Organisatie Kringloop Renswoude 2021

ORGANISATIE DOCUMENT

12 OKTOBER 2021 KRINGLOOP RENSWOUDE Molenstraat 17A

Inhoud ORGANISATIE ALGEMEEN ...................................................................................................................2 Bestuur en Werkgroep KR ...............................................................................................................2 Doelstelling .....................................................................................................................................2 Doelstelling concreet ......................................................................................................................2 Communicatie en PR .......................................................................................................................2 Winkel Algemeen ...............................................................................................................................3 Adres locatie ...................................................................................................................................3 Indeling ...........................................................................................................................................3 Productgroepen ..............................................................................................................................3 Overige groepen

.............................................................................................................................4 Openingstijden................................................................................................................................4 Sleutelbeheer .................................................................................................................................4 Werkroosters ..................................................................................................................................4 'Grote' schoonmaak ........................................................................................................................5 Aankopen medewerkers .................................................................................................................5 Logboek ..........................................................................................................................................5 Aan- of innemen van goederen .......................................................................................................5 Medewerkers winkel ..........................................................................................................................6 Algemeen

.......................................................................................................................................6 Werkinstructie ................................................................................................................................6 Medewerkers rijploeg ........................................................................................................................8 Productgroepen ..................................................................................................................................9 Overige groepen ........................................................................................................................... 10 Protocol richtlijnen m.b.t. het bestuur en beheer van de Kringloopwinkel......................................... 11 Algemeen...................................................................................................................................... 11 Werkgroep.................................................................................................................................... 11 Overleg .........................................................................................................................................

11 Verzekeringen ............................................................................................................................... 11 Financiën. ..................................................................................................................................... 12 Reglement werkgroep Kringloopwinkel Renswoude .......................................................................... 13

1

ORGANISATIE ALGEMEEN Ontstaan en activiteiten. De kringloopwinkel Renswoude ( hierna KR ) Jarenlang was de kringloopwinkel aan de Kastanjelaan een begrip in Renswoude en omgeving. Ooit startte er door de werkers van het eerste uur een soort meubelmarkt in het oude rechthuis en vandaaruit verhuisde men naar de Kastanjelaan. De vele goederen, de gemotiveerde vrijwilligers en het sociale aspect van de winkel maakten de kringloopwinkel tot een succes. Vanaf oktober 2021 heeft de winkel aan de Molenstraat 17A haar standplaats.

Bestuur en Werkgroep KR De Hervormde Gemeente Renswoude is in juridische zin eigenaar en exploitant van de KR. Het dagelijks beheer van de KR is gedelegeerd aan de werkgroep KR. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de werkgroep leden alsmede een aantal overige zaken, waaronder de namen en functie van de huidige leden, zijn vastgelegd in een "Reglement werkgroep KR Renswoude".

Doelstelling De KR levert naar zijn aard een bijdrage aan de kwaliteit van de samenleving. De netto opbrengsten welke daarmee worden gegenereerd komen ten goede aan de Hervormde Gemeente Renswoude.

Doelstelling concreet 1. Inkomsten genereren voor goede doelen ( Koepelkerk Renswoude ) 2. Kringloopwinkel heeft een belangrijke sociale en maatschappelijke functie in het dorp, waar veel vrijwilligers bij betrokken zijn. 3. Het recyclen van gebruikte goederen.

Communicatie en PR Extern via de website / sociaal media. Daarnaast wordt, waar nodig, gepubliceerd in plaatselijke en regionale bladen en in kerkblad "De 5 gemeenten". Intern worden de vrijwilligers geïnformeerd door middel van periodieke nieuwsbrieven en/of mail en via het logboek in het kantoor. Daarnaast wordt minimaal één maal per jaar een bijeenkomst met de vrijwillige medewerkers georganiseerd. Eerste jaar meerdere keren.

2

Winkel Algemeen Adres locatie De Kringloopwinkel is gevestigd in een gehuurde hal aan de Molenstraat 17A Telefoon: …………. e-mail: kringloop@hervormdrenswoude.nl e-mail in- en verkoop: kringlooprenswoude@gmail.com

Indeling De hal bestaat globaal uit twee delen, te weten: 1.

Aan de achterzijde een magazijn/annex werkruimte (alleen toegankelijk voor medewerkers KR). Hier worden de ingebrachte artikelen voorbereid voor al dan niet opname in de winkel. Dat wil o.a. zeggen: controleren, schoonmaken, repareren, monteren, prijzen etc. Voorts vindt van hieruit bijvoorbeeld ook afvoer plaats van onverkoopbare artikelen.

2.

De winkel. Hier vindt de daadwerkelijke verkoop plaats . De winkel bestaat uit twee delen, waarbij in het tweede/ middelste deel de verkoop van meubelen plaatsvind. Hier is tevens een toilet aanwezig. Ook is hier een afsluitbaar kantoor aanwezig.

Productgroepen Met de indeling naar productgroepen wordt opbouw van expertise en eenheid in prijzen nagestreefd. Redenen om de winkel op te delen in productgroepen: • Het geeft structuur in de winkelorganisatie; • Het geeft duidelijkheid aan de vrijwilligers; • Het helpt bij het gericht werven van vrijwilligers; • Het bevordert de onderlinge samenwerking; • Het geeft vrijwilligers een gevoel van “eigenaarschap”. Productgroep (eigenaar) medewerk(st)er/ overige verkoopmedewerk(st)er. Het verschil tussen een Productgroep (eigenaar) medewerk(st)er en een overige verkoopmedewerk(st)er is dat de productgroep eigenaar de prijs bepaald en orde schept in de artikelen van zijn of haar productgroep. Een productgroep heeft minimaal 2 eigenaren.

1.

Meubels/kasten/schilderijen/fotolijsten/ schroot/ gereedschap/ hobbymateriaal/ Tuinmeubelen.

2.

Kopjes/glaswerk/huishoudelijke- zilveren-, koperen-, tinnen-, kristallen voorwerpen/Bloempotten, rieten manden. 3

3.

Kinderspeelgoed/spellen/puzzels/Handtassen/sinterklaas- en kerstartikelen.

4.

Boeken/ Cd’s / Dvd’s.

5.

Elektronica / Audio en smart tv’s / Verlichting.

Overige groepen 6.

Koffietafel

7.

Inname/ magazijn

8.

Montage/reparatie

Een lijst van de product groep- verantwoordelijken is aanwezig.

Openingstijden De openingstijden van de winkel zijn op: donderdag 10.00 - 16.00 uur vrijdag 10.00- 17.00 uur zaterdag 10:00 - 13.00 uur De kringloopmedewerkers werken in blokken van 3 tot 4 uur. Van 10.00 tot 13.00 uur en van 13.00 tot 16.00/17.00 uur

Sleutelbeheer Door de werkgroep wordt een sleutelregistratie bijgehouden aan wie een toegangssleutel van de hal is verstrekt . De leden van de werkgroep en de leiding van de rijploeg beschikken in ieder geval over een sleutel. Daarnaast kunnen sleutels aan de productgroep eigenaren worden toegekend. Hiervan is een sleutellijst aanwezig.

Werkroosters Voor de winkelmedewerk(st)ers wordt ieder kwartaal een rooster opgesteld waarin per dagdeel wordt aangegeven welke medewerk(st)ers aanwezig zijn. Dit rooster wordt door de werkgroep vervaardigd aan de hand van een tijdig voor aanvang van het kwartaal bij de medewerkers gehouden schriftelijke inventarisatie over hun inzetbaarheid en afwezigheid. Zodra het rooster is vastgesteld, wordt dit verstrekt aan de medewerkers. Eventueel noodzakelijke aanpassingen daarop worden de medewerkers geacht in onderling overleg op te lossen ( hiervoor kan eerst de calamiteitenlijst geraadpleegd worden). De medewerkers van de rijploeg en de medewerkers voor magazijn & montage maken onderling afspraken en maken zelf een rooster. De daarvoor verantwoordelijken regelen de inzet op basis van de op dat moment noodzakelijke behoefte.

4

'Grote' schoonmaak Een grondige schoonmaak van de winkel vindt volgens een rooster plaats in overleg. Een aangewezen coördinator spreekt het tijdstip af met de ingeroosterde vrijwilligers. Mocht je op een voor jou ongunstig tijdstip staan ingeroosterd, zorg dan zelf voor een vervanger en geef dit door de betreffende coördinator.

Aankopen medewerkers Het is medewerkers niet toegestaan artikelen mee te nemen of te kopen alvorens deze artikelen door de productgroep verantwoordelijken zijn geprijsd.

Logboek Het op peil houden van de voorraden benodigde spullen, gereedschap, materialen, formulieren, etc. is een taak van de productgroep koffietafel. Het is echter de taak van de medewerkers om ontbreken, opraken e.d. tijdig te signaleren en te melden bij de leden van de productgroep koffie tafel. Dit kan door een notitie te plaatsen in een in het kantoor aanwezig Logboek. Gebruik het logboek ook voor overdracht voor bijvoorbeeld bijzonderheden die algemeen bij de collega- medewerkers bekend moeten zijn. Vermeld altijd je naam onder aan het door jou geschrevene. Lees het logboek iedere dag dat je in de winkel dienst doet.

Aan- of innemen van goederen. Aannemen goederen zoveel mogelijk sturen dit op vrijdag- en zaterdagmorgen te doen tussen 10.00 en 12.00 uur Het aannemen van goederen blijkt lastig, met name om iets dat we niet willen innemen omdat deze niet te verkopen zijn. Spullen die niet, of heel slecht, te verkopen zijn: levensmiddelen; zware eiken (vaak donkere) meubels; rieten/bamboe meubels; voortenten caravans; vouwmessen (langer dan 25 cm); messen met een lemmet met twee snijkanten; (wordt beschouwd als wapen) kinderwagens; ledikanten; kleding en schoeisel; (aangegeven kan worden dat dit naar van de Vliert gaat) Het "nee" zeggen is niet altijd leuk om tegen klanten te zeggen maar begrip krijg je in het algemeen wel als je laat weten dat wij als Kringloopwinkel ook fors moeten betalen voor het afvoeren van goederen en dat er dan minder geld naar goede doelen gaat . (elektrische) artikelen moeten in goede staat (werkend) zijn, schoon en zeker niet te oud. Let op verkoopbaar - schoon - heel - compleet etc . etc. Metaal: altijd innemen, dit levert weer geld op.

5

Medewerkers winkel Algemeen De winkel wordt per dagdeel gerund door minimaal 2 personen die per kwartaal ingeroosterd worden. De belangrijkste taken zijn kassa-werkzaamheden, het helpen van klanten, inname van goederen en het op orde houden van winkel en magazijn.

Werkinstructie Aanvang: Zet je fiets naast het pand en eventueel binnen. Zet je auto, in verband met de beperkte parkeergelegenheid, niet bij de ingang van de winkel maar langs de weg. Doe een medewerkersbadge op (liggen in het kantoor). Lees het logboek. Spreek met elkaar af hoe je de taken verdeelt (wie staat waar en wie doet wat). Rouleer bij voorkeur de taken in overleg. Neem een sleutel van het kantoor (hangt onder de balie) en houdt het kantoor op slot. In het kantoor is tijdelijk plaats voor jas, tas en verdere persoonlijke spullen van de dienstdoende medewerker. Verkopen: Ontvang de klanten vriendelijk, heet ze welkom en bedenk: Je bent het visitekaartje van de winkel. Houd je aan de vermelde prijzen uit respect voor je collega's. Over prijzen wordt met klanten niet onderhandeld. Grotere artikelen, die later door de klant worden opgehaald of door de rijploeg worden weggebracht, voorzien van twee stickers Verkocht en een volledig ingevuld Verkoopformulier. Dit formulier volledig invullen en het eerste deel aan de koper meegeven als bewijsstuk. Dit dient door de klant bij het ophalen of bezorgen te worden getoond. Vraag altijd een aanbetaling, probeer het hele bedrag door de klant te laten betalen. Als iets weggebracht moet worden: Denk aan de klant bezorgkosten in rekening te brengen. Laat zo min mogelijk geld door de rij ploeg incasseren.

Kan het niet anders, vraag dan aan de klant om gepast geld gereed te hebben. Spreek met de klant geen exacte tijd af waarop wordt bezorgd, de rijploeg regelt de tijden bij voorkeur op woensdag (jij hebt geen inzage in wat er gedaan moet worden). Noteer de gegevens van het verkoopformulier (naam/adres/telefoonnummer) ook op het voor de rij ploeg bestemde formulier halen of brengen. Laat je naam achter op het betreffende formulier zodat als er vragen komen we jou nog kunnen benaderen. Verplaats artikelen die later door de klant worden opgehaald of door de rij ploeg worden weggebracht vanuit de winkel naar het magazijn. Indien klanten serieuze interesse tonen in een artikel maar nog even bedenktijd willen, kan dat artikel tijdelijk (maximaal tot het eind van de betreffende dag) worden gereserveerd. Plak dan een briefje op het artikel waarop wordt vermeld dat het gereserveerd is met naam en telefoonnummer van de klant en wanneer uitsluitsel volgt. Let er op dat bij verkoop van goederen, waarbij een sleutel behoort, deze aan de klanten wordt meegegeven. Afrekenen: Het afrekenen met de klant gebeurt altijd aan de kassa! Volg bij het afrekenen de handleidingen voor het gebruik van de kassa en de pinautomaat. 6

Verstrek de klant de kassabon en pinbon. Ruilen/terugnemen: Ruilen en terugnemen doen we in principe niet, mocht het toch voorkomen zal dit binnen het werkzame blok opgelost worden. Sluiten: Laat de winkel netjes achter, dat wil zeggen: veeg de paden aan, de balie leeg en schoon, prullenbakken geleegd, koffiebekers opgeruimd en afgewassen, leestafel opgeruimd, etc. Je collega wil ook graag in een opgeruimde winkel beginnen. Breng het kantoor op orde en controleer en reinig het toilet. Controleer of alle deuren op slot zitten. Vertrek gezamenlijk na de kachel laag gezet te hebben (15 graden) en alle verlichting uit gedaan te hebben. Diversen: Indien er tijd voor is kunnen aangeleverde goederen schoongemaakt worden en er ruimte is kan de winkelvoorraad aangevuld worden vanuit het magazijn met al geprijsde en klaar gezette artikelen. De goederen worden in overleg met (of door) de productgroep eigenaren geprijsd. Goederen die worden gebracht in het magazijn (laten) zetten. Gebruik de roldeur aan achterzijde voor grotere artikelen. Verplaats zware artikelen zoveel mogelijk met de daarvoor bestemde hulpmiddelen. Als het rustig is: schappen netjes maken, snoeren oprollen of bundelen, planken ordenen, schoonmaken, enzovoorts. Telefonisch of mondeling binnen gekomen verzoeken om goederen op te halen, noteren op het formulier halen of brengen.

Spreek met de klant geen exacte dag/tijd af wanneer er wordt opgehaald (tijdstip regelt de rijploeg) Let op dat er tijdens de winkelopening niet te veel papiergeld in de kassa komt te zitten. Teveel papiergeld in het kantoor opbergen. Houdt de deur van het kantoor afgesloten tijdens de winkelopening. Houdt rol- en loopdeur (naast de roldeur) gesloten en op slot. Zorg dat het kantoor ordelijk blijft. Zet er bijvoorbeeld geen artikelen in. Er hangt een sleutelkastje met daarin sleutels voor de diverse ruimtes.

7

Medewerkers rijploeg De rijploeg bestaat uit een drietal medewerkers die aangestuurd worden door de innamemagazijn medewerkers op basis van de wekelijkse behoefte. De werkzaamheden worden uitgevoerd met een kleine aanhangwagen of vrachtwagen. Wanneer medewerkers met een privé auto rijden staat hier een vergoeding tegenover. De taken van de medewerkers zijn: Het ophalen van aangeboden artikelen. Het wegbrengen van verkochte artikelen naar de klanten . Het afvoeren van afval naar de afvalverwerker De werkzaamheden vinden bij voorkeur plaats op dagdelen dat de winkel gesloten is; ontruimen van woningen wordt bij voorkeur gepland op dinsdag. Verzoeken tot ophalen van artikelen komen per telefoon/e-mail van de kringloopwinkel binnen. De medewerker vult het formulier halen of brengen. Let op: geen datum/tijd afspreken, dit regelt de rijploeg zelf . De medewerker deelt mee dat er in principe alleen op dinsdag wordt opgehaald en bezorgd en dat nader contact zal worden gelegd over het dagdeel van ophalen dan wel bezorgen. Verzoeken om artikelen te bezorgen worden eveneens op dit formulier genoteerd. Verdere informatie betreffende het te bezorgen artikel is te vinden op het zogeheten verkoopformulier. Indien uit dit formulier blijkt dat het artikel nog niet volledig is betaald, verzorgt de rijploeg de inning en draagt dit bedrag af aan de kassamedewerker in de winkel.

Voor het bezorgen van artikelen worden kosten in rekening gebracht, volgens het vastgestelde tarief in het document. Op het verkoopformulier wordt dit bezorgtarief meegenomen in het nog door de klant te betalen bedrag. Bij op te halen artikelen beoordeelt de rijploeg de kwaliteit van het aangebodene. Indien deze dusdanig slecht is dat ze onverkoopbaar lijken, kunnen de artikelen geweigerd worden. Opgehaalde artikelen worden in het magazijn geplaatst waar ze door de betreffende productgroep worden geprijsd en later in de winkel geplaatst.

8

Productgroepen Een productgroep bestaat uit minimaal 2 personen. Beslissingen, zoals het vaststellen van prijzen nemen de productgroep medewerk(st)ers altijd in overleg . Tot de taken van de productgroep medewerk(st)ers behoren onder meer: Het beheer van de stellingen in het magazijn en de schappen, kasten etc. in de winkel; Het verzorgen van de inrichting van de winkel en het op orde houden daarvan; Het onderling regelen van bijzondere verkoopacties (bijvoorbeeld kerstspullen); Het prijzen van artikelen, het schoonmaken daarvan, plaatsing in de winkel dan wel het klaar zetten voor opname in de winkel; Het verzorgen van afprijzings- en opruim acties . Prijzen De prijzen worden in gezamenlijk overleg vastgesteld. Dit gebeurt op basis van opgedane ervaring, door vergelijking met al geprijsde artikelen, etc. Als hulpmiddel is in het kantoor een telefoon/ computer beschikbaar waarmee op internet informatie kan worden opgezocht. Het prijzen gebeurt in hoofdzaak met prijstangen, waarop de opnamedatum (meubels ) en prijs worden ingesteld. De prijssticker wordt goed zichtbaar op het artikel geplaatst . Verstandig is het om op bepaalde (vooral duurdere) artikelen nog een extra prijssticker te plaatsen (bijvoorbeeld aan de onderkant). Dit om verwisseling van prijsstickers door bepaalde klanten te voorkomen .

Op grotere en duurdere artikelen, zoals kasten, banken, tafels, fauteuils, koelkasten etc., wordt een grote handgeschreven prijssticker gebruikt. Hierop wordt naast de opnamedatum en de prijs ook een beschrijving van het object vermeld. Hierop kan ook worden vermeld of en welke zaken bij elkaar horen, bijvoorbeeld: Eetkamertafel samen met x-aantal stoelen; Op sommige artikelen kan voor een andere manier van prijzen worden gekozen. Zo kan de prijs van boeken met potlood in de boeken vermeld worden. Afprijzen/opruimen De eerste 6 weken dat artikelen in de winkel staan, wordt er niet onder de prijs verkocht. Dus dan geldt: "Prijs is prijs". Er wordt met klanten niet over de prijs onderhandeld. Na 6 weken kunnen de productgroep medewerk(st)ers besluiten tot afprijzing. Dit gebeurt met ronde groene of rode stickers waarop een kortingspercentage of nieuwe prijs wordt vermeld . Indien vervolgens na de hier opvolgende 4 weken het artikel nog niet is verkocht, kan nogmaals een korting worden gegeven of tot opruimen/afvoeren worden besloten. Het afvoeren verloopt via het magazijn. Handelaren: Bij aanschaf grote partijen door één koper (bedragen van minimaal€ 300,-) mag 10% korting worden gegeven. Tot slot : kleine artikelen die na langere tijd nog niet zijn verkocht kunnen geplaatst worden met korting in de koopjeskast (bij de entree) .

9

Overige groepen De groep “koffietafel” Tot de taken van deze groep horen onder meer: • zorgdragen voor een goede ontmoetingsplek • aankleding koffietafel en balie • introductie nieuwe winkelmedewerkers • aandacht voor lief en leed • voorraad koffie, thee, enzovoorts • een overzichtelijke balie en opgeruimd kantoor • begeleiding maatschappelijke stages

10

Protocol richtlijnen m.b.t. het bestuur en beheer van de Kringloopwinkel. Algemeen. De Hervormde Gemeente Renswoude is in juridische zin eigenaar en exploitant van de Kringloopwinkel (hierna: KR). Het dagelijks beheer is gedelegeerd aan de werkgroep KR. De exploitatie van de KR maakt deel uit van de financiële verantwoording van de kerk. Gezien de toename van het financiële belang en de omvang van de geldstromen zijn door het College van Kerkrentmeesters (hierna: CvK) richtlijnen voor het beheer van de reserves, fondsen en voorzieningen van de KR vastgelegd. De vrijwilligers vallen onder de verantwoordelijkheid van het CvK en de kerk is risicodragend voor alle rechtshandelingen die er binnen de KR gebeuren. Rechtshandelingen, het aangaan van huurovereenkomsten, het openen van bankrekeningen, het aangaan van· investeringsverplichtingen boven € 2500, - enz. zijn voorbehouden aan de voorzitter en secretaris van het CvK (gezamenlijk).

Werkgroep De werkgroep KR heeft de dagelijkse leiding. De werkgroep KR bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en drie leden. Van de werkgroep zijn de helft, plus één lid van de PKN Hervormde Gemeente Renswoude, hierbij inbegrepen de voorzitter, secretaris en penningmeester. Een lid van het CvK wordt toegevoegd als lid van de werkgroep KR. Het CvK is verantwoordelijk voor de voortgang en opvolging van de werkgroep van de KR. Bij het ontstaan van een vacature in de werkgroep, doet de werkgroep een voordracht aan het CvK. De benoeming van een werkgroep lid is voorbehouden aan het CvK.

Overleg Tweemaal per jaar vindt er afstemmingsoverleg plaats tussen de werkgroep van de KR en het CvK. 1e overleg in februari, gelijk met de behandeling van de concept jaarrekening, 2e overleg in oktober/november, gelijk met de behandeling van de concept begroting.

Verzekeringen De Hervormde Gemeente Renswoude is verantwoordelijke voor de verzekeringen De premiebetaling geschiedt door de KR. Vrijwilligers zijn zelf verantwoordelijk voor de verzekering van de privé auto bij gebruik van de privé auto ten behoeve van de KR. Hiervoor wordt op basis van het aantal gereden kilometers een adequate vergoeding verstrekt. Hiervoor moet een declaratie ingevuld worden, vergoeding is 19 cent per km. 11

Financiën. Jaarlijks wordt een begroting opgesteld door de KR waarin is opgenomen een overzicht van de investeringswensen. De begroting wordt besproken in het overleg met het CvK. Een extract van de begroting van de KR wordt opgenomen in de begroting van het CvK en voorgelegd aan de kerkenraad ter vaststelling. De penningmeester van de KR en de penningmeester van het CvK zijn samen de gemachtigden voor de rekening waarop de gelden van de KR worden gestort en betaald. Bij uitgaven boven € 2500,- is afstemming met het CvK noodzakelijk. De werkgroep KR legt jaarlijks via het financieel exploitatieoverzicht verantwoording af van haar activiteiten. Ieder boekjaar wordt er een jaarrekening gemaakt welke voor 1 februari van het volgende jaar bij het CvK wordt ingediend. De penningmeesters van het CvK en de werkgroep KR maken een afspraak over de wijze waarop de verantwoording wordt opgesteld. Het CvK neemt deze financiële verantwoording op in haar jaarrekening. De jaarrekening van het CvK, inclusief de exploitatie van de KR, wordt gecontroleerd door een onafhankelijke externe controlecommissie. De penningmeester van de KR wordt na de controle van de exploitatierekening van De Hervormde Gemeente Renswoude gedechargeerd voor het beheer en het gevoerde beleid. Door de kerkenraad wordt de jaarrekening vastgesteld.

Goede doelen: De netto opbrengsten komen ten goede aan de Hervormde Gemeente Renswoude waarbij het CvK de concrete doelen bepaald. De KR verleent haar medewerking aan de jaarlijkse bazaar van de Hervormde Gemeente Renswoude.

12

Reglement werkgroep Kringloopwinkel Renswoude. Uitgangspunt van dit reglement is "protocol richtlijnen m.b.t . het bestuur/beheer van de KR". 1.

Het bestuur van de kringloopwinkel wordt gevormd door het College van Kerkrentmeesters van Hervormde Gemeente Renswoude . De organisatie van de operationele werkzaamheden is gedelegeerd aan een werkgroep.

2.

Deze werkgroep KR bestaat uit 5 tot 7 leden.

3.

Er zijn de volgende functies: • voorzitter • penningmeester • secretaris • afgevaardigde CvK • Algemeen lid* winkelzaken/ magazijn & montage • algemeen lid (vacant) * = Aanspreekpunt voor technische zaken, winkelzaken, magazijn, montage en inname.

4.

De zittingsduur bedraagt 4 jaren. Werkgroep leden kunnen voor 1 periode worden herbenoemd en dus maximaal 8 jaren aaneengesloten lid zijn van de werkgroep.

5.

Werkgroep leden dienen bij benoeming tenminste 6 maanden actief betrokken te zijn bij de kringloopwinkel.

6.

Om te voorkomen dat teveel kennis ineens verdwijnt, wordt een rooster van aftreden gehanteerd.

7.

De voorzitter is verantwoordelijk voor externe contacten en pr.

8. • • • • • •

De penningmeester draagt zorg voor: storting van de winkelopbrengsten op de bankrekening betaling van facturen opmaken van financiële overzichten beheer van de prijstangen, inclusief voorraad stickervellen contacten met verhuurder en energieleveranciers contact met CVK

• • • • • • • • • • • •

Het secretariaat draagt zorg voor: agenda en verslaglegging vergaderingen opstellen van kwartaalroosters aankondigingen van bijzondere openingstijden beheer archief beheer website afhandeling correspondentie afhandeling email actualiseren prijslijsten actualisering medewerker lijst t.b.v. verzekering regelmatige berichtgeving in “De 5 Gemeenten” nieuwsbrieven ten behoeve van medewerkers voorraad en actualisering visitekaartjes

9.

13

• • •

beheer en actualisering documenten (protocollen, reglementen etc.) voldoende voorraad winkelformulieren sleutelbeheer

• •

Afgevaardigde CvK zorgt voor: het onderhouden van de contacten met de kerkrentmeesters vrijwilligers coördinatie

• • • • •

Algemeen lid winkel zaken draagt zorg voor: staat van onderhoud winkel (regelen van) kleine reparaties staat van onderhoud kachel, waterleiding buitenaanzien van de winkel contactpersoon productgroep medewerk(st)er/ overige verkoopmedewerk(st)er

10.

11.

12. • • • • • • •

13.

Algemeen lid magazijn & montage en inname draagt zorg voor: het sorteren van ingebrachte goederen naar productgroep montage van ingebrachte meubelen het (in overleg met de product verantwoordelijke) afprijzen van meubelen die langer dan 6 weken staan en/óf het wisselen van meubelen bij voldoende aanbod regelmatige afvoer van onverkoopbare artikelen naar de milieustraat een regelmatig overleg met de rijploeg over de verwachte inbreng van goederen een consequente indeling van de werkplaats en de staat van de gereedschappen de contacten met de oud-papier-ploeg en externe experts.

Dit reglement is gewijzigd en opnieuw vastgesteld op 11-09-2021

14