Jaarstukken 2023 ODRU (met was getekende controleverklaring)
Tekst van het document
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
29/04/2024 d.d. ...................
Jaarstukken 2023 • Jaarverslag • Jaarrekening
ve 9.0 Omgevingsdienst regio Utrecht Vastgesteld op 11 april 2024 INT20-2010/4113
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
Colofon opgesteld door
Planning & Control & Communicatie
beoordeeld door
directeur d.d. 7 maart 2024
besproken door
dagelijks bestuur d.d. 21 maart 2024
vastgesteld door
algemeen bestuur d.d. 11 april 2024 onder voorbehoud afgifte controleverklaring door de accountant in verband met de rechtmatigheidsverantwoording.
aangepast door
Planning & Control aanpassing betreft tekstuele aanpassing in verband met de rechtmatigheidsverantwoording in hoofdstuk 11
beoordeeld door
Secretaris van het bestuur d.d. 23 april 2024
Kenmerk
INT20.1010-2087
Contactpersoon
Planning & Control
ODRU
Archimedeslaan 6, 3584 BA Utrecht
Copyright
© Omgevingsdienst regio Utrecht
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
2 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
Inhoudsopgave 0.
Toelichting op de jaarstukken ..................................................................................... 4
1.
Fundering vernieuwd ................................................................................................... 6
DEEL 1: JAARVERSLAG .................................................................................................................. 6 2.
Koers 2023-2027 ........................................................................................................... 7
3.
Klachtafhandeling ...................................................................................................... 10
4.
Financiële samenvatting ............................................................................................ 11
5.
Verplichte paragrafen ................................................................................................ 13
DEEL 2: JAARREKENING ............................................................................................................... 23 6.
Overzicht van baten en lasten 2023 .......................................................................... 24
7.
Toelichting op overzicht van baten en lasten 2023 .................................................. 25
8.
Balans per 31 december 2023 ................................................................................... 32
9.
Waarderingsgrondslagen .......................................................................................... 34
10.
Toelichting op de balans ........................................................................................... 36
11.
Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................. 43
12.
Bijlage Overzicht van baten en lasten per taakveld.................................................. 46
13.
Bijlage SISA-verantwoordingsinformatie .................................................................. 47
14.
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ............................................. 49
BIJLAGEN ....................................................................................................................................... 54 Bijlage 1 Urenverantwoording ........................................................................................................ 55 Bijlage 2 Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven ........................................................................ 57
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
3 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
0.
Toelichting op de jaarstukken
De zorg voor een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving wordt steeds belangrijker en complexer. We zijn met steeds meer mensen. De overheid moet keuzes maken voor het optimale gebruik van de fysieke leefomgeving. Tegelijkertijd wil zij ervoor zorgen dat onze kinderen in een gezonde omgeving opgroeien. Om lokale overheden hierbij te ondersteunen, is een goede Omgevingsdienst onmisbaar. Onze missie Vijftien gemeenten in de provincie Utrecht - Bunnik, De Bilt, De Ronde Venen, IJsselstein, Montfoort, Oudewater, Renswoude, Rhenen, Stichtse Vecht, Utrechtse Heuvelrug, Veenendaal, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede, Woerden en Zeist - hebben een deel van hun taken op het gebied van milieu en bouw ondergebracht bij de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU). De ODRU is adviseur, uitvoerder en toezichthouder van en voor deze gemeenten. Gezamenlijk werken wij aan een veilige, duurzame en gezonde fysieke leefomgeving voor onze inwoners en bedrijven. Dit doen wij op een maatschappelijk bewuste manier. Wij willen initiatieven voor bedrijven en inwoners mogelijk maken, binnen de bestaande regelgeving die er is om publieke waarden te beschermen en een gelijk speelveld te creëren. Wij werken vanuit onze kernwaarden: dichtbij, anticiperend, objectief, maatschappelijk bewust, samen en deskundig.
Kennisintensieve uitvoeringsorganisatie De ODRU is een proactieve, klantgerichte kennisintensieve uitvoeringsorganisatie. Onze experts werken in opdracht van de deelnemende gemeenten en trekken als een gelijkwaardige partner met hen op. Met in 2023 141 vaste (peildatum 31-12-2023) en 111 ingehuurde (minimaal 100 uur gewerkt) medewerkers ondersteunt de ODRU de gemeenten in samenwerking met andere organisaties, zoals de veiligheidsregio, Waterschappen en GGD, bij hun milieu- en omgevingstaken. Dat doen wij met een breed aanbod van producten en diensten op het gebied van bodem, milieu-, bouw- en woningtoezicht, vergunningen en meldingen, geluid en lucht, natuur- en milieueducatie, ruimtelijke ordening, klimaat, energie en duurzaamheid. Onze dienstverlening bestaat uit vergunningverlening, toezicht en handhaving en het beschikbaar stellen van expertise en advies. Daarbij horen ook de vier Natuur- en duurzaamheidscentra (NDC’s) in Maarssen, Wilnis, Woerden en Zeist. Algemeen De vijftien gemeenten vormen samen de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Regio Utrecht. Deze bepaalt in artikel 36 dat het algemeen bestuur (AB) de jaarstukken, voorzien van een controleverklaring, uiterlijk op 1 juli vaststelt. Na vaststelling stuurt het dagelijks bestuur (DB) binnen veertien dagen de jaarstukken naar de raden van de eigenaar-gemeenten en Gedeputeerde Staten van de Provincie Utrecht.
De datum van vaststelling van de jaarstukken 2023 is gepland op 11 april 2024. Met ingang van 19 juni 2012 is de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst regio Utrecht ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 55523544 met als rechtsvorm: Publiekrechtelijke rechtspersoon; Openbaar Lichaam op basis van gemeenschappelijke regeling. Alle bedragen in de jaarrekening zijn exclusief btw. De ODRU is door de Belastingdienst aangemerkt als ondernemer in de zin van de Wet op de Omzetbelasting. Hierdoor worden alle facturen die wij voor onze dienstverlening verzenden, verzwaard met het geldende tarief voor de omzetbelasting. Zelf kunnen wij geen beroep doen op het btw-compensatiefonds. Verder is het officiële standpunt van de Belastingdienst (in 2016 ontvangen), dat de ODRU géén activiteiten verricht die vennootschapsbelastingplichtig (VpB) zijn. Al onze activiteiten in 2023 waren vrijgesteld van VpB.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
4 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
Accountant en auditcommissie Conform het controleprotocol dat het algemeen bestuur op 15 december 2022 vaststelde, heeft de accountant de jaarrekening gecontroleerd op getrouwheid en conform de richtlijnen van de verslagleggingsregels Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). In november 2023 vond de interim-controle plaats door de accountant. De uitkomsten zijn uitgewerkt in de managementletter en op 8 februari 2024 is het dagelijks bestuur hierover geïnformeerd. Het algemeen bestuur heeft uit zijn midden een auditcommissie aangewezen. Het reglement van de auditcommissie is op 16 april 2015 vastgesteld. De auditcommissie adviseert het algemeen bestuur over onder andere de jaarstukken en speelt een rol bij verbeteringen in sturing en opzet van de financiële bedrijfsvoering. Leeswijzer De jaarstukken 2023 bestaan uit twee onderdelen: het jaarverslag en de jaarrekening (artikel 24 lid 1 BBV). Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen. In hoofdstuk 2 komt de Koers 2023-2027 middels programmaverantwoording per themaplan met een terugblik over 2023 en vooruitblik naar 2024 aan de orde, in hoofdstuk 3 klachtafhandeling en in hoofdstuk 4 de financiële samenvatting. Hoofdstuk 5 bestaat uit de verplichte paragrafen met verantwoordingsinformatie die zijn voorgeschreven in artikel 9 van de BBV.
De jaarrekening omvat de hoofdstukken 6 t/m 14 met het overzicht van baten en lasten, de toelichting op baten en lasten, de balans en de toelichting als ook de rechtmatigheidsverantwoording, de SISAverantwoordingsinformatie en de controleverklaring van de onafhankelijke accountant. In de bijlagen zijn opgenomen: in 1) Urenverantwoording en in 2) Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
5 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
1.
Fundering vernieuwd
Eindelijk werd het voor iedereen echt duidelijk: de Omgevingswet zou na afloop van het jaar 2023 direct worden ingevoerd. Dat gaf zowel bij de ODRU als bij de gemeenten en andere partners een extra boost om de voorbereidingen – die al zoveel jaar liepen – klaar te hebben. Dat hebben we gedaan. We hebben daarbij ook erkend dat het onmogelijk is om alles tot in elk detail te overzien. Daar is de verandering nu eenmaal te groot en te ingewikkeld voor. We hebben een stevig fundament gelegd en rekenen erop dat er begin 2024 nog kinderziektes aan het licht zullen komen. Ook daar hebben we ons op voorbereid. Koers Een ander onderdeel van het fundament van de ODRU voor de komende jaren is de koers voor de organisatie. Die werd in 2023 herijkt en vastgesteld door het bestuur. Hiermee hebben we houvast en richting. En dat is juist de komende jaren belangrijk. Want wat de samenleving vraagt van Omgevingsdiensten is sterk aan het veranderen. Van ons wordt iets extra’s verwacht waar het gaat om onze veilige, duurzame en schone leefomgeving. Meer dienstverlening, meer kennis van meer onderwerpen, meer samenwerking en betere informatievoorziening aan inwoners en bedrijven. Nieuw zaaksysteem Het belangrijkste technische hulpmiddel dat we hiervoor hebben is ons zaaksysteem. In 2023 voerden we een nieuw zaaksysteem in.
Dat was voor ons een ingrijpende operatie die met veel inzet van onze collega’s geslaagd is. Met dit nieuwe zaaksysteem kunnen we de komende jaren vooruit. Eén Omgevingsdienst Utrecht En we willen onze fundering op nog meer punten vernieuwen om in de veranderende maatschappelijke vraag te voorzien. Daarom legden we samen met onze collega’ s van de RUD aan de beide besturen het plan voor om samen de Omgevingsdienst Utrecht te gaan bouwen. De beide besturen gaven de opdracht om het plan uit voeren. We willen per 1 januari 2026 de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht in bedrijf hebben en de bestaande omgevingsdiensten daarin op laten gaan. Daarvoor zijn komend anderhalf jaar nog wel meerdere bestuurlijke en politieke besluiten nodig. De collega’s van beide organisaties zijn blij met de duidelijke keuzes van hun besturen en pakken de uitdaging enthousiast aan. Gewenste productie gehaald, toch een negatief resultaat Het versterken van de fundering deden we, terwijl daar bovenop - “in het gebouw” - gewerkt werd om de producten en diensten te leveren die van de ODRU verwacht werden. Een groot deel van het jaar zag het ernaar uit dat we de resultaten niet helemaal zouden halen en dat we met een financieel tekort het jaar zouden afsluiten. Door een flinke eindspurt en wat kleine meevallers is het toch gelukt om de begrote productie vanuit het uitvoeringsprogramma te halen.
En daar zijn we met alles wat we aan de fundering hebben gedaan trots op. Een forse tegenvaller is dat we voor het eerst een voorziening hebben moeten opnemen voor bovenwettelijke verlofdagen die medewerkers nog niet hebben opgenomen. Hierdoor zijn we ondanks alle inspanningen op een negatief resultaat uitgekomen.
Arnold van Vuuren, secretaris en directeur
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
6 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
2.
Koers 2023-2027
Wij zijn voor onze gemeenten het kenniscentrum op het gebied van milieu en duurzaamheid. Wij voeren in mandaat VTH-taken in het omgevingsrecht uit. Zo luidt de ambitie in onze strategische Koers. Onze kernwaarden samen, dichtbij, deskundig, anticiperend, objectief en maatschappelijk bewust stonden en staan nog steeds stevig overeind. Zij zijn de blijvende basis van waaruit we werken aan onze missie: een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving voor inwoners en bedrijven. Koers 2023-2027 Op 6 juli 2023 is onze herijkte koers voor 2023-2027 vastgesteld door ons bestuur. We bouwen hiermee voort op de koers uit vorige periodes en geven daarvan een actualisatie. Dat is nodig door externe ontwikkelingen die veel invloed hebben op het werk van de ODRU en omdat de ODRU en de gemeenten zich ontwikkelen. De ontwikkelingen geven nieuwe accenten voor de publieke opgaven waar de vijftien aangesloten gemeenten en de ODRU voor staan. In onze Koers vindt u onze ontwikkelagenda. De volledige tekst van de Koers van 2023-2027 kunt u nalezen op onze website onder bestuursstukken bij “Ons bestuur”. Hieronder praten wij u bij over thema’s voortvloeiend uit onze Koers 20192022 en onze ontwikkelagenda, voortvloeiend uit onze Koers 2023-2027. Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging bouw (WKB) Op 1 januari 2024 is de Omgevingswet en WKB in werking getreden.
Het programma is inmiddels overgedragen aan de lijnorganisatie. In 2023 hebben onze collega’s, samen met onze samenwerkingspartners, hard gewerkt om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. • • • • •
Collega’s hebben actief bijgedragen aan de intentieovereenkomst en uitvoeringsafspraken om te zorgen voor heldere afspraken in de regio. Er zijn aanvullende afspraken voor omgevingsdiensten met deelnemers in samenspraak opgesteld. Vanuit de vraag van twee gemeenten is er een project opgezet om als omgevingsdienst en gemeenten themagewijs te bouwen aan inhoud voor het omgevingsplan. Collega’s hebben actief bijgedragen aan ontwikkeling van het regiebureau RHBO om te zorgen voor een vangnet bij issues na inwerkingtreding. Afspraken gemaakt tussen ODRU en gemeenten over monitoring structurele gevolgen Omgevingswet.
•
Afspraken gemaakt tussen ODRU en gemeenten over de rol van ODRU en invulling van die rol bij leges.
• •
Advies op behandeldienstinstellingen van gemeenten. Maandelijks afstemming met de gemeentelijk projectleiders Omgevingswet voor eenduidige implementatie.
•
De mandaatregeling waarin staat welk mandaat de gemeenten geven aan de ODRU is op de Omgevingswet aangepast en al zo veel mogelijk in lijn met wat er in het IBP-VTH werd ontwikkeld voor een meer landelijk uniforme mandaatregeling.
Wat hebben wij intern gedaan? • Aanpassing van processen, sjablonen en zaaksysteem op de Omgevingswet. • Bijscholing en oefening van collega’s met praktijkcasussen. ICT en digitalisering • • •
Wij hebben alle telefoon en laptops van onze vaste medewerkers vervangen. In april 2023 is ons nieuwe zaaksysteem live gegaan. De voorbereidingen maar ook de implementatie hebben een investering van onze collega’s gevraagd. We zijn voortdurend bezig om onze werkprocessen te bekijken en waar mogelijk te digitaliseren. In 2023 is vooral ingezet op werkprocessen voor onze afdeling HRM.
Arbeidsmarktcommunicatie We hebben in 2023 extra ingezet op het vinden van nieuwe medewerkers.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
7 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
•
We hebben een 10 puntenplan gemaakt voor een sterkere positie op de arbeidsmarkt.
•
We hebben onderzocht of we ons functiehuis moeten verzwaren.
Duurzame bedrijfsvoering Ambitie van de ODRU is klimaatneutraal in 2030. Onze CO² -footprint geeft inzicht in onze uitstoot. Onze grootste uitstoot wordt veroorzaakt door ons woon-werkverkeer (ca 60%), dan ingekochte elektriciteit plus warmte en op de derde plaats het zakelijk verkeer. Meer informatie hierover is opgenomen in het sociaal jaarverslag. • Woon-werkverkeer is in 2023 geëvalueerd. Dit wordt samen met de RUD verder opgepakt (In het kader van de verkenning om samen verder te gaan als één omgevingsdienst voor de regio Utrecht). Wat is er nog meer gedaan vanuit onze intern ontwikkelplan? • • •
•
De organisatiestructuur is aangepast. De werkprocessen voor de primaire processen zijn beschreven en vastgelegd in een procesbeheerapplicatie. De verandering van een taak- naar procesgerichte organisatie is echt in gang gezet. De invoering van het zaaksysteem Rx Mission en de Omgevingswet dwongen ons om anders naar het werk te kijken. Namelijk meer in volgordelijkheid, integraliteit en vanuit de keten binnen ons werk. Administratieve taken HRM, financiën en inkoop zoveel mogelijk vereenvoudigd en geautomatiseerd.
De ODRU stuurt steeds meer op uniforme afspraken • Begin 2023 heeft er een evaluatie plaatsgevonden met regievoerders en op basis daarvan is het UVP proces aangescherpt. • • •
De Producten Diensten Catalogus (PDC) is vernieuwd en vereenvoudigd. Een stagiair deed onderzoek bij gemeenten naar hoe zij meer op hoofdlijnen kunnen contracteren, zodat dit vanaf 2024 bijdraagt aan minder administratieve last voor de ODRU. Landelijk is beschreven wat de wettelijke basistaken zijn. We voerden in 2023 gesprekken met gemeenten die nog niet alle basistaken aan ons hadden overgedragen. Het gaat hier vooral om de sloopmeldingen asbest. Inmiddels hebben 13 van de 15 gemeenten de basistaken bij ons belegd. En de laatste twee volgen in 2024.
Interbestuurlijk toezicht programma (IBP) ter versterking VTH De ODRU voldoet, zoals het er nu uit ziet, niet aan drie van de zes criteria voor robuustheid. Dat zijn: 1. Omzet van minimaal € 16,5 miljoen aan milieutaken. 2. Inhoudelijk een samenhangend werkgebied. 3. Voldoen aan de kwaliteitscriteria. Dit betekent dat de ODRU op dit moment onvoldoende robuust is. Samen met de RUD Utrecht zouden we dat wel zijn, in ieder geval voor punt 1 en 2. Dit onderstreept het belang van de weg die we samen met de RUD al ingeslagen hebben: het verkennen van de mogelijkheden om samen verder te gaan in één omgevingsdienst voor de regio Utrecht. Routekaart naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht In december 2023 zijn de algemeen besturen van de ODRU en RUD akkoord gegaan met de route om samen per 1 januari 2026 de Omgevingsdienst Utrecht te vormen. In die route zijn ook de momenten opgenomen waarop bestuurscolleges, gemeenteraden en provinciale staten besluiten voorgelegd krijgen. De intentie om steeds meer samen te doen, is er al langere tijd. De stap richting 1 robuuste omgevingsdienst komt voort uit de wens om ook in de toekomst de gevraagde producten en diensten te kunnen leveren en een rol te kunnen spelen bij bijvoorbeeld klimaat- en duurzaamheidsopgaven van onze deelnemers.
Door kennis, ervaring en middelen samen te voegen en de grenzen binnen de provincie op te heffen, ontstaat er een robuuste omgevingsdienst die meer kan betekenen voor gemeenten, provincie, inwoners, bedrijven, natuur, milieu en leefomgeving. Voor meer informatie verwijzen we u door naar ons sociaal jaarverslag.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
8 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
Voor het IBP hebben wij een SPUK subsidie ontvangen. Het overgrote deel is benut voor opleidingen en het project kwaliteitscriteria. In de herziening van het plan is het project voor het verkennen van de fusie toegevoegd. Dit is specifiek voor fase 1 voor het dekken van de uren van medewerkers die input leveren. We hebben tot 31-12-2024 om het overige budget te besteden. Kwaliteitscriteria Kwaliteitscriteria zijn landelijke criteria die bedoeld zijn om de uitvoering van de Vergunningverlening Toezicht en Handhaving (VTH) taken te professionaliseren en de kwaliteit in de organisatie te borgen. Per deskundigheidsgebied (bijvoorbeeld vergunningverlening bouwen en ruimtelijke ordening) zijn eisen gesteld aan de minimale deskundigheid waar de organisatie over moet beschikken. De organisatie voldoet aan de eisen als zij een minimum aantal medewerkers heeft dat aan de genoemde deskundigheidseisen voldoet. De eisen gaan over de opleiding, werkervaring, kennis en vlieguren van de medewerker. In 2023 hebben wij een nulmeting uitgevoerd. Voor het vervolg focussen we ons op het uitrollen van het verbeterplan. Zo gaan we in 2024 een ontwikkeltraject in waarbij we ons als organisatie verder ontwikkelen richting het gewenste niveau.
Dan gaat het onder andere om opleiding en ontwikkeling (opleidingsplan), maar bijvoorbeeld ook dat we van onze inhuurkrachten voortaan gaan vragen en vaststellen dat ze bijdragen aan de robuustheid van de organisatie. Ook bij nieuwe medewerkers die bij de ODRU in dienst komen, betrekken we de kwaliteitscriteria. Uitvoerings- & Handhavingsstrategie (U&H) De U&H-strategie beschrijft op hoofdlijnen (op strategisch niveau) hoe we onze VTH-instrumenten inzetten bij de uitvoering van de taken die de ODRU en RUD uitvoeren namens de gemeenten en de provincie Utrecht. De U&H-strategie is een kader en houvast om eenduidig en efficiënt te kunnen werken in de regio. We zetten hiermee een stap verder in de samenwerking in de regio. De U&Hstrategie zorgt voor een gelijk speelveld in de uitvoering van VTH-taken, die bij de omgevingsdiensten zijn gelegd. Verlenging en aanscherping van de U&H-strategie In eerste instantie werd de U&H-strategie vastgesteld voor de periode 2022-2023. Met het idee dat er een vervolg zou komen voor de jaren 2024 en verder. Door het uitstel van de Omgevingswet, de aanhoudende capaciteitsproblemen en de ontwikkelingen in het Interbestuurlijk Programma VTH (IBP) is dit te ambitieus gebleken. Daarnaast is de huidige strategie nog voldoende actueel en ambitieus voor de komende jaren.
Daarom is aan het algemeen bestuur voorgesteld om de huidige U&Hstrategie te verlengen tot en met 31 december 2025. Vanuit juridisch oogpunt zijn daarbij een paar aanscherpingen gedaan, namelijk het toevoegen van een richtlijn dwangsombedragen en termijnen voor overtredingen binnen het taakveld energie en de aanpassing van de Landelijke Handhavingsstrategie (LHS) naar de Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht (LHSO). Het AB heeft hierover positief geadviseerd naar de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten. Het is nu aan de gemeenten om deze verlenging en aanscherping van de U&H-strategie vast te stellen en te publiceren. In de tussentijd werken we aan de doorontwikkeling van de U&H-strategie. Dat doen we in de vorm van een doorontwikkelagenda. De ambities hiervoor zijn inmiddels breed verzameld binnen de regio. In de doorontwikkelagenda vatten we deze ambities samen en brengen we prioritering aan in de (VTH-)inzet van de Utrechtse regio. Onderdeel van de doorontwikkeling is het opstellen van een nieuwe U&H strategie, die in 2026 in zal gaan. Voor meer inhoudelijk informatie over onze werkzaamheden in 2023 kunt u terecht bij ons sociaal jaarverslag.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
9 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
3.
Klachtafhandeling
Aantal klachten In 2023 zijn drie klachten over een gedraging van een medewerker van de ODRU of over het (niet) handelen van de ODRU als bestuursorgaan via de formele procedure behandeld en in behandeling gegeven aan de externe klachtbehandelaar. In twee gevallen heeft dit geleid tot een oordeel. Het derde klachtonderzoek is per februari 2024 nog niet afgerond. Aard, uitkomst en opvolging van de klachten a) Eerste klacht Medewerkers en de directie van de ODRU reageerden onvoldoende adequaat en onvolledig op informatieverzoeken en een ingediend verzoek op basis van de Wet open overheid (Woo-verzoek) was in zijn geheel genegeerd. De klacht van betrokkene is deels gegrond verklaard. De ODRU heeft werkwijzen aangepast om adequater en duidelijker met burgers/belanghebbenden te communiceren over gevraagde documenten, alert te zijn op Woo-verzoeken en het proces omtrent indienen en afhandeling ervan goed te communiceren via de website van de ODRU. b) Tweede klacht De tweede klacht had betrekking op het handelen en communiceren van een medewerker van de ODRU, alsmede op de informatievoorziening van de ODRU zelf. Onderzoek heeft uitgewezen dat de klacht met name is ontstaan door miscommunicatie die klager het gevoel gaf met argwaan benaderd te worden door een medewerker van de ODRU. De klacht was gegrond.
De ODRU heeft de casus gebruikt om met collega’s en onderling te bespreken hoe op de beste manier gecommuniceerd kan worden. Daarnaast heeft de ODRU een standaard berichtgeving aangepast naar aanleiding van het geleerde in deze zaak. c) Derde klacht De derde klacht bevindt zich in een afrondende fase. Deze klacht is eind december ingediend en had betrekking op het taalgebruik in de brief, het handelen en communiceren van een medewerker en onvoldoende informatie over de ODRU. De eerste twee onderdelen zijn ongegrond verklaard en het laatste deel is gedeeltelijk gegrond verklaard.
Informele behandeling Na ontvangst van een klacht wordt geprobeerd om eerst in gesprek te gaan met de klager. We kijken met de klager of deze een formele klachtenprocedure nodig vindt of dat we de klacht zonder formele procedure kunnen afhandelen. In zo’n geval nemen we geen formeel besluit over het ontvankelijk of gegrond zijn van de klacht en zorgen wel dat we ervan leren. Meer begrip Het aandachtig luisteren naar klager en diens ongenoegen serieus nemen, leidt vaak tot een bevredigende oplossing van de klacht. Als we onze manier van handelen uitleggen en de achtergrond en omstandigheden toelichten, ontstaat bij klagers vaak meer begrip. Omgekeerd geldt dat bij de betrokken medewerkers, soms in een gesprek met de directeur, leidinggevende of met de externe klachtenbehandelaar, meer inzicht ontstaat in waarom hun gedrag tot een klacht kon leiden. Formele behandeling In de formele procedure kan een klager de klacht mondeling toelichten. Ook de betrokken medewerkers worden gehoord. Op basis van alle verzamelde informatie geeft de externe functionaris, die de klacht behandelt, een advies aan de directeur en/of het bestuur van de ODRU. Deze neemt vervolgens een besluit en de klager krijgt daarover een brief.
Naast de behandeling van de klacht neemt de directeur eventueel verbetermaatregelen op basis van het advies van de externe klachtbehandelaar die een reflectie op de klachten bevat en hoe deze kunnen bijdragen aan een verbetering van de dienstverlening. Nationale ombudsman Als een klager het niet eens is met hoe de klacht is behandeld, kan deze zich richten tot de Nationale Ombudsman. Dat kan hij doen tot één jaar na de formele klachtafhandeling.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
10 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
4.
Financiële samenvatting
In 2023 is er een negatief resultaat van €643.754 behaald. Het resultaat is €149.254 lager dan de eerste bijgestelde begroting 2023 (zie tabel 1). Het algemeen bestuur besluit over de bestemming van het negatieve resultaat ad €643.754 conform artikel 32 uit de Gemeenschappelijke regeling (GR). Vanuit bestemmingsreserves is er €362.826 onttrokken ter dekking van de gerelateerde kosten die in 2023 zijn gemaakt. Resultaat 2023 (in euro's)
Bijgestelde begroting 2023
Begroting 2023
Realisatie 2023
Totale baten
15.509.000
21.183.300
20.858.326
Totale lasten
Verschil -324.974
15.509.000
21.737.000
21.533.607
-203.393
Saldo van baten en lasten
-
-553.700
-675.280
-121.580
Toevoeging aan reserves
-
331.300
331.300
-
Onttrekking uit reserves
-
390.500
362.826
-27.674
-
-494.500
-643.754
-149.254
Resultaat Tabel 1: Resultaat 2023
Het hogere gerealiseerde negatieve resultaat ten opzichte van de bijgestelde begroting is vooral het gevolg van een voorziening die de ODRU heeft moeten treffen voor het bovenwettelijk verlof van de medewerkers. In hoofdstuk 7 worden de baten en lasten nader gespecificeerd en toegelicht. Onze medewerkers hebben een grote bijdrage geleverd aan de omzet. Ondanks de grote inzet van de medewerkers is het ons niet gelukt om de declarabiliteitsnorm te halen (norm is 1.350 uur voor vaste medewerkers en de realisatie is 1.274 uur). De declarabiliteit ligt wel hoger dan in 2022. In 2022 lag de declarabiliteit op 1.246 uur. De hogere declarabiliteit komt voor een deel doordat het verzuim lager was dan in 2022 (in 2023: 4,8% en in 2022: 6,2%). Daarnaast was er in de laatste maanden van 2023 sprake van een hogere declarabiliteit doordat er minder verlof is opgenomen. Dat uiteindelijk de norm toch niet gehaald is komt doordat in de eerste maanden van 2023 de declarabiliteit lager is geweest door vooral de introductie van een nieuw zaaksysteem. De geactualiseerde notitie ‘Weerstandsvermogen en Risicomanagement 2024’ is op 14 december jl. in het algemeen bestuur besproken. In de notitie zijn de risico’s in kaart gebracht en een berekening gemaakt van de benodigde omvang van de weerstandscapaciteit.
De ratio voor het benodigde weerstandsvermogen moet conform bestuursbesluit tussen de bandbreedte van 1,0 en 1,4 liggen. Begin 2024 hebben wij de risico’s herzien. De minimaal benodigde weerstandscapaciteit komt nu uit op €867.000. Dit komt neer op een wenselijke weerstandscapaciteit van minimaal €867.000 en maximaal €1.213.800. Eind 2023 bedroeg de weerstandscapaciteit €1.091.000 en daarmee bevindt de ratio van 1,26 zich nu binnen de afgesproken bandbreedte. Bij dekking van het negatieve resultaat van 2023 uit de aanwezige weerstandscapaciteit zakt de ratio weerstandsvermogen naar 0,52. De liquiditeitspositie is nog steeds op orde. De kosten in het kader van projecten gefinancierd uit de bestemmingsreserves zijn, met uitzondering van de Omgevingswet, gelopen volgens de begroting. Het totaal aantal uren dat in 2023 is gecontracteerd, was 197.518 (zie tabel 2 'Totaal urenoverzicht'). De gegarandeerde uren uit de dienstverleningsovereenkomsten (DVO) met de gemeenten hebben hierin het grootste aandeel. Naast de gegarandeerde uren in de vastgestelde uitvoeringsprogramma’s (UVP) hebben we te maken met tijdelijke en projectbudgetten. De tijdelijke uren zijn bij de gegarandeerde uren opgeteld, omdat deze dezelfde financieringsstructuur hebben. De projectbudgetten komen vaak bij de gemeenten uit een ander budget dan milieu (bouwen, ruimtelijke ordening et cetera).
Het laatste onderdeel van tabel 2 toont de aanvullend afgenomen uren in 2023. Dit is opgebouwd uit taken en diensten die aanvullend zijn gecontracteerd op het UVP. Ook de projecten die zijn doorgezet vanuit 2022 (balansuren) maken onderdeel uit van de extra afgenomen uren in de contracturen.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
11 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
Urenrapportage
Contract uren 2023
Bijgestelde Gerealibegroting seerde 2023 (uren) uren 2023
Verschil gerealiseerd vs contract
Realisatie 2023 (in euro's)
1 Jaarlijks Uitvoeringsovereenkomst (UVP): DVO (G) & Tijdelijk budget (T)
161.342
162.500
167.208
5.866 € 17.306.028
Projectbudget (P)
26.297
23.000
17.144
-9.153 € 1.774.404
5.325
7.000
8.251
2.926 €
849.854
4.554
-
754
-3.800
€
78.039
197.518
192.500
193.357
-4.161
€ 20.008.325
2 Aanvullend afgenomen: Aanvullend (A) Balans (B) Totaal Tabel 2: Totaal urenoverzicht
In totaal hebben wij 193.357 uur gerealiseerd, een onderschrijding van ruim 2% op de gecontracteerde uren. Vergelijken we dit met de uren uit de bijgestelde begroting, dan blijkt dat we 857 uur meer hebben gerealiseerd (verschil tussen kolom ‘Gerealiseerde uren 2023’ met kolom ‘Bijgestelde begroting 2023’). Bij een vergelijking met de uitvoeringsprogramma’s (UVP) en de uiteindelijke realisatie op totaalniveau per gemeente blijken de verschillen voor het merendeel van de gemeenten niet zo groot te zijn (zie bijlage 1). De gecontracteerde G&T uren zijn ruim gerealiseerd. De Projecturen zijn met 9.153 uur achtergebleven bij de contracturen. Dit wordt veroorzaakt doordat de ODRU moeite had met het aantrekken van personeel en ook het uitbesteed werk niet volledig is uitgevoerd door de opdrachtnemers. Ook zij kampten namelijk met capaciteitsproblemen. Daarnaast viel bij enkele gemeenten ook de vraag weg door problemen in de personele bezetting bij gemeenten. Dit beeld was ook in eerdere jaren zichtbaar. Begin 2024 hebben wij per gemeente de eindafrekening van de uren opgemaakt. De totale bijdrage van gemeenten en overige opdrachtgevers aan de ODRU bedraagt €20.008.325 (zie tabel 3). In bijlage 1 wordt dit nader toegelicht. Dekkingsmiddelen (in euro's)
Gemeente Bunnik Gemeente De Bilt Gemeente De Ronde Venen Gemeente IJsselstein Gemeente Montfoort Gemeente Oudewater Gemeente Renswoude Gemeente Rhenen Gemeente Stichtse Vecht Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Veenendaal Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Gemeente Woerden Gemeente Zeist Overige opdrachtgevers Totaal
Realisatie 2023 873.153 1.108.516 2.801.361 1.785.996 602.991 558.279 431.158 668.049 1.871.358 1.432.878 967.622 1.764.630 653.614 1.673.864 2.170.188 644.670 20.008.325
Tabel 3: Dekkingsmiddelen per gemeente en overige opdrachtgevers
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
12 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
5.
Verplichte paragrafen
5.1
Treasury/ financiering Het algemeen bestuur stelde in september 2017 het treasury-statuut vast. Hierin staat hoe de ODRU inhoud geeft aan treasury en financiering. Wij beperken onze interne liquiditeitsrisico’s zoveel mogelijk door onze treasury-activiteiten te baseren op bestaande activiteiten en informatie. Daarmee stellen wij een liquiditeitsprognose op. Valutarisico’s zijn binnen onze organisatie uitgesloten, doordat wij uitsluitend in euro’s leningen verstrekken, aangaan of garanderen. In onze liquiditeit is een vast patroon zichtbaar. Dit heeft te maken met de voorfacturatie per kwartaal. In 2023 hebben wij een liquiditeitsprognose gemaakt. Op grond hiervan bleek het niet nodig om leningen af te sluiten of gebruik te maken van kasgeldleningen. In 2023 hadden wij een strakke controle op de uitstaande vorderingen. Het goede betaalgedrag van de deelnemende gemeenten is het afgelopen jaar op hetzelfde niveau gebleven. Dit heeft bijgedragen aan een solide liquiditeitspositie.
5.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen geeft de relatie weer tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de ODRU beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiele betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. In het AB van 14 december 2023 is de notitie ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement 2024’ behandeld. Voor een nadere toelichting op dit onderwerp wordt verwezen naar dit document. Bij het opstellen van deze jaarrekening zijn de risico’s opnieuw bekeken en zijn twee risico’s herzien t.w. het risico op een hoger verzuim is bijgesteld waarbij de inschatting is dat de mogelijke schade op een hoger verzuim toeneemt waardoor het restrisico uitkomt op €136K. In de berekening van december was er geen restrisico opgenomen. Daarnaast is het risico op de berekening systematiek uurtarief herzien. In de notitie was hiervoor een restrisico opgenomen van €419K en dat risico is nu niet meer opgenomen omdat wijzigingen middels een nieuw berekend en vastgesteld uurtarief worden meegenomen in de bijgestelde begroting 2024. Het totale restrisico daalt daarmee van €1.150K naar €867K. Risicobeeld Het algemene risicobeeld ligt op een lager niveau dan in 2022.
Dit komt vooral door de hierboven beschreven risico ‘berekening systematiek voor het uurtarief’ dat niet meer opgenomen is als risico maar wordt meegenomen in de bijgestelde begroting 2024. Het grootste risico voor de ODRU is als er zich een ernstig beveiligingsincident voordoet waardoor de ICT omgeving niet beschikbaar is. Dit risico bedraagt €380.000 (is gestegen met €22.000 t.o.v. 2022). Zie hiervoor tabel 4. Advies over de weerstandscapaciteit De huidige beschikbare weerstandscapaciteit (die gelijk is aan de algemene reserve in 2023) van €1.091K is voldoende om het restrisico van €867K te dekken. De ratio voor de waardering van het restrisico komt uit op 1,26 (zie 5.2.4). Binnen het bestuur is afgesproken dat de ratio moet liggen tussen de 1,0 en de 1,4. Het huidige weerstandsvermogen is daarmee voldoende om eventuele restrisco’s op te vangen. Het ontstane negatieve jaarresultaat 2023 van €644K kan worden gedekt door de algemene reserve en/of eenmalige bijdrage door de gemeenten. Het advies is om de algemene reserve hiervoor aan te wenden en vervolgens deze algemene reserve door een extra eenmalige bijdrage van in totaal €420K van de gemeenten aan te vullen zodat de ratio 1,0 is (berekening: €1.091K -/- €644K = €447K. €447K + €420K = €867K). Het is aan het algemeen bestuur om hierover te besluiten.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
13 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
Berekening van het restrisico
Tabel 4: Risicomanagement
Berekening en waardering ratio weerstandsvermogen
Tabel 5: Weerstandsvermogen
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
14 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
5.3
Financiële kengetallen Kengetallen geven de verhouding weer tussen onderdelen van resultatenrekening en/of balans en helpen bij de beoordeling van onze financiële positie. Deze kengetallen geven inzicht in hoeveel ruimte er is om structurele en incidentele lasten te dekken. De verplicht op te nemen kengetallen staan in tabel 6 (artikel 111 van het BBV). Kengetallen
Realisatie 2022
a. Netto schuldquote b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen c. Solvabiliteitsratio d. Grondexploitatie e. Structurele exploitatieruimte f. Belastingcapaciteit
-4,81% -4,81% 21,07% n.v.t. -4,45% n.v.t.
Bijgestelde Begroting 2023 1,22% 1,22% 9,03% n.v.t. 2,38% n.v.t.
Realisatie 2023 -3,63% -3,63% 7,46% n.v.t. 8,80% n.v.t.
Tabel 6: Financiële kengetallen
a. Netto schuldquote Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto-schuldquote. De quote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van rentelasten en aflossingen op de exploitatie. Zoals de tabel laat zien, is de quote -4,81% in 2022 en -3,63% in 2023. De schuldquote is nauwelijks gewijzigd t.o.v. 2022. De positie is goed te noemen en beter dan begroot. b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Wij hebben geen verstrekte leningen, waardoor het kengetal niet afwijkt van het eerste kengetal, de netto-schuldquote. c. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio laat zien of wij aan onze financiële verplichtingen kunnen voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe groter onze financiële weerbaarheid. De solvabiliteit is lager dan vorig jaar door het veel slechtere jaarresultaat. d. Grondexploitatie Wij exploiteren geen grond, waardoor dit kengetal niet van toepassing is. e. Structurele exploitatieruimte Om te zien hoe groot de structurele exploitatieruimte is, kijken wij naar de structurele baten en lasten en vergelijken deze met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken.
Het kengetal is positief en geeft daarmee aan dat de ODRU een financieel stabiele organisatie is in de zin dat de structurele baten de structurele lasten kunnen opvangen. f. Belastingcapaciteit Omdat wij geen belastingen innen, is dit kengetal niet van toepassing.
1
Verwijzing naar de definities en berekeningsmethode: http://wetten.overheid.nl/BWBR0036853/2016-04-14
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
15 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
5.4
Bedrijfsvoering Algemeen Het Bedrijfsbureau zorgt samen met de afdelingen Bestuursbureau en Planning & Control voor de ondersteuning van de lijnafdelingen. Dit zorgt ervoor dat de primaire processen zo effectief en efficiënt mogelijk uitgevoerd worden. Inkoop In het kader van het programma om onze inkoop te professionaliseren hebben wij onze contractenadministratie ingericht en alle contracteigenaren ondersteund. Op basis van deze administratie kunnen we nu de aanbestedingskalender maken en zoeken naar partners voor aanbestedingen. De achterstand aan aanbestedingen is bijna ingehaald. Duurzaamheid speelt bij onze aanbestedingen een grote rol, bijvoorbeeld voor print- en drukwerk, vervangen ICT hardware of dienstvoertuigen. Huisvesting De ODRU heeft als hoofdvestiging het Provinciehuis in Utrecht. Het huurcontract loopt af in 2024. We hebben onlangs het besluit genomen in het Provinciehuis te blijven omdat een deel van onze ketenpartners zoals de VRU, Provincie en RUD hier ook gehuisvest zijn. Processen Om onze processen goed vast te kunnen leggen, hebben we in 2022 een procesbeheerapplicatie geselecteerd en geïmplementeerd. In 2023 is het nieuwe zaaksysteem geïntroduceerd. Dit heeft begin 2023 veel extra aandacht gevergd. Met de invoering van het nieuwe zaaksysteem leggen we nu alle primaire processen vast.
Tegelijk hebben we met de digitalisering van de processen bij HRM, financiële administratie en Inkoop ook deze processen vastgelegd. Personeel Bij de opstelling van de begroting 2023 zijn wij uitgegaan van de door ons bestuur toegestane vaste formatie van 140,37 fte (hierin is dus niet de inhuur inbegrepen). In de bijgestelde begroting 2023 is de formatie vanwege contractwijzigingen aangepast naar 144,80 fte.
Formatie en bezetting
Formatie fte
Bezetting fte
Vacature aantal ruimte ingehuurd fte personeel
bezetting inhuur in en inhuur in fte fte
Directeur/Management
6,9
6,9
0,0
Beleid & Vergunningen
32,0
27,9
4,1
26
11,87
39,75
6,89
Integraal Toezicht & Handhaving
42,8
38,2
4,6
19
15,88
54,05
Expertise & Advies
29,9
25,5
4,3
30
11,60
37,14
Bestuursbureau
0,00
- Relatiemanagement
2,0
2,8
-0,8
2,78
- Overhead
7,5
5,2
2,3
11
5,1
10,32
Planning & Control
3,7
1,8
1,9
8
3,9
5,67
- Bedrijfsbureau (overhead)
13,4
10,3
3,1
17
10,1
20,37
- Bedrijfsbureau – uitvoering
6,6
6,6
0,0
144,8
125,2
19,6
0,0
0,0
Bedrijfsbureau
Totaal Boventalligen
0,00 6,59 111
58,4
183,6
Tabel 7: Formatie en bezetting per 31-12-2023
De toegestane vaste formatie bestaat uit 31,6 fte voor overhead en 113,2 fte voor uitvoering. Het percentage overhead komt daarmee uit op 21,8%. De norm van het algemeen bestuur is maximaal een overhead van 25%. Het gerealiseerde overhead percentage bij het vaste personeel is 19,3 % (24,2/125,2). Indien we de inhuur erbij optellen ligt het overhead percentage weliswaar hoger maar dit is niet altijd kwalitatief een betere oplossing (kennis overdracht- en lek). Op 31 december 2023 telde
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
16 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
de ODRU 141(125 fte) medewerkers. In combinatie met de extra niet-begrote werkzaamheden hadden wij in de loop van 2023 in totaal 111(58,4 fte) inhuurkrachten nodig om de taken uit te voeren. Op 31 december 2023 hadden wij ruim negentien fte aan vacatures. Van deze vacatureplekken is een deel opgevuld door inhuurkrachten. Voor de overige vacatures is actief geworven. Ondanks de krapte aan vakspecialisten op de arbeidsmarkt, is het gelukt om zestien nieuwe medewerkers aan te trekken. Toch is de bezettingsgraad van 88% in 2022 iets verlaagd naar 86% in 2023. Dit komt doordat de uitstroom ook fors was. Kengetallen strategische personeelsplanning
Tabel 8: Formatie en bezetting per 31-12-2023
Ad KPI 1. Bezettingsgraad ten opzichte van de formatie van 100% De toegestane vaste formatie die is goedgekeurd in de begroting, is gebaseerd op de omvang van de vaste contracten, zoals overeengekomen in de Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s). De definitie, die wij hanteren voor de bezettingsgraad, luidt: ‘De verhouding van de feitelijke bezetting in fte ten opzichte van de toegestane vaste formatie in fte (uitgedrukt in procenten)’. In 2023 kwamen wij uit op een bezettingsgraad van 86%. Deze ligt onder de streefwaarde van 100% waartoe het bestuur in 2020 heeft besloten. In 2024 gaan wij door met de wervingsactiviteiten om de bezettingsgraad verder te verhogen. Ad KPI 2. Doorstroming naar andere functie 7,5% (interne mobiliteit) De definitie voor de doorstroming luidt: ‘De verhouding van het aantal medewerkers dat doorstroomt naar een andere functie binnen de organisatie, ten opzichte van het totaal aantal medewerkers (uitgedrukt in procenten)’. Dit gaat om horizontale en verticale doorstroming (omhoog en omlaag) en een formele wijziging van functie. Het vervullen van een tijdelijke rol (bijvoorbeeld projectleider) zonder bijbehorende functiewijziging geldt niet als doorstroming. In 2023 zijn net als in 2022 vier medewerkers intern doorgestroomd naar een andere functie. Dit komt neer op een mobiliteit van 2,9%. De KPI hebben wij daarmee niet gehaald. Ad KPI 3.
Generatie-index conform landelijk gemiddelde: 1,1 De definitie luidt: ‘De verhouding van het aantal 50- tot 60-jarigen in de werkzame beroepsbevolking ten opzichte van het aantal 30- tot 40-jarigen’. Als de verhouding in evenwicht is, is deze 1. Is deze groter dan 1, dan is het aantal 50- tot 60-jarigen in de meerderheid. In 2023 is onze generatie-index 1,8. Deze is hoger dan de streefwaarde van 1,1, maar dichterbij deze streefwaarde dan in 2022 (2,4). Tot en met 2021 waren er twee instrumenten om de leeftijdsopbouw te beïnvloeden, t.w. de Regeling generatiepact en het Young Professional programma (zie hieronder). De regeling generatiepact is in de CAO 2021 vervangen. De huidige zeven deelnemers mogen gebruik maken van de regeling tot hun pensioen. Ad KPI 4. Jaarlijks gemiddeld twee tot drie trainees/Young Professionals in dienst nemen De definitie luidt: ‘Aantal trainees of Young Professionals (jonger dan 30 jaar) in dienst op een functie, in vaste dienst of op basis van een tijdelijk contract’. In september 2020 zijn vijf Young Professionals aangenomen. Het Young Professionalsprogramma duurde t/m februari 2022. Dit instrument is daarna niet verder doorgezet. Gezien de krappe arbeidsmarkt is er ingezet op extra wervingsactiviteiten waarmee in 2023 16 medewerkers zijn geworven. Ad KPI 5.
Aantal medewerkers dat een opleiding/cursus heeft gevolgd 70-75% (deskundigheid) De definitie luidt: ‘De verhouding tussen het aantal medewerkers dat een opleiding of cursus heeft gevolgd en het totaal aantal medewerkers (uitgedrukt in procenten)’. In 2022 volgde 100% van de
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
17 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
medewerkers een cursus of opleiding. Alle medewerkers hebben in 2023 deelgenomen aan de training omgaan met ongewenst gedrag. Daarnaast zijn er nog veel andere opleidingen gevolgd. Arbeidsverzuim Het arbeidsverzuim in 2023 was 4,83% (2022: 6,16%) en ligt daarmee iets onder de norm van 5%. Het verzuim bestaat voor 2,3% uit kortdurend en middellang verzuim en voor 2,5% uit lang en extra lang verzuim. Historisch gezien is het verzuim van tussen de 4 en 5% normaal. Dit geldt voor zowel het kort als het lang verzuim. Wij richten ons op preventieve inzet om ziekteverzuim te voorkomen. Kengetal
Waarde
verzuimpercentage totaal cumulatief
4,8%
Verzuimpercentage kort (< 8 dagen)
1,2%
Verzuimpercentage middellang (8-42 dagen)
1,2%
Verzuimpercentage lang (> 42 dagen)
2,1%
Verzuimpercentage extra lang (> 1 jaar)
0,4%
Tabel 9: Arbeidsverzuim
Arbo/ BHV In 2023 is er weer meer op kantoor gewerkt. Inmiddels werken de meeste medewerkers deels thuis en deels op kantoor. In 2023 faciliteerden wij net als in 2022 medewerkers om hun thuiswerkplek Arbo proof in te richten. De arbeidsomstandigheden blijven onder onze aandacht. Zo zijn alle NDC centra bezocht is de veiligheid onder de aandacht gebracht. Er is speciale aandacht geweest voor de verbandtrommels en AED apparatuur. Daarnaast is in 2023 een start gemaakt met het actualiseren van de RI&E. De uitvoering van het onderzoek zal grotendeels in 2024 plaatsvinden. De NDC centra, waar veel bezoekers komen krijgen daarbij extra aandacht. In 2023 is er een uitgebreide training geweest in de omgang met ongewenste omgangsvormen. Dit onderwerp is extra actueel door de toegenomen agressie tegen toezichthouders. Alle medewerkers hebben een training gehad afgestemd op hun takenpakket. In het provinciehuis is een aantal BHV-voorzieningen centraal geregeld. Zo is elke etage voorzien van brandblussers, verbandmiddelen, een AED en een Evac-chair. Verder hebben wij een ontruimingsplan en maken wij onderdeel uit van een gezamenlijke BHV-ploeg. Op de verschillende NME-centra zorgen we voor voldoende opgeleide BHV’ers om de veiligheid te waarborgen. Door de vele bezoekers is dit van groot belang. In 2023 hebben alle BHV’ers deelgenomen aan de BHV-herhaling.
Bij de NMEcentra hebben veiligheid, Arbo en milieu prioriteit. In 2023 is er in enkele gevallen sprake geweest van ongewenst gedrag. Het betreft dan ongewenst gedrag van ondernemers richting toezichthouders. De vastgestelde procedures zijn daarbij gevolgd. Wij hebben een kledingcommissie met vertegenwoordigers uit verschillende disciplines. Deze commissie heeft een protocol opgesteld voor verstrekking, onderhoud, vervanging en (duurzame) inname van kleding en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM). Voor medewerkers die regelmatig vanuit hun functie buitendienstwerkzaamheden verrichten voor onze klanten, hebben wij op basis van de risico’s, behoefte en functie, een passend pakket samengesteld. Zij krijgen in onze maatschappij steeds vaker te maken met onveilige situaties. De kledingcommissie, de Arbo coördinatoren en het MT hebben hier oog voor en proberen met een goede training en beschermingsmiddelen de veiligheid en herkenbaarheid van onze medewerkers te waarborgen.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
18 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
Niet-financiële onrechtmatigheden in relatie tot Wet Fido Hierbij gaat het om een toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van de Wet Fido. De Wet Fido en onderliggende regelingen moeten de risico’s beperken voor gemeenten bij lenen en beleggen. In veel gevallen zijn bij overtredingen van de Wet Fido geen (directe) financiële gevolgen. Deze onrechtmatigheden hoeven wij daarom niet op te nemen in de verklaring Rechtmatigheid. Volgens de commissie BBV zijn onrechtmatigheden op dit vlak wél van belang voor het beeld dat het algemeen bestuur heeft van onze financiële positie. Daarom moet zij geïnformeerd worden in geval van afwijkingen. Wij constateren geen onrechtmatigheden met betrekking tot de Wet Fido. Uit onderstaande toelichting blijkt dat wij voldoen aan a) de kasgeldlimiet, b) renterisiconorm en c) het drempelbedrag schatkistbankieren. a) Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is het totaal aan kortlopende leningen dat een organisatie per kwartaal uit mag hebben staan. Het bedraagt 8,5% van het begrotingstotaal. De kasgeldlimiet bedroeg in 2023 €850.000. In 2023 is deze norm niet overschreden. b) Renterisiconorm De renterisiconorm heeft als doel dat een lokale overheid spreiding aanbrengt in de vaste leningenportefeuille, zodat renterisico’s gelijkmatig over de jaren worden verdeeld. De renterisiconorm bedraagt 20% van het begrotingstotaal.
Dit betekent dat wij per jaar maximaal 20% van het begrotingstotaal mogen vernieuwen (herfinanciering en/of renteherziening). Wij hebben geen langlopende leningen en voldoen daarom aan de renterisiconorm. c) Drempelbedrag schatkistbankieren Sinds 2014 is het zogenaamde schatkistbankieren verplicht. Wij hebben hiervoor een speciale rekening geopend bij de huisbankier BNG en het Rijk. Als het drempelbedrag ad €250.000 op de rekening courant is bereikt, romen wij het teveel af naar deze speciale rekening schatkistbankieren. In 2021 is het drempelbedrag voor schatkistbankieren gewijzigd van €250.000 naar een bedrag van €1.000.000. De ODRU heeft het automatisch afromen van de lopende rekening (nog) niet aangepast aan het nieuwe drempelbedrag. Dit omdat het financieel gunstiger is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de schatkistrekening i.v.m. de rente-inkomsten. Aanvullende informatie op rechtmatigheidsverantwoording en acties In hoofdstuk 9.3 staan de grondslagen en in hoofdstuk 11 staat de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur en de spelregels hierover tussen het AB en het DB. In deze paragraaf staan, conform voorschrift, de aanvullende informatie plus de genomen en te nemen maatregelen. a.
Begrotingscriterium Hierbij gaat het erom dat de financiële handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, binnen het kader passen van de geautoriseerde begroting. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, t.w. totaal ODRU niveau. Bij een analyse van de realisatie t.o.v. de eerste bijgestelde begroting zijn er een paar opvallende afwijkingen waar te nemen. Op totaalniveau onderschrijden de baten met €324.974 en de lasten met €203.393 de eerste bijgestelde begroting. De onderschrijdingen op zowel de baten als de lasten zijn rechtmatig omdat hierover het algemeen bestuur tijdig is geïnformeerd. De afwijkingen t.o.v. de bijgestelde begroting zijn, naast de verantwoording hierover d.m.v. deze jaarstukken, gedurende het jaar voorgelegd aan het bestuur m.b.v. de burap’s en diverse prognoses. In de laatste prognose waren de belangrijkste wijzigingen verwerkt maar toch bleek dat de werkelijke realisatie nog behoorlijk afwijkt van deze prognose. De belangrijkste oorzaak van de afwijking bij de lasten is de verplicht op te nemen voorziening bovenwettelijk verlof omdat deze niet was begroot. De kosten hiervan waren bij de opstelling van de begroting niet voorzien en zijn vooral het gevolg van de ruimere toekenning en spaarmogelijkheden voortkomend uit de CAO.
Bij de opstelling van de jaarrekening bleek dat er met name aan het einde van het jaar meer verlof was gespaard vanuit het IKB waardoor volgens de BBV richtlijnen het volledige saldo aan verlof moet worden opgenomen als
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
19 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
voorziening. De lasten van deze voorziening zijn nauwkeurig, op persoonsniveau, onderbouwd en het berekende bedrag is opgenomen in de indirecte personele lasten. Daarnaast zijn de begrote lasten voor het zaaksysteem RX Mission en de aanpassing van de website niet via de investeringen maar, conform het BBV, direct meegenomen in de exploitatie. In het laatste kwartaal is door de grote mate van inzet van eigen medewerkers de productie vanuit het uitvoeringsprogramma hoger dan de verwachting geweest. Dit had een positief effect op het resultaat maar door de voorziening bovenwettelijk verlof van €600K kon niet worden voorkomen dat het uiteindelijke resultaat uitkwam op €644K negatief. Aan de lastenkant wordt de onderschrijding van €203K door onder meer het volgende verklaard: • Bij de personele lasten zijn er flinke afwijkingen. In de eerste plaats komen de salarislasten ruim €1,9 miljoen lager uit dan begroot. Daar tegenover staat dat personeel van derden en uitbesteding ruim €900K hoger is begroot. Per saldo komen de personele lasten €1 miljoen lager uit dan begroot. • De huisvestingskosten komen €68K lager uit dan begroot. In paragraaf 7.2 staan in het lastenoverzicht alle verschillen van meer dan €10.000 t.o.v. de bijgestelde begroting.
Aan de batenkant wordt de onderschrijding van €325K door onder meer het volgende verklaard: • De aanvullende uren gemeenten komen €705K lager uit dan begroot. • De overige baten komen €670K lager uit dan begroot. • De directe personele baten komen met €81K lager uit dan begroot. •
De diversen komen met €51K lager uit dan begroot.
In paragraaf 7.1 staan in het batenoverzicht alle verschillen van meer dan €10.000 t.o.v. de bijgestelde begroting. Acties voortvloeiend uit de rechtmatigheidsverantwoording door het DB Om de voorspelbaarheid van de resultaatverwachting beter te borgen worden de volgende maatregelen opgepakt: • •
Beter de nieuwe ontwikkelingen in de BBV richtlijnen volgen. Nog meer nadruk leggen op tijdig en juist tijd verantwoorden bij eigen medewerkers en inhuurkrachten.
•
Meer aandacht voor de ontwikkeling van kapitaalbaten door het volgen van de beschikbare middelen en de renteontwikkelingen waardoor een betere inschatting mogelijk is. Nog meer aandacht voor de kosten en resultaatontwikkeling.
•
b. Voorwaardencriterium Hierbij gaat het erom dat de voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd (zoals de EU aanbestedingen en de subsidievoorwaarden). Voor twee dossiers, t.w. AFAS en Decos Join wordt de EU grens overschreden en zijn daarmee onrechtmatig. Deze EU-aanbestedingsonrechtmatigheid is opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Acties voortvloeiend uit de rechtmatigheidsverantwoording door het DB De volgende maatregelen zullen worden opgepakt: • Er zal worden geprobeerd zoveel mogelijk te voldoen aan de aanbestedingsregels. Zo loopt het contract met Decos Join af. Nieuwe trajecten zullen zoveel mogelijk worden opgepakt. • Wederom wordt aan het einde van het jaar middels een DB notitie de afwijkingen gedeeld. c. Misbruik en oneigenlijk gebruik Hierbij gaat het erom dat er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens, die door derden zijn verstrekt, plaats vindt met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20.2010-2087
20 van 58
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V.
Jaarstukken 2023
29/04/2024 d.d. ...................
regelingen. De ODRU heeft in december 2022 de frauderisicoanalyse opgesteld. Alle risicovolle processen zijn geïnventariseerd en de te nemen maatregelen zijn in kaart gebracht. Doordat deze analyse is opgesteld heeft de ODRU een beeld gekregen op het gebied van frauderisico’s. De ODRU heeft maatregelen getroffen die de risico’s op fraude verminderen. Gedurende 2023 hebben wij voor de aspecten aandacht gehad voor M&O (ook in de gesprekken met de afdelingshoofden). Dit betekent niet dat wij primair bezig zijn om Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik op te sporen. Wel denken wij dat door het gesprek met afdelingen aan te gaan dat dit de open cultuur, om over deze aspecten met elkaar te communiceren, ten goede komt. Verder is in dit kader het volgende van belang te benoemen: • Elke ambtenaar heeft in 2023 de eed afgelegd waarin wordt verklaard integer te handelen. Dit is gedaan met een toelichting door HR en management. • •