Raadsvoorstel Benoeming Accountant 2024-2026

Raadsvoorstel

Nummer: 587404/587407 Behandeld door: M. Puttenaar Datum: 12 maart 2024 Onderwerp: Benoeming accountant Verstegen Accountants en Adviseurs voor de accountantsdiensten voor boekjaren 2024-2025-2026. Geachte raad, Samenvatting: In 2023 en 2024 hebben we de aanbestedingsprocedure doorlopen betreffende het selecteren van een nieuwe accountant. De vraag aan u is om middels een raadsbesluit Verstegen Accountants en Adviseurs aan te stellen als accountant voor de controle van de boekjaren 2024 t/m 2026. Procedure In art 213 lid 2 van de Gemeentewet wordt expliciet aangegeven dat de gemeenteraad verplicht is tot het aanstellen van de accountant. Aan de benoeming van de nieuwe accountant dient dan ook een raadsbesluit aan ten grondslag te liggen. De overeenkomst met de huidige accountant loopt ten einde, waardoor er een noodzaak ontstaat om een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten om een nieuwe accountant te contracteren. Eind 2023 is deze procedure gestart. Commissie Vanuit de auditcommissie is er een beoordelingscommissie (commissie aanbesteding accountant) samengesteld.

Deze commissie bestaat uit de volgende leden: - Jeroen Heijboer (raadslid SGP), rol: beoordelaar - Leo Verkerk (raadslid CDA), rol: beoordelaar - Carola Veldhuizen (raadslid CU), rol: beoordelaar - Martijn Puttenaar (teammanager Middelen), rol: beoordelaar - Yi Na Wu de Lange (financieel adviseur), rol: beoordelaar - Juan Fornell (inkoopadviseur), rol: beoordelaar - Henk van der Schoor (wethouder), rol: adviseur - Marcel Jansen (griffier), rol: adviseur Inkoopadviseur Wij hebben een extern inkoopadviseur benaderd en gevraagd of hij ons wilde begeleiden in dit traject. Hij was daar toe bereid en samen hebben we een programma van eisen en een aanbestedingsleidraad opgesteld. De procedure is met behulp van TenderNet doorlopen. Centrale vraag Gaat de raad akkoord met de benoeming van Verstegen accountants en adviseurs als accountant voor de controle van de jaarstukken voor de jaren 2024 t/m 2026? Beoogd resultaat De benoeming van een accountant voor de controle van de jaarstukken voor de jaren 20224 t/m 2026.

Pagina 1 van 3

Planning Fase Commissie samenstellen Leidraad opstellen Inschrijvers uitnodigen Vragen indieners beantwoorden Offertes indienen inschrijvers Toetsen volledigheid en juistheid inschrijvingen Beoordeling en consensus inschrijvingen door commissie Presentaties inschrijvers Gunningsbeslissing Goedkeuring raad

Datum okt-23 nov-23 dec-23 jan-24 feb-24 feb-24 feb-24 mrt-24 mrt-24 mrt-24

Beoordelingscriteria aanbestedingsleidraad In de leidraad zijn 4 criteria beschreven. Per criterium konden punten worden toegekend. De punten konden worden toegekend aan kwaliteit (70%) en aan prijs (30%). De volgende criteria zijn uitgevraagd: 1- Samenstelling in te zetten team opdrachtgever; 2- Plan van aanpak dienstverlening; 3- Presentatie (3 actuele thema’s); 4- Prijs Beoordeling inschrijvingen (criterium 1 en 2) Op 20 februari 2024 hebben we de kluis geopend in TenderNet en wisten we dat er twee inschrijvers waren. Onze huidige accountant Stolwijk Kelderman en Verstegen Accountants en Adviseurs. De inschrijvingen zijn beoordeeld op tijdigheid en volledigheid en getoetst aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. De inschrijvingen bleken juist te zijn ingediend. Vervolgens hebben de leden van de beoordelingscommissie individueel de inschrijvingen getoetst aan de gunningscriteria, die waren genoemd in de aanbestedingsleidraad en hebben de punten toegekend. Op 29 februari is er door de commissie een consensusoverleg gevoerd. De punten voor criterium 1 en 2 waren hiermee toegekend. Presentaties (criterium 3) Op maandag 11 maart 2024 hebben Stolwijk Kelderman en Verstegen Accountants en Adviseurs zich gepresenteerd. Aansluitend hebben we deze presentaties beoordeeld als criterium 3.

Prijzen (criterium 4) Nadat de beoordelingscijfers van de inschrijvingen en de presentaties in de matrix waren ingevuld, heeft Dhr. Fornell, onze inkoopadviseur, de prijzenbladen beoordeeld. Vervolgens zijn ook aan de opgegeven prijzen punten toegekend overeenkomstig de gunningscriteria in de aanbestedingsleidraad. Totaalscore Nadat ook deze punten in de matrix waren verwerkt is de totaalscore opgemaakt. Hieruit vloeiden de volgende resultaten voort: - Verstegen Accountants en Adviseurs, totaalscore 849,24 - Stolwijk Kelderman, totaalscore 500 Hieruit blijkt dat de aanbesteding van accountantsdiensten bij de gemeente Renswoude voor de jaren 2024 t/m 2026 is gewonnen door Verstegen Accountants en Adviseurs. Gunning Op 21 maart 2024 worden de gunningsbrieven verzonden aan de inschrijvers. Het accountantskantoor aan wie de opdracht niet wordt gegund, heeft nog 20 dagen na deze datum de tijd om bezwaar te maken tegen de gevolgde procedure. Wanneer het andere accountantskantoor geen bezwaar maakt, is op 5 april 2024 de gunning definitief. Kanttekeningen 1. Niet instemmen met de voorgestelde aanwijzing resulteert in het volgen van een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure De Europese aanbestedingsprocedure is geheel doorlopen en resulteert in een aanbieder die voldoet aan alle gestelde selectie- en gunningscriteria.

De voorlopige gunning aan Verstegen Accountants en Adviseurs volgt daaruit. Als de raad besluit om Verstegen Accountants en Adviseurs niet aan te wijzen als accountant moet een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure worden gestart. Gelet op de wettelijke termijnen die daarvoor gelden treedt een vertraging op van

Pagina 2 van 3

ongeveer 5 maanden, waardoor er niet tijdig een nieuw contract voor de uitvoering van de accountantsdiensten kan worden afgesloten. 2. Niet instemmen met voorgestelde gunning kan leiden tot een juridische procedure Verstegen Accountants en Adviseurs voldoet aan de gestelde geschiktheidscriteria en voldoet ruimschoots aan de vereisten zoals opgenomen in de leidraad. Het niet instemmen met de voorgestelde aanwijzing kan voor de aanbieder een reden vormen een juridisch oordeel van de rechter te vragen. Kosten, baten, dekking Verstegen Accountants en Adviseurs voert de interimcontrole en de controle op de jaarrekening uit voor een totaalbedrag van € 86.880. Deze prijs staat voor de eerste 3 jaren vast. In de huidige meerjarenraming is voor 2024 een bedrag van € 80.000 voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden opgenomen. Voorgesteld wordt om het verschil, ad € 6.880, structureel te verwerken via de voorjaarsrapportage 2024 en de kadernota 2025-2028. Hoogachtend, Commissie aanbesteding accountant,

de voorzitter, J. Heijboer

Bijlage(n): 1- Raadsbesluit nieuwe accountant

Pagina 3 van 3