H2. Accountantsverslag 2023 BVO Valleihopper

GR BVO Valleihopper

Accountantsverslag 2023 Definitief – 4 juli 2024

Inleiding Aan het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper Raadhuisplein 2 3771 ER Barneveld Doetinchem, 4 juli 2024 576501/GB/NK

Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag afgestemd met de heer A. Korenromp. Wij bespreken deze rapportage graag tijdens de bijeenkomst van het bestuur op 3 juli 2024. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}

Geacht bestuur, Wij hebben de jaarrekening 2023 van uw organisatie gecontroleerd. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van onze bevindingen vanuit de controle onder uw aandacht. Daarnaast besteden wij aandacht aan de jaarrekening zelf en aan de interne beheersing.

w.g. drs. G.J. Bouwhuis RA

Dit accountantsverslag dient in samenhang te worden gelezen met de jaarrekening over 2023. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken. Daarnaast hebben wij beoordeeld of het jaarverslag in overeenstemming zijn met de jaarrekening. Ons oordeel over de jaarrekening komt tot uitdrukking in de controleverklaring.

Navigatie: De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden.

Vorige pagina

Inhoudsopgave

Volgende pagina

2

Inhoudsopgave

1. Kernpunten

2. Onderbouwing oordeel

3. Jaarrekening

4. Interne beheersing

5. Onze verantwoordelijkheid

6. Afsluiting

3

1. Kernpunten Strekking controleverklaring [getrouwheid] Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken als u de jaarstukken ongewijzigd vaststelt. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening 2023 een getrouw beeld van vermogen en resultaat in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (verder: Besluit Begroting en Verantwoording). Rechtmatigheidsverantwoording Tot en met het boekjaar 2022 hebben wij als accountant een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen gegeven. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf kalenderjaar 2023 wijzigt dit in enkel een oordeel inzake de getrouwheid. Het bestuur neemt vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en licht daarmee haar handelen toe in relatie tot de wet- en regelgeving. Door opname van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening valt deze onder het getrouwheidsoordeel en stellen wij vast dat deze verantwoording “juist” is. Controleproces goed verlopen Wij hebben voldoende controle-informatie verkregen om een controleverklaring te verstrekken. Wij hebben de onderlinge samenwerking tijdens het controleproces als transparant en plezierig ervaren.

Interne beheersing op orde met uitzondering van de EU-aanbestedingsregels De interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen en past bij de omvang van uw organisatie. Gedurende 2023 is er interne controle uitgevoerd. Uit de bevindingen is gebleken dat de EU-aanbestedingsregels niet in alle gevallen zijn nageleefd. Dit is toegelicht in het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering).

4

2. Onderbouwing oordeel Goedkeuringstolerantie Voor het goedkeuren van de jaarrekening bepalen wij de goedkeuringstolerantie, de materialiteit. Als er fouten zijn in de financiële overzichten die groot genoeg zijn om invloed te hebben op de keuzes die mensen maken, dan worden die fouten als belangrijk beschouwd en zijn daarmee materieel. De te hanteren materialiteit is wettelijk voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en bedraagt een percentage van de lasten en de dotaties aan de bestemmingsreserves. Door uw organisatie is geen lagere materialiteit vastgesteld. Derhalve hanteren wij het voorgeschreven maximum van 1%. Niet gecorrigeerde controleverschillen Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van controleverschillen die niet in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt.

Omschrijving

Getrouwheid Fouten

Onzekerheden

Geen verschillen

€0

€0

TOTAAL

€0

€0

Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)

€ 41.560

Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)

€ 124.680

5

3. Jaarrekening

3.1 Financiële positie

3.2 Kwaliteit jaarstukken

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording

3.4 Overige bevindingen

6

3.1 Financiële positie De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat en de financiële positie van uw organisatie per 31 december 2023. Saldo van baten en lasten Het saldo van de baten en lasten over het jaar 2023 bedraagt € 0 (begroot € 0). De lasten worden gedekt door de bijdragen van de gemeenten, provincies en reizigers. Het nihil resultaat ontstaat doordat een batig of nadelig saldo jaarlijks aan de deelnemers van de GR wordt uitgekeerd of in rekening gebracht. De lasten 2023 zijn lager dan begroot. De volumes zijn nog lager dan voor de Coronacrisis. De bijdragen van de gemeenten zijn hierdoor ook lager dan begroot. De afrekeningen zijn in de jaarrekeningen verwerkt. Ten opzichte van 2022 zijn de lasten met € 407.000 gestegen en de bijdragen van de gemeenten met € 652.000, de hogere stijging dan de lasten wordt verklaard door een lagere provinciale bijdrage. Eigen vermogen Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 € 0. In de paragraaf Risicobeheersing en Weerstandsvermogen is een toelichting gegeven op de risico’s en dat deelnemers aan de GR er steeds voor zorgen dat de BVO over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

7

3.2 Kwaliteit jaarstukken Kwaliteit van de jaarstukken De jaarstukken bestaan uit 2 onderdelen, het jaarverslag en de jaarrekening. Uw organisatie kent 1 programma, uitgesplitst naar 3 onderdelen (Callcenter, Vervoer en Beheerbureau).

Het concept van de jaarstukken was tijdig gereed. Het jaarrekeningdossier bevatte voldoende onderbouwingen om de controle te kunnen uitvoeren. Het controleproces evalueren wij met de ambtelijke organisatie. De afwikkeling was conform planning. Wij kijken terug op een goede samenwerking gedurende dit proces.

De afwijkingen ten opzichte van de begroting en de belangrijkste ontwikkelingen zijn per programma en in de paragrafen in het jaarverslag voldoende toegelicht. Jaarverslag Het jaarverslag met daarin de paragrafen voldoet aan de minimale eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Wij hebben geen tegenstrijdigheden met de jaarrekening 2023 geconstateerd. Wij adviseren in het verslag 2024 een paragraaf Wet Open Overheid op te nemen. Hierin dient een toelichting opgenomen te worden over het uitgevoerde beleid inzake de Wet Open Overheid.

Naleving van de verslaggevingsregels Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. Hierin hebben wij geen (belangrijke) afwijkingen vastgesteld. Verloop van de controle Het proces van het opstellen van de jaarrekening is over het boekjaar 2023 zodanig gepland dat de gecontroleerde jaarrekening begin april 2024 aan de gemeenten in concept konden worden voorgelegd.

8

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording Kaderstelling De financiële verordening (gebaseerd op artikel 212 gemeentewet) is herzien op de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Deze is op 29 maart 2024 vastgesteld door het bestuur. De verordeningen geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023.

[1] Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening. Het voorwaardecriterium komt met name voor de volgende processen van uw organisatie: Ø Europese aanbestedingen Ø Treasury.

Het normenkader is vastgesteld op 29 maart 2024 door het bestuur. De verordeningen van uw organisatie zijn niet volledig gepubliceerd op www.overheid.nl. Daarnaast is een deel van de verordeningen op www.overheid.nl niet meer actueel. Wij adviseren om de actuele verordeningen op overheid.nl te publiceren. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model. Er zijn drie criteria vastgesteld om financiële rechtmatigheid concreet te maken, te weten: [1] het voorwaardencriterium [2] het begrotingscriterium en [3] misbruik en oneigenlijk gebruik. Bij het opstellen van de jaarrekening moet het Bestuur verantwoording afleggen over deze drie criteria in de rechtmatigheidsverantwoording.

Wij hebben vastgesteld dat er geen fouten of onduidelijkheden voorkomen boven de verantwoordingsgrens. Ten aanzien van de EU-aanbesteding blijkt dat de EU-regels niet in alle gevallen zijn nageleefd. De omvang hiervan is lager dan de verantwoordingsgrens van 3%, derhalve zijn deze alleen toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering en worden deze niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. [2] Begrotingscriterium Het budgetrecht bepaalt dat het bestuur toestemming geeft om het te realiseren beleid binnen de vastgestelde begroting per programma uit te voeren. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is, zowel overschrijdingen als onderschrijdingen. • Overschrijding lasten In de jaarrekening is een toelichting opgenomen over de begrote lasten en de werkelijke lasten. Er is geen overschrijding van de werkelijke lasten ten opzichte van de begrote lasten. Wij hebben vastgesteld dat het begrotingscriterium binnen de afspraken van het bestuur voldoende zijn toegelicht in de jaarrekening en in de rechtmatigheidsverantwoording.

9

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording [3] Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaats vinden naar de opzet van de interne organisatie. Wij hebben vastgesteld dat uw organisatie nog niet beschikt over een M&O beleid. Wij adviseren dit beleid op te stellen. Toelichting in paragraaf bedrijfsvoering In artikel 7 van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering fouten of onduidelijkheden groter dan € 50.000 nader dienen te worden toegelicht. Wij hebben vastgesteld dat alle verplichte onderdelen zijn toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering inzake de rechtmatigheid. Onze bevinding over de rechtmatigheidsverantwoording Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door het bestuur hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. De jaarrekening en het jaarverslag bevat alle voorgeschreven informatie.

10

3.4 Overige bevindingen Schattingen Het opstellen van de jaarrekening vereist dat de organisatie oordelen vormt en schattingen maakt die van invloed zijn op de hoogte van de baten en lasten en balansposten. De schattingen en de hiermee verbonden veronderstellingen zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden en verschillende andere factoren die, gegeven de omstandigheden, als redelijk worden beschouwd. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. Een goed inzicht in de jaarrekening vraagt kennis van de gemaakte schattingen.

Schatkistbankieren Decentrale overheden zijn verplicht om hun overtollige middelen in 's Rijks schatkist aan te houden. Hiervoor geldt, afhankelijk van het begrotingstotaal een drempelbedrag. Uit de controle blijkt dat deze drempel in 2023 niet is overschreden. Er is nog geen rekeningcourant met het ministerie van Financiën om eventuele overtollige middelen uit te zetten. Wij adviseren hierin te voorzien.

In de jaarrekening van de uw organisatie zijn geen schattingsposten opgenomen. Wet normering Topinkomens De Wet Normering Topinkomens (WNT) regelt de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector. In deze wet zijn maximale vergoedingen vastgelegd voor de hoogte van de vergoeding aan topfunctionarissen en aan de ontslagvergoedingen. Voor 2023 is de maximale beloning vastgesteld op € 223.000. In 2023 is voor geen van de topfunctionarissen sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Te vorderen BTW Per 31 december 2023 staat er een nog te vorderen bedrag van € 174.000 inzake BTW op de balans. Deze post heeft voor € 128.000 betrekking op 2023. Het overige € 46.000 heeft betrekking op de afwikkeling van voorgaande jaren. Hiervoor dienen suppletieaangiften te worden ingediend. Wij adviseren u toe te zien op de voortgang hiervan.

11

4. Interne beheersing Bij de interimcontrole hebben wij de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Naar aanleiding hiervan hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen in dit hoofdstuk opgenomen. Inrichting op hoofdlijnen Voor de processen (HR, Inkopen/betaling / IT) maakt uw organisatie gebruik van de medewerkers en systemen van de gemeente Barneveld. De afspraken zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Halverwege het jaar wordt een halfjaarverslag gemaakt. Voor de rechtmatigheidsverantwoording is met ingang van 2023 interne controle uitgevoerd door medewerkers van de gemeente Barneveld. Deze richt zich vooral op de naleving van de EU-aanbestedingsregels (voorwaardencriterium). Daarnaast worden er intern controles uitgevoerd op de vervoerskosten, waarbij risicogericht naar een aantal aspecten wordt gekeken. Conclusie De inrichting van de interne beheersing en processen voldoet aan de minimaal daaraan te stellen eisen. Alleen de bewaking van de naleving van de EU-aanbestedingsregels vraagt aandacht.

12

5. Onze verantwoordelijkheid Onze opdracht De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex. artikel 213 van de gemeentewet) en het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 41.560 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 124.680 (3% van de lasten). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd.

Fraude De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het bestuur van de organisatie. Wij merken op dat onze werkzaamheden niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het bestuur. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn werkzaamheden. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Naast de controle van de jaarrekening en overige assurance-opdrachten (subsidiecontroles) hebben wij géén overige diensten en/of adviesopdrachten uitgevoerd. De voor uw organisatie in 2023 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.

13

6. Afsluiting Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door het bestuur, op de website van uw gemeenschappelijke regeling, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. De wetgeving rondom de WNT (Wet Normering Topinkomens) geeft aan dat de WNT-verantwoording door de organisatie op internet gepubliceerd moet worden voor een periode van tenminste zeven jaar. De gegevens moeten vrij toegankelijk en eenvoudig te vinden zijn.

Afsluiting Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en open communicatie tijdens onze controlewerkzaamheden. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}

w.g. drs. G.J. Bouwhuis RA

14

Samen bouwen aan duurzaam succes Als ondernemer, manager of bestuurder dealt u dagelijks met veranderingen. Dan is het prettig om voor cijfers, financiële processen en fiscale vraagstukken zekerheid in te bouwen. Wij zijn graag die specialist dichtbij, die altijd een extra stap voor u zet en die naast de data altijd de mens ziet. q

Zullen we samen bouwen aan uw duurzame succes?