Raadsvoorstel Instellen Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

Raadsvoorstel

Nummer: 604152/604520 Behandeld door: H. van Hell Datum: 13 mei 2025

Onderwerp: Instellen Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

Geachte raad, Samenvatting: Archief Eemland voert wettelijke archieftaken uit voor meerdere gemeenten, waaronder gemeente Renswoude. Tot dusverre werd dit uitgevoerd op basis van afspraken met gemeente Amersfoort uit 1998. Om dit beter vast te leggen en om de kosten evenredig te kunnen verdelen, heeft gemeente Amersfoort het initiatief genomen om een nieuwe gemeenschappelijke regeling (GR) in te stellen. De Concept Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland wordt hierbij voorgelegd, zodat desgewenst een zienswijze kan worden ingediend. Het college stelt voor een zienswijze in te dienen conform de bijgevoegde concept zienswijzebrief. Voor het overige wordt de voorgestelde regeling als passend en doelmatig beschouwd voor de uitvoering van de archieftaken. Voorgesteld besluit: 1. Een zienswijze op de Concept Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland vast te stellen en te versturen, zoals verwoord in de bijgevoegde concept zienswijzebrief. Inleiding Archief Eemland voert archiefwettelijke taken uit voor zeven gemeenten, waaronder gemeente Renswoude. Als gemeentearchivaris beheert het de overgebrachte archieven en houdt toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente. Daarnaast is de archivaris adviseur bij beleid, uitvoering en veranderingen in het informatiebeheer.

Tot dusverre werd dit uitgevoerd op grond van een ‘gemeenschappelijke regeling zonder meer’ uit 1998. De gemeenschappelijke regeling uit 1998 voldoet niet aan de Wet gemeenschappelijke regelingen en moet worden geactualiseerd. Daarbij komt dat sinds de totstandkoming van de gemeenschappelijke regeling in 1998 niet meer actief geïndexeerd is, terwijl de de taken van Archief Eemland zijn verschoven en uitgebreid. Belangrijke ontwikkelingen zijn: de noodzaak om digitale bestanden te bewaren in een e-depot, de toename van informatie die meer samenwerking vereist, en de veranderende maatschappelijke behoefte aan openheid en transparantie. Om de gemeenschappelijke regeling te actualiseren en de kosten evenredig te kunnen verdelen, heeft gemeente Amersfoort het initiatief genomen om een nieuwe gemeenschappelijke regeling in te stellen.

Pagina 1 van 3

Kaders Archiefwet 1995 (Aw) Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Archiefverordening Renswoude 2017 Beoogd effect Het oprichten van een nieuwe gemeenschappelijke regeling om wettelijke archieftaken voor zeven gemeenten gezamenlijk uit te voeren. Argumenten 1. Archief Eemland beheert overgebrachte archieven, voert toezichttaken uit en geeft advies voor het gemeentelijk informatiebeheer. Archief Eemland voert wettelijke archieftaken uit. Op grond van de archiefwet heeft gemeente Renswoude Archief Eemland aangewezen als gemeentearchivaris en archiefbewaarplaats. Uitvoering van deze taken voor meer gemeenten heeft meerwaarde door centrale ontwikkeling van kennis en ervaring en is kostenefficiënt. Als kleine gemeente profiteert Renswoude van de kennis en ervaring die beschikbaar is bij Archief Eemland. 2. De nieuwe GR zal de vorm hebben van een centrumregeling met Amersfoort als centrumgemeente. Deze lichte vorm van een GR voldoet voor de taken die Archief Eemland uitvoert. Het heeft als voordeel dat mandatering mogelijk is zonder afzonderlijke mandaatbesluiten. En het voorkomt extra toename van de kosten en een onnodige verzwaring naar een bedrijfsvoeringsorganisatie of een openbaar lichaam. 3. De gemeenten hebben inspraak door het indienen van zienswijzen en deelname in het ambtelijk overleg. De nieuwe centrumregeling is opgesteld volgens de gewijzigde Wgr.

Naast het indienen van zienswijzen praten en beslissen deelnemende gemeenten mee over strategische keuzes op het gebied van archiefbeheer en beschikbaarstelling van fysiek en digitaal archief. 4. We stellen voor een zienswijze in te dienen volgens bijgaande concept brief (bijlage 5). We beschouwen deze nieuw in te stellen GR als een passende organisatievorm voor de taken die Archief Eemland uitvoert. In de GR is echter niet goed opgenomen dat de raad budgetrecht heeft bij wijzigingen. Hiertoe dient een extra lid aan art. 9 toegevoegd te worden. Bovendien bevatten de conceptteksten van de GR en het financieel statuut wat tekstuele slordigheden waarover we een opmerking op zijn plaats vinden. Kanttekeningen 1. Als gemeente Renswoude besluit niet in te treden in de GR moet de gemeente zelf uitvoering geven aan de wettelijke archieftaken of aansluiting zoeken bij een ander archief. Dit brengt extra werk en extra kosten met zich mee. Bovendien kan ze niet profiteren van de kennis en ervaring van Archief Eemland. 2. Inbreng van de gemeenteraad is beperkt. Doordat de besluitvorming op uitvoerend niveau plaatsvindt is er geen zelfstandig bestuur waar raden invloed op kunnen uitoefenen zoals bij een volwaardige GR met een algemeen bestuur. De gemeenteraad is wel betrokken bij het instellen, wijzigen, opheffen van en uittreden uit de GR.

Gedurende de looptijd van de GR heeft de gemeenteraad beperkte inspraak. Dit hangt samen met de lichte vorm van de GR, namelijk een centrumregeling. Wij achten deze vorm passend voor de uitvoerende aard van de werkzaamheden van de GR. Om recht te doen aan het budgetrecht van de raad, wordt in de concept zienswijzebrief een aanvulling van de GR bepleit, waarin wordt opgenomen dat de raden van de deelnemende gemeenten bij budgetwijzigingen worden geconsulteerd. Uitvoering Planning:

Pagina 2 van 3

• • •

De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd binnen 8 weken een zienswijze in te dienen. Daarna neemt Amersfoort (als centrumgemeente) maximaal 3 weken om eventuele wijzigingen door te voeren en biedt ze de GR opnieuw aan de gemeenten aan. De colleges van de deelnemende gemeenten kunnen dan, na toestemming van de gemeenteraden, een besluit tot oprichting van de GR nemen.

Communicatie: Gemeente Amersfoort draagt zorg voor de communicatie over het instellen van de GR Archief Eemland. Risico’s, kosten, baten en dekking Gemeente Amersfoort heeft afgelopen jaren onevenredig veel kosten gedragen van de gezamenlijke archiefdienst. Met de nieuwe GR worden de kosten evenredig (naar inwoneraantal en aantal meter overgedragen archief) verdeeld over de gemeenten. Vier gemeenten hebben gekozen voor een ingroei-model waarbij de hogere kosten pas in 2027 volledig berekend worden. Hierdoor hebben zij nog geen inspraak in strategische keuzes en krijgen ze slechts beperkt advies. Renswoude heeft hier niet voor gekozen. Gedurende een lange reeks van jaren bedroegen de jaarlijkse archiefkosten circa € 19.500 op jaarbasis. Met ingang van het jaar 2025 bedragen de kosten van Archief Eemland circa € 36.000 op jaarbasis. Binnen het budget voor informatiebeheer is ruimte voor de kosten van de nieuwe GR en de geboden kennis en ervaring zijn extra waardevol voor het kleine team informatiebeheer van gemeente Renswoude. De meerkosten van de nieuwe GR zullen in de eerstvolgende producten van de planning & controlcyclus worden verwerkt. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Renswoude,

de secretaris, E.J. Jansonius

de burgemeester, P. Doornenbal-van der Vlist

Bijlagen: 1. Concept-Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland 2. Concept-Uitvoerende DVO Archief Eemland 3. Concept-Financieel Statuut Archief Eemland 4. Concept-Raadsbesluit 5. Concept-Zienswijzebrief

Pagina 3 van 3