Rapportage Transitie IW4 2019-2021

Rapportage Transitie IW4 2019 – 2021 Terugblik 2019/ 2020 en vooruitblik 2021 april 2021

Rapportage Transitie IW4 2019-2021 Terugblik 2019 / 2020 en vooruitblik 2021 In het najaar van 2018 namen onze gemeenten het besluit om IW4 door te ontwikkelen naar een werkleerbedrijf voor de brede doelgroep van de Participatiewet. Dit besluit betekent een verschuiving van onze focus: van uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening naar een professioneel werkleerbedrijf om iedereen met een afstand tot de arbeidsmarkt duurzaam naar betaald werk te begeleiden. In-, door- en uitstroom van (kandidaat)werknemers staan centraal. Bij deze aangepaste focus hoort een verdere uitbouw van dienstverlening op het gebied van arbeidsontwikkeling en een infrastructuur voor beschut werk en werkleerplekken. Begin 2019 is een transitieplan opgesteld om onze organisatie hiervoor in te richten. Transitieperiode Voor de transitie is drie jaar uitgetrokken: 2019, 2020 en 2021. Bedoeling is dat IW4 eind 2021 klaar is voor de toekomst: met ons professionele werkleerbedrijf begeleiden we iedereen met een afstand tot de arbeidsmarkt naar betaald werk zoveel mogelijk bij reguliere werkgevers, bieden we beschutte werkplekken voor mensen die dit nodig hebben en ondersteunen we het bedrijfsleven in het realiseren van een inclusieve arbeidsmarkt waarin iedereen naar vermogen meedoet.

Waar staan we nu? Om onze organisatie binnen een periode van drie jaar op de vernieuwde doelstelling in te richten, hebben we de transitie in een aantal maatregelen (deelprojecten) opgeknipt. Dit zijn: 1. Aanpassen organisatiestructuur en cultuur 2. Implementeren methodiek Arbeidsontwikkeling 3. Versterken samenwerking IW4 en Economie & Werk 4. Doorontwikkelen Afas 5. Aanpassen kaderformatie 6. Ontwikkelen nieuwe dienstverlening 7. Aanpassen huisvesting 8. Doorvoeren efficiency maatregelen in bedrijfsvoering

Wat is klaar? Waar zijn we nog mee bezig? In de afgelopen twee jaar is enorm veel gebeurd en in gang gezet. Per deelproject hebben we dit in een overzicht gezet (Overzicht maatregelen – p. 3 en verder). We geven aan wat is gerealiseerd en wat ons nog te doen staat om de transitie op een succesvolle manier af te kunnen ronden. Daarnaast hebben we de financiële gevolgen van de maatregelen in kaart gebracht (Financiële uitwerking Transitie – p. 7 en 8)

‘Achteruitkijken is prima, zolang je maar vooruit blijft denken’

2

Rapportage Transitie 2019-2021 – april 2021

Overzicht maatregelen 1. Organisatiestructuur en –cultuur De organisatiestructuur en -cultuur moet passen bij onze vernieuwde focus, een professioneel werkleerbedrijf voor iedereen die ondersteuning nodig heeft bij het vinden van een betaalde baan. Dat betekent dat de processen werk en arbeidsontwikkeling in onze interne organisatie centraal staan. En dat wij een cultuur hebben waarin samenwerken, leren en ontwikkelen vanzelfsprekend zijn. Naar buiten toe leveren we goede producten en dienstverlening en ondersteunen we het bedrijfsleven bij het realiseren van een inclusieve arbeidsmarkt. -

-

-

De organisatiestructuur is aangepast. De divisiestructuur is vervangen door een nieuwe organisatiestructuur, waarin de twee afdelingen: werk en arbeidsontwikkeling een centrale rol hebben. De stafafdelingen faciliteren deze afdelingen. Functies zijn opnieuw beschreven, gewaardeerd en er zijn competenties aan de functies toegevoegd. Bovendien zijn de arbeidsvoorwaarden eenduidig vastgelegd. Visie en missie zijn vernieuwd en vormen uitgangspunt voor alle communicatie-uitingen Vernieuwing van de huisstijl die past bij onze aangepaste doelstelling is ingevoerd, de beide websites zijn vernieuwd en gelanceerd. De missie en visie en de open en transparante cultuur worden bevorderd in alle overleggen en door voorbeeldgedrag van het MT. Interne communicatie heeft de aandacht, er zijn periodiek kaderbijeenkomsten om iedereen op de hoogte te houden. We sturen niet alleen op omzet (cijfers) maar vooral ook op doorstroom en ontwikkeling. Voor 2021 zijn hiervoor KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) vastgesteld. De eerste aanzet voor een extern communicatie – en marketingplan is gemaakt om ons ook extern (richting bedrijfsleven, gemeente, inwoners) met onze vernieuwde uitingen en dienstverlening te profileren. Cultuurverandering is een langlopend proces dat ook de komende jaren nog aandacht behoeft. In het jaarlijkse communicatieplan zal hier aandacht aan besteed worden.

2. Methodiek Arbeidsontwikkeling We hebben een duidelijke aanpak voor het ontwikkelen van mensen. We bieden diverse trajecten om werknemers-en arbeidsvaardigheden te ontwikkelen. Dit is maatwerk. Onze systemen bieden efficiency om deze trajecten goed uit te voeren. -

3

Er is een Productenboek ontwikkeld met trajecten op het gebied van Arbeidsontwikkeling. De trajecten die zijn uitgevoerd, zijn geëvalueerd en bijgesteld in overleg met de gemeente. Jobcoachtrajecten en een deel van de re-integratietrajecten worden d.m.v. digitale workflows geborgd en vastgelegd in ons automatiseringssysteem Afas. Als methodiek is gekozen voor NOA in combinatie met praktijkobservaties en werkopdrachten. NOA is een online platform met wetenschappelijk onderbouwde

Rapportage Transitie 2019-2021 – april 2021

-

-

-

vragenlijsten die geschikt zijn voor onze specifieke doelgroep. Deze methodiek is ingevoerd en mensen zijn getraind om hiermee te werken. Via ESF-subsidie zijn de mensen binnen het Werkbedrijf en Arbeidsontwikkeling opgeleid en getraind om volgens de vastgestelde methodiek en de in de producten gemaakte afspraken, te kunnen werken. Verder vastleggen van processen en gestandaardiseerde rapportages van de trajecten uit het Productenboek in Afas. Deze tevens evalueren en bijstellen en zorgen dat Afas het gehele proces ondersteunt. Dit wordt in Q3 afgerond. De methodiek borgen in de organisatie. In vervolg op het ESF-traject worden we hierbij ondersteund door een externe partij. Dit wordt in Q4 afgerond.

3. Samenwerking IW4 / Economie & Werk De gemeente1 is een belangrijke partner. Wij bieden hen dienstverlening om de afstand naar werk voor kandidaat-werknemers te verkleinen. Belangrijk is dat dienstverlening en verwachtingen over en weer op elkaar aansluiten. -

-

-

Aan het begin van de transitieperiode zijn er diverse bijeenkomsten en ontmoetingen tussen beiden geweest. Inmiddels is er een reguliere overlegstructuur. Er is een verbindingsofficier aangesteld die van beide kanten kijkt wat de verwachtingen zijn en kijkt wat er nodig is om processen te verbeteren. De verbindingsofficier blijkt van grote toegevoegde waarde en haar aanstelling is verlengd. Er is een tussenevaluatie geweest m.b.t. de samenwerking tussen IW4 en E&W. Deze wordt positief ervaren. We zien dit ook terug in de praktijk. We zijn steeds meer elkaars partner bij het ontwikkelen van nieuwe projecten. Er is een nieuwe opzet gemaakt voor de kwartaal- en trajectrapportages met de collega’s van de gemeente.

4. Doorontwikkelen Afas Door automatisering goed te benutten, kan een efficiency-slag behaald worden. Processen verlopen beter en sneller, er is minder kans op fouten en door informatie te bundelen is het een goed middel om te sturen. -

-

Begin 2020 is het HRM-deel van Afas geïmplementeerd. De salarissen, ziekteverzuim, verlof en alle overige HRM-gerelateerde zaken zijn overgezet naar dit nieuwe systeem. Afas ondersteunt ook de processen binnen het Werkbedrijf en Arbeidsontwikkeling. Hierdoor is Afas een bedrijfsbreed ERP-systeem, een systeem waarin informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen wordt gebracht en bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd. Leidinggevenden en stafmedewerkers hebben trainingen gevolgd in het gebruik van Afas. Diverse ontwikkeltrajecten, zoals de jobcoach-module en de verschillende reintegratietrajecten, zijn in Afas ingericht m.b.v. workflows en signaleringen. Dit bevordert een efficiënte werkwijze.

1 Daar waar wij spreken over gemeente bedoelen we onze drie gemeenten: Rhenen, Renswoude en Veenendaal

4

Rapportage Transitie 2019-2021 – april 2021

-

Diverse nieuwe managementrapportages zijn in Afas beschikbaar. Alle medewerkers hebben toegang tot hun eigen Afas-omgeving via de Afas pocket-app. We blijven gebruik hiervan stimuleren en faciliteren.

-

De overige trajecten van Arbeidsontwikkeling zullen uiterlijk in Q3 in Afas ingericht zijn. Komend half jaar wordt een start gemaakt om het intranet van IW4 te integreren in Afas. Managementinformatie via Afas wordt nog uitgebreid met een online dashboard. Dit is Q4 gereed.

5. Aanpassen kaderformatie De focus binnen IW4 komt te liggen op het in- door- en uitstroom proces. Waar voorheen de nadruk op werk lag, wordt werk nu steeds meer een middel om jezelf te kunnen ontwikkelen. Dit vereist andere vaardigheden. Daarnaast moet de formatie in lijn zijn met de vernieuwde organisatiedoelstelling. We hebben te maken met een afname van het aantal SW-medewerkers, de doorstroom en ontwikkeling van kandidaat-werknemers krijgt een centrale rol binnen ons bedrijf, en we richten ons op het bedrijfsleven met dienstverlening op het gebied van MVO en een inclusieve arbeidsmarkt. Kortom, een verschuiving in doelstelling betekent een verschuiving in de bezetting met als doel: de juiste man/vrouw op de juiste plek. -

-

-

De bezetting en formatie zijn in lijn gebracht met de taken van het vernieuwde werkleerbedrijf. Door afname van de SW-doelgroep is de kaderformatie van het Werkbedrijf teruggebracht. De grootste besparingen zijn gerealiseerd in het terugbrengen van managementfuncties. Vanwege onze ontwikkeldoelstelling en dienstverlening aan werkgevers is er versterking binnen Arbeidsontwikkeling aangetrokken. De functiebeschrijvingen zijn aangepast en aangevuld met bedrijfsbrede en functie gerelateerde competenties. Middels EFS-subsidie is het leidinggevend personeel opgeleid om medewerkers beter te kunnen begeleiden en coachen in hun ontwikkeling. Bedrijfsbreed wordt bij de functioneringsgesprekken meer aandacht besteed aan opleiding en ontwikkeling voor kaderpersoneel. Bij arbeidsontwikkeling is dit ook gericht op nieuwe dienstverlening voor werkgevers. Borgen van het ontwikkeltraject en de opgedane kennis via individuele opleidingstrajecten. Dit is in Q4 afgerond.

6. Ontwikkelen nieuwe dienstverlening Bij de verschuiving van onze focus van uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening naar een professioneel werkleerbedrijf om iedereen met een afstand tot de arbeidsmarkt duurzaam naar betaald werk te begeleiden hoort een verdere uitbouw van dienstverlening op het gebied van arbeidsontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en een inclusieve arbeidsmarkt. Met deze dienstverlening willen we zowel gemeente als bedrijfsleven maatwerk leveren.

5

Rapportage Transitie 2019-2021 – april 2021

-

-

-

-

We hebben een productenboek ontwikkeld met trajecten gericht op ontwikkeling van werknemersvaardigheden van kandidaat-werknemers. Doel is om zoveel als mogelijk uitstroom naar betaald werk te realiseren. De mogelijkheden voor nieuwe dienstverlening aan bedrijfsleven op het gebied van duurzame inzetbaarheid, inclusieve arbeidsmarkt en MVO zijn in kaart gebracht. De producten ‘Outplacement’ en ‘1e en 2e spoor re-integratie’ zijn uitgewerkt en worden in de markt gezet. Nieuwe dienstverlening voor werkgevers uitbreiden (bijvoorbeeld PSO-certificering). Niet alleen in Veenendaal, Rhenen en Renswoude, maar in de gehele regio Foodvalley. Doordat we door Corona vrijwel geen face-to-face contact konden hebben met werkgevers, is dit proces vertraagd. Dienstverlening voor de gemeenten en UWV blijven aanpassen aan wensen en ontwikkelingen.

7.

Aanpassen huisvesting Bij een toekomstbestendig bedrijf hoort duurzame huisvesting die past bij onze primaire doelstelling: het bieden van werk, leer- en ontwikkelmogelijkheden. Ons huidige pand is verouderd en doordat bepaalde activiteiten niet meer ‘in huis’ plaatsvinden, wordt de ruimte niet efficiënt benut. Verhuur van deze ruimtes is niet mogelijk omdat het pand niet meer aan de normen van deze tijd voldoet.

-

Onderzoek uitgevoerd naar diverse huisvesting scenario’s zoals renovatie, verhuizen naar nieuwe of bestaande locaties, nieuwbouw op huidige locatie en opties voorgelegd aan GR en RvC. Besluit genomen voor nieuwbouw op huidige locatie in combinatie met Wijkservice. Uitwerking plan is gemaakt en aanbesteding is in gang gezet.

-

Besparing op huisvestingskosten wordt ingeschat op € 80.000,- in 2023 tot € 100.000,- in 2028.

8. Doorvoeren efficiency maatregelen in bedrijfsvoering Werk is een middel om ontwikkeling te realiseren. Naast deze ontwikkeldoelstelling, zorgen we met het werk binnen het Werkbedrijf ook voor de nodige omzet. Om beide doelstellingen te realiseren is het van belang we onze dienstverlening bedrijfsmatig inrichten en kosten / baten in balans zijn. -

6

De meeste afdelingen zijn doorgelicht, het klantenbestand is geanalyseerd en kosten en opbrengsten zijn in kaart gebracht. Aan de hand van de uitkomsten zijn efficiency maatregelen in gang gezet. Dit is een continu proces waarbij we onze keuzes en afwegingen voortdurend toetsen aan onze missie/visie en ontwikkeldoelstellingen.

Rapportage Transitie 2019-2021 – april 2021

Financiële uitwerking Transitie Het transitieplan en de bijbehorende maatregelen zijn in 2019 beoordeeld door het onafhankelijke bureau Iroko. Zij hebben in hun rapport aangegeven dat met de beoogde maatregelen de financiële doelstellingen van de transitie behaald kunnen worden. Voor de besparingen is onderstaand overzicht opgesteld. Hierin staan de besparingen per jaar, ten opzichte van 2018.

De maatregelen die IW4 heeft genomen, hebben tot nu toe de volgende besparing opgeleverd: Maatregel Verwachte Werkelijke Verschil Toelichting besparing besparing 2020 2020 We zien dat bij schoonmaak het Efficiency€ 100.000,- € 96.000,-/- € 4.000,exploitatieresultaat (exclusief maatregelen subsidieresultaat) met € 70.000 Schoonmaak verbeterd is. Als we hier nog de extra kosten i.v.m. corona bij optellen ad € 26.000 zien we een verbetering van het resultaat van € 96.000.

7

Verplaatsen Groen naar detachering

€ 180.000,-

€ 165.000,-

-/- € 15.000,-

De overgang van Groen naar detachering bij Wijkservice heeft een positief effect van € 165.000 op het resultaat van 2020 t.o.v. 2018, ondanks een geringer aantal facturabele uren door corona. Dit wordt vooral veroorzaakt doordat de kosten voor het wagenpark en andere indirecte kosten zijn weggevallen.

Aanpassing kaderformatie

€ 375.000,-

€ 377.000,-

€ 2.000,-

De totale kosten voor regulier personeel (inclusief inhuur) in 2018 bedragen € 3.765.000. In 2020 bedragen deze € 3.649.124, echter dienen deze nog gecorrigeerd te worden voor de 6% loonstijging conform de cao, waardoor het bedrag uitkomt op € 3.442.000. Dit betekent een besparing van € 323.000. Samen met de extra inhuur i.v.m. corona ten bedrage van € 54.000 betekent dit een besparing van € 377.000.

Aanpassing huisvesting

PM

n.v.t.

n.v.t.

Besparing op de huisvestingskosten wordt gerealiseerd als het nieuwe pand gereed is. Deze wordt ingeschat op € 80.000,- in 2023 tot € 100.000,- in 2028.

Rapportage Transitie 2019-2021 – april 2021

Overige efficiencymaatregelen

€ 180.000,-

€ 100.000,-

-/- € 80.000,-

Ontwikkelen nieuwe dienstverlening Totaal

€ 50.000,-

-

-/- € 50.000,-

€ 885.000,-

€ 738.000,-

-/- € 147.000

Bij detacheringen zien we het effect van een prijsoptimalisatie terug: terwijl de loonkosten Wsw € 80.000 lager zijn, is de omzet € 10.000 hoger. Samen met € 10.000 lagere overige kosten, levert dit een resultaatverbetering van € 100.000 op. Door de coronacrisis is later gestart met nieuwe dienstverlening. Eerste resultaten naar verwachting in 2021. Grotendeels te verklaren door invloeden coronacrisis.

Zoals uit bovenstaand overzicht blijkt, liggen we ook financieel op schema. De jaarrekening 2020 is met een positief resultaat afgesloten. Wat we minder bespaard hebben ten opzichte van de verwachte besparingen, is te verklaren door Corona-invloeden. We zitten nu in de laatste fase van de transitie. De verwachting is dat deze maatregelen samen met de besparingen op huisvestingskosten vanaf 2023 er voor zullen zorgen dat de beoogde besparingen gehaald zullen worden. In 2019 en 2020 zijn de volgende kosten gemaakt voor de Transitie: 2019 Aanpassen organisatiestructuur en -cultuur 99 Aanpassen kaderformatie 261 Doorontwikkelen Afas 37 Formatie nieuwe dienstverlening 44 Onderzoek huisvesting 5 Totaal transitiekosten 2019 446 2020 Aanpassen organisatiestructuur- en cultuur Doorontwikkelen Afas Formatie nieuwe dienstverlening (1,6 fte) Totaal transitiekosten 2020

70 20 114 204

De bijdrage van de gemeente hiervoor, bedroeg in deze jaren: € 500.000,-.

8

Rapportage Transitie 2019-2021 – april 2021