I1. Brief toezichtverslag informatie- en archiefbeheer Renswoude 2021

Aan

Onderwerp

Ons kenmerk

Gemeente Renswoude t.a.v. college van burgemeester en wethouders Postbus 8 3927ZL RENSWOUDE

Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2021 (2022) 1643701

Datum

29 juni 2022

Uw kenmerk

Geachte college, Hierbij ontvangt u mijn toezichtverslag over het uitgevoerde toezicht in 2021 (2022) op het informatie- en archiefbeheer van uw organisatie. Artikel 15 van de Archiefverordening van de gemeente Renswoude bepaalt dat de gemeentearchivaris verslag uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders over de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven. Met dit verslag legt het college verantwoording af over de zorg van het informatie- en archiefbeheer, aan de gemeenteraad. Het verslag is op feiten gecheckt door uw medewerkers DIV en de aanvullingen zijn meegenomen. Beoordeling In de beoordelingsbrief 12 mei 2020 van Gedeputeerde Staten over 2018 (2019) staat uw organisatie op ‘redelijk adequaat’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet. In juni 2021 is door mij de toezichtrapportage over het jaar 2020 (2021) opgesteld. De rapportage is na het bestuurlijke traject binnen uw gemeente tijdig toegezonden aan het college van Gedeputeerde Staten en aldaar ontvangen. De toezichtinformatie is door de provincie in november 2021 met u besproken. Bij dat gesprek zijn afspraken gemaakt over het afronden van de beoordeling. Door herprioritering van de werkzaamheden bij de provincie in de andere toezichtdomeinen, hebben zij tot op heden nog geen toezichtbrief over het informatiebeheer opgesteld.

Deze toezichtrapportage betreft de periode 2021 (2022). Met de provincie is afgesproken om de toezichtrapportage 2020 (2021) en 2021 (2022) integraal en in één keer te beoordelen. Door deze werkwijze krijgt uw organisatie een actuele beoordeling.

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17

In april 2022 heeft uw organisatie een verbeterplan opgesteld met daaraan gekoppeld een planning. Het monitoren door mij van het verbeterplan is een continu proces met uw organisatie. Dit jaar zijn geen nieuwe verbeterpunten opgenomen. De reden hiervan is dat uit de vorige toezichtrapportages nog een vijftal verbeterpunten openstaan. Deze zijn opgenomen in het verbeterplan april 2022. Naast deze verbeterpunten zijn een tweetal aandachtspunten benoemd:  Anticipeer op actieve openbaarmaking in het kader van de Wet Open Overheid (WOO) in de vorm van een impactanalyse, ambitiebepaling en implementatieplan.  Wijs twee hotspots aan, te weten Coronapandamie en (opvang) Oekraïners . Dit zijn belangrijke gebeurtenissen in deze tijd, waarvan de informatie niet verloren mag gaan voor onze toekomstige generaties. Uiteraard ben ik graag bereid om de inhoud van deze brief en het bijbehorende toezichtverslag nader toe te lichten. Ik ontvang graag van u een reactie over het verloop en de uitkomsten van het bestuurlijke proces. Met vriendelijke groet,

Chantal Menting Gemeentearchivaris

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17