Raadsvoorstel Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

Raadsvoorstel

Nummer: 604152/611934 Behandeld door: H. van Hell Datum: 23 september 2025

Onderwerp: Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

Geachte raad, Samenvatting: Archief Eemland voert wettelijke archieftaken uit voor meerdere gemeenten, waaronder gemeente Renswoude. Tot dusverre werd dit uitgevoerd op basis van afspraken met gemeente Amersfoort uit 1998. Om dit beter vast te leggen en om de kosten evenredig te kunnen verdelen, heeft gemeente Amersfoort het initiatief genomen om een nieuwe gemeenschappelijke regeling (GR) in te stellen. In de raad van 24 juni 2025 is de GR besproken en is besloten een zienswijze in de dienen. Deze zienswijze is volledig overgenomen in de tekst van de GR. We vragen de gemeenteraad nu toestemming te verlenen aan het college om in te stemmen met - het opheffen van de “gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Renswoude”; - het oprichten van de nieuwe gemeenschappelijke regeling Archief Eemland in de zin van artikel 1, vierde lid van de Wgr.

1. Inleiding Archief Eemland voert archiefwettelijke taken uit voor zeven gemeenten, waaronder gemeente Renswoude. Als gemeentearchivaris beheert het de overgebrachte archieven en houdt toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente. Daarnaast is de archivaris adviseur bij beleid, uitvoering en veranderingen in het informatiebeheer. Tot dusverre werd dit uitgevoerd op grond van een ‘gemeenschappelijke regeling zonder meer’ uit 1998. De gemeenschappelijke regeling uit 1998 voldoet niet aan de Wet gemeenschappelijke regelingen en moet worden geactualiseerd. Daarbij komt dat sinds de totstandkoming van de gemeenschappelijke regeling in 1998 de vergoeding niet geïndexeerd is; bovendien zijn de taken van Archief Eemland verschoven en uitgebreid. Om de gemeenschappelijke regeling te actualiseren en de kosten evenredig te kunnen verdelen, heeft gemeente Amersfoort het initiatief genomen om een nieuwe gemeenschappelijke regeling in te stellen. In de raadsvergadering van 24 juni 2025 is besloten een zienswijze in te dienen op de voorgestelde tekst voor de gemeenschappelijke regeling (GR) Archief Eemland. Deze zienswijze

Pagina 1 van 3

is, samen met een zienswijze van Eemnes over de kostenscenario's, overgenomen in de definitieve teksten (bijlagen 1, 2 en 3). De raad wordt nu gevraagd om het college toestemming te geven om de oude regeling op te zeggen en in te stemmen met de nieuwe gemeenschappelijke regeling. 2. Kaders Archiefwet 1995 en Archiefverordening Renswoude 2017 Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Raadsbesluit 24 juni 2025 om een zienswijze in te dienen op de concept-GR 3. Beoogd effect Gemeente Renswoude treedt toe tot de gemeenschappelijke regeling Archief Eemland, waarin wettelijke archieftaken voor zeven gemeenten gezamenlijk worden uitgevoerd. 4. Argumenten 1. Archief Eemland beheert overgebrachte archieven, voert toezichttaken uit en geeft advies voor het gemeentelijk informatiebeheer. Archief Eemland voert wettelijke archieftaken uit. Op grond van de archiefwet heeft gemeente Renswoude Archief Eemland aangewezen als gemeentearchivaris en archiefbewaarplaats. Als kleine gemeente profiteert Renswoude van de kennis en ervaring die beschikbaar is bij Archief Eemland. 2. Het deelnemen in de GR Archief Eemland biedt voordelen voor het informatiebeheer van de gemeente Renswoude. Zoals eerder in de gemeenteraad besproken, profiteert de gemeente van schaalvoordelen van de GR bij het uitvoeren van wettelijke taken.

De gemeente hoeft zelf geen gemeentearchivaris in dienst te nemen en hoeft geen archiefbewaarplaats en e-depot in te richten. Ook profiteert de gemeente bij adviesvragen van de opgebouwde kennis en ervaring van Archief Eemland. 3. De nieuwe GR zal de vorm hebben van een centrumregeling met Amersfoort als centrumgemeente. Deze lichte vorm van een GR voldoet voor de taken die Archief Eemland uitvoert. Het heeft als voordeel dat mandatering mogelijk is zonder afzonderlijke mandaatbesluiten. En het voorkomt extra toename van de kosten en een onnodige verzwaring naar een bedrijfsvoeringsorganisatie of een openbaar lichaam. 4. De zienswijze van de gemeenteraad is verwerkt in de GR. De lichte vorm van de GR beperkt de invloed van de gemeenteraad. Wij achten deze vorm passend voor de uitvoerende aard van de werkzaamheden van de GR. De ingediende zienswijze van de gemeenteraad van Renswoude is volledig overgenomen in de GR. Artikel 9, lid 5 is toegevoegd: ‘Als de vergoeding van de werkelijke kosten gevolgen heeft voor de begroting van een deelnemer, dan dient de raad van de deelnemer te worden geconsulteerd. Het beschikbare budget van de betreffende deelnemer wordt via de reguliere begrotingscyclus van de deelnemer gewijzigd.’ Hiermee is het budgetrecht van de gemeenteraad gewaarborgd. 5. Volgens de Wgr kan het college deze GR aangaan, na voorafgaande toestemming door de gemeenteraad.

De raad kan deze toestemming alleen onthouden als de GR in strijd is met het recht of in strijd met het algemeen belang (Wgr art. 1, vierde lid). 5. Kanttekeningen 1. Als gemeente Renswoude besluit niet in te treden in de GR moet de gemeente zelf uitvoering geven aan de wettelijke archieftaken of aansluiting zoeken bij een ander archief. Dit brengt extra werk en extra kosten met zich mee. Een archivaris moet worden aangesteld en een eigen archiefbewaarplaats moet worden ingericht. Bovendien kan de gemeente niet profiteren van de kennis en ervaring van Archief Eemland. Alternatieven in de regio zijn onderzocht en niet haalbaar of niet voordeliger bevonden.

Pagina 2 van 3

6. Uitvoering a. Planning: Na toestemming van de raad stemt het college in met het aangaan van de GR Archief Eemland. Daarna zal gemeente Amersfoort de oprichting van de GR Archief Eemland voltooien. b. Communicatie: Gemeente Amersfoort is verantwoordelijk voor de publicatie van de instelling van de GR en het opnemen in het register van gemeenschappelijke regelingen (Wgr art. 136). 7. Risico’s, kosten, baten en dekking Gemeente Amersfoort heeft afgelopen jaren onevenredig veel kosten gedragen van de gezamenlijke archiefdienst. Met de nieuwe GR worden de kosten evenredig (naar inwoneraantal en aantal meter overgedragen archief) verdeeld over de gemeenten. Renswoude kiest voor het scenario dat de volledige dienstverlening (wettelijke en adviestaken) geboden wordt (zie bijlage 4). Gedurende lange tijd bedroegen de jaarlijkse kosten voor Archief Eemland circa € 19.500. Met ingang van het jaar 2025 bedragen de kosten circa € 36.000 op jaarbasis. Hierbij moet bedacht worden dat heel lang niet geïndexeerd is en de taken van Archief Eemland in de loop der jaren uitgebreid zijn. De geboden kennis en ervaring zijn extra waardevol voor het kleine team informatiebeheer van gemeente Renswoude en binnen het budget voor informatiebeheer is ruimte voor de kosten van de nieuwe GR. De meerkosten van de nieuwe GR zijn verwerkt in de najaarsrapportage (2025) en de begroting (vanaf 2026).

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Renswoude,

de secretaris, E.J. Jansonius

de burgemeester, P. Doornenbal-van der Vlist

Bijlagen: 1. Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland 2. Uitvoerende DVO Archief Eemland 3. Voorblad wijzigingen naar aanleiding van zienswijzen 4. Addendum Kostenscenario’s deelnemers GR Archief Eemland

Pagina 3 van 3