Raadsvoorstel Uitbesteden taken WOZ en Belastingen aan GBLT
Tekst van het document
Raadsvoorstel
Nummer: 574400/574402 Behandeld door: M. Puttenaar Datum: 23-05-2023
Onderwerp: Uitbesteden taken WOZ en Belastingen aan GBLT
Geachte raad, Samenvatting: De gemeente Veenendaal voert de taken op het gebied van WOZ & Belastingen uit voor de volgende drie gemeenten: Veenendaal, Renswoude en Woudenberg (de VRW-gemeenten). Met Renswoude en Woudenberg is daartoe een dienstverleningsovereenkomst afgesloten (DVOconstructie). Door een combinatie van een aantal ontwikkelingen, waaronder de krappe arbeidsmarkt, wordt het voor de gemeente Veenendaal steeds lastiger om deze taken zelf te blijven uitvoeren. Vandaar dat een toekomstverkenning is uitgevoerd naar de beste wijze van organiseren van de taken op het gebied van WOZ en Belastingen.1 Hierbij zijn drie varianten met elkaar vergeleken. Uit deze vergelijking kwam GBLT als voorkeursvariant naar voren.
Beslispunten 1. In te stemmen met het voorgenomen besluit van het college tot toetreding tot de Gemeenschappelijke regeling GBLT. 2. De structurele financiële effecten voor de uitvoeringskosten en incidentele financiële effecten van de transitiekosten te verwerken in de begroting. Waarom naar de raad? Het college heeft een voorgenomen besluit genomen om toe te treden tot de Gemeenschappelijke regeling GBLT (verder GR GBLT) per 1 januari 2025 opdat de uitvoering van taken op het gebied van WOZ en Belastingen aan GBLT kunnen worden overgedragen. Om het proces tot toetreding te starten vindt het college het belangrijk dat de raad daarmee instemt. Bovendien zullen er incidentele kosten gemaakt moeten worden om de taken te kunnen overdragen. Inleiding Door een aantal ontwikkelingen in de afgelopen jaren ontstond de behoefte aan een toekomstverkenning voor het team Belastingen en Basisregistraties van gemeente Veenendaal
1
De taken die de gemeente Veenendaal uitvoert voor Renswoude en Woudenberg op het gebied van de Wet basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) vallen buiten dit onderzoek. Voor deze taken geldt dat de huidige DVO-constructie gehandhaafd zal blijven.
Pagina 1 van 9
(verder team B&B). Het team B&B heeft in de afgelopen jaren namelijk te maken gehad met de volgende ontwikkelingen: •
•
• •
De gemeente Veenendaal voert sinds 7 á 8 jaar de taken op het gebied van WOZ & Belastingen uit voor de gemeente Renswoude. In 2020 is besloten om deze taken per 1 januari 2021 ook voor de gemeente Woudenberg uit te gaan voeren. De overdracht van taken op het gebied van BAG, WOZ en belastingen bleek voor Woudenberg en Veenendaal meer energie te kosten dan vooraf was ingeschat. In dezelfde periode vond de migratie plaats van GISVG -een verouderd pakket van Centricnaar Key2Belastingen van Centric. Dit was dus een nieuw pakket voor de medewerkers. De werkprocessen moeten opnieuw ingericht worden en de medewerkers moesten dit nieuwe pakket leren kennen. Extra complicerende factor was dat in dezelfde periode corona speelde. Dat maakte samenwerking lastig. De Waarderingskamer is de afgelopen jaren strenger gaan controleren. Dat leidde ertoe dat het oordeel van de Waarderingskamer voor 2022 en 2023 uitkwam op twee sterren (op een schaal van vijf sterren). Dit zorgde voor een extra benodigde inspanning.
Bovenstaande ontwikkelingen, en de daarmee gepaard gaande onzekerheid over de toekomst van het team Belastingen en Basisregistraties, leidde tot het vertrek van vaste medewerkers. Doordat we te maken hebben met een krappe arbeidsmarkt konden de vacatures ook niet worden ingevuld en is dit opgevangen door externe inhuurkrachten. Het wordt daarmee voor de gemeente Veenendaal steeds lastiger om deze taken zelf te blijven uitvoeren. Vandaar dat een toekomstverkenning is uitgevoerd naar de beste wijze van organiseren van de taken op het gebied van WOZ en Belastingen. Hierbij zijn drie varianten met elkaar vergeleken. Uit deze vergelijking kwam GBLT als voorkeursvariant naar voren. Beoogd resultaat De taken op het gebied van de uitvoering van de Wet WOZ en Belastingen worden (weer) toekomstbestendig en kosteneffectief uitgevoerd. Argumenten 1.1 De huidige situatie is niet toekomstbestendig en niet kosteneffectief De huidige situatie is om de volgende redenen niet toekomstbestendig en niet kosteneffectief. Op 1 mei 2023 was er voor de taken op het gebied van WOZ & Belastingen op een formatie van 13,67 fte2 een bezetting van 5,41 fte. Van deze 5,41 fte was bij circa 3,5 fte sprake van langdurig ziekteverzuim. Het verschil tussen de beschikbare bezetting en de benodigde bezetting is opgevuld met inhuurkrachten.
Door deze extra inhuur is er voor 2023 sprake van een substantiële overschrijding van de begroting. Tegelijkertijd spelen er bij WOZ en Belastingen diverse complexe ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving en digitalisering. Om in te kunnen spelen op deze ontwikkelingen zijn kennis, kunde, tijd en investeringen nodig. De combinatie van de beperkte bezetting en een krappe arbeidsmarkt met een schaarste aan (ervaren/kundige) arbeidskrachten maakt het voor de VRW- gemeenten lastig om medewerkers met de juiste expertise te binden & te boeien. 1.2 Overdracht van taken aan GBLT zorgt voor een toekomstbestendige en kosteneffectieve uitvoering van de taken op het gebied van WOZ en Belastingen GBLT is één van de grootste belastingkantoren in Nederland op het gebied van WOZ en lokale belastingen. GBLT werkt voor vijf waterschappen en zeven gemeenten. Het gaat om de gemeenten Zwolle, Bunschoten, Leusden, Nijkerk, Dronten, Dalfsen en Ommen en de
2
Waarvan 11,67 fte in het team Belastingen en Basisregistraties en 1 fte in het team Financiën (voor taken op het gebied van invordering).
Pagina 2 van 9
waterschappen Vallei en Veluwe, Vechtstromen, Zuiderzeeland, Drents Overijsselse Delta, Rijn en IJssel. Gezien de bij GBLT beschikbare kennis en ervaring kan overdracht van de taken op het gebied van WOZ & Belastingen wél zorgen voor een toekomstbestendige uitvoering van deze taken. Daarbij zorgt het overdragen van de taken aan GBLT tot een hogere kwaliteit van uitvoering, vermindering van kwetsbaarheid en -met name voor de gemeente Veenendaal- voor een substantiële verlaging van de huidige kosten. Ook voor BSR geldt dit, maar GBLT scoort met name bij het structurele voordeel hoger. 1.3 VRW-gemeenten bevinden zich in het werkgebied van waterschap Vallei en Veluwe, die ook de belastingtaak heeft overgedragen aan GBLT Een ander argument is dat de VRW-gemeenten zich in het werkgebied van waterschap Vallei en Veluwe bevinden. Dit waterschap heeft de belastingtaak overgedragen aan GBLT. Door aansluiting bij GBLT ontstaat de mogelijkheid om te werken met één gecombineerd aanslagbiljet voor alle lokale belastingen. Dit zorgt voor gemak bij de belastingbetaler. Deze hoeft bijvoorbeeld maar bij één organisatie kwijtschelding aan te vragen. Ook zijn er synergievoordelen. Het waterschap en de VRW- gemeenten hebben immers dezelfde belastingplichtigen, waardoor gegevensbeheer en invordering maar één keer uitgevoerd hoeft te worden. Dit voordeel geldt niet voor BSR.
2.1/3.1/4.1 De overdracht gaat gepaard met incidentele en structurele financiële consequenties Om de overdracht van taken te realiseren is eenmalig € 1,108 mln. nodig bij GBLT. Deze kosten worden gedragen door de VRW-gemeenten. Het voorstel is om de eenmalige kosten en de eenmalige bijdragen vanuit de bovengenoemde gemeenten te verrekenen met de algemene reserve. Veenendaal schiet deze kosten voor. De incidentele kosten worden in de eerste twee jaar terugverdiend (verrekend) met het voordeel in de structurele bijdrage aan GBLT. Het voordelige budgettaire effect vanaf 2025 wordt structureel verwerkt in de begroting. Zie de bijlagen voor een toelichting en onderbouwing. Alternatieven Bij de toekomstverkenning zijn drie varianten met elkaar vergeleken. Naast het overdragen van taken aan belastingkantoor GBLT ging het om de volgende twee varianten: 1. Doorontwikkeling van de huidige situatie. Deze variant ging uit van het weer opbouwen van een team met eigen formatie die de taken op het gebied van WOZ & Belastingen zou gaan uitvoeren. Deze variant werd -in deze arbeidsmarkt- gekwalificeerd als onvoldoende kansrijk. Bovendien zou deze variant leiden tot hogere structurele kosten in vergelijking met overdracht van taken aan GBLT. 2. Overdracht van taken aan belastingkantoor BSR (Tiel).
BSR doet de belastingheffing voor Avri, Waterschap Rivierenland en de gemeenten Culemborg, IJsselstein, Maasdriel, Montfoort, Tiel, West Betuwe, West Maas en Waal en Wijk bij Duurstede. Deze variant had een aantal voor- en nadelen ten opzichte van GBLT. Doorslaggevend voor de voorkeur voor GBLT waren de lagere aanbieding (van GBLT), de grotere omvang van GBLT en het kunnen werken met één gecombineerd aanslagbiljet voor alle lokale belastingen. In het kader van de toekomstverkenning is ook contact gezocht met belastingkantoor BghU. BghU werkt voor negen gemeenten in de regio Utrecht en het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. BghU gaf aan op dit moment bezig te zijn met een migratie van Centric naar GouwIT en daardoor geen tijd vrij te kunnen maken voor de toetreding van nieuwe deelnemers. Kanttekeningen 1.1. Toetreding kan pas plaatsvinden op 1 januari 2025
Pagina 3 van 9
Toetreding tot de GR GBLT kan op z’n vroegst per 1 januari 2025 plaatsvinden. Samen met GBLT zal ervoor gezorgd worden dat de komende anderhalf jaar ‘de winkel openblijft’ en de overdracht van taken zo soepel mogelijk plaatsvindt. Toetreding tot BSR kan al op 1 januari, zij het dat het dan om een DVO-constructie gaat. Dat levert kostenvoordelen op, maar meer risico’s door tijdsdruk. 1.2 Overdracht van taken naar beide belastingkantoren brengt incidentele risico’s met zich mee, maar naar GBLT heeft de meest recente ervaring met een gemeente die de taken heeft overgedragen, terwijl BSR al langere tijd geen nieuwe toetreders heeft. Als belangrijkste risico’s van overdracht van taken naar een belastingkantoor zien wij: •
•
•
•
De incidentele kosten vallen hoger uit door onvoorziene ontwikkelingen. Dit zou bijvoorbeeld veroorzaakt kunnen worden doordat het wegwerken van achterstanden in de gegevensbestanden meer tijd kost dan verwacht. Na uitvoering van een ‘schoon door de poort’ kwaliteitscontrole door GBLT ontstaat hier meer inzicht in. De implementatie vindt plaats terwijl het normale werk ‘gewoon’ doorgang moet vinden. Er dient daarom gedurende de voorbereiding, implementatie en uitvoering voldoende capaciteit en deskundigheid beschikbaar te zijn op het gebied van WOZ, Belastingen en ICT. Dit alles legt een fors capaciteitsbeslag op de betrokken organisaties (Belastingkantoor en de VRWgemeenten). Bij de incidentele kosten is daarom rekening gehouden met extra inhuur. Complicerende factor is hierbij overigens de sterke toename van bezwaren in 2023. Dit wordt met name veroorzaakt door de sterke stijging van de WOZ-waarden van woningen in combinatie met de opkomst van zogenaamde no cure no pay-bureaus. Deze sterke toename van het aantal bezwaren maakt een ‘schoon door de poort’ overdracht van de taken lastiger. Gerelateerd aan de voorgaande twee punten kunnen er tekortkomingen in de kwalitatieve en/of kwantitatieve bezetting van de projectorganisatie naar boven komen, waardoor het realiseren van de planning onder druk komt te staan en mogelijk meer inzet van (externe) partijen noodzakelijk is.
Dit kan leiden tot een (exponentiële) toename van kosten en vertraging van het project of de toetreding. De risico’s worden beperkt door samen met het belastingkantoor het projectplan voor overdracht van de taken op te stellen en te bespreken welke capaciteiten in de implementatiefase nodig zijn. Doordat er in de huidige situatie veel inhuur is en er geen vaste medewerkers over gaan naar het belastingkantoor bestaat het risico dat er onvoldoende ‘geheugen’ mee komt naar het belastingkantoor. Het is daarom van belang om in de implementatiefase de ervaring van de huidige inhuurkrachten en vaste medewerkers te benutten bij het inrichten van de processen en de belastingapplicaties bij het belastingkantoor.
1.3 Op voorhand is niet zeker dat alle VRW-gemeenten hun taken overdragen Door de colleges van de VRW-gemeenten wordt gestreefd naar een situatie waarbij de drie VRW-gemeenten gezamenlijk besluiten hun taken over te dragen aan GBLT. Het is echter aan elk van de colleges en raden van de VRW-gemeenten om daarin een afweging te maken en een besluit te nemen.
1.4 De samenwerking op het gebied van de BAG wordt gecontinueerd via een DVO constructie Een laatste kanttekening is dat Veenendaal nu ook de BAG taken uitvoert voor Woudenberg en Renswoude. Deze samenwerking van de VRW-gemeenten wordt vooralsnog gecontinueerd (via een DVO-constructie) net als de inzet van een regiefunctionaris. Wat betekent dit besluit voor inwoners?
Pagina 4 van 9
Een overdracht van de taken naar GBLT betekent dat GBLT verantwoordelijk wordt voor de dienstverlening richting belastingplichtigen (inwoners en ondernemers) voor de taken op het gebied van de WOZ en Belastingen. Door het gecombineerde aanslagbiljet heeft de belastingbetaler één aanspreekpunt voor alle lokale belastingen. Uitgangspunt is dat de dienstverlening in elk geval op een vergelijkbaar niveau uitgevoerd zal worden. Aanpak / uitvoering Indien de raad akkoord gaat met de incidentele kosten die gepaard gaan met de overdracht van de taken naar GBLT, stelt GBLT een projectleider aan, die samen met de VRW- gemeenten een projectplan opstelt voor de overdracht van taken en het ‘openhouden van de winkel’ tot aan 1 januari 2025. In 2024 zal aan de raad een zienswijze worden gevraagd op het ontwerpbesluit voor het wijzigen van de GR GBLT waarbij het college van de gemeente Veenendaal als deelnemer van de GR GBLT wordt toegevoegd. Nadat alle deelnemers van de GR GBLT de mogelijkheid hebben gehad een zienswijze in te dienen zal het AB van de GR GBLT het besluit tot het wijzigen van de GR GBLT voorleggen aan alle deelnemers waarbij de dagelijkse besturen van de waterschappen toestemming zullen vragen bij hun algemene besturen en de colleges toestemming zullen vragen aan hun raden voordat zij een besluit nemen tot het wijzigen van de GR GBLT.
Communicatie over dit besluit Onderdeel van het op te stellen projectplan is een communicatieplan richting inwoners, om belastingplichtigen tijdig te informeren dat GBLT de taken op het gebied van WOZ en Belastingen overneemt per 1 januari 2025. Zolang er nog geen definitief besluit over toetreding tot de GR GBLT ligt, zal er nog geen communicatie plaatsvinden richting inwoners. Kosten, baten, dekking Alle drie de gemeenten gaan er in structurele zin op vooruit. Wel zijn er incidentele kosten. Deze worden in ruim 2 jaar terugverdiend door deze lagere structurele bijdrage aan GBLT. In overleg tussen de drie gemeenten is afgesproken dat de incidentele kosten door de drie gemeenten gezamenlijk wordt gedragen door de structurele vermindering van de kosten te gebruiken om de incidentele kosten te dekken. De incidentele kosten, inclusief de benodigde inhuur voor de periode tot 1 januari 2025, zijn begroot op circa € 1,108 mln. Een specificatie en onderbouwing van de incidentele kosten is te vinden in de bijlage. Veenendaal zal deze kosten voorschieten. De voorfinanciering van de incidentele kosten wordt gedekt vanuit de algemene reserve, Terwijl de bijdrage van de gemeenten Renswoude en Woudenberg ten gunste hiervan wordt gebracht.
De bijdragen van Woudenberg, Renswoude en Veenendaal zijn gebaseerd op de berekende structurele besparing die wordt gerealiseerd op de structurele bijdrage. Die bijdrage is voor Veenendaal € 991.047, voor Renswoude € 29.042 en voor Woudenberg € 87.823. Uitgangspunt is een gelijke terugverdientijd voor alle drie gemeenten. Hierdoor is de terugverdientijd voor alle gemeenten 2,2 jaar. De structurele besparing van overdracht van taken aan GBLT ten opzichte van de begroting 2023 bedraagt voor Renswoude circa € 14.000. per jaar vanaf 2025. Zie de bijlage voor de berekening van deze structurele besparing. Bij deze berekening is nog geen rekening gehouden met de nieuwe taken aan de kant van de gemeente die worden belegd bij de regiefunctionaris. De kosten van een gemeenschappelijke regeling (zowel BSR als GBLT zijn gemeenschappelijke regelingen) worden op nacalculatiebasis verrekend met de deelnemers; dat betekent dat te zijner tijd de exacte omvang van de structurele besparing bekend wordt. De structurele budgettaire consequenties vanaf 2025 zullen verwerkt worden in de begroting.
Pagina 5 van 9
Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Renswoude,
de secretaris, E.J. Jansonius
de burgemeester, P. Doornenbal-van der Vlist
Bijlage(n): 1. Nadere toelichting structurele en incidentele kosten en baten 2. Raadsbesluit uitbesteden taken WOZ en Belastingen aan GBLT 3. (Geheim) Beslisdocument ‘Toekomst WOZ & Belastingen: vergelijking drie varianten’, inclusief bijlagen
Bijlage 1. Nadere toelichting structurele en incidentele kosten en baten Inleiding Deze bijlage bevat een nadere specificatie van de structurele kosten en baten en de incidentele kosten (transitiekosten). Meer details zijn terug te vinden in hoofdstuk 4 en bijlage 6 van het beslisdocument. Berekening structurele besparing De onderstaande tabel geeft inzicht in de berekening van de structurele besparing. VRW totaal
Veenendaal
Renswoude
Woudenberg
BSR (B)
GBLT (G)
Verschil (BG)
BSR (B)
GBLT (G)
Verschil (BG)
BSR (B)
GBLT (G)
Verschil (B-G)
BSR (B)
GBLT (G)
Verschil (B-G)
€ 1.555.000
€ 1.378.095
€ 176.905
€ 1.240.000
€ 1.070.476
€ 169.524
€ 94.000
€ 94.762
-€ 762
€ 221.000
€ 212.857
€ 8.143
Kosten specials die niet meegaan naar belastingkantoor
€ 15.523
€ 2.081
€ 13.442
€ 11.636
€ 2.081
€ 9.555
(Meer)kosten regiefunctionaris
€ 50.170
€ 50.170
€0
€ 37.570
€ 37.570
Structurele kosten uitbesteding uitvoering van de belastingtaak
€ 1.620.692
€ 1.430.346
€ 190.347
€ 1.289.205
€ 1.110.127
Huidige kosten VRW gemeenten; Veenendaal obv variant 1 (subvariant doorontwikkeling met hogere inschaling)
€ 1.990.703
€ 1.990.703
€0
€ 1.616.494
Verschil kosten uitbesteding uitvoering belastingtaak -/doorontwikkeling
-€ 370.010
-€ 560.357
€ 190.347
-€ 327.289
Categorie Aanbieding belastingkantoor
€ 3.887
€ 6.300
€ 6.300
€ 179.079
€ 100.300
€ 101.062
€ 1.616.494
€0
€ 114.479
-€ 506.368
€ 179.079
-€ 14.179
€ 3.887
€ 6.300
€ 6.300
-€ 762
€ 231.187
€ 219.157
€ 114.479
€0
€ 259.729
€ 259.729
-€ 13.417
-€ 762
-€ 28.542
-€ 40.572
€ 12.030
€ 12.030
Overzicht incidentele kosten Onderstaande tabel geeft op hoofdlijnen een inschatting van de incidentele kosten ten behoeve van de uitbesteding van de belastingtaak. Verschil Categorie
BSR
GBLT (B-G)
Project/ aanloopkosten
€ 975.725 € 1.107.912 -€ 132.187
Personele frictiekosten (bovenformatief personeel wat achter blijft)
PM
PM
Kosten sociaal plan (voor medewerkers die overgaan)
PM
PM
Pagina 6 van 9
GBLT meerkosten overbruggingsjaar 2024 Totaal incidentele kosten (bruto)
Nvt € 975.725
PM € 1.107912 -€ 132.187
Het vervolg van deze bijlage bevat een nadere specificatie van de volgende twee onderdelen van de tabel: • •
De project/ aanloopkosten De meerkosten van GBLT voor het overbruggingsjaar 2024.
De meerkosten voor het overbruggingsjaar zijn wel meegenomen in de afweging, maar niet in de verdeling aangezien zij onder de geldende Dienstverleningsovereenkomsten vallen. De project/aanloopkosten zijn voor alle drie de VRW-gemeenten. Daarvoor is geen uitsplitsing te maken naar elke individuele VRW-gemeente. Dit zullen wij verderop nader toelichten. Project/ aanloopkosten De project/ aanloopkosten bestaan uit de volgende drie categorieën: 1. De kostenopgave van het belastingkantoor. 2. De project/ aanloopkosten vóór de overdracht van de taken naar het belastingkantoor. 3. De project/ aanloopkosten na de overdracht van de taken. De volgende tabel laat zien welke bedragen gemoeid zijn met elke categorie. Project/ aanloopkosten
BSR
GBLT
1. De kostenopgave van het belastingkantoor
€ 230.000
€ 355.000
2. De project/ aanloopkosten vóór de overdracht van de taken naar het belastingkantoor
€ 272.809
€ 272.809
3. De project/ aanloopkosten na de overdracht van de taken
€ 472.916
€ 480.103
Totaal project/ aanloopkosten (excl. btw)
€ 975.725
€ 1.107.912
De drie categorieën lichten wij nu verder toe. 1. Kostenopgave van het belastingkantoor Het eerste onderdeel van de project/ aanloopkosten is de kostenopgave van beide belastingkantoren, zoals opgenomen in de offerte (aanbieding). Zie de nu volgende tabel. De bedragen zijn door beide belastingkantoren voor de drie VRW-gemeenten samen aangeboden. Kostenopgave belastingkantoor
BSR
GBLT
Projectleiding
€ 75.000
€ 32.000
Inrichting processen/ belastingsysteem
€ 20.000
- Heffen
€ 58.000
- WOZ
€ 40.000
- Invordering
€ 5.000
- KCC/ communicatie
€ 45.000
Automatisering (incl. conversie)
€ 75.000 € 120.000
Schoon door de poort controle/ nulmeting kwaliteit bestanden
€ 10.000
€ 50.000
Indicatie ondersteuning en kwaliteitsslag 2023 (Her)aansluiting op de LV-WOZ
€ 20.000
Adviesdiensten
€ 10.000
Onvoorzien
€ 20.000
Pagina 7 van 9
€ 5.000
Kostenopgave belastingkantoor
BSR
GBLT
€ 230.000 € 355.000
Totaal kostenopgave belastingkantoor (excl. btw)
2. Project/ aanloopkosten vóór de overdracht van de taken Daarnaast hebben we aan de kant van de VRW-gemeenten ook rekening gehouden met project/ aanloopkosten. De nu volgende tabel laat dit zien voor wat betreft de aanloopkosten vóór de overdracht van de taken naar het belastingkantoor. Aanname/ uitgangspunt
BSR
GBLT
Projectleiding aan de kant van Veenendaal
2 dagen in de week voor een periode van 32 weken (dagtarief € 1.200)
€ 76.800
€ 76.800
Externe inhuur vrijspelen sleutelspelers
2 medewerkers voor 2 dagen in de week voor een periode van 32 weken (dagtarief € 720)
€ 92.160
€ 92.160
Inschatting van Kondar eind maart 2023: 700 uur (uurtarief € 80)
€ 56.000
€ 56.000
Kosten voor een toelichtende brief: aantal aanslagbiljetten maal 1 euro
€ 47.849
€ 47.849
PM
PM
Project/ aanloopkosten bij VRW vóór de overdracht
Externe inhuur voor kwaliteitsverbetering processen/bestanden (wegwerken achterstanden/ opwerken bestanden Communicatie met belastingplichtigen Facilitaire kosten (verhuiskosten etc.) Juridisch (fiscaal) advies
Bestaande budgetten
€0
€0
P&O advies
Bestaande budgetten
€0
€0
Contractuele frictiekosten (boetebedingen)
Nvt
Nvt
Versnelde afschrijving investeringen
Nvt
Nvt
€ 272.809 € 272.809
Totaal inschatting kosten vóór overdracht (excl. btw)
3. Project/ aanloopkosten na de overdracht van de taken Ook na de overdracht van taken is er sprake van incidentele (meer)kosten bij de VRWgemeenten. De onderstaande tabel laat zien welke dit zijn. Project/ aanloopkosten bij VRW na de overdracht
Aanname/ uitgangspunt
1e jaar na overdracht: licentiekosten Centric t.b.v. raadplegen en muteren niet geconverteerde historische data
1 jaar extra licentiekosten Centric
2e t/m 5e jaar na overdracht: kosten Bakerware Historieportaal t.b.v. archivering; betreft vereenvoudigde raadpleegfunctie
Indicatie investering + jaarlijkse lasten voor 4 jaar o.b.v. vergelijkbare situatie
Extra reiskosten twee medewerkers die overgaan (bij de BSR-variant)
Extra reiskosten 2 medewerkers naar Tiel gedurende 5 jaar
Incidentele meerkosten regie/ beleid t.b.v. inregelen van de processen tussen het belastingkantoor en de VRWgemeenten
Inschatting van de werkgroep
Afhandeling werkvoorraad van de jaren vóór de overdracht: oude jaren invorderingsproces, bezwaars- en beroepsschriften e.d.
Inschatting van de werkgroep
Onvoorzien
10% van alle project/ aanloopkosten 3
Totaal inschatting kosten ná overdracht (excl. btw)
3
BSR
GBLT
€ 145.000 € 145.000
€ 34.384
€ 34.384
€ 4.830
N.v.t.
€ 100.000 € 100.000
€ 100.000 € 100.000 € 88.702 € 100.719 € 472.916 € 480.103
De 10% onvoorzien berekenen we over alle project- en aanloopkosten. Het gaat dus om onvoorziene kosten vóór de overdracht en ná de overdracht. Het (resterende deel van het) budget onvoorzien dient dus ook ná de overdracht beschikbaar te zijn. Vandaar dat we deze post in deze tabel hebben opgenomen.
Pagina 8 van 9
GBLT meerkosten overbruggingsjaar 2024 Een overdracht van de taken op het gebied van WOZ en Belastingen is bij GBLT mogelijk per 1 januari 2025. In de periode voorafgaand aan de overdracht van taken naar GBLT zal er geen nieuw personeel geworven worden. Dat betekent dat ook voor 2024 een beroep gedaan zal moeten worden op inhuur. We hebben daarom ingeschat wat de meerkosten zijn voor inhuur in 2024 (ten opzichte van de begroting 2023). We vergelijken hierbij het volgende met elkaar: • •
De ingeschatte kosten voor 2024, rekening houdend met extra inhuur. De kosten volgens de begroting 2023.
Het verschil (saldo) tussen “inschatting kosten 2024” minus “begroting 2023” zijn de meerkosten voor nog een extra jaar inhuur in 2024. Bij de berekening van deze meerkosten hebben de volgende aannamen en uitgangspunten gehanteerd: •
•
•
Voor de inschatting van de personele lasten en de (extra) inhuurkosten voor 2024 gaan we uit van dezelfde omvang qua aantal in te huren fte’s als in 2023 (op basis van de stand van april 2023). Voor de overige kostencategorieën hanteren we als aanname dat deze in het overbruggingsjaar 2024 gelijk zijn aan de begroting 2023. Het gaat dan om uitbesteding, materiële lasten, kapitaallasten en proceskosten in verband met NCNP-bureaus. 4 Gezien de intentie om de taken uit te besteden houden we geen rekening met overheadkosten. Verder hanteren we als aanname dat de opbrengsten (voor de gemeente Veenendaal) van de vervolgingskosten en van de DVO’s voor Renswoude en Woudenberg in 2024 op hetzelfde niveau blijven.
De nu volgende tabel laat -op basis van deze aannamen en uitgangspunten- de inschatting van de meerkosten voor het overbruggingsjaar 2024 zien; dit betreft dus (het saldo van) de personele kosten en de kosten van inhuur. Per saldo gaat het om ongeveer € 0,56 mln. aan meerkosten. Deze kosten komen voor rekening van de gemeente Veenendaal Categorie
Inschatting feitelijke kosten 2024
Begroting 2023 (excl. overhead)
Meerkosten overbruggingsjaar 2024
€ 423.076
€ 1.005.690
-€ 582.614
Kosten inhuur
€ 1.146.579
€0
€ 1.146.579
Saldo (meer)kosten overbruggingsjaar 2024
€ 1.569.655
€ 1.005.690
€ 563.965
Personele kosten
Deze €563.965 valt onder de DVO en wordt binnen de bedrijfsvoeringsbudgetten door Veenendaal opgevangen.
4
Voor de kosten van de NCNP-bureaus is nu (april 2023) al duidelijk dat deze voor 2023 hoger zullen zijn dan voor 2022. Wat de omvang van deze kosten zal zijn voor het overbruggingsjaar 2024 is op dit moment niet te voorspellen. Bovendien staat de omvang van deze kosten los van een overdracht van taken aan een belastingkantoor. Vandaar dat we met deze categorie (meer)kosten geen rekening hebben gehouden.
Pagina 9 van 9