I2. Toezichtrapportage gemeente Renswoude over het jaar 2021
Tekst van het document
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022)
Inhoud 1. Inleiding jaarverslag ......................................................................................................................... 1 2. Beoordeling provinciale toezichthouder verslagjaar 2020 - 2021 .....................................................1 3. Beoordeling gemeentearchivaris verslagjaar 2021 (2022) ............................................................... 2 Toelichting bij de door u aangeleverde informatie ................................................................................. 2 4. Tabel beoordeling informatiebeheer .............................................................................................. 4 5. Verbonden partijen .......................................................................................................................... 7 7. Alle verbeterpunten op een rij........................................................................................................ 10 8. Bijlage: geraadpleegde bronnen .................................................................................................... 12
1. Inleiding jaarverslag In overeenstemming met artikel 10 van de Archiefverordening gemeente Renswoude 2017 is de gemeentearchivaris van Renswoude belast met het toezicht op het informatie- en archiefbeheer binnen uw organisatie en is ook de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (depot Archief Eemland in Amersfoort). De gemeentearchivaris doet hiervan, in overeenstemming met artikel 15 en 16 van de Archiefverordening, verslag aan uw college, dat verantwoordelijk is voor de (bestuurlijke) zorg op de naleving van de Archiefwet 1995. Het verslag van dit jaar (2021-2022) betreft de nietovergebrachte archieven. Met het jaarverslag van de gemeentearchivaris legt uw college verantwoording af aan de gemeenteraad, zoals voorgeschreven in artikel 17 van de Archiefverordening. Deze toezichtinformatie c.q. jaarverslag dient eveneens door u toegezonden te worden aan de interbestuurlijke toezichthouder, Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht. 2. Beoordeling provinciale toezichthouder verslagjaar 2020 - 2021 In juni 2021 is door mij de toezichtrapportage over het jaar 2020 (2021) opgesteld. De rapportage is na het bestuurlijke traject binnen uw gemeente tijdig toegezonden aan het college van Gedeputeerde Staten en aldaar ontvangen. De toezichtinformatie is door de provincie in november 2021 met u besproken.
Bij dat gesprek zijn afspraken gemaakt over het afronden van de beoordeling. Door herprioritering van de werkzaamheden bij de provincie in de andere toezichtdomeinen, hebben zij tot op heden nog geen toezichtbrief over het informatiebeheer opgesteld. Deze toezichtrapportage betreft de periode 2021 (2022). Met de provincie is afgesproken om de toezichtrapportage 2020 (2021) en 2021 (2022) integraal en in één keer te beoordelen. Door deze werkwijze krijgt uw organisatie een actuele beoordeling. De afspraak is dat, nadat het bestuurlijke proces in Renswoude is afgerond en de toezichtinformatie 2021 (2022) naar GS verzonden, de integrale beoordeling plaatsvindt en de beoordelingsbrief door GS wordt opgesteld en naar uw college wordt toegestuurd.
1
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022) 3. Beoordeling gemeentearchivaris verslagjaar 2021 (2022) Toelichting bij de door u aangeleverde informatie Aanpak Dit jaar heeft u voor het toezicht op het informatie- en archiefbeheer de door de VNG geactualiseerde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ingevuld. Hierin geeft u aan in hoeverre u voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Daar tegenover staan mijn niet gerealiseerde verbeterpunten van de afgelopen jaren in samenhang met de laatste beoordeling van Gedeputeerde Staten over 2018 – 2019. In 2021 is in het voorjaar en het najaar een Strategisch Informatie Overleg (SIO) gehouden met de gemeentesecretaris, gemeentearchivaris, archiefinspecteur en twee van uw medewerkers. In dit overleg wordt de stand van zaken van het informatie- en archiefbeheer besproken en nadere afspraken gemaakt over de voortgang van de verbeterpunten die zijn verwerkt in een verbeterplan. Naar aanleiding van mijn eerste verbeterpunt uit de toezichtrapportage 2020 (2021): ‘Rapporteer in de maanden september en december 2021 aan mij over de inhoudelijke voortgang van alle punten in uw verbeter- en activiteitenplan 2021 – 2022’ heeft u een verbeterplan april 2022 aangeleverd waaraan een planning is gekoppeld.
Het monitoren van het verbeterplan is een continu proces en monitoren we via voortgangsgesprekken op gezette tijden in het jaar. Het eerste monitoringsgesprek heeft 17 mei jl. plaatsgevonden. Het resultaat van het gesprek heeft ertoe geleid dat het verbeterplan is bijgesteld en hierdoor beter is afgestemd op de interne en de externe beschikbare capaciteit. Mijn beoordeling Dit verslagjaar zijn geen nieuwe verbeterpunten opgenomen, maar wel twee belangrijke aandachtspunten: • Anticipeer op actieve openbaarmaking in het kader van de Wet Open Overheid (WOO) in de vorm van een impactanalyse, ambitiebepaling en implementatieplan. • Wijs twee hotspots aan, te weten Coronapandamie en (opvang) Oekraïners . Dit zijn belangrijke gebeurtenissen in deze tijd, waarvan de informatie niet verloren mag gaan voor onze toekomstige generaties. Daarentegen wordt volstaan met een conclusie over de stand van zaken. De reden hiervoor is dat de onderstaande verbeterpunten van mijn rapportage 2020 (2021) nog niet zijn uitgevoerd. Ze staan gepland voor tweede helft 2022 en 2023. 2. Maak een analyse op basis van het informatieoverzicht (taak) specifieke applicatie op basis van de risico op verlies van informatie, duurzame opslag en tijdige selectie op archiefvernietiging.
Dit geldt met name voor applicatie waarin informatie langer als 7 jaar of permanent in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te blijven. Stand van zaken: Q3 2022 verbeterplan mei 2022. 3. Stel beleid op voor het archiveren van sociale media in relatie integraal Informatiebeheer in uw organisatie. Stand van zaken: Q4 2022 verbeterplan mei 2022. 5. Maak, waar dit nog niet is gedaan, praktische beheerafspraken met verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer en leg deze afspraken vast. Zorg er verder voor dat de periodieke evaluatie van deze afspraken in het kwaliteitssysteem informatiebeheer geborgd is. Stand van zaken: Q2 2022 verbeterplan mei 2022.
2
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022) Verder staan de verbeterpunten zes en acht uit mijn verslag over het jaar 2019 (2020) staan nog open te weten: 6. Voer in het eerste halfjaar van 2021 een externe RODIN-audit uit om vast te stellen of er hiaten zijn in het (digitale) Informatie- en archiefbeheer. Stand van zaken: is nu gepland in het Q3 2022 en opgenomen in het verbeterplan mei 2022. 7. Geef in 2020, zodra dat mogelijk is, uitvoering aan uw voornemen om de papieren dossiers overeenkomstig de machtiging van de gemeentearchivaris te vernietigen. Stand van zaken: aan dit verbeterpunt wordt hard gewerkt en de planning gaat ervan uit dat uw gemeente in Q4 2022 de achterstand in de analoge archiefvernietiging heeft ingehaald. De verwachting is dat deze planning wordt gehaald. Dat zou een mooi resultaat zijn en bij voorbaat mijn complimenten hiervoor. De hierboven genoemde verbeterpunten en de benoemde verbeterpunten in de beoordelingsbrief van 12 mei 2020 van Gedeputeerde Staten zijn integraal opgenomen in het verbeterplan mei 2022. Om dit allemaal te kunnen realiseren zal dat nodige tijd en inspanning vergen, zeker, met de huidige beperkte capaciteit versus de reguliere werkzaamheden. In het SIO van november 2021 is besproken dat beleidsmatige zaken op informatie- en archiefbeheer procentueel meer tijd kosten dan bij een grote gemeente.
Het gevolg is dat zaken daardoor langer duren. Ook kwam het overleg tot de conclusie dat: ‘de gemeente Renswoude een kleine gemeente is en dat de operationele werkzaamheden altijd voorrang hebben.’ Gemeenten zijn allemaal bezig met het op orde brengen van het informatie- en archiefbeheer. Dit betekent dat zij documenten hebben opgesteld om de informatietransitie te realiseren. Deze kunnen voor uw organisatie als basis dienen voor het opstellen van uw strategische en tactische documenten. Dit kan significant veel tijd besparen ten opzichte van het ‘wiel opnieuw uitvinden.’ Deze documenten moeten wel afgestemd worden op uw eigen organisatie. Daarnaast is mijn advies om extra deskundige capaciteit in te huren. Uw medewerkers informatie- en archiefbeheer werken hard en zijn voor het overgrote deel van hun tijd bezig met operationele werkzaamheden en uw organisatie heeft aangegeven dat deze voorrang hebben boven de tactische- en strategische werkzaamheden. Om daadwerkelijke stappen te zetten naar de digitale transitie van uw informatie- en archiefbeheer in 2022-2023 vraagt dit extra inzet om dit mogelijk te maken. Digitaal informatiebeheer moet vanaf de creatie een goed fundament krijgen waarbij de kwaliteitszorg een essentieel onderdeel vormt. Hier moeten nog de nodige stappen gezet worden. Achteraf digitaal repareren is geen optie.
Het opstellen van beleidsmatige (visie) documenten vraagt specialistische, strategische en tactische kennis. Deze kennis is nu niet in voldoende mate beschikbaar. Een tijdelijke oplossing is om deze kennis extern in te huren. Het is echter wel zaak dat uw medewerkers hierin worden meegenomen door de externe om kennis en kunde intern te borgen.
3
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022) 4. Tabel beoordeling informatiebeheer Voldoet ✓
1
Archief-KPI
Voldoet deels ×
Beheerinstrument(en)
Voldoet niet ×
Analoog 2020 2021
Digitaal 2020 2021
Goede, geordende en toegankelijke staat
1. Normen goede, geordende en toegankelijke staat
✓-
×-
✓-
×-
Op grond van de Archiefregeling (art. 3) dient een overheid informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Toelichting: Aanbeveling: Maak in samenwerking met applicatiebeheer/gemeente Veenendaal inzichtelijk, welke taak specifieke applicaties er zijn. Maak vervolgens afspraken over de vernietiging van daar voor in aanmerking komende archiefbestanden. 2
Voldoet ✓
Voldoet deels ×
Archief-KPI
Voldoet niet ×
Analoog
Digitaal
Beheerinstrument(en)
2020
2021
2020
2021
2. Lijst van informatiebeheerregimes
✓
✓
×
×
3. Overzicht van te gebruiken materialen voor analoge --✓ ✓ archiefbescheiden 4. Specificatie van aan te leveren informatie voor opname in ----eDepotvoorziening Op grond van het Archiefbesluit (art. 11) dient een overheid maatregelen te treffen ten behoeve van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie: een bewaarstrategie te voeren. Bewaarstrategie van informatie1
Toelichting: Geen.
Voldoet ✓
3
Voldoet deels ×
Voldoet niet ×
Analoog
Archief-KPI
Beheerinstrument(en)
2020
Schema metagegevens
4.
✓
Metagegevensschema (in termen van ZTC 2.0)
Digitaal
2021
2020
2021
✓
×
×
Op grond van de Archiefregeling (art. 17 en 19 dient een overheid te beschikken over een schema van metagegevenselementen, toe te passen bij beschrijven van archieven en informatie. Toelichting: Wordt gebruik gemaakt van de I-Navigator. Wijzigingen in de I-Navigator worden in Djuma doorgevoerd. Het metadataschema moet ook op andere applicaties toegepast worden. Checken of de Navigator MDTO-proof is. Om de I-navigator op andere applicaties aan te sluiten, moet er eerst een overzicht van alle applicaties zijn.
Voldoet ✓
4
Voldoet deels ×
Voldoet niet ×
Analoog
Digitaal
Archief-KPI
Beheerinstrument(en)
2020
2021
2020
2021
Geordend overzicht van informatie en ZTC
5. Overzicht van aanwezige informatie
✓
✓
×
×
6. Zaaktypencatalogus cf. ZTC 2.0 met classificatie
--
--
×
×
Op grond van de Archiefregeling (art. 18 en 23) dient een overheid te beschikken over een geordend overzicht van alle informatie die onder diens zorgdragerschap valt. Toelichting: Constatering: er wordt gebruik gemaakt van Djuma.
1 Uw organisatie beschikt niet over een (concept) bewaarstrategie. Dat uw organisatie zich aansluit bij de in 2022 te ontwikkelen bewaarstrategie van Archief
Eemland.
4
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022)
Voldoet ✓
5
Voldoet deels ×
Voldoet niet ×
Archief-KPI
Beheerinstrument(en)
Kwaliteitssysteem informatiebeheer 2
7. Operationeel kwaliteitssysteem (per beheerregime)
Analoog
Digitaal
2020
2021
2020
2021
×
×
×
×
Op grond van de Archiefregeling (art. 16) dient een overheid te beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van informatie. Het beheer en de staat van informatie dienen te voldoen aan in dat kwaliteitssysteem gestelde toetsbare eisen. Toelichting: Het kwaliteitssysteem moet nog worden opgesteld. Voldoet ✓
Voldoet deels ×
Archief-KPI
6
Voldoet niet ×
Digitaal
2020
2021
2020
2021
8. Instructie voor opslag en beheer in archiefruimte, en bewaarplaats
✓
✓
--
--
9. Handboek bij calamiteiten (analoog)
✓
✓
--
--
10. Archiefruimte (Zaaksysteem + RMS+ storage)
--
--
✓-
✓-
11. eDepotvoorziening
--
--
--
--
Beheerinstrument(en)
Archiefruimte c.q. bewaarplaats voor opslag en beheer van analoge, en van digitale informatie
Analoog
Op grond van de Archiefwet (o.a. art. 21) dient een overheid te beschikken over een archiefruimte, voor digitale en voor analoge informatie. Vereisten aan de ruimte voor digitale informatie zijn nog niet in wet- en regelgeving uitgekristalliseerd. Toelichting: Calamiteitenplan analoog geregeld via Rhenen en digitaal via de gemeente Veenendaal. Archiefruimte wordt gehuurd bij de gemeente Rhenen. Voldoet ✓
Voldoet deels ×
Archief-KPI 7
Analoog 2020
Beheerinstrument(en)
2021
Digitaal 2020
2021
Digitale vervanging van analoge 12. Handboek(en) vervanging 3 × × × × informatie Bij toepassing van digitale vervanging van digitale informatie dient een overheid rekening te houden met de zaken opgesomd in Archiefregeling art. 26 onder b, en de vervanging moet gedocumenteerd geschieden. Toelichting: Het generieke handboek vervanging wordt in het Q2 2022 afgerond. Dit geldt eveneens voor het handboek vervanging bouwvergunningen. Door externe factoren heeft dit iets langer geduurd dan verwacht. Op 18 juli 2022 vindt overleg plaats met de gemeentearchivaris. Voldoet ✓
8
Voldoet niet ×
Voldoet deels ×
Voldoet niet ×
Archief-KPI
Beheerinstrument(en)
Migratie of conversie van digitale informatie
13. Conversieplan(nen) 4
Analoog
Digitaal
2020
2021
2020
2021
--
--
--
--
Toepassing van migratie en/of conversie van digitale informatie dient op grond van Archiefregeling art. 25 gedocumenteerd te geschieden. Daarbij dient de keuze van bestandformaten (Archiefregeling art. 26 lid 1) genormeerd te zijn. Toelichting: Migratie van Verseon naar Djuma staat op de planning voor 2022. De gemeentearchivaris wordt erbij betrokken.
2 Planning in verbeterplan mei 2022 is Q4 2022 3 Planning in verbeterplan mei 2022 is Q4 2022 of 2023 4 De health check Verseon (Verseon Djuma) is gepland in juni 2022.
5
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022)
Voldoet ✓
9
Voldoet deels ×
Voldoet niet ×
Analoog
Digitaal
Archief-KPI
Beheerinstrument(en)
2021
2022
2021
2022
Informatiebeheer bij reorganisatie, etc.
14. Wijzigingsplan(nen)
--
--
--
--
Op grond van de Archiefwet (art. 4) dient een overheid een voorziening te treffen voor het informatiebeheer bij splitsing, samenvoeging of opheffing van een overheidsorgaan, of overdracht en uitbesteding van taken. Toelichting: n.v.t.
Voldoet ✓
Voldoet deels ×
Archief-KPI
10
Waardering en selectie van informatie
Voldoet niet ×
Analoog
Digitaal
Beheerinstrument(en)
2021
2022
2021
2022
15. Selectielijst(en) VNG 5
✓
✓
--
--
16. Lijst lokale afwijkingen n.a.v. hotspot-monitor)
--
--
--
--
Op grond van de Archiefwet (art. 5 en 9) dient een overheid te beschikken over een vastgestelde selectielijst. De categorisering van deze lijst moet op grond van Archiefbesluit art. 2-5 overeenkomen met de ordeningsstructuur van de informatie. Waardering en selectie dient op grond van Archiefbesluit art. 8 gedocumenteerd te geschieden. Toelichting: Eind 2022 is de achterstand in de archiefvernietiging ingehaald. Selectielijst wordt toegepast op analoog. Digitale vernietiging in Djuma gaan vanaf Q1 2023 plaatsvinden, nadat de kwaliteitscontrole is uitgevoerd. Hotspots zijn niet vastgesteld. Zie hiervoor hoofdstuk 3 mijn beoordeling, als aandachtspunt, om Corona en de opvang van Oekraïners aan te wijzen als hotspot.
Voldoet ✓
Voldoet deels ×
Archief-KPI
11
Voldoet niet ×
Digitaal
2021
2022
2021
2022
17. Autorisatiebeleid of -tabel (voor alle applicaties)
--
--
×
×
18. Verwerkingsregister ingevolge de AVG 6
✓
✓
✓
✓
Beheerinstrument(en)
Beschikbaarstelling van informatie intern en extern, zo nodig beperkt
Analoog
19. Lijst beperkingsgronden openbaarheid Archiefwet en ✓ ✓ --AVG 20. WOO: informatie actief openbaar maken met oog op de ----lijst met 11 categorieën 7 Op grond van de Archiefwet (art. 13 en 14) dient een overheid permanent te bewaren informatie na 20 jaar openbaar te stellen. De beschikbaarstelling moet op grond van de Wet hergebruik van overheidsinformatie (art. 5 en 6) zoveel als mogelijk digitaal en herbruikbaar geschieden. Aan de openbaarheid kunnen op grond van de Archiefwet (art. 15) beperkingen worden gesteld, rekening houdende met o.a. privacy (AVG). Toelichting: Geen
Voldoet ✓
12
Voldoet deels ×
Voldoet niet ×
Analoog
Digitaal
2020
2021
2020
2021
21. Visie of beleidsplan (actueel)
×
×
×
×
22. Informatieverordening (actueel)
×
×
×
×
23. Beheerregeling Informatievoorziening (actueel)
×
×
×
×
Archief-KPI
Beheerinstrument(en)
Visie en beleid op het gebied van informatie- en archiefbeheer, lokale regelingen8, etc.
5 6 Privacystatement | Renswoude 7 Per 1 mei 2022 is de nieuwe Wet Open Overheid (WOO) in werking getreden, die de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) vervangt. In de WOO is geregeld welke
informatie de overheid openbaar moet maken en om welke redenen informatie niet openbaar kan worden. 8 De lokale regelingen dateren uit 2017 en moeten worden geactualiseerd.
6
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022) De organisatie ontwikkelt en implementeert strategisch beleid voor de informatie die voor uitvoering, besturing en verantwoording van processen noodzakelijk is, waarin rekening wordt gehouden met de creatie, de opslag, de toegankelijkheid, de beveiliging, de duurzaamheid en het beheer (informatiebeleid). Toelichting: Visie of beleidsplan staat in het verbeterplan mei 2022 gepland in Q4 2022.
5. Verbonden partijen Inleiding In dit hoofdstuk komen uw verbonden9 partijen wederom aan de orde, net als in het vorige toezichtverslag. De teksten waar ik geen toezichthouder ben zijn aangeleverd door mijn collega’s waar de verbonden partij is gevestigd. Door deze werkwijze ontstaat een compleet overzicht van de verbonden partijen waar uw gemeente bij is aangesloten. Uw organisatie heeft taken aan deze verbonden partijen gemandateerd. Dit betekent voor het informatie- en archiefbeheer dat u daar wel verantwoordelijk voor blijft als zorgdrager in overeenstemming met artikel 30 van de Archiefwet 1995. Het is van essentieel belang dat met deze partijen goede afspraken worden gemaakt over het informatie- en archiefbeheer. Dit geldt zeker bij het aangaan van nieuwe samenwerkingen. Wanneer in het (recente) verleden geen afspraken zijn gemaakt met uw verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer adviseer ik u dringend om dit alsnog te regelen. Tot slot is het belangrijk om ook afspraken te maken wanneer u besluit om uit te treden uit een verbonden partij en hoe u uw informatie terugkrijgt van de verlatende partij. In de door u verstrekte informatie geeft u aan dat er een overzicht is aan welke verbonden partijen u deelneemt, te weten: AVU Afval Verwijdering Utrecht, GGD-regio Utrecht, OdrU Omgevingsdienst regio Utrecht en VRU Veiligheidsregio Utrecht.
U geeft aan dat met de meeste partijen afspraken zijn gemaakt over het informatie- en archiefbeheer en dat deze zijn vastgelegd. Over de vastlegging is geen informatie verstrekt. Hierdoor kan ik niet beoordelen of de afspraken adequaat en juist zijn. Ik moet wederom constateren dat de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper en de Gemeenschappelijke Regeling Regio FoodValley ontbreken in de door u aangeleverde informatie. Als toelichting zegt u echter dat het complete overzicht nog aan het ‘papier’ moet worden toevertrouwd. Naast het overzicht wat u aantreft in dit hoofdstuk, is het belangrijk om concrete actuele afspraken te maken over het informatie- en archiefbeheer tussen u en verbonden partijen. In het verbeterplan april 2022 staat dit vermeldt voor het 2e kwartaal 2022. Afvalverwerking Utrecht (AVU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest November 2021 is het toezichtverslag 2020-2021 opgesteld. Een tweetal verbeterpunten zijn geconstateerd. Het gaat hierbij om de beheerregeling en een preventief verbeterpunt, de toekomstige inrichting van het digitaal archief. Het analoge archief van de AVU is op orde. De overgang naar een digitaal archief is nog niet gerealiseerd, aangezien zij graag willen aansluiten bij de ontwikkelingen bij het Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN).
7
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022) Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper Toezichthouder 10: Gedeputeerde staten van Utrecht, sinds 2020 Het gaat om een recentelijk afgesloten regeling. Dit is de reden dat er nog geen verslag over het informatiebeheer beschikbaar is van de toezichthouder. Samenwerkingsvorm: bedrijfsvoeringsorganisatie 11 Doel regeling: De Valleihopper een vervoersbedrijf is en valt onder de verantwoordelijkheid van Regio Foodvalley, een samenwerkingsverband van de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal en Wageningen. Archiefparagraaf in de regeling De archiefparagraaf in de huidige regeling voldoen niet en dient in overeenstemming te worden gebracht met de ‘Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden - Wat zijn de tussen een samenwerkingsverband en zijn deelnemers te maken afspraken over het informatie- en archiefbeheer? November 2021’. Aspecten als hoe omgegaan moet worden met het teruggeven en overbrengen van informatie? Gemeenschappelijke Regeling Regio FoodValley Toezichthouder: gemeentearchivaris Ede Er is geen verslag12 over het informatiebeheer beschikbaar van de toezichthouder. Samenwerkingsvorm: openbaar lichaam.
Doel regeling13: De gemeenschappelijke regeling is aangegaan om in FoodValley regio samen te werken op het gebied van kennis, ontwikkeling en innovatie in de agro-foodsector. Dit gebeurt door versterking van het vestigingsklimaat en de kwaliteit van de leefomgeving. Hierbij wordt samengewerkt met ondernemers en onderwijs/onderzoek. Regio FoodValley concentreert zich op de terreinen economie, werkgelegenheid, ruimtelijke ontwikkeling, wonen en mobiliteit. Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Na de zomer werd de Coronaorganisatie van de GGD met 35% afgeschaald. In november nam het aantal coronabesmettingen weer sterk toe. Toen bleek dat met de komst van de Omikron-variant de vaccins onvoldoende werkten, moest de GGDrU met man en macht een boostercampagne op poten zetten. De Hotspot Corona-maatregelen werd tijdens het SIO van de GGDrU voorlopig vastgesteld en een plan van aanpak voor het project ‘Hotspot Corona’ werd door de directie goedgekeurd. Een projectmedewerker maakte in najaar een start met de selectie. Ook nam de GGDrU deel aan de door HUA georganiseerde bijeenkomsten over de Corona-hotspot. Besluitvorming rond de toekomstige invulling van de DIV-functie werd door directiewisselingen voorlopig uitgesteld.
In een concept Visiedocument zijn de ambities ten aanzien van informatiehuishouding bij de GGDrU geschetst. Er werd een projectleider SharePoint aangesteld; het implementatieplan was eind 2021 nog niet gereed, maar zal t.z.t. naar de archivaris worden gestuurd. De migratie van de applicatie File Share naar SharePoint werd afgerond en de toezichthouder is toegezegd dat deze het migratieplan zal ontvangen.
10 Volgens de regeling, zie voetnoot 11. Dit zou de gemeentearchivaris van Barneveld moeten zijn als centrumgemeente. Gedeputeerde Staten zijn belast met het
Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Wordt opgepakt door wnd. gemeentearchivaris/archiefinspecteur van de gemeente Barneveld 11 Instellingsbesluit van burgemeester en wethouders van de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal en Wageningen houdende regels tot vaststelling van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper (overheid.nl) 12 Vraag uitgezet bij de gemeente Ede. Geen reactie ontvangen. 13 Instellingsbesluit van burgemeester en wethouders van de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal en Wageningen houdende regels tot vaststelling van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper (overheid.nl)
8
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022) Het informatieplatform GGiD (jeugdgezondheidszorg) kon nog niet in gebruik worden genomen. Door een conflict met de leverancier over verbeterzaken was de verwachting dat in het voorjaar van 2022 met een werkbare applicatie gestart kan worden. HUA gaf een preadvies op de concept Beheerregels informatiebeheer GGDrU; de uitwerking van de aandachtspunten van het preadvies werd over het kalenderjaar heen getild. Het handboek vervanging (om papieren HRM-dossiers digitaal te maken) werd voor een deel uitgewerkt maar zal op een later tijdstip worden opgepakt. Het informatiebeleidsplan is in ontwerp en zal maart 2022 worden afgerond. De zelforganisatie kreeg in 2021 meer vorm bij de GGDrU. Per team werd een tweedaagse bijeenkomst georganiseerd. Op deze bijeenkomsten werd er gespard over de teams en verdeelde men de teamrollen. Hieruit volgde een team-ontwikkelplan, de ontwikkelingen van dit plan worden maandelijks per team geëvalueerd. De geplande thema-inspectie naar de gevolgen voor informatiehuishouding is daarmee ook getemporiseerd. Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) met statutaire vestigingsplaats Zeist Toezichthouder: gemeentearchivaris Amersfoort (Archief Eemland) De Omgevingsdienst regio Utrecht is statutair gevestigd in Zeist.
De gemeente Zeist heeft het toezicht op het informatie- en archiefbeheer vanaf het verslagjaar 2019 belegd bij de gemeentearchivaris van Amersfoort en wordt uitgevoerd door de archiefinspecteur. Bij brief 24 augustus 2020 heeft Gedeputeerde Staten in het kader van het interbestuurlijk toezicht over 2018 -2019 (eerste helft 2020) beoordeeld als ‘redelijk adequaat’. In het oog springt de ondersteuning van het verbeterpunt van de gemeentearchivaris, door GS, van de in bruikleen verstrekte analoge dossiers, die retour moeten naar de deelnemende gemeenten als zorgdrager. Dit verbeterpunt wordt in het tweede halfjaar 2022 afgerond. Ook is gestart met het opstellen van handboeken vervanging voor de gemandateerde taken van de gemeente De Ronde Venen, Bunnik, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. De verdere afronding moet nog plaatsvinden in 2022. Er is ook een positief advies verstrekt voor het vervangen van het zaaksysteem VTH. In augustus 2021 is het toezichtverslag door de gemeentearchivaris opgemaakt over de periode 2020 (2021). In het verslagjaar 2020 (2021) zijn een tweetal verbeterpunten geconstateerd. Maak een integraal activiteitenplan met alle nog openstaande verbeterpunten van zowel de archivaris en ook van Gedeputeerde Staten in 2021.
Het andere verbeterpunt van de archivaris was: ‘Stel beleid op voor het archiveren van sociale media in relatie tot integraal beheer in uw organisatie. Het vervolgtoezicht op het informatie- en archiefbeheer is wederom door de gemeente Zeist belegd bij de gemeentearchivaris van Amersfoort. Het toezicht bestaat uit het opleveren door de ODRU van een integraal en realistisch verbeterplan/activiteitenplan 2021 - 2022. Dit plan is door de gemeentearchivaris beoordeeld op de uitvoerbaarheid. Het plan wordt gedurende het jaar op gezette tijden gemonitord.
9
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022) Veiligheidsregio Utrecht (VRU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) De aanbesteding van een nieuw documentmanagementsysteem (DMS) voor de VRU werd gegund aan leverancier BCT (applicatie Corsa). De livegang van Corsa in mei verliep zonder al te veel rimpelingen. De migratie van data van het oudere archiefbeheerpakket Hotdocs naar Corsa en van Corsa On Premise naar Corsa SaaS werd door de toezichthouder akkoord bevonden. De VRU maakte een start met zaakgericht werken in het project Risicobeheersing; na afronding van dit project zal het zaaksysteem in de organisatie worden uitgebreid. De VRU heeft in 2021 gesprekken met HUA gevoerd over de aansluiting op het e-Depot. Hierbij werd besloten een impactanalyse uit te voeren. De archivaris toetste een concept vernietigingslijst uit de AFAS-HRM applicatie, waarbij enkele aandachtspunten werden geconstateerd. Het handboek ‘Digitale vervanging archiefbescheiden 20212024’ van de VRU werd in januari 2021 door de directeur Bedrijfsvoering van de VRU vastgesteld. Na het positieve advies van de archivaris op het vervangingsbesluit in april trad het handboek in werking. In november ontving de archivaris een informatiebeheerplan in de vorm van vier ‘infographics’.
Met het kwaliteitssysteem maakte de VRU een start in 2021, met het voornemen om dit managementsysteem agile uit te werken. De verwachting aan het einde van het verslagjaar was dat in het eerste kwartaal van 2022 het kwaliteitssysteem kan worden gepresenteerd. Een informatiebeleidsplan werd in 2021 niet opgesteld. Op basis van het plan van aanpak ‘Corona als Hotspot’ werd een start gemaakt met een inventarisatie van belangrijke corona-gerelateerde informatie binnen de VRU; met als doel deze blijvend te bewaren. Daarnaast nam de VRU deel aan de door HUA georganiseerde bijeenkomsten over de over de Corona-hotspot. In december vond het eerste interbestuurlijk toezichtgesprek plaats over het informatiebeheer van de VRU met de provincie Utrecht en HUA. 7. Alle verbeterpunten op een rij Verbeterpunten rapportage gemeentearchivaris 2021 (2022). Dit verslagjaar zijn geen nieuwe verbeterpunten opgenomen. Het zal de nodige tijd en inspanning vragen om de openstaande verbeterpunten uit voorgaande verslagen met de huidige capaciteit te kunnen realiseren. Door middel van monitoring blijven we meekijken hoe realistisch de uitvoering van het verbeterplan mei 2022 is. Uit mijn vorige rapportage over 2020 (2021) zijn de volgende verbeterpunten deels opgepakt, maar nog niet afgerond. De afronding van onderstaande punten gaat in 2022 plaatsvinden. 1.
Rapporteer in de maanden september en december 2021 aan mij over de inhoudelijke voortgang van alle punten in uw verbeter- en activiteitenplan 2021 – 2022. Stand van zaken: het verbeterplan april 2022 wordt gemonitord in mei 2022. In de loop van 2022 volgen nog twee momenten van monitoring. 2. Maak een analyse op basis van het informatieoverzicht (taak) specifieke applicatie op basis van de risico op verlies van informatie, duurzame opslag en tijdige selectie op archiefvernietiging. Dit geldt met name voor applicatie waarin informatie langer als 7 jaar of permanent in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te blijven. Stand van zaken: in het verbeterplan april 2022 staat deze activiteit gepland voor Q3. 3. Stel beleid op voor het archiveren van sociale media in relatie integraal Informatiebeheer in uw organisatie. Stand van zaken: in het verbeterplan april 2022 staat dit punt gepland in Q4.
10
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022) 4. Maak, waar dit nog niet is gedaan, praktische beheerafspraken met verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer en leg deze afspraken vast. Zorg er verder voor dat de periodieke evaluatie van deze afspraken in het kwaliteitssysteem informatiebeheer geborgd is. Stand van zaken: in het verbeterplan april 2022 staat dit gepland in Q2. Dit is niet realistisch, omdat het maken van beheersafspraken meer is dan een overzicht maken. De beheersafspraken moeten in goed overleg met de verbonden partijen worden vastgesteld. Dit kost de nodige tijd en inspanning. Verder staan de verbeterpunten zes, zeven en acht uit mijn verslag over het jaar 2019 (2020) staan nog (gedeeltelijk) open te weten: 6. Voer in het eerste halfjaar van 2021 een externe RODIN-audit uit om vast te stellen of er hiaten zijn in het (digitale) Informatie- en archiefbeheer. Stand van zaken: is nu gepland in het Q3 2022 en opgenomen in het verbeterplan mei 2022. 7. Geef in 2020, zodra dat mogelijk is, uitvoering aan uw voornemen om de papieren dossiers overeenkomstig de machtiging van de gemeentearchivaris te vernietigen. Stand van zaken: aan dit verbeterpunt wordt hard gewerkt en de planning gaat ervan uit dat uw gemeente in Q4 2022 de achterstand in de analoge archiefvernietiging heeft ingehaald.
De verwachting is dat deze planning wordt gehaald. Dat zou een mooi resultaat zijn en bij voorbaat mijn complimenten hiervoor. 8. Voer in het eerste halfjaar van 2021 een externe RODIN-audit uit om vast te stellen of er hiaten zijn in het (digitale) Informatie- en archiefbeheer. (Zie mijn rapportage 2018 - 2019 punt 4). Stand van zaken: in het verbeterplan april 2022 staat dit gepland voor Q3. Uit de beoordeling door Gedeputeerde Staten over jaar 2018 – 2019 blijkt dat de meeste punten, tot op heden, nog niet zijn gerealiseerd. Amersfoort, 29 juni 2022
11
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2021 (2022)
• • • • • • • • •
8. Bijlage: geraadpleegde bronnen Archiefverordening gemeente Renswoude 2017. Besluit informatiebeheer gemeente Renswoude 2017. Brief Gedeputeerde Staten van 12 mei 2020 betreffende beoordeling uitvoering Archiefwet over 2018/2019. KPI’s 2022. Register verwerkingen en datalekken - Privacy statement - Bestuur & organisatie - Gemeente Renswoude RUD-Utrecht-Lopik-dossier-afspraken-en-procedures, 20210218. Verbeterplan status april 2022. Verslag gemeentearchivaris toezicht archief- en informatiebeheer 2020 (2021). Verslag Strategische Informatie Overleggen 2021 – 2022.
12