Uitgeschreven stappenplan subsidieverordening

Proces nieuwe subsidieverordening voor subsidieaanvragers De nieuwe subsidieverordening van de gemeente Renswoude brengt een aantal wijzigingen met zich mee, waarmee rekening gehouden dient te worden als u een subsidie aanvraagt. Het hernieuwde proces loopt als volgt: Het aanvraagtermijn van een jaarlijkse of meerjarige subsidie1 is gewijzigd van 1 mei naar 1 juli. Dit betekent dat u vóór 1 juli uw aanvraag moet indienen, voorafgaand aan het jaar of de jaren waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft. Bij een eenmalige subsidie2, dient u uiterlijk 13 weken voor start van de activiteit(en) uw subsidieaanvraag in. De subsidieaanvraag bevat de volgende informatie: -

-

-

de hoogte van de aangevraagde subsidie en motivering van aanvraag; een beschrijving van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd; de doelen en resultaten die met die activiteiten worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen; een begroting met inkomsten en uitgaven voor deze activiteiten. Indien van toepassing staat ook in de begroting welke andere subsidies/ vergoedingen nog meer zijn aangevraagd voor deze activiteiten en wat hiervan de stand van zaken is. een overzicht van de contributies, tarieven en aantal leden/ donateurs, indien dit van toepassing is; als het een subsidie betreft die per boekjaar3 aan een rechtspersoon4 wordt verstrekt, inzicht in het vermogen op het moment van de aanvraag. als het een subsidieaanvraag boven de €50.000 betreft, een plan van aanpak waarin de aanvrager laat zien hoe de activiteiten bijdragen aan de gestelde doelen en de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente Renswoude; als de aanvrager een ondernemer is, een ingevulde de-minimisverklaring5.

Bij subsidies tot €2.500 kan er vanuit de gemeente besloten worden dat er minder informatie ingediend hoeft te worden. Als er voor de 1e keer een jaarlijkse of meerjarige subsidie wordt aangevraagd, vragen wij u om een aantal extra documenten in te leveren: -

exemplaar van de oprichtingsakte of de statuten; het jaarverslag; de jaarrekening of de balans van het voorgaande jaar.

Over een jaarlijkse of meerjarige subsidie wordt uiterlijk 31 december een beslissing genomen, maar het streven is om binnen 13 weken een besluit te nemen over de aanvraag. Een eenmalige subsidie wordt besloten binnen 13 weken na het indienen van de volledige subsidieaanvraag. Het besluit wordt gedeeld in een verleningsbeschikking. Hierin staat de hoogte van het subsidiebedrag, in welke periode en termijnen de subsidie wordt uitbetaald en het

1

Structurele subsidie voor terugkerende activiteiten die per jaar of voor een aantal jaren wordt verstrekt Subsidie voor incidentele projecten of activiteiten 3 Periode waarover een financieel verslag loopt. Dit kan gelijk zijn aan een kalenderjaar, maar dat hoeft niet. 4 Een juridische constructie waardoor een organisatie rechten en plichten kan bezitten, los van de eigenaar(s) 5 een verklaring waarin de onderneming aangeeft of zij gedurende de laatste drie jaar al de-minimissteun of andere staatssteun voor dezelfde uitgaven heeft ontvangen 2

begrotingsvoorbehoud6. Ook wordt hierin vermeld op welke wijze de subsidie eventueel verantwoord dient te worden en welke nadere voorwaarden zijn verbonden. Zo lang een subsidie nog niet is vastgesteld, gaat het om een voorlopige subsidie. Subsidies kunnen bij verleningsbeschikking direct worden vastgesteld of ze kunnen vastgesteld worden na afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend. Voordat een subsidie definitief wordt vastgesteld, kan het nodig zijn dat er verantwoording ingediend moet worden (bijvoorbeeld van het aantal leden, uitleg of de activiteiten zijn verricht, of inzicht in de winst/kosten van de activiteit). Ook kan het nodig zijn om een aanvraag tot subsidievaststelling in te dienen. Volgens de oude subsidieverordening moest elke subsidieaanvrager een aanvraag tot subsidievaststelling indienen, voor 1 mei na afloop het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft. Volgens de nieuwe verordening hangt het af van de hoogte van het subsidiebedrag of een aanvraag tot subsidievaststelling nodig is. Bij subsidies tot en met €5.000,- worden subsidies direct vastgesteld, hiervoor geldt een uitzondering van meerjarige subsidies7 . Directe vaststelling betekent dat er geen aanvraag tot subsidievaststelling ingediend hoeft te worden.

Er kan wel gevraagd worden om aan te tonen dat aan de afgesproken verplichtingen is voldaan en de activiteiten zijn verricht. De afspraken hierover zijn opgenomen in de verleningsbeschikking. Als er verantwoording nodig is, wordt een jaarlijkse subsidie vastgesteld vóór 1 mei na afloop van het kalenderjaar waarvoor de subsidie is aangevraagd. Als er verantwoording nodig is bij eenmalige subsidies vindt er vaststelling plaats binnen 13 weken na afloop van de activiteiten. Bij meerjarige subsidies en bij subsidies vanaf €5.000,- moet er wel een aanvraag tot subsidievaststelling ingediend worden. Bij een jaarlijkse of meerjarige subsidie moet dit ingediend worden vóór 1 mei, na afloop van het kalenderjaar waarvoor de subsidie is aangevraagd. Bij een eenmalige subsidie wordt dit uiterlijk 13 weken na het verrichten van de activiteiten ingediend. De aanvraag tot subsidievaststelling bevat de volgende informatie: -

een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan; een financieel verslag, waaruit de aan de verrichte activiteiten verbonden inkomsten en uitgaven blijken. De subsidie van de gemeente wordt duidelijk weergegeven. als het een subsidieaanvraag boven de €50.000 betreft, een balans op de slotdatum van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop. als het een subsidieaanvraag boven de €50.000 betreft, een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant.

Subsidies boven €5.000,- worden na ontvangt van de aanvraag tot subsidievaststelling binnen 13 weken vastgesteld.

6

Als een subsidie wordt verleend terwijl de begroting nog niet is vastgesteld of goedgekeurd, wordt de subsidie verleend onder de voorwaarde dat er voldoende middelen op de begroting beschikbaar worden gesteld. 7 een subsidie die voor 2, 3 of maximaal 4 (boek)jaren aan een organisatie wordt verstrekt.

Aanvullende informatie: -

-

Het college kan vragen om extra informatie ter verantwoording mee te sturen bij de subsidieaanvraag en de aanvraag tot vaststelling. Houd rekening met de meldingsplicht. U doet direct een schriftelijke melding als blijkt dat: o activiteiten (deels) niet door gaan; o niet aan de verplichten wordt voldaan; o er wijzigingen zijn in de organisatorische of financiële situatie, of statuten wijzigen. Meer informatie, verplichtingen, weigeringsgronden etc. zijn te vinden in de Algemene Subsidieverordening.

Vragen of onduidelijkheden over het vernieuwde subsidieproces? Neemt u dan contact op met het algemene telefoonnummer van de gemeente Renswoude: 0318 578 150.