2021-03-23 kadernota GRSK.docx

NOTITIE

Datum: 23 maart 2021

Voor:

Gemeenteraad gemeente Reusel-De Mierden

Van:

Burgemeester v.d. Ven

Kopie aan: Onderwerp:

Reactie beraadslaging commissie m.b.t. de kadernota 2020 van de GRSK

Beste raadsleden, Naar aanleiding van de beraadslagingen in de commissie van dinsdag 9 maart reiken we u extra informatie aan over het gevraagde ontwikkelbudget van 150.000,- voor vijf gemeenten en op een totaal budget voor automatisering van ca. 8,5 miljoen (totale lasten SSC). Het SSC is de organisatie die alle zaken op het gebied van automatisering beheert dus ook alle nieuwe ontwikkelingen vandaar dat deze kosten ook binnen het SSC budget opgenomen moeten zijn. Het ontwikkelbudget is niet op voorhand te kwantificeren; dit heeft een aantal oorzaken. Implementatie van nieuwe wetgeving vereist regelmatig digitale ondersteuning waarbij we vooraf niet kunnen voorzien wat precies nodig is. Daarnaast gaan de ontwikkelingen in de markt ontzettend snel waardoor regelmatig op korte termijn toepassingen op de markt komen die wenselijk zijn in het kader van dienstverlening aan onze inwoners of om zaken slimmer en efficiënter op te kunnen pakken. Er zijn ontwikkelingen in de maatschappij waarop we snel in moeten spelen, zoals Corona, of zaken in het kader van informatiebeveiliging. Onderstaand twee voorbeelden waarbij we in voorbeeld 1 kijken naar het afgelopen jaar 2020 en in voorbeeld 2 vooruitblikken naar 2021 en 2022. Voorbeeld 1: Afgelopen jaar heeft een aantal projecten geen doorgang kunnen vinden omdat er geen ontwikkelbudget was binnen de GRSK.

Onderstaande tabel geeft inzicht in welke zaken dit waren en de jaarlast voor 2021: Omschrijving Simpler invoicing Scanners voor paspoorten Doorontwikkeling Office 365 Uitbreiding infrastructuur videobellen Rioolbeheer Onderuitputting kapitaallasten Totaal

Bedrag € 11.500 € 9.625 € 40.000 € 38.375 € 30.000 € 19.500 € 149.000

De meeste van deze zaken waren bij het opstellen van de begroting 2020 (begin 2019) nog niet in beeld. Zoals het videobellen wat voordat Corona ons bereikte nog niet noodzakelijk was. Simpler invoicing is een tool die pas na vaststelling van de begroting 2020 op de markt kwam en niet eerder kon worden voorzien. We wisten dat we wilde overstappen naar Office 365 maar omdat bepaalde nieuwe applicaties alleen ingericht waren op Office 365 zijn we eerder overgestapt. Hierdoor ontstaan nieuwe mogelijkheden en wensen die we meteen wilde door ontwikkelen omdat daar dan ook het moment voor is, maar daar was nog geen budget voor. Voorbeeld 2: Voor het jaar 2022 zien we de wet Open Overheid op ons afkomen. Een onderdeel van deze wet is dat nog meer stukken actief openbaar gemaakt moeten worden. Dit betekent bijvoorbeeld dat aanvragen omgevingsvergunningen openbaar worden en heeft ook betrekking op heel veel andere categorieën, zoals klachten en informatieverzoeken. Dit mogen we echter alleen maar doen als deze stukken geanonimiseerd zijn. Dit kost veel werk als we dit handmatig moeten doen. Hierdoor kunnen we op dit moment nog niet inschatten hoeveel werk dit is. Daarnaast is onduidelijk of hier voor ons passende digitale oplossingen voor beschikbaar zijn of ontwikkeld worden.

Dit wordt waarschijnlijk gedurende het jaar 2021 duidelijk maar als er geen ontwikkelbudget is in 2022 kun je pas in 2023 hiervoor een tool aanschaffen en de wet treedt naar verwachting in 2022 in werking. 21.04914

*21.04914* 1

Voor de Omgevingswet is rekening gehouden met de aanschaf vaneen nieuw systeem, Echter is nog onduidelijk wat dit nieuwe systeem betekent voor de andere systemen die we hebben. Bijvoorbeeld of er een koppeling mogelijk is met het financiële pakket of ons archiefsysteem, zodat we zaken maar 1 keer hoeven vast te leggen. Deze zaken worden pas duidelijk als we meer inzicht hebben in het nieuwe systeem. Ook dit wordt gedurende het jaar 2021 duidelijk. Zonder ontwikkelbudget zou je pas in 2023 deze koppelingen kunnen leggen. Dit zal veel dubbel werk betekenen en extra investering omdat zaken niet gezamenlijk opgepakt kunnen worden. Wij hopen dat de voorbeelden u voldoende inzicht geven in en u overtuigen van de noodzaak om op het gebied van automatisering een ontwikkelbudget voorhanden te hebben om iedereen en vooral onze inwoners op een goede manier te bedienen. Dit ontwikkelbudget kan dus niet op voorhand gekwantificeerd worden.

Afdeling: Bedrijfsvoering, Behandelend ambtenaar: Tiny Thijs-Driessen, telefoonnummer: 088 497 01 07.

21.04914

*21.04914* 2

21.04914

*21.04914* 3