G2. Bijlage raadsinformatiebrief over besluit stoppen met GGiD

Bijlage 1: Openbare Q&A Te gebruiken door portefeuillehouders bij het informeren van raden. Vragen en antwoorden GGD Digitaal Dossier (GGiD) Voor eigen gebruik van leden van het algemeen bestuur & ter ondersteuning van het gesprek van AB leden met college en raad over de stand van zaken GGiD dossier. --------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Wat is de reden dat een nieuw Digitaal Dossier voor de jeugdgezondheidzorg nodig is? Gemeenten zijn wettelijk verplicht om in de Jeugdgezondheidszorg patiëntgegevens digitaal vast te leggen. In 2015 is gestart met de eerste voorbereiding om te komen tot een nieuw digitaal dossier jeugdgezondheidszorg (DDJGZ). Dit was noodzakelijk omdat het einde van het bestaande DDJGZ (MLCAS genaamd) in zicht was. De leverancier van het huidige digitale dossier gaf destijds aan het systeem niet verder te zullen ontwikkelen. Het was daardoor niet langer mogelijk om functionaliteiten toe te voegen en op termijn wordt ook het onderhoud voor het regulier functioneren van dit digitaal dossier gestaakt. 2. Wat houdt een digitaal dossier in? Voor elk kind legt JGZ een digitaal dossier aan. In het dossier worden gegevens over de groei, ontwikkeling, vaccinaties e.d. vastgelegd. Het gaat om medische gegevens waarvoor arts-patiënt vertrouwelijkheid geldt.

Het voeren van een dossier vloeit voort uit de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO); sinds 2010 is op basis van de Wet Publieke Gezondheid (WPG) voor alle JGZ organisaties verplicht dit digitaal te doen. Vanaf 2018 is gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw digitaal dossier JGZ voor drie GGD’en Hollands Noorden, Twente en regio Utrecht onder de noemer GGiD. 3. Wat willen de drie GGD’en samen bereiken? In 2015/2016 is door de drie GGD’en de ambitie neergelegd voor een eigentijdse dossierapplicatie. Een dossier waarin professionals hun werk conform de eisen die daaraan gesteld worden kunnen registeren, waar de cliënt zelf ook in kan kijken en zelf over kan besluiten om het te delen met een ander, zelf afspraken in kan maken etc. Het algemeen bestuur heeft daartoe opdracht gegeven. Ten tijde van de marktconsultatie voorafgaand aan de aanbesteding van GGiD in 2016 bestond de markt uit leveranciers van digitale dossiers uit de eerste generatie digitalisering. Deze systemen werden door JGZ professionals als bewerkelijk gezien, vergelijkbaar met elektronische patiëntendossiers in ziekenhuizen. Het systeem bepaalt het werkproces. Er was behoefte aan een tweede generatie digitalisering waarbij zou worden gekeken naar het potentieel van digitaal ‘slim’ werken.

Dit is verwoord in de visie: - Aansluiten bij verdergaande digitalisering en flexibilisering in de maatschappij - Geleverde dienstverlening is plaats en tijd onafhankelijk - Cliënt kan zelf regie voeren Bij de start van het programma in 2016 sloegen de GGD’en Hollands Noorden, regio Utrecht en Twente de handen ineen om deze aanbesteding en het daaruit vloeiende ontwikkelprogramma gezamenlijk te financieren, om zo schaalvoordelen te realiseren en risico te verdelen. Dit was de enige manier om de markt te dwingen tot een ontwikkeling. JGZ-organisaties zijn op individuele basis te klein om een dergelijk ontwikkeltraject aan te besteden. 1

Vragen met betrekking tot de status van het digitaal dossier 4. Waarom is geheimhouding van belang? In het licht van de aanbesteding was en is het van belang de vervolgstappen zorgvuldig vorm te geven binnen de kaders van de gestelde opdracht. Dit om te voorkomen dat eventuele vervolgstappen de economische, juridische en/of financiële positie van de GGD-en daarin schaden. De GGD’en zijn in gesprek met de leverancier om te komen tot afronding van het digitale dossier GGiD. Openbaarmaking van informatie tijdens dit proces betekent dat de relatie opdrachtnemeropdrachtgever onder druk komt te staan en/of door derden onder druk kan worden gezet. Dit zou zowel de positie van de leverancier als de GGD-en kunnen schaden en daarmee de uitkomst van het proces. Dit geldt zowel voor zowel de route van een minnelijke regeling (schikking) als de route van contractontbinding. Om uiteindelijk tot een bestuurlijk besluit van het algemeen bestuur te kunnen komen over de wijze waarop contractafwikkeling kan plaatsvinden is geheimhouding nodig. Alle benodigde informatie om tot dit besluit te komen betreft bedrijfsgevoelige (zowel voor GGD-en als leverancier) informatie. Ook speelt mee dat openbaarmaking van de informatie over de gang van zaken in het GGiD programma een juridische kwetsbaarheid geeft in een eventuele bodemprocedure door een derde partij.

Zodra de uitkomsten van het gesprek met de leverancier bekend zijn kan nadere informatie worden verstrekt over de definitieve afronding van het digitale dossier GGiD. 5. Waarom nu het besluit om niet verder te gaan met GGiD? In de afgelopen jaren werd de implementatie van het digitale dossier diverse keren uitgesteld omdat het niet voldeed aan de wensen en eisen van de GGD’en. Inmiddels heeft de implementatie van het product een impasse bereikt. Er is inmiddels onvoldoende vertrouwen dat binnen afzienbare tijd een werkbaar dossier kan worden opgeleverd. De algemene besturen van de drie GGD’en hebben daarom besloten dat het niet meer verantwoord is verder te gaan met het ontwikkelen en implementeren van het huidige GGiD dossier zoals dit er nu ligt en de (financiële) schade zoveel mogelijk te beperken. Doorgaan met het tot nu toe gebouwde materiaal, betekent geen zekerheid over i) kosten, ii) wanneer het dossier klaar is en iii) in gebruik kan worden genomen. 6. Waarom wordt niet verder gegaan met de huidige leverancier? Tot en met het voorjaar 2020 was er ondanks de tegenslagen steeds voldoende vertrouwen in een goede afloop van het programma. Het vertrouwen was vanaf dat moment tanende doordat interventies nodig waren die desondanks niet tot het gewenste resultaat leiden.

Vanaf halverwege 2020 zijn diverse stevige interventies gedaan om de samenwerking en oplevering van het GGiD door de leverancier op het juiste niveau te krijgen. Door de laatste ontwikkelingen zoals het bindend advies, voorlopig deskundigen bericht en het ontbreken van zicht op een werkbaar dossier binnen afzienbare termijn, is er inmiddels zowel ambtelijk als bestuurlijk onvoldoende vertrouwen in de goede afloop.

2

7. Waarom niet verder ontwikkelen van het huidige dossier? Er is onvoldoende zicht dat binnen afzienbare tijd een werkbaar dossier opgeleverd kan worden. Bovendien lijken opties voor termijnverlenging uitgeput en omdat aanvullende opdrachten aanbestedingsrechtelijk als ontoelaatbare wezenlijke wijziging kunnen worden gezien lijkt een nieuwe aanbesteding noodzakelijk. 8. Hoe heeft het zover kunnen komen? Bij de start van de aanbesteding is de bestuurlijk gedragen ambitie neergelegd voor een systeem dat proces- en beslissingsondersteunend, flexibel, toekomstbestendig en innovatief is. Om zo in te kunnen spelen op de aan verandering onderhevige omgeving van de GGD’en, zodat de dienstverlening op het gewenste hoge niveau kon worden geborgd. Juist vanwege het innovatieve karakter van het gevraagde systeem is een concurrentie gerichte dialoog gebruikt als aanbestedingsvorm, conform advies commissie Elias. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de kennis en het innovatievermogen van marktpartijen. Deze keuze heeft destijds geleid tot een meer functionele specificatie van de behoefte van GGD’en in het programma van eisen als basis voor de dialoogronden in de aanbesteding. Er lag dus geen concreet en gedetailleerd uitgewerkte blauwdruk die voorschrijvend werkte voor leveranciers of het ontwikkeltraject.

Bij deze vorm van aanbesteden en ontwikkeling wordt uitgegaan van een sterke regierol en professionaliteit van de leverancier i.p.v. bij de opdrachtgever. Het realiseren van de gestelde ambitie en vertaling naar concrete functionaliteiten in de wettelijke context waarin een dergelijke aanbesteding moet plaatsvinden heeft nog altijd niet geleid tot een werkbaar dossier voor de JGZ professionals. Gaandeweg bleek dat de ontwikkeling van een systeem dat voorziet in de ondersteuning van werkprocessen weerbarstiger en complexer is dan vooraf is ingeschat. Zie hiervoor ook volgende vragen. 9. Wat is er gedaan om de ontstane situatie vlot te trekken? Vanaf 2018 is gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw digitaal dossier JGZ voor drie GGD-en onder de noemer GGiD. In de afgelopen jaren werd de implementatie van het digitale dossier diverse keren uitgesteld omdat het nog niet gebruiksklaar was. Begin 2021 is met behulp van externe deskundigen een traject van beoordeling van de stand van zaken over bepaalde discussiepunten gestart (bindend adviestraject). In november 2021 bleek dat het oordeel leidde tot een blijvend verschil van inzicht tussen leverancier en GGD’en. Eind 2021 en begin 2022 zijn de GGD’en met hulp van hun juridisch adviseurs op zoek gegaan naar middelen om het traject opnieuw vlot te trekken. Ook dit heeft niet geleid tot het gewenste resultaat.

Ondanks de verschillende interventies die zijn ingezet is het geschil met de leverancier over de werkbaarheid van het dossier niet opgelost. Met de leverancier is continu intensief overleg geweest over zowel de financiële verplichtingen van partijen als de inhoud van een plan van aanpak voor afronding van de nog resterende werkzaamheden, om te komen tot een werkend GGiD overeenkomstig de verleende opdracht. Daar waar nodig heeft bijsturing plaats gevonden. Er is echter een blijvend verschil van inzicht ontstaan over de kwaliteit en functionaliteit van het GGiD. 10. Waarom waren de ingezette interventies niet afdoende? Bij de oplevering door de leverancier eind februari 2021 was er naar mening van de GGD’en nog geen sprake van een voldoende werkend systeem. Gezamenlijk is een bindend adviesprocedure, met inzet van externe partijen, opgestart over de geschilpunten. 3

GGD’en en leverancier hebben de onderbouwingen van hun standpunten in de bindend adviesprocedure bij de bindend adviseurs aangeleverd. Het bindend advies werd gegeven door twee gezamenlijk aangestelde bindend adviseurs. Naar aanleiding van het bindend advies is een specificatie van voor live-gang noodzakelijk geachte functionaliteit voor de oplevering opgesteld. In 2021 heeft de leverancier vier releases opgeleverd, de laatste op 30 december. Het opgeleverde systeem (release van 30 december) is getest. De uitkomst daarvan is, dat GGD’en van mening zijn dat het systeem nog altijd niet de correcte werking van bedrijfsprocessen ondersteunt en dat de doelen nog niet zijn bereikt. De leverancier is het met deze conclusies niet eens en stelt een systeem geleverd te hebben dat klaar is voor gebruik. Het gezamenlijk aangevraagd bindend advies heeft derhalve geen oplossing geboden. 11. Wat werkt er nog niet aan het digitale dossier? De software ondersteunt in de visie van GGD’en nog altijd niet de correcte werking van bedrijfsprocessen en de hoofddoelen uit het Programma van Eisen zijn nog niet bereikt. 12.

Waarom hebben de GGD’en een aanvraag voor een voorlopig deskundigenbericht bij de rechtbank gedaan begin 2022? Omdat het bindend advies (zie vraag hierboven) geen oplossing heeft geboden is een verzoek aan de rechter tot het instellen van een Voorlopig Deskundigenbericht (VDB) ingediend. Een Voorlopig Deskundigenbericht is een middel om objectief vast te laten stellen wat de status is van de oplevering. De rechtbank heeft het verzoek niet gehonoreerd (d.d. 6 juli jl.). Inmiddels hebben GGD’en tegen die beslissing hoger beroep ingesteld. 13. Waarom is het voorlopig Deskundigenbericht niet-ontvankelijk verklaard? De rechtbank is van mening dat het verzoek om een VDB niet anders was dan de vragen die al beantwoord zijn in het zogenaamde bindend advies. Inmiddels hebben GGD’en tegen die beslissing hoger beroep ingesteld. 14. Waarom zijn de GGD’en het niet eens met de rechtbank? Met de uitspraak van de rechtbank is er nog altijd geen duidelijkheid hoe te komen tot een werkbaar dossier en is het geschil met de leverancier over de werkbaarheid van het dossier niet opgelost. Het bindend advies betrof slechts een tweetal specifieke onderwerpen, de aanvraag van het voorlopig deskundigen bericht aan de rechtbank betrof beoordeling van het totaal van hetgeen is opgeleverd door de leverancier. Vragen met betrekking tot juridische consequenties 15.

Bindend advies; waarom op basis hiervan niet naar rechter? De insteek van het bindend advies was om een meningsverschil op een tweetal punten dat de GGD’en en leverancier verdeeld hield op te lossen. Dit meningsverschil spitste zich toe op de inhoud van een specifieke oplevering van het GGiD op 28-2-2021. De vraagstelling die is voorgelegd aan de bindend adviseurs is samen met de leverancier vastgesteld en in een bindend advies overeenkomst opgesteld. Hierin is ook opgenomen dat dat partijen voor diezelfde vraagstelling vrijwillig en ondubbelzinnig afstand doen van hun recht om hetzelfde vraagstuk voor te leggen aan de gewone rechter.

4

Vragen met betrekking tot de aanbesteding 16. Waarom is een gezamenlijk traject met twee andere GGD’en gestart? De GGD’en Hollands Noorden, regio’s Utrecht en Twente delen dezelfde visie en ambitie en hebben daarom destijds het initiatief genomen om de krachten te bundelen. Elk van deze GGD’en gebruikte (en gebruikt tot op heden) MLCAS en wilde op dezelfde tijd met dezelfde visie en ambitie gezamenlijk aanbesteden. Zo is de gezamenlijke ontwikkeling van een GGD-dossier tot stand gekomen waarbij juist het GGD- werkproces leidend is voor de systeemontwikkeling. Bij de start van het programma in 2016 was het helder dat de markt geen standaardoplossing bood die de gewenste doelen kon realiseren. Daarom sloegen de GGD’en Hollands Noorden, regio Utrecht en Twente de handen ineen om deze aanbesteding en het daaruit vloeiende ontwikkelprogramma gezamenlijk mogelijk te maken. Dit was de enige manier om de markt te dwingen tot een ontwikkeling. JGZ-organisaties zijn op individuele basis te klein om een dergelijk ontwikkeltraject aan te besteden, met de insteek dat mogelijk ook later andere GGD’en zouden kunnen aansluiten. 17. Waarom was een gezamenlijke aanbesteding wenselijk? Samenwerking van GGD’en op dit dossier biedt voordelen. Enerzijds gaat het om het delen van de kosten van de aanbesteding.

Anderzijds gaat het om het bundelen van inkoopkracht; de drie GGD’en samen kunnen met meer massa inkopen en zijn daarmee voor meer en andere leveranciers interessant. In de markt destijds van aanbieders van JGZ-dossiers bleek keer op keer dat de standaardaanbieders van JGZ-dossiers niet innovatief waren en wensen van gebruikers voor doorontwikkeling niet of nauwelijks honoreren. 18. Waarom is niet gekozen voor een al bestaande oplossing? Het digitale dossier voor de jeugdgezondheidzorg is een zeer specifieke applicatie. Als gevolg daarvan was de markt hiervoor beperkt en waren standaardoplossingen die voldoen aan de eisen niet beschikbaar. Daarom is gekozen voor het ontwikkelen van een nieuwe applicatie, anders dan wat op dat moment al in de markt beschikbaar was. Ook het huidige MLCAS biedt voor de langere termijn niet de functionaliteiten die nodig zijn voor een eigentijds dossier. 19. Hadden de GGD’en een partner waarvan ze dachten dat deze de taken aankan? In 2016 is het programma gestart en heeft er een marktconsultatie plaatsgevonden in verschillende ronden om te onderzoeken of hetgeen GGD’en wensten aan te besteden, haalbaar was. Voor de aanschaf van een nieuwe applicatie is, vanwege de daaraan verbonden kosten, het volgen van een aanbestedingsprocedure volgens de Europese richtlijnen verplicht.

De Europese aanbesteding is in 2017 uitgevoerd in de vorm van een concurrentiegerichte dialoog, in meerdere rondes, waarbij wensen van de aanbesteder en ideeën van leveranciers bij elkaar komen voor een zo goed mogelijk beeld van het gewenste resultaat. Bij de aanbesteding is gebruik gemaakt van externe deskundigheid (diverse disciplines). Op basis van vooraf gestelde criteria werd de opdracht na drie dialoogrondes gegund aan de Rotterdamse IT-leverancier Finalist. Bij de aanbesteding zijn ook kwaliteitscriteria opgesteld. Uiteindelijk scoorde deze leverancier het beste en heeft de opdracht gegund gekregen. 20. Hoe hebben de GGD’en getoetst dat het eindproduct niet werkbaar is? Of wat er nog nodig is? Is hier een kader voor? GGD’en hebben een proces van testen ingericht en afgestemd met de leverancier. Na elke oplevering door de leverancier is dat proces gevolgd, ook bij tussenopleveringen. 5

GGD’en hebben getoetst of de belangrijkste onderdelen, als bepaald door de in het Plan van Eisen vastgestelde Hoofdprocessen en Procesborden doorlopen kunnen worden, onder meer zonder dataverlies. Uit de testen bleek dat dit niet kon. Met name in de voorwaarden, dus het maken van een afspraak tussen cliënt en professional en het communiceren voor en na een consult, is het niet mogelijk om het proces te doorlopen. Daardoor kan de kern van het werk door JGZ-medewerkers nog niet uitgevoerd worden. 21. Waren de uitgangspunten voldoende helder gedefinieerd? Voor de aanbesteding is gestart, heeft een marktconsultatie plaatsgevonden waarin het kader is geschetst. Gekozen is voor een dialooggerichte aanbesteding, waarbij de ruimte wordt geboden voor geschikte partijen om verschillende oplossingen aan te dragen om in de behoefte van de aanbestedende dienst te kunnen voorzien. Er waren dialoogrondes waar aanbieders vragen konden stellen en met ons in gesprek gingen. Op grond van deze dialoogronden is het Programma van Eisen verder gedetailleerd en aangescherpt (inclusief specificaties). Op basis van deze uitgangspunten heeft de leverancier een aanbieding gedaan die heeft geleid tot gunning. 22. Is het gedeelde opdrachtgeverschap vanuit 3 GGD’en belemmerend voor de voortgang? Nee.

De samenwerking tussen de 3 GGD’en is nog steeds in lijn met de oorspronkelijke intentieverklaring en samenwerkingsovereenkomst. 23. Willen de drie GGD’en opnieuw gezamenlijk een nieuwe aanbesteding doen? Hierover dient nog besluitvorming plaats te vinden. Vragen met betrekking tot financiële consequenties en bedrijfsvoering 24. Heeft het uitblijven van de oplevering GGiD effect op de continuïteit van de GGD'en? Het werk van de GGD’en kan vooralsnog doorgaan met het huidige MLCAS systeem zolang wordt gewerkt aan een nieuw digitaal dossier. Daarmee is in elk geval continuïteit van de bedrijfsvoering gewaarborgd en kan het werk van de JGZ professional vooralsnog doorgang vinden. 25. Welke financiële consequenties brengt dit besluit met zich mee? Gezien de ontstane impasse zijn de werkzaamheden zoveel als mogelijk stilgelegd. Enkel de strikt noodzakelijke kosten lopen door (zoals juridische kosten en een deel van de programmakosten om het huidige traject te begeleiden. De drie regio’s zijn gezamenlijk opdrachtgever voor het GGiD en dragen op die manier ook gezamenlijk risico. De totale af te boeken investering in het nieuwe dossier bedraagt ongeveer € 13 miljoen. Deze investering bestaat uit een gezamenlijk deel van de drie GGD'en en uit per GGD specifieke gedane investeringen. De gezamenlijke investering bestaat uit bouw- en programmakosten van in totaal ca.

€ 10,6 miljoen voor drie GGD'en. Elke GGD participeert hierin voor een derde deel. De individuele door de GGD-en gedane investeringen, zoals specifieke projectkosten, bedragen totaal ongeveer € 2,4 miljoen. In geval van stoppen is afboeking van de gedane investeringen noodzakelijk. De wijze waarop dit zal plaatsvinden en de financiële gevolgen verschilt per GGD. 26. Welke soort kosten gaan gepaard met een nieuwe aanbesteding? De voorbereidingen voor de aanbesteding van een nieuw digitaal dossier zijn in gang gezet en in kaart wordt gebracht welke incidentele kosten dit met zich mee brengt. 6

Rekening gehouden moet worden met incidentele kosten zoals het aangaan van een aanbestedingstraject, juridische kosten en implementatiekosten. Structurele kosten zijn licentiekosten, daarvoor zit een bedrag in de begroting van GGDrU. Daaruit worden op dit moment ook licentiekosten betaald aan de huidige leverancier. 27. Heeft het stoppen met ontwikkelen van het GGiD ook financiële consequenties bij het aanbesteden van een nieuw digitaal dossier? Stoppen met het GGiD betekent dat een nieuwe aanbesteding moet worden vormgegeven. De structurele kosten van een nieuw dossier worden gedekt binnen de bestaande begroting van de GGD. Voor de incidentele kosten, zie hiervoor ook vraag 35, is er binnen de begroting van de GGDrU geen dekking. 28. Hoe komt het dat de kosten hoger zijn geworden voor het digitale dossier? GGD-en hebben structureel budget begroot als dekking voor de jaarlijkse licentiekosten voor het gebruik van het DDJGZ. Deze licentiekosten zouden vervallen na de ingebruikname van het nieuw ontwikkelde GGiD. De structurele financiële ruimte die daarmee zou ontstaan zou worden ingezet als dekking voor de afschrijvingskosten voortkomend uit de investering in de ontwikkeling van het GGiD. De structurele kosten voor de GGD-en zouden daardoor gelijk blijven. 29.

Waarom is afboeking in 2022 noodzakelijk? De externe accountant beoordeelt in haar controle van boekjaar 2022 aan de hand van de meest recente informatie of de waarde van de software zoals die op de balans per ultimo 2022 is opgenomen reëel is. Wanneer het Algemeen Bestuur in 2022 besluit tot het stoppen met GGiD zal de accountant deze informatie beoordelen als een onomkeerbaar besluit wat direct zal leiden tot een waardering van de software van nul euro. Dat betekent dat de afboeking van de waarde per direct (in boekjaar 2022) verwerkt zal moeten worden. 30. Kan het besluit tot stoppen worden uitgesteld? De externe accountant beoordeelt in haar controle van boekjaar 2022 aan de hand van de meest recente informatie of de waarde van de software zoals die op de balans per ultimo 2022 is opgenomen reëel is. De ontstane impasse en het gegeven dat de GGD’en inmiddels onvoldoende vertrouwen hebben dat binnen afzienbare tijd een werkbaar dossier kan worden opgeleverd geeft veel onzekerheid over de huidige waarde zoals de software nu gewaardeerd is op de balans. Om meer zekerheid te krijgen, op basis van accountancy regels, over de waarde van de software zal, de accountant een taxateur gaan inschakelen die gaat bepalen wat de marktwaarde van de nu ontwikkelde software is.

Zeer waarschijnlijk zal hieruit naar uit naar voren komen dat deze lager is dan de waarde waarvoor het nu in de boeken staat waardoor een groot deel zo niet alles alsnog in 2022 moet worden afgeboekt. Een besluit tot uitstel te stoppen leidt derhalve niet tot uitstel van afboeking van de waarde van de software. 31. Wat is het verschil tussen programma kosten en projectkosten? Programmakosten zijn kosten die voor alle drie de GGD-en exact gelijk zijn. Omvang GGDrU-deel circa 1,7 miljoen over de totale duur van het GGiD-traject (1,35 miljoen euro per eind 2021 plus circa 360.000 euro in 2022). Deze kosten hebben voornamelijk betrekking op externe ureninzet door de programmamanager, de programmasecretaris, de product owners, de testers, en de beveiligingsspecialisten. 7

De projectkosten zijn GGD specifiek. De projectkosten voor GGDrU zijn hoger dan de projectkosten van de andere twee GGD’en. Dit is grotendeels te verklaren doordat GGDrU gebruik heeft moeten maken van externe projectleiders waarvan de kosten zijn geactiveerd. De andere twee GGD-en hebben in mindere mate gebruik gemaakt van externe inhuur en hebben in plaats daarvan meer gebruik gemaakt van eigen personeel waarvan de kosten niet mogen worden geactiveerd maar moeten worden genomen in de exploitatie. Deze ruimte had GGDrU niet. 32. Welke soort kosten gaan gepaard met een nieuwe aanbesteding? De voorbereidingen voor de aanbesteding van een nieuw digitaal dossier zijn in gang gezet en in kaart wordt gebracht welke incidentele kosten dit met zich mee brengt. Rekening gehouden moet worden met incidentele kosten zoals het aangaan van een aanbestedingstraject, juridische kosten en implementatiekosten. Structurele kosten zijn licentiekosten, daarvoor zit een bedrag in de begroting van GGDrU. Daaruit worden op dit moment ook licentiekosten betaald aan de huidige leverancier. 33. Welke soort kosten komen op rekening van de gemeenten? De keuze voor het in gang zetten van het stopscenario brengt met zich mee dat afboeking van de

GGiD-investeringen moet worden gedaan in het boekjaar 2022. Voor GGDrU leidt dit tot een negatief eigen vermogen wat door gemeenten aangezuiverd dient te worden tot minimaal het niveau van het weerstandsvermogen12. Daarnaast zet GGDrU voorbereidingen in gang voor de aanbesteding van een nieuw digitaal dossier en brengt in kaart welke incidentele kosten dit met zich mee brengt. Binnen de begroting van de GGDrU is er geen dekking voor de incidentele kosten van deze aanbesteding. Ook maakt GGDrU inzichtelijk welke structurele besparingen gerelateerd aan GGiD zoals opgenomen in het Ombuigingenplan 2018-2021 niet zullen worden gerealiseerd en brengt in kaart welke alternatieve structurele dekkingsopties er zijn binnen de begroting van GGDrU, taakstellend. 34. Wat betekent dit voor de P&C cyclus van gemeenten? Zoals aangegeven bij vraag 40 zal door GGDrU een afboeking van GGiD-investeringen moeten worden gedaan in boekjaar 2022. Voor GGDrU leidt dit tot een negatief eigen vermogen dat door gemeenten aangezuiverd dient te worden tot minimaal het niveau van het weerstandsvermogen.

Afhankelijk van de financiële ruimte die de gemeente heeft en wanneer het passend is binnen de kaders van de rechtmatigheid conform het Besluit begroting Verantwoording (BBV) heeft de gemeente de mogelijkheid om dit direct te verrekenen in het boekjaar 2022 waardoor deze incidentele lasten niet drukken op de meerjarenbegroting. Indien dit niet mogelijk of wenselijk blijkt bestaat er de mogelijkheid voor de gemeente om de incidentele lasten over maximaal vier jaar te verspreiden. De keuze is aan elke gemeente individueel.

1

Artikel 42 lid 41 van de Gemeenschappelijke regeling GGD regio Utrecht; De deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat de regionale gezondheidsdienst te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. 2

artikel 2.4.1 uit de Nota Reserves en Voorzieningen GGDrU2; GGDrU moet echter in staat worden gesteld om potentiële risico’s, die worden bepaald aan de hand van een jaarlijkse risico analyse, zelf af te kunnen dekken met het aanwenden van de algemene reserve. Deze beleidslijn wordt ook onderschreven door de Provincie Utrecht.

8

35. Er was ook sprake van de oprichting van een coöperatie. Wat betekent dit besluit voor deze coöperatie? De drie GGD’en hebben in maart 2020 voor beheer en doorontwikkeling van het systeem een coöperatie opgericht. Vanuit het voornemen om een digitaal dossier te ontwikkelen waar meer GGD’en op zouden kunnen aansluiten, is een coöperatieve vereniging, een coöperatie, de meest eenvoudige manier voor samenwerking. Bij een coöperatie zijn alle rechten en plichten jegens opdrachtgever belegd bij één rechtspersoon. Dit biedt het voordeel dat het binden van partijen minder complex is, meer rechtszekerheid geeft en minder kosten meebrengt. Oprichting en contractoverneming door deze coöperatie was bij aanvang van het programma (bouwen van een eigen digitaal dossier) reeds voorzien. De algemeen besturen van de GGD'en hebben ingestemd met de oprichting van de coöperatie, nadat de gemeenteraden de mogelijkheid hebben gehad om wensen en bedenkingen in te dienen. Deze coöperatie heeft als doelstelling het (doen) ontwerpen, (door-) ontwikkelen, beheren, onderhouden en exploiteren van het GGiD. Het eigenlijke moment van in bedrijf gaan is afhankelijk van in gebruik name van het digitale dossier. Met het stoppen GGiD zal ook de coöperatie ontbonden worden.

9