Raadsnotitie nieuwe accountant

Notitie nieuwe accountant

Geachte gemeenteraad, In december 2019 hebben wij u via een memo geïnformeerd over de noodzaak een aanbestedingsprocedure op te starten om een nieuwe accountant te contracteren. In dat memo hebben wij u ook de procedure voorgelegd , die wij willen hanteren om te komen tot een nieuwe accountant. Selectie uit te nodigen accountants Overeenkomstig die procedure hebben wij bij de wat kleinere gemeenten in de omgeving geïnformeerd wie de accountant van die gemeente was en hoe de ervaringen van die gemeente waren met de betreffende accountant. Aan de hand van deze informatie hebben wij een vijftal accountantskantoren uitgenodigd voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Tijdens dat gesprek hebben wij een globaal beeld geschetst van de gemeente Renswoude en aangegeven naar wat voor soort accountant wij op zoek waren. Aan het einde van dit gesprek hebben we gevraagd of onze gesprekspartners interesse hadden om mee te doen met een aanbestedingsprocedure. Vier accountants reageerden enthousiast en gaven aan graag de nieuwe accountant van de gemeente Renswoude te willen worden. Eén kantoor had nog een aantal mitsen en maren. Er werd niet expliciet aangegeven, dat men geen interesse had, maar dit kantoor kwam niet echt enthousiast over.

Advies inkoopadviseur Vervolgens hebben we contact opgenomen met een inkoopadviseur van de gemeente Veenendaal en gevraagd of zij ons bij het aanbestedingsproces wilde begeleiden. Zij was daartoe bereid en samen met haar hebben we een Programma van eisen en een aanbestedingsleidraad opgesteld. Naar aanleiding van deze kennismakingsgespreken hebben wij besloten om vier accountantskantoren via Tendernet, uit te nodigen om in te schrijven op de aanbesteding van accountantsdiensten in de gemeente Renswoude. Selectiecommissie Via de griffier is aan de gemeenteraad gevraagd welke raadsleden interesse hadden om deel uit te maken van de selectiecommissie. De heren Leo Verkerk, Kees Eskes en Jan Pronk hebben zich hiervoor aangemeld. In een later stadium toen de data bekend waren waarop de beoordelingen zouden moeten plaatsvinden, bleek de heer Eskes op de betreffende data toch niet beschikbaar te zijn in verband met vakantie en heeft hij zich afgemeld.

Op het moment dat de inschrijvingen binnen waren en moesten worden beoordeeld, bleek de heer Jan Pronk verhinderd te zijn en heeft mevrouw Carola Veldhuizen hem vervangen. De selectiecommissie bestond uit : -Mevrouw Carola Veldhuizen ( raadslid Christen Unie ) -De heer Leo Verkerk ( raadslid CDA) -De heer Marcel Jansen ( raadsgriffier) -Mevrouw Evelien Wagenaar ( manager Bedrijfsvoering en Dienstverlening) -De heer Aalt van de Kamp ( financieel consulent ) -Mevrouw Laura Verhoeven en mevrouw Agnes van Heukelom ( inkoopadviseurs van de gemeente Veenendaal. Beoordeling inschrijvingen Op maandag 31 augustus zijn de inschrijvingen in Tendernet geopend. Hierbij bleek, dat er drie accountantskantoren daadwerkelijk hadden ingeschreven. -

Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten Verstegen Accountants en adviseurs RA 12 Registeraccountants B.V.

De inschrijvingen zijn beoordeeld op tijdigheid en volledigheid en getoetst aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. De inschrijvingen bleken juist te zijn ingediend. Vervolgens hebben de leden van de selectiecommissie individueel de inschrijvingen getoetst aan de gunningscriteria, die waren genoemd in de aanbestedingsleidraad en hebben de punten toegekend. De gunningscriteria waren : Kwaliteit -

Controle aanpak Communicatie samenwerking Veenendaal Natuurlijke adviesfunctie bij overheveling rijkstaken Presentatie Duurzaamheid

Prijs -

Prijs controle jaarrekening Prijs interim controle Prijs uurtarief per functiesoort

Presentaties Op donderdag 10 september hebben de drie kantoren die hadden ingeschreven een presentatie gehouden voor de selectiecommissie. Ook deze presentaties zijn individueel beoordeeld door de leden van de selectiecommissie. Na afloop van de presentaties is de matrix ingevuld, waarop de totaalscores zijn vermeld. Tot aan dit moment waren de leden van de selectiecommissie niet op de hoogte van de prijzen die door de kantoren waren geoffreerd. Prijzen Nadat de beoordelingscijfers van de inschrijvingen en de presentaties in de matrix waren ingevuld, hebben mevrouw Agnes van Heukelom en de heer Aalt van de Kamp in Tendernet de documenten met de aangeboden prijzen geopend. Vervolgens zijn ook aan de opgegeven prijzen punten toegekend overeenkomstig de gunningscriteria in de aanbestedingsleidraad. Totaalscore Nadat ook deze punten in de matrix waren verwerkt is de totaalscore opgemaakt. Hieruit vloeiden de volgende resultaten voort: Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten, totaalscore 8,20 Verstegen Accountants en adviseurs, totaalscore 7,96 RA 12 Registeraccountants B.V., totaalscore 7,14 Hieruit blijkt dat de aanbesteding van accountantsdiensten bij de gemeente Renswoude voor de jaren 2020 tot en met 2023 is gewonnen door Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten. Gunning Op dinsdag 15 september 2020 zijn de gunningsbrieven verzonden aan de inschrijvers.

De twee accountantskantoren aan wie de opdracht niet wordt gegund, hebben nog 14 dagen na deze datum de tijd om bezwaar te maken tegen de gevolgde procedure. Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten moet binnen deze termijn nog een aantal bewijsmiddelen aanleveren. Wanneer Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten de betreffende bewijsmiddelen hebben ingeleverd en de andere kantoren geen bezwaar maken, is op 30 september 2020 de gunning definitief.

Renswoude, 16 september 2020. Afdeling Bedrijfsvoering en Dienstverlening Aalt van de Kamp ( financieel consulent )