 20,-) Aan de leden van de raad en het college (incl. partners) wordt op het einde van de raadsperiode (na verkiezingen) een afscheidsdiner / buffet aangeboden.

Vertrek – pensionering medewerkers Attentie € 30,- en € 20,- per dienstjaar, bloemen € 20,Bij meer dan 1 dienstjaar een bijeenkomst : (extern max. 500,- / intern geen beperking) Vertrek stagiaires: bloemen (20,-)

Tussentijds vertrek raadsleden a. tot 1 jaar bloemen € 20,b. 1 tot 3 jaar bloemen € 20,- en aandenken € 35,c. 3 en 4 jaar: idem zie b. d. meer dan 4 jaar maar minder dan volledige volgende raadsperiode: bloemen € 20,- en aandenken € 50,Afscheid niet herkozen wethouders Namens raad/college en organisatie wordt een passend cadeau aangeboden na rato van verdiensten met een maximumbedrag van € 200 - / € 250,-

Coördinator/afdelingshoofd informeert MT/college. Vanuit college/MT wordt een felicitatiekaart of bij vertrek bedankkaart verstuurd.

Aan de wethouder die vier jaar of langer deze functie heeft bekleed, wordt de mogelijkheid geboden voor een etentje en/of een (openbare) receptie (met partner) en/of een afscheidsbijeenkomst/lunch met de medewerkers.

Woord van dank in raadsvergadering door voorzitter raad. Bij afscheid van meerdere wethouders (bijv. na verkiezingen) wordt de afscheidsbijeenkomst/lunch met medewerkers en openbare receptie gecombineerd. Afscheid tussentijds aftredende wethouders . 1 jaar: bloemen € 20,- en relatiegeschenk . tussen 1 en 4 jaar: bloemen € 20,- en een aandenken / relatiegeschenk € 75,- - € 100,Hardheidsclausule: situationeel wordt beoordeeld wat er aangeboden wordt (bijv. bij voortijdig aftreden door ziekte, werkdruk, motie van wantrouwen etc.).

Afscheid Burgemeester In overleg met de burgemeester wordt afgestemd: . evt. in- externe bijeenkomst . evt. etentje met direct betrokkenen (in- extern) college / raad Per situatie wordt gekeken naar een passend cadeau / bloemen (evt. in overleg met familie) € 200,- – € 250,Huwelijk raadslid / wethouder Evt. bijwonen receptie (bij uitnodiging) door vertegenwoordiging van college / raad. Schriftelijke gelukwens namens college en raad. Bloemen € 20,- / attentie € 35,-

Huwelijk medewerker Evt. bijwonen receptie (bij uitnodiging). Bloemen € 20,- / attentie € 35,-

Huwelijksjubilea (25-40jaar) Geen onderscheid maken tussen een 25-jarig of een 40-jarig huwelijk. Schriftelijke gelukwens namens college en raad. Bloemen € 20,- en een attentie € 35,Bij uitnodiging bezoek door een vertegenwoordiging van het college en de raad.

Huwelijksjubilea (25-40 jaar) Geen onderscheid maken tussen een 25-jarig of een 40-jarig huwelijk. Bloemen € 20,- en een attentie € 35,Bij uitnodiging bezoek door een vertegenwoordiging van de organisatie.

Geboorte / adoptie kind college- of raadslid Bloemen € 20,- namens college en raad en attentie € 35,Schriftelijke felicitatie namens college en raad en evt. bezoek door college

Geboorte / adoptie kind Bloemen € 20,- en attentie € 35,Coördinator/afdelingshoofd informeert MT/college. Vanuit MT/college wordt een schriftelijke felicitatie verstuurd.

Overlijden raads- collegelid

Overlijden medewerker

Zie als bijlage de interne checklist voor het overlijden van een (oud) bestuurder. Deze checklist is aanvullend aan de representatieregeling

Zie als bijlage de checklist overlijden collega in actieve dienst. Deze checklist is aanvullend aan de representatieregeling.

Condoleancebericht in ED / grafstuk € 65,- bijwonen uitvaart door afvaardiging raad en college / gemeentesecretaris / griffier

Direct leidinggevende voert regie. Er wordt een herdenkingsplek met condoleanceregister gemaakt. Advertentie in een lokale krant. Informeren van collega’s / college en raad. Grafstuk € 65,Condoleancebezoek Uitvaart: indien gewenst een spreker namens de gemeente. Bijwonen uitvaart door naaste / betrokken collega’s.

Overlijden commissielid Schriftelijke condoleance namens college en raad. Bij uitnodiging uitvaart, evt. bezoek door een delegatie van college en raad Bloemen € 20,Overlijden familieleden 1e graad: Als een rouwkaart wordt ontvangen, dan bijwonen uitvaart door afvaardiging raad/college. Afhankelijk van de gezinssituatie wordt er maatwerk verricht. Condoleancebezoek: indien dit op prijs wordt gesteld door een afvaardiging van college en raad. Bloemen € 20,Overlijden oud raadslid Als een rouwkaart wordt ontvangen, melding in de raad. Een schriftelijke condoleance van het college en de raad. Afhankelijk van de periode beëindiging raadslidmaatschap, wordt maatwerk verricht. Eventueel brengen huisbezoek en woont een delegatie de uitvaart bij. Overlijden oud wethouder/burgemeester Als er een rouwkaart wordt ontvangen, melding in de organisatie en in de raad. Afhankelijk van de periode in dienst, wordt maatwerk verricht. Een schriftelijke condoleance namens college/raad/organisatie. Eventueel brengen van een huisbezoek, bijwonen uitvaart door een afvaardiging raad en college. Indien gewenst spreker namens de gemeente tijdens de uitvaart. Advertentie in ED en grafstuk € 65,-

Overlijden familieleden 1e graad Als een rouwkaart wordt ontvangen, dan bijwonen uitvaart door afvaardiging. Condoleancebezoek: indien dit op prijs wordt gesteld door een afvaardiging. Bloemen € 20,- Organisatie informeren via Intranet. Overlijden oud medewerker Als een rouwkaart wordt ontvangen, schriftelijke condoleance namens college en organisatie. Organisatie informeren via intranet.

Overlijden burgemeester of wethouder van de samenwerkende Kempengemeenten De samenwerkende Kempengemeenten plaatsen een overlijdensadvertentie in het ED. Een grafstuk namens de samenwerkende Kempengemeenten Schriftelijke condoleance namens college en evt. raad De uitvaartdienst wordt zo mogelijk bijgewoond door een afvaardiging van het college.

Algemene bepalingen (behorende bij regeling medewerkers) / De regeling vormde een onderdeel van de “regeling Kempengemeenten” Planning en uitvoering: door de leidinggevende (i.s.m. administratieve ondersteuning/bestuurssecretariaat.) Attenties in natura (bloemen, grafstukken etc) uitvoering door leidinggevende. Financiële attenties: uitvoering door P&O middels een brief aan betrokkene, die door de leidinggevende wordt uitgereikt. Betaling vindt plaats door de salarisadministratie. Receptie/bijeenkomst: een receptie/bijeenkomst vindt plaatst op een vaste locatie (gemeentehuis) of gemeenschapsaccommodatie. Uitgegaan wordt van maatwerk met daarbinnen onderscheid qua aantal dienstjaren. Afvaardiging: op grond van een uitnodiging dient altijd een gepaste afvaardiging van bestuur en/of medewerkers aanwezig te zijn. De afvaardiging van medewerkers dient altijd in overleg met de leidinggevende te geschieden, mede vanuit het oogpunt van dienstbelang. Overzicht: P&O stelt jaarlijks een overzicht op van de in dat jaar te verwachten jubilea/afscheid van medewerkers. Dit overzicht wordt verstrekt aan het MT. Signalering: van medewerkers wordt signalering verwacht bij P&O gebeurtenissen zoals in deze regeling genoemd zodat daarop adequaat kan worden gereageerd.

Afwijken: om alert en adequaat op gebeurtenissen te kunnen reageren treft het college zo mogelijk in overleg met desbetreffende leidinggevende, de nodige voorzieningen in de gevallen waarin deze regeling niet voorziet of waarin redelijkerwijs van de regeling worden afgeweken.

Regeling Representatie College 08 maart 2023

Recepties bezocht door (lid van) college Installatie burgemeester van MRE-gemeenten / Kring ZO Brabant / afscheid burgemeester, wethouder, directeur van instelling cq verbonden partijen. Per situatie wordt bezien of een collegelid naar de receptie gaat (afhankelijk van de relatie). Afhankelijk van de relatie kan relatiegeschenk meengenomen worden of indien een financiële bijdragen wordt gevraagd voor een goed doel, een bijdragen van € 25,Bij recepties die niet onder bovenstaande opsomming vallen, vindt maatwerk plaats in overleg met het college. Recepties bezocht door medewerker Met de coördinator/afdelingshoofd wordt evt. afvaardiging naar receptie afgestemd. Afhankelijk van de relatie kan gekozen worden voor een fles wijn / relatiegeschenk of anderszins. Recepties, die niet onder bovenstaande artikelen zijn benoemd Bij deze recepties vindt maatwerk plaats in overleg met het collegelid, dat de receptie bezoekt. Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet Jubilea verenigingen Jubilea verenigingen en stichtingen Het betreft hier plaatselijke verenigingen en stichtingen met een maatschappelijk belang). Bij uitnodiging wordt afgesproken of en zo ja welk collegelid naar de receptie gaat. Het aantal jubileumjaren bepaalt de financiële bijdrage met een max van € 150,Stichtingen c.q. verbonden partijen of andere organisaties buiten de gemeente.

die een directe functie hebben voor de gemeente. Bij ontvangst uitnodiging wordt onderling bepaalt of en welk collegelid er gaat. Er wordt geen onderscheid gemaakt bij 25, 40, 50, 100 of 125 jaar. Er wordt een bedrag of een geschenk van € 50,- geschonken. lndien op de uitnodiging is vermeld, dat er geen cadeau o.i.d. wordt verwacht en er gevraagd wordt om een bijdrage aan een goed doel dan wordt € 50,-- overgemaakt op het bankrekeningnummer, dat is vermeld op de uitnodiging. Jubilea bedrijven Bij uitnodiging wordt bepaald of en zo ja welk collegelid naar de receptie gaat. Er wordt geen onderscheid gemaakt bij 25, 40, 40, 100 of 125 jaar. Er wordt een bedrag van € 50,-- geschonken of een cadeau ter waarde van € 50,-.

lndien op de uitnodiging is vermeld, dat er geen cadeau o.i.d. wordt verwacht, maar wordt gevraagd om een bijdrage aan een goed doel, dan wordt € 50,- overgemaakt op het bankrekeningnummer, dat is vermeld op de uitnodiging. Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet

Verzoek openinq winkel/bedrijfsqebouw Een vertegenwoordiger van het college draagt zorgt voor de opening. Een representatiegeschenk is niet van toepassing. Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet

Huwelijksjubilea inwoners  50-jarig huwelijksjubileum: schriftelijke felicitatie en feestelijke bijeenkomst aan het eind van het jaar waarvoor alle huwelijksechtparen worden uitgenodigd. Na afloop krijgt elk echtpaar een attentie (beeldje van echtpaar). College is aanwezig.  60-jarig huwelijksjubileum: schriftelijke felicitatie met bloemen naar huisadres. Indien men het op prijs stelt, bezoek van de burgemeester (achteraf). Attenties (beeldje echtpaar) wordt meegenomen. Kabinet Koning en Kabinet Commissaris worden op de hoogte gebracht van het jubileum.  65- en 70-jarig huwelijksjubileum: idem als bij 60-jarig. Kabinet Commissaris wordt op de hoogte gebracht.  75 jarig huwelijksjubileum: idem als 60-jarig.

100-jariqen De honderdjarige wordt persoonlijk door de burgemeester gefeliciteerd, waarbij een bankje wordt onthuld. Het bankje wordt door de gemeente geleverd. De locatie van het bankje wordt in overleg met de 100-jarige en zijn/haar familie bepaald. De gemeente zorgt voor een gedenkplaatje op het bankje. 100-jarig krijgt boeket bloemen of andere attentie. Met familie is overleg over bloemen/attentie. De pers wordt uitgenodigd. Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet

Behaalde kampioenschappen Persoonlijke overwinningen Bij uitnodiging of vermelding: een bezoek brengen aan de sport(st)er of uitnodigen op het gemeentehuis in aanwezigheid van de burgemeester en/of wethouder sportzaken. Bij een wereldkampíoen kan gedacht worden aan een huldiging in het gemeentehuis (evt. onder muzikale begeleiding van de harmonie). Overgaan tot maatwerk in overleg met de bestuurssecretariaat/kabinet en/of afdeling communicatie en in samenspraak met college.

Volgens richtlijnen Kabinet Koning

Olympisch kampioen (goud) = KO Olympisch kampioen, 2e plaats Olympisch kampioen 3e plaats

In overleg met familie wordt maatwerk verricht / evt. huldiging. In overleg met burgemeester wordt geschenk bepaald / bloemen Schriftelijke felicitatie incl. een cadeaubon € 75,-Schriftelijke felicitatie incl. een cadeaubon € 50,--

Nederlands kampioen Nederlands kampioen, 2e plaats Europees kampioen Europees kampioen, 2e plaats Wereldkampioen Wereldkampioen, 2e plaats

Bloemen en een cadeaubon van € 50,Schriftelijke felicitatie Bloemen en een cadeaubon van € 50,-Schriftelijke felicitatie Huldiging / een cadeaubon van €75,-Schriftelijke felicitatie incl. bloemen van € 25,--

Groepsoverwinninqen / Nederlands kampioen / 1e Team: Bij uitnodiging of vermelding door vereniging over kampioenschap: De inhuldiging is maatwerk, college in overleg met bestuurssecretariaat en/of de afdeling communicatie. Behalen kampioenschap: bij voorkeur huldiging op locatie door de burgemeester of wethouder sportzaken. Er wordt een bedrag geschonken van € 100,Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet Bijzondere bijeenkomsten georganiseerd door de gemeente Sportqala Vanaf 2007 is het sportgala tweemaal georganiseerd. Het sportgala wordt georganiseerd door een werkgroep (medewerkers MO, externen o.a. hydrasport en andere deelnemers). Het programma wordt afgestemd met burgemeester en wethouder sport. Organisatie ligt bij MO. Sportprijzen, de Cultuurprijs en Vrijwilligersprijs werden tijdens dit gala uitgereikt. Sportprijs: Verenigingen kunnen zich hiervoor aanmelden. De voordracht wordt voorgelegd aan een onafhankelijke jury, die bepaalt wie de sportprijs (talent, team en individu) ontvangt. Dit zijn speciale prijzen. Bloemen worden aangeboden De beleidsambtenaar MO ondersteunt dit.

Wettelijke regeling

Cultuurprijs: De cultuurprijs wordt toegekend aan een persoon of organisatie die een waardevolle bijdrage heeft geleverd aan het culturele klimaat in de gemeente. De genomineerden worden door een selectiecommissie beoordeeld. De Cultuurprijs wordt uitgereikt tijdens het sportgala. De burgemeester en/of de wethouder Sport (of beiden) reiken de prijs /prijzen uit. Hiervoor is een speciale prijs gemaakt. Beleidsambtenaar MO ondersteunt dit. Vrijwilligersspeld Er wordt een oproep gedaan voor voordrachten. De voorstelformulieren worden door de gemeente geselecteerd en beoordeeld en er wordt een voorstel gedaan aan het college. Voordat voorstel aan college wordt voorgelegd is er contact over evt. overlapping met KO’s die voor dat jaar zijn aangevraagd. Vrijwilligersspeld wordt tijdens sportgala of zoals in 2022 tijdens een feestelijke bijeenkomst uitgereikt. Hier is een speciaal geschenk voor gemaakt. Bloemen worden aangeboden. De beleidsambtenaren MO ondersteunt dit Bijeenkomst nieuwe inwoners: Een voorstel in dezen is in de maak. Jeugdbeloning: Een voorstel in dezen is in de maak. Aanvraag KO Aanvraag gebeurt aan de hand van wettelijke bestaande regels. Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet Lintjesregen De nieuw gedecoreerden worden thuis (of op verzoek aanvrager andere locatie in de gemeente) bezocht door college en betrokken ambtenaar.

De BM, houdt toespraak en spelt versierselen op / de gedecoreerde wordt door trompettisten toegespeeld. De gedecoreerde krijgt een felicitatiebord in de tuin (geplaatst en verwijderd door de buitendienst). Fotograaf vergezelt het college. Gedecoreerden krijgen bloemen en “koninklijke” vaas of schaal. Pers (vooraf) en raad (achteraf) wordt ingelicht. Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet Aubade: Alle gedecoreerde inwoners van de gemeente worden (met partner) uitgenodigd. Raad en college met partners worden eveneens uitgenodigd. Ontvangst in het gemeentehuis door het college. Aubade buiten bij de ingang door de harmonie en vendelgroet door het gilde. Toespraak burgemeester waarin ze de nieuw gedecoreerden extra in het zonnetje zet en de aanwezigen uitnodigt voor een drankje in de Kei. Genodigden worden in de Kei ontvangen met oranjebitter / drankje en hapje. Leden harmonie en gilde worden ontvangen in het Kiezeltje met drankje en hapje. Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet

Wettelijke regeling

Koningsdag: Na de aubade en de feestelijke bijeenkomst vertrekt het college (evt. met partners) naar de diverse kernen om de festiviteiten (voor een deel) bij te houden. Afhankelijk van de organisatie wordt nog iets van de burgemeester / wethouders verwacht. Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet KO op andere datum Idem als bij Lintjesregen, op thuislocatie (of andere locatie). Burgemeester reikt KO uit, college vergezelt en betrokken ambtenaar. Felicitatiebord komt in de tuin en indien mogelijk is er een muzikale felicitatie. Attentie (Koninklijke vaas” en bloemen Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet Sleuteloverdracht Een van de collegeleden draagt de sleutel over aan de 3 Carnavalsverenigingen. Carnavalsvlaggen worden gezamenlijk gehesen (voor gemeentehuis). Organisatie is in handen van Bestuur SKR (Stichting Karnaval Reusel). Het bestuur stelt programma op, nodigt verenigingen uit en bespreekt dit met de gemeente. De gemeente draag € 1.000,- bij aan de kosten. Gemeente nodigt college en de raadsleden uit. Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet Installatie Prins en Adjudant: Het is de bedoeling dat een van de collegeleden (afstemming onderling) aanwezig is bij de installatie van de nieuwe Prins en adjudant. Het college wordt hiervoor door de betrokken CV uitgenodigd.

Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet Intocht Sinterklaas Medio november wordt de Sint in de diverse kernen welkom geheten door een collegelid (afstemming onderling). Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet Jeugdvakantieweken: Het college (onderlinge afstemming) bezoekt in alle kernen een activiteit van het jeugdvakantiewerk. Afhankelijk van de organisatie wordt evt. opening of andere taak verricht. Organisatie: bestuurssecretariaat/kabinet Slotbepalingen 1. Om alert en adequaat op gebeurtenissen te kunnen reageren treffen burgemeester en wethouders in samenspraak met gemeentesecretaris / ambtelijke organisatie of griffier, de nodige voorzieningen in de gevallen waarin deze regeling niet voorziet of waarvan redelijkerwijs van de regeling moet worden afgeweken. 2. De regeling wordt in principe telkens na verkiezingen / wisseling college geëvalueerd. 3. lndien van toepassing wordt de notitie tussentijds aangepast. 4. Deze notitie treedt in werking op 1 mei 2023.

Wettelijke regeling

Representatiegeschenk: . KO: er zijn koninklijke vazen en een schaal € 35,- (geschenk vanaf 2018) . 50-jarige huwelijksparen: beeldje (echtpaar) van klei (geschenk vanaf 2022) . vazen en schaal met logo RDM (geschenk vanaf 2023) tbv OK en naturalisatie . vogelhuisjes € 75,- (2022) / enkele presentjes met skyline RDM € 25,- (2023) . fles wijn

Ph. Tijssen / 17-07-2023