G1. Rekenkamerrapport Rekenkameronderzoek Subsidiebeleid gemeente Leusden

COLOFON De rekenkamer De Rekenkamer Vallei en Veluwerand is een onafhankelijke rekenkamer van de gemeenten Barneveld, Bunnik, Bunschoten, Leusden, Nijkerk, Renswoude, Scherpenzeel, Woudenberg en Zeewolde. De rekenkamer bestaat uit een voorzitter en vier leden: de heer M. Pen (voorzitter), de heer H.M. ter Beek, de heer J.C.T.M. Doorakkers, de heer M. Neimeijer, en mevrouw J.T. Versteegh. De rekenkamer heeft twee secretaris-onderzoekers: mevrouw I.M.T. Spoor en mevrouw M.E. Barel-Glashouwer. -1-

Inhoudsopgave 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 3 1.1 Aanleiding onderzoek ...................................................................................................................... 3 1.2 Doelstelling en onderzoeksvragen ................................................................................................... 3 1.3 Onderzoekaanpak ........................................................................................................................... 5 1.4 Afbakening ...................................................................................................................................... 5 2. Bevindingen ......................................................................................................................................... 6 2.1 Beleid .............................................................................................................................................. 6 2.1.1 Beleid, wet- en regelgeving en algemene subsidieverordening .................................................. 6 2.1.2 Soorten subsidies ......................................................................................................................

7 2.1.3 Omvang van subsidies en subsidieplafonds ............................................................................... 8 2.1.4 Vastlegging en inzicht in subsidies........................................................................................... 10 2.2 Doelmatigheid ............................................................................................................................... 10 2.2.1 Subsidieproces ........................................................................................................................ 10 2.2.2 Interne afhandeling subsidieaanvragen en -toekenningen ...................................................... 12 2.3. Doeltreffendheid .......................................................................................................................... 14 2.4 Rechtmatigheid ............................................................................................................................. 15 2.5 Transparantie ................................................................................................................................ 15 3. Conclusies en aanbevelingen .............................................................................................................17 3.1 Conclusies over het algemene subsidiebeleid in Leusden ..............................................................

17 3.2 Conclusies naar aanleiding van de casussen .................................................................................. 19 4. Bestuurlijke reactie college en nawoord rekenkamer........................................................................20 Bijlage 1 Bronnenlijst ............................................................................................................................. 23 Bijlage 2 Respondenten ......................................................................................................................... 26 Bijlage 3 Algemene subsidieverordening gemeente Leusden 2024 ....................................................... 27 Bijlage 4: Digitaal aanvraagformulier subsidies-deel A, B, C .................................................................. 33

-2-

1. Inleiding De gemeente Leusden heeft een subsidieverordening op grond waarvan activiteiten van (maatschappelijke) organisaties worden gesubsidieerd. De subsidieverordening uit 2017 is geactualiseerd en in mei 2024 door de gemeenteraad van Leusden vastgesteld. Door het toekennen van subsidies kan de gemeente sturen op het bereiken van de beleidsdoelen van de gemeente. De gesubsidieerde activiteiten moeten bijdragen aan gemeentelijke doelen en ambities. In 2023 bedroeg de totale omvang van de subsidies ruim 6 miljoen euro. Dit bedrag is in de afgelopen jaren toegenomen. In 2020 ging het nog om minder dan 5 miljoen euro.

1.1 Aanleiding onderzoek De raadswerkgroep Financiële verantwoording van de gemeente heeft de rekenkamer gevraagd om een onderzoek uit te voeren naar het subsidiebeleid. De reden voor het verzoek is dat het subsidiebeleid geactualiseerd moet worden. Een evaluatie door de rekenkamer kan als input gebruikt worden voor eventuele aanpassingen van het huidige subsidiebeleid.

1.2 Doelstelling en onderzoeksvragen Doelstelling Doel van het onderzoek is om na te gaan hoe de gemeente Leusden het subsidiebeleid heeft vormgegeven en uitvoert. Aanbevelingen uit het onderzoek kunnen worden meegenomen bij de geplande actualisatie van het huidige beleid en de werkwijze. Centrale onderzoeksvraag Is het subsidiebeleid in Leusden en de uitvoering daarvan doeltreffend, doelmatig, rechtmatig en transparant? Onderzoeksvragen Om bovenstaande vraag te beantwoorden heeft de rekenkamer de volgende sub-vragen geformuleerd met bijbehorende normen: Onderzoeksvragen 1. Beleid, omvang en soorten subsidies a) Hoe heeft de gemeente het subsidiebeleid vormgegeven? b) Wat is de jaarlijkse omvang van de subsidies (totaal en per subsidieregeling) en aan welke organisaties verstrekt de gemeente deze? c) Welke soorten subsidies verstrekt de gemeente Leusden?

Normen    

De gemeenteraad heeft subsidiebeleid en een verordening vastgesteld. Er is vastgelegd wat de gemeente met de subsidieverstrekking beoogt. De gemeente heeft een actueel en volledig overzicht van de verstrekte subsidies. De gemeenteraad en het college hebben inzicht in de totale omvang per beleidsterrein van de verstrekte subsidies.

-3-

2. Doelmatigheid a) Hoe verloopt het proces van subsidieaanvraag en toekenning? b) Is het subsidieproces efficiënt ingericht?







3. Doeltreffendheid a) In hoeverre is het subsidiebeleid doeltreffend en dragen de subsidies bij aan de beoogde doelstellingen van de gemeente? b) Hoe vindt de verantwoording, monitoring en evaluatie plaats?

    



4. Rechtmatigheid a) Voert de gemeente Leusden het subsidiebeleid uit volgens de richtlijnen van de subsidieverordening 2017?

5. Transparantie a) Is het subsidieproces voor de aanvragers transparant en communiceert de gemeente duidelijk over het wel of niet toekennen van een subsidie?

Het subsidieproces verloopt efficiënt (transparant met duidelijke processtappen en realistische termijnen). Het subsidieproces is vastgelegd in werkbeschrijvingen en de betrokken ambtenaren voeren het proces uit conform de beschrijvingen. Het subsidieproces is voor de ambtelijke organisatie werkbaar en uitvoerbaar.

Er is inhoudelijk beleid op basis waarvan de subsidie wordt verstrekt. Doelen zijn geformuleerd, specifiek en meetbaar. Er zijn afspraken over verantwoording, monitoring en evaluatie. De verantwoording is zodanig dat doelbereik vastgesteld kan worden. De resultaten die gesubsidieerde instellingen behalen dragen bij aan de doelstellingen van de gemeente. De raad wordt geïnformeerd over de effecten en resultaten van de subsidieverlening.



De subsidies worden toegekend en besteed in overeenstemming met de regels en richtlijnen en de criteria die zijn vastgelegd in de subsidieverordening.



De subsidiemogelijkheden zijn duidelijk vindbaar voor mogelijke aanvragers. De vereisten voor aanvraag zijn duidelijk voor de subsidieaanvragers. De toekenningscriteria voor de subsidies zijn duidelijk. De gemeente communiceert tijdig en duidelijk over de toekenning van de subsidies naar de aanvragers.

  

-4-

1.3 Onderzoekaanpak In het onderzoek zijn documenten bestudeerd (zie bronnenlijst bijlage 1), vervolgens zijn interviews gehouden met ambtenaren van de gemeente, portefeuillehouders en vertegenwoordigers/medewerkers van de subsidieontvangende partijen (zie bijlage 2). Het onderzoek resulteert in een rapport van bevindingen. Dit is voorgelegd aan de respondenten voor een check op feitelijke onjuistheden. Daarna voegt de rekenkamer conclusies en aanbevelingen toe aan het rapport. Het volledige rapport legt de rekenkamer vervolgens voor aan het college van B&W voor een bestuurlijke reactie. Daarna wordt het onderzoeksrapport aangeboden aan de gemeenteraad.

1.4 Afbakening De focus van het onderzoek ligt zowel op het subsidieproces binnen de gemeente als de behaalde resultaten van de subsidieontvangende partij. In het onderzoek is met name gekeken naar de wijze van aanvraag, toekenning en de verantwoording over de activiteiten. De manier waarop de activiteiten zijn uitgevoerd zijn geen onderdeel van het onderzoek. In overleg met de raadswerkgroep Financiële verantwoording heeft de rekenkamer zes casussen gekozen voor de beantwoording van de onderzoekvragen 3 tot en met 5. Deze casussen betreffen de volgende subsidieontvangers op het terrein van cultuur, sport, kinderopvang en onderwijs: o Buurtsportcoaches SNO (sport) o Gymnastiekvereniging Impala (sport) o Cultuurpodium Fort 33 (cultuur) o Stichting De Moespot (cultuur) o Stichting Kinderopvang Amersfoort (SKA) (onderwijs) o Voila: Taalexpertisecentrum Taalgroepen (onderwijs)

-5-

2. Bevindingen In dit hoofdstuk gaan we in op het subsidiebeleid, soorten subsidies en de omvang van de subsidies.

2.1 Beleid 2.1.1 Beleid, wet- en regelgeving en algemene subsidieverordening De gemeente Leusden geeft subsidies aan organisaties die activiteiten ontplooien voor Leusden en een bijdrage leveren aan de doelstellingen van de gemeente. Dit staat in de jaarlijkse programmabegrotingen. Waar de subsidies voor gegeven kunnen worden, voor welke beleidsterreinen, staat in de nieuwe algemene subsidieverordening 2024 (ASV 2024) (artikel 2). Dit zijn alle beleidsterreinen waarop de gemeente actief is. In de oude ASV 2017 waren de beleidsterreinen niet gespecificeerd. Ook op de gemeentelijke website staat dat subsidie aangevraagd kan worden voor projecten op diverse gebieden. De vermelde beleidsterreinen op de website zijn echter beperkter dan in de ASV 2024. Op de website staan de volgende beleidsterreinen: sport, jeugd, onderwijs, kunst, cultuur en welzijn. De doelen heeft de gemeente als speerpunten aangegeven in een samenvattend document van de doelen uit het beleidskader Sociaal Domein. Dit document is via de website te downloaden. Een subsidieaanvrager zal zelf op zoek moeten gaan naar de doelstellingen die de gemeente heeft op het beleidsterrein waar de aanvraag betrekking op heeft. De aanvrager moet namelijk aangeven hoe de activiteiten bijdragen aan het bereiken van de doelen van de gemeente.

Richtlijnen voor het toekennen van subsidies zijn vastgelegd in de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb, artikel 4.21-4.80, bron: Handreiking basisbeginselen subsidierecht VNG, 2019) en de algemene subsidieverordening (ASV) van Leusden. De Awb regelt onder andere wanneer er wel of niet sprake is van een subsidie (zie par. 2.1.2). De verordening bevat onder andere regels voor de aanvraag van een subsidie, beslistermijnen, weigeringsgronden en administratieve- en verantwoordingsverplichtingen van de ontvangende partij. De gemeenteraad heeft recent (23 mei 2024) een nieuwe algemene subsidieverordening vastgesteld: de ASV 2024. Met deze vaststelling is de subsidieverordening uit 2017 geactualiseerd (zie bijlage 3). De aanpassing was nodig omdat de oude ASV uit 2017 niet voldeed aan de regels uit de Awb. In artikel 4.23 van de Awb staat namelijk dat een subsidie gebaseerd moet zijn op een wettelijk voorschrift, waarin omschreven staat voor welke activiteiten subsidie kan worden verstrekt. Deze activiteiten staan beschreven in subsidieregelingen. Het is niet voldoende als de gemeente alleen een ASV heeft. De gemeente moet daarnaast ook subsidieregelingen hebben. De ASV geeft de kaders voor het subsidieproces die voor alle subsidies van de gemeente gelden. In een subsidieregeling zijn de te subsidiëren activiteiten per beleidsterrein omschreven.

Met het vaststellen van de ASV 2024 heeft de gemeente een eerste stap gezet voor het actualiseren van het subsidiebeleid. Uit het rekenkameronderzoek is gebleken dat de gemeente vervolgens nog moet nagaan welke subsidieregelingen er aanvullend moeten komen en deze moesten ten tijde van het onderzoek nog uitgewerkt worden. Een aantal subsidieregelingen heeft de gemeente Leusden al:  subsidieregeling groene daken en groene gevels;  subsidieregeling peuteropvang en Voorschoolse educatie;  subsidieregeling algemene voorziening ouderen;  subsidieregeling monumenten Leusden. Bij het bestuderen van de casussen is de subsidieregeling Peuteropvang en Voorschoolse Educatie Leusden door de rekenkamer bekeken. Deze regeling wordt jaarlijks geactualiseerd en gepubliceerd op de website van de gemeente en de regelingenbank (lokaleregelgeving.overheid.nl). -6-

2.1.2 Soorten subsidies Definitie subsidie In de Awb (artikel 2.21) staat wanneer er sprake is van een subsidie: 1. Er is een aanspraak op financiële middelen, dus geen verstrekking van goederen en/of diensten (in natura). 2. De middelen worden door een bestuursorgaan verstrekt. 3. De middelen worden verstrekt voor bepaalde van te voren omschreven activiteiten door de aanvrager. 4. Het mag niet gaan om een betaling van het bestuursorgaan voor geleverde goederen of diensten. In artikel 4.23 lid 1 van de Awb staat vervolgens dat een bestuursorgaan slechts subsidie kan verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift dat regelt voor welke activiteiten subsidie kan worden verstrekt. Het gaat dan specifiek om een subsidieregeling. Er zijn uitzonderingen waarbij dit wettelijk voorschrift niet vereist is (artikel 4.23 lid 3, Basisbeginselen subsidierecht VNG-handreiking 2019):  bij tijdelijke subsidies vooruitlopend op de vaststelling van een wettelijk voorschrift (subsidieregeling);  bij begrotingssubsidies (in de programmabegroting moet het bedrag en de subsidieontvanger zijn vermeld, zodat dit door de raad kan worden vastgesteld);  bij incidentele subsidies (voor min of meer eenmalige activiteiten en voor maximaal vier jaar verstrekt).

Figuur 2.1 Wat is subsidie?

-7-

De gemeente Leusden heeft de onderverdeling in soorten subsidies nog niet gemaakt. Uit de interviews kwam naar voren dat de ambtelijke organisatie de komende periode op een rij gaat zetten welke subsidies aangemerkt kunnen worden als begrotingssubsidies, incidentele subsidies en voor welke subsidies er regelingen opgesteld moeten worden. In de oude ASV 2017 werd er nog onderscheid gemaakt tussen prestatiesubsidies en projectsubsidies, waarbij prestatiesubsidies de meer structurele subsidies zijn en projectsubsidies de incidentele subsidies. Met het vaststellen van de nieuwe verordening (ASV 2024) is het onderscheid tussen prestatie- en projectsubsidies vervallen. In de nieuwe verordening is sprake van begrotingssubsidies, incidentele subsidies en subsidies in het kader van subsidieregelingen. Voor de aanvraag door de subsidieontvangende partij maakt het niet uit welk soort subsidie het betreft. Maar voor de gemeentelijke organisatie zijn begrotingssubsidies het minst bewerkelijk, omdat daar geen aparte openbare regelingen voor opgesteld hoeven te worden. De rekenkamer stelt vast dat met de nieuwe subsidieverordening de richtlijnen voor aanvraag en subsidieverantwoording zijn vereenvoudigd (zie ook par. 2.2.1). In de nieuwe verordening wordt er vanuit gegaan dat aanvullende vereisten geregeld kunnen worden in de subsidieregelingen.

Daarnaast zijn diverse artikelen vervallen, omdat deze al onderdeel zijn van andere wetgeving. De nieuwe verordening van de gemeente Leusden is gebaseerd op de VNG-modelverordening 2019. Dat maakt het aanvragen van subsidies voor partijen, die in meerdere gemeenten actief zijn, eenduidiger en mogelijk eenvoudiger.

2.1.3 Omvang van subsidies en subsidieplafonds De gemeente Leusden heeft in 2020 bijna voor 5 miljoen euro aan subsidies verstrekt en in 2023 was dit bedrag toegenomen tot ruim € 6 miljoen. In de jaren 2021, 2022 en 2023 waren de toegekende bedragen hoger dan de vastgestelde subsidieplafonds in de programmabegrotingen (zie tabel 2.1). Tabel 2.1 Vastgestelde subsidieplafonds en toegekende subsidies gemeente Leusden in 2020 t/m 2023 Jaar

Vastgesteld subsidieplafond in programmabegroting x € 1000,-

Totaal subsidies x € 1000,-

2020

€ 4.843

€ 4.799

2021

€ 4.820

€ 5.236

2022

€ 4.915

€ 5.690

2023

€ 5.584

€ 6.425

Respondenten geven aan dat de plafonds in de begroting niet geschikt zijn om op te sturen. Deze subsidieplafonds worden volgens de respondenten bewaakt door de subsidiecoördinator en de inhoudelijke beleidsadviseur. Als er sprake is van een overschrijding gaat de beleidsadviseur in overleg met de afdeling financiën en de portefeuillehouder. De rekenkamer constateert na bestudering van de “VNG handreiking Basisbeginselen subsidierecht” (hoofdstuk 7) dat de gemeente Leusden de term subsidieplafond niet juist gebruikt. Een subsidieplafond is bedoeld voor open einde regelingen waar meerdere aanvragers subsidie kunnen aanvragen Een subsidieplafond is iets anders dan de vermelding in de begroting dat voor een beleidsterrein -8-

een bepaald bedrag beschikbaar is voor subsidies. Een subsidieplafond is een bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies volgens een bepaald wettelijk voorschrift (artikel 4.22 Awb). Subsidieplafonds moeten officieel bekend worden gemaakt via het gemeenteblad en/of publicatie van de subsidieregeling waarin het plafond is opgenomen. In de vier eerder genoemde subsidieregelingen van Leusden (par. 2.1.1) staan deze subsidieplafonds vermeld. Er kan geen sprake zijn van overschrijding van subsidieplafonds zoals de respondenten stelden. Subsidies moeten namelijk volgens de Awb (artikel 4.24 2e lid) worden afgewezen als het subsidieplafond is bereikt. Als er geen subsidieplafond is vastgesteld of op de juiste manier bekend is gemaakt, dan zou iedere subsidie die aan inhoudelijke criteria voldoet, moeten worden toegewezen. Verhoging van een subsidieplafond is mogelijk, maar dit is niet geregeld in de Awb. Er kan bijvoorbeeld tijdens het subsidietijdvak extra geld beschikbaar komen. Dit hogere subsidieplafond moet dan worden bekendgemaakt vanwege de transparantie en om alle mogelijke gegadigden een gelijke kans te geven. Het gevolg van een verhoogd plafond is dat er meer aanvragen gehonoreerd kunnen worden dan oorspronkelijk gedacht.

Het merendeel van de subsidies verstrekt de gemeente in het kader van het programma Samenleving. Het grootste deel daarvan is bestemd voor Lariks, de welzijnsorganisatie in Leusden. In onderstaande figuur 2.1 treft u de verdeling van de subsidies over de verschillende programma’s en jaren. €7.000.000

€6.000.000

€5.000.000

€4.000.000

Programma Ruimte Programma leefomgeving Programma Samenleving - Overige organisaties Programma Samenleving - Lariks

€3.000.000

€2.000.000

€1.000.000

Figuur 2.2: Toegekende subsidies gemeente Leusden per programma in 2020 t/m 2023.

€2020

2021

2022

2023

-9-

Het rekenkameronderzoek richt zich op de subsidies van het programma Samenleving, met uitzondering van de subsidies aan Lariks. Lariks is bij eerdere rekenkameronderzoeken betrokken geweest en daarom heeft de rekenkamer besloten om in het huidige onderzoek de subsidie aan Lariks buiten beschouwing te laten. 2.1.4 Vastlegging en inzicht in subsidies De subsidietoewijzingen die vallen onder het domein Samenleving worden door de subsidiecoördinator bijgehouden in een Excelbestand per jaar en per organisatie. Zoals hierboven al aangegeven verstrekt de gemeente het merendeel van de subsidies in het kader van het programma Samenleving. Zo zijn er in 2023 binnen het programma Ruimte twee subsidies toegekend, binnen het programma Leefomgeving één, en binnen het programma Samenleving 48 naast de subsidie aan Lariks. De Excel-overzichten zijn voor intern gebruik en worden niet standaard gerapporteerd aan college en/of raad. De gemeente geeft in de programmabegroting per programma (Leefomgeving, Samenleving, Ruimte) aan wat de maximale subsidies zijn. Maar in de jaarrekening rapporteert de gemeente niet over de toegekende subsidies. Ook heeft de gemeente geen openbaar subsidieregister waarin alle toegekende subsidies staan, zoals andere gemeenten dat hebben (bijvoorbeeld de gemeente Amersfoort).

2.2 Doelmatigheid In dit hoofdstuk schetsen we het proces van subsidieaanvraag en -toekenning. 2.2.1 Subsidieproces In onderstaande figuur is het subsidieproces en de interne afhandeling schematisch weergegeven. Vervolgens is het proces tekstueel toegelicht.

Figuur 2.3 Schematische weergave van het subsidieproces van aanvraag subsidie tot vaststelling subsidie -10-

Aanvraag subsidie via de gemeentelijke website Informatie over het aanvragen van subsidies is te vinden op de gemeentelijke website (Gemeente Leusden: Subsidies en het Fonds Samenlevingsinitiatieven). Hier is te vinden waar de subsidies voor aangevraagd kunnen worden en wat de voorwaarden zijn. Op de website zijn ook doelen van de gemeente te vinden die ze wil bereiken door het verstrekken van subsidies. Zoals al eerder aangegeven, heeft de gemeente uitsluitend de doelen op het gebied van het sociaal domein vermeld op de website. Doelen op ander gebieden zoals de leefomgeving, milieu en duurzaamheid, kunst en cultuur, recreatie en toerisme zijn niet vermeld. Wel is aangegeven dat er voor activiteiten op deze terreinen subsidies aangevraagd kunnen worden. Het aanvragen van de subsidie gaat met een digitaal aanvraagformulier (zie bijlage 4). De aanvrager moet een omschrijving geven van de activiteiten en hoe deze bijdragen aan de doelen van de gemeente. Op het aanvraagformulier staan de doelen van de gemeente op het gebied van het sociaal domein, maar niet op andere gebieden. Daarnaast moet de aanvrager een activiteitenplan en een begroting bijvoegen bij de aanvraag. In het activiteitenplan moet staan welke activiteiten de aanvrager gaat doen, welke prestaties ze willen halen en welke effecten ze willen bereiken.

De begroting moet een overzicht geven van de geraamde inkomsten en uitgaven en moet betrekking hebben op het jaar waarin de prestaties verricht worden. De gemeente schrijft niet voor hoe en in welke vorm het activiteitenplan en de begroting opgesteld moeten worden. De subsidieaanvragen moesten eerst vóór 1 september aangevraagd worden, maar met het vaststellen van de nieuwe subsidieverordening is deze datum gewijzigd in 1 juni, zodat het proces van subsidieverlening beter aansluit bij de planning en control cyclus van de gemeente. In subsidieregelingen kan overigens afgeweken worden van deze datum van 1 juni. Hoewel er een digitaal aanvraagformulier is, stelt de rekenkamer vast dat niet iedere aanvrager gebruik maakt van dit standaardformulier in de jaren 2020 t/m 2023. In sommige gevallen gebruikt de aanvrager een eigen format (zoals SNO en Fort 33). Vereenvoudiging aan te leveren gegevens bij aanvraag Bij de subsidieaanvragen moesten onder de oude ASV 2017 vergelijkbare gegevens in verschillende documenten (aanvraagformulier, activiteitenplan, begroting) aangeleverd worden en daarbij was niet duidelijk wat er precies gevraagd werd. In de nieuwe subsidieverordening (ASV 2024) staat niet meer voorgeschreven wat er in een activiteitenplan moet staan. De opgave in het aanvraagformulier over doelstelling, activiteiten en bijdrage aan de doelstelling, volstaat.

Ook wordt er in de nieuwe verordening niet meer gesproken over prestaties, maar enkel over activiteiten. In het aanvraagformulier staat overigens nog wel dat in het activiteitenplan aangegeven moet worden welke prestaties de organisatie wil behalen (zie punt 10 aanvraagformulier) en de effecten die ze willen bereiken. De rekenkamer merkt op dat met het vaststellen van de nieuwe subsidieverordening de gegevensuitvraag eenvoudiger is geworden. Toekenning subsidie en uitvoeringsovereenkomst Op de gemeentelijke website staat dat de gemeente uiterlijk 31 december een brief stuurt met de beslissing op de aanvraag van de subsidie. In de toekenningsbrief, de zogeheten subsidiebeschikking staat het voorlopige bedrag van de toegekende subsidie, de soort subsidie en voor welke activiteiten de subsidie bestemd is. In de brief staat ook hoe en wanneer het subsidiebedrag uitbetaald wordt. Naast deze toekenningsbrief stelt de gemeente in de meeste gevallen ook een uitvoeringsovereenkomst op met afspraken over de uitvoering, verantwoording, monitoring en evaluatie. Verantwoording door subsidieontvanger De subsidieontvangende partij moet voor 1 mei na afloop van het jaar waarover de subsidie is ontvangen een -11-

activiteiten- en een financieel verslag naar de gemeente sturen. In subsidiebeschikkingen en/of de uitvoeringsovereenkomsten en in de subsidieverordening zijn de eisen opgenomen waaraan het verantwoordingsverslag moet voldoen. Naarmate het subsidiebedrag hoger is, worden er hogere eisen gesteld aan de verantwoording. Indien de subsidie groter is dan € 50.000 dan is een aanvullende accountantsverklaring vereist. Vaststelling subsidie In de ASV 2017 stond dat de gemeente binnen zes maanden na afloop van de subsidieperiode een brief moet sturen met de definitieve vaststelling van de subsidie. In de ASV 2024 is de termijn afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag. Bij subsidies tot € 5.000 wordt de subsidie direct vastgesteld of binnen 8 weken nadat de activiteiten zijn verricht. Bij subsidies van meer dan € 5.000 vindt de definitieve vaststelling binnen 8 weken plaats na ontvangt van de verantwoording en de aanvraag tot subsidievaststelling. Deze termijn kan met 8 weken worden verlengd. Als de subsidieontvanger niet op tijd de aanvraag en verantwoording heeft ingediend, kan de gemeente een nieuwe termijn afspreken. Uit de interviews komt naar voren dat de gemeente welwillend is als de termijnen voor de subsidieontvanger niet haalbaar zijn. In goed overleg spreken zij dan samen een nieuwe termijn af.

De gemeente stelt bij de vaststelling van de subsidie een toetsingsrapportage op. Deze toetsingsrapportage bevat een beschrijving van de doelstellingen van de gemeente, de activiteiten en prestaties van de subsidieontvangende partij en bevindingen op grond van de jaarrekening.

2.2.2 Interne afhandeling subsidieaanvragen en -toekenningen Subsidieaanvraag en -beschikking en afspraken De subsidies worden digitaal aangevraagd en geregistreerd in het zaaksysteem (Djuma) en de aanvragen worden in het zaaksysteem toegewezen aan de subsidiecoördinator. Deze stuurt de aanvraag door naar de inhoudelijke beleidsadviseur met het verzoek om de aanvraag in behandeling te nemen. De subsidiecoördinator registreert alle binnenkomende subsidieaanvragen met de bedragen en reactietermijnen in een Excel overzicht. De subsidiecoördinator stelt een conceptversie van een subsidiebeschikking op voor de beleidsadviseur. De beleidsadviseur beoordeelt de aanvraag inhoudelijk en stelt de definitieve subsidiebeschikking op, evenals de eventuele uitvoeringsovereenkomst en ondertekent deze en stuurt de brief naar de subsidie ontvangende partij en de afdeling Financiën, die voor de uitbetaling zorgen. De subsidiecoördinator ziet erop toe dat de ondertekende beschikkingen en uitvoeringsovereenkomsten in het zaaksysteem worden opgeslagen. Uit de interviews komt naar voren dat het niet duidelijk is wanneer er wel of niet een uitvoeringsovereenkomst opgesteld moet worden. Na vaststelling van de ASV 2024 moet nog nader juridisch uitgezocht worden wanneer er sprake moet zijn van een uitvoeringsovereenkomst of dat de afspraken in de subsidiebeschikking staan.

Het type afspraken wisselt per organisatie en per beleidsterrein en volgt voor een deel ook uit wettelijke verplichtingen, als daar sprake van is. Volgens de ambtelijke respondenten zal er de komende tijd nagedacht worden over het type afspraken dat vastgelegd moeten worden. Verantwoording en toetsingsrapportages De verantwoordingen van subsidieontvangende partijen registreert de gemeente, net als de subsidieaanvragen in het zaaksysteem. De subsidiecoördinator bekijkt de verantwoordingen, rapporteert opvallende zaken aan de beleidsadviseur en stelt alvast een concept vaststellingsbrief op. De inhoudelijke beleidsadviseurs beoordelen inhoudelijk de verantwoordingen en stellen de definitieve vaststellingsbrief op. -12-

Vervolgens volgt hetzelfde traject als bij de subsidiebeschikkingen: ondertekening door de beleidsadviseur, verzending, afschrift naar afdeling Financiën, registratie in Djuma. Bij de inhoudelijke beoordeling van de verantwoordingen kijkt de beleidsadviseur of de informatie compleet is en of de gemaakte afspraken uit de subsidiebeschikking en/of uitvoeringsovereenkomst zijn nagekomen. Daarbij kijkt de beleidsadviseur volgens de respondenten specifiek of de activiteiten van de subsidieontvangende partij hebben bijgedragen aan de doelstellingen van de gemeente. In een toetsingsrapportage legt de beleidsadviseur vast in hoeverre de verantwoording voldoet. De toetsingsrapportage is een bijlage bij de definitieve vaststellingsbrief. Er is geen standaardformaat voor deze toetsingsrapportages. Monitoring en tussentijds overleg De contacten en overleggen met de subsidieontvangende partij zijn afhankelijk van de beleidsadviseur, de organisatie en het onderwerp. In de ASV 2017 stond dat het college periodiek de voortgang van de gesubsidieerde activiteiten monitort (artikel 17.3) en dat in een periodiek overleg de voortgang wordt besproken. Dit overleg zou in ieder geval direct na afloop van het derde kwartaal moeten plaatsvinden (Artikel 1p). In de ASV 2024 is dit niet meer opgenomen, afspraken over monitoring worden opgenomen in een subsidieregeling.

Respondenten geven aan dat de beleidsadviseur in de praktijk contact heeft met de subsidie ontvangende partij nadat de verantwoording is ontvangen. Ten tijde van het rekenkameronderzoek waren er met de meeste subsidieontvangende partijen geen concrete afspraken over de tussentijdse monitoring. Bewaking termijnen en mandatering De subsidiecoördinator bewaakt de termijnen en herinnert zowel de subsidieontvangende partij als de beleidsadviseurs als de datum van de afgesproken termijn nadert. De beleidsadviseur is gemandateerd voor het ondertekenen van subsidietoekenningen tot een bedrag van de Europese aanbestedingsdrempel. In 2023 was dit € 221.000 (Europese drempelbedragen voor aanbesteden 2024-2025 gepubliceerd - Europa decentraal). Voor het nemen van besluiten over subsidies tussen de € 221.000 en € 1.000.000 is de directeur gemandateerd (mandaatbesluit Leusden 28-9-2021, bijlage 2, A.4). Voor het toekennen van subsidies die hoger zijn dan € 1.000.000, is een besluit van het college vereist (mandaatbesluit Leusden 28-9-2021, bijlage 1, A.14). Om na te gaan of de juiste functionaris ondertekent bij subsidietoewijzingen tussen de € 221.000 en € 1.000.000 heeft de rekenkamer de beschikkingen aan de Stichting Bibliotheek Eemland opgevraagd. Deze Stichting ontvangt jaarlijks een subsidie van ruim € 400.000.

In 2023 zijn zowel de beschikking van toewijzing als vaststelling correct ondertekend, maar in de jaren 2020 tot en met 2022 zijn de beschikkingen van toewijzing ondertekend door een functionaris die niet gemandateerd was. De vaststellingsbeschikkingen zijn in 2021 en 2022 wel correct ondertekend. Werkbeschrijvingen ontbreken Er zijn geen werkbeschrijvingen of checklists voor het subsidieproces. Volgens de respondenten is er in het verleden wel een handboek geweest van het subsidieproces. Maar deze is niet meer actueel en wordt niet meer gebruikt. Volgens respondenten zijn checklists en procesbeschrijvingen wenselijk. Deze geven houvast en maken een beoordeling en toetsing uniformer en objectiever. In het zaaksysteem zijn wel standaardbrieven voor een subsidiebeschikking en een vaststellingsbrief opgenomen. -13-

2.3. Doeltreffendheid Voor het beantwoorden van vragen over de doeltreffendheid heeft de rekenkamer de subsidietoewijzingen bestudeerd aan de zes subsidieontvangende partijen, die in paragraaf 1.4 zijn vermeld, in de jaren 2020 t/m 2023. Subsidieverstrekking op basis van inhoudelijk beleid In alle subsidiebeschikkingen en uitvoeringsovereenkomsten wordt verwezen naar inhoudelijk gemeentelijk beleid. De verwijzing naar dit inhoudelijke beleid is in de subsidiebeschikkingen en bijbehorende uitvoeringsovereenkomsten niet altijd letterlijk hetzelfde. Soms zijn de doelstellingen in de subsidiebeschikking specifieker en bij een andere subsidie zijn de doelstellingen in de uitvoeringsovereenkomst weer specifieker. Bij de bestudeerde subsidietoekenningen was er bij Impala geen sprake van aparte uitvoeringsovereenkomsten. Bij de overige vijf subsidietoekenningen wel. In de uitvoeringsovereenkomsten zijn de doelstellingen geoperationaliseerd en uitgewerkt in een beschrijving van activiteiten. Afspraken over verantwoording en evaluatie In zowel de beschikkingen als in de uitvoeringsovereenkomsten staan afspraken over de verantwoording. In de beschikkingen staat wanneer het inhoudelijk en financieel verslag aangeleverd moet zijn. De uitvoeringovereenkomsten gaan in op de inhoudelijke vereisten van de verantwoording.

Er zijn geen expliciete afspraken over evaluatie, maar er vindt wel een evaluatie plaats door de subsidie ontvangen en beleidsadviseur naar aanleiding van de eindverantwoording van de subsidieontvangende partij. Bij de uiteindelijke vaststelling van de subsidie zijn, zoals al eerder gezegd, toetsingsrapportages bijgevoegd. In deze rapportages gaat de gemeente in op de doelstellingen, de gerealiseerde activiteiten, de uiteindelijke subsidievaststelling en het definitieve subsidiebedrag. De toetsingsrapportages variëren in opzet en de wijze waarop de resultaten van de subsidieontvangende partijen worden beoordeeld. Uit de interviews komt naar voren dat iedere beleidsadviseur zijn/haar eigen werkwijze hanteert bij het beoordelen van de verantwoordingsinformatie. De beleidsadviseur gaat na of de inhoudelijke en financiële afspraken uit de subsidiebeschikking en uitvoeringsovereenkomst zijn nagekomen. In de toetsingsrapportages leggen de beleidsadviseurs vast in hoeverre de activiteiten van de subsidieontvangende partij bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente. Informatievoorziening aan college en de raad Het college en de raad zijn niet betrokken bij de verantwoordingen van de individuele subsidieontvangende partijen, met uitzondering van de verantwoording van Lariks. De beoordelingen en subsidievaststellingen worden ambtelijk afgehandeld.

De raad ontvangt geen directe informatie over de effecten van subsidieverlening. In de planning en control documenten, die de raad ontvangt, worden sommige subsidieontvangende partijen wel vermeld bij de onderdelen over wat de gemeente heeft gedaan op een bepaald beleidsterrein. Er wordt daarbij niet vermeld dat de betreffende partij subsidie heeft ontvangen. De planning en control documenten bevatten ook geen lijst van partijen die subsidie ontvangen.

-14-

2.4 Rechtmatigheid In deze paragraaf kunt u lezen in hoeverre de toekenning en besteding van de subsidies in overeenstemming waren met de regels en richtlijnen die zijn vastgelegd in de ASV 2017. Deze verordening was van toepassing in de onderzoeksperiode. We hebben dit onderzocht aan de hand van de zes casussen. In artikel 4 van de ASV 2017 stond dat er geen subsidies lager dan € 1.500 toegekend konden worden. De rekenkamer heeft vastgesteld dat de gemeente in 2022 bij de subsidietoekenning aan Impala is afgeweken. In de betreffende subsidiebeschikking is toegelicht dat de subsidie wordt toegekend in afwijking van de regels in de subsidieverordening. Dit kon op grond van artikel 22, de hardheidsclausule. In dit artikel staat dat het college in bijzondere gevallen één of meer bepalingen van de verordening buiten toepassing kan laten of daarvan kan afwijken, als dit in het belang is van de aanvrager of subsidieontvanger en/of leidt tot aanzienlijke onredelijkheid in het geval dat de subsidie wordt geweigerd. In de ASV 2024 is artikel 4 vervallen omdat de gemeente Leusden in de toekomst ook subsidies wil verstrekken die lager zijn dan € 1.500. Verder stelt de rekenkamer vast dat de subsidies niet altijd toegekend werden binnen de gestelde termijnen. Ook de verantwoordingen van de subsidieontvangende partij ontving de gemeente niet altijd voor de gestelde datum van 1 mei.

De termijnen worden bewaakt door de subsidiecoördinator en zodra een partij daar niet aan voldoet stuurt de coördinator een herinnering. Respondenten geven aan dat het niet voldoen aan de termijnen geen directe gevolgen heeft voor de subsidieontvangers. Beleidsadviseurs geven in de interviews aan dat zij het bij grote partijen wel belangrijk vinden dat de termijnen nageleefd worden, maar bij kleine partijen zien zij daar minder strikt op toe. Ook werd niet altijd voldaan aan artikel 10 waarin stond dat het college en de aanvrager voor het besluit tot verlening in overleg met elkaar treden. Dit artikel is in de ASV 2024 vervallen, omdat de mogelijkheid tot overleg geen onderdeel hoeft te zijn van de verordening. Vooral bij hoge subsidiebedragen is het gebruikelijk om te overleggen voordat de aanvraag ingediend wordt. Hiermee verkleint de aanvrager het risico op een weigering.

2.5 Transparantie In deze paragraaf gaan we in op de vraag of het subsidieproces voor aanvragers transparant is. Op de website van de gemeente Leusden is informatie te vinden over het aanvragen van subsidies onder het thema Hulp en Zorg-Subsidies en Fonds Samenlevingsinitiatieven. Subsidieaanvragen die geen relatie hebben met het sociaal domein moeten ook via het thema “Hulp en Zorg” aangevraagd worden. Dat er ook subsidies aangevraagd kunnen worden op andere gebieden dan het sociaal domein is in eerste instantie niet duidelijk, maar als je verder scrolt op de website staat dat er ook subsidie aangevraagd kan worden voor activiteiten die gericht zijn op milieu en duurzaamheid, kunst en cultuur of recreatie en toerisme. Op de website staat dat er ook een fonds samenlevingsinitiatieven is, voor goede ideeën die de Leusdense samenleving hechter maken. Gemeente Leusden: Subsidies en het Fonds Samenlevingsinitiatieven Ten tijde van het rekenkameronderzoek waren er twee manieren voor het aanvragen van subsidies: 1) Via het fonds samenlevingsinitiatieven: deze subsidies kunnen aangevraagd worden via de website van Lariks. Bij de nadere bestudering van de casussen heeft de rekenkamer geen subsidies onderzocht -15-

die in het kader van dit fonds zijn toegekend, omdat Lariks in dit onderzoek buiten beschouwing wordt gelaten. 2) Via een reguliere subsidieaanvraag: dit betreffen subsidies voor allerlei activiteiten die moeten bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen. Het rekenkameronderzoek richt zich op deze subsidies. Op de website van de gemeente staat duidelijk wie de reguliere subsidie kan aanvragen, waarvoor en hoe de deze aangevraagd kan worden. Er staat dat de subsidies bedoeld moet zijn om de doelen van de gemeente te helpen realiseren. De beleidsdoelen van de gemeente op het gebied van het sociaal domein zijn kort en bondig toegelicht, de doelen op de andere beleidsterreinen zijn niet toegelicht. Via een digitaal aanvraagformulier kan de aanvraag ingediend worden (zie ook paragraaf 2.2.1). De aanvraag kan digitaal afgehandeld worden. Desondanks geeft één van de externe respondenten aan dat de criteria voor subsidietoekenning vanuit het Fonds Samenlevingsinitiatieven niet altijd duidelijk zijn. Op enig moment werd een subsidie niet toegekend met het argument dat de betreffende organisatie al meerdere subsidies had ontvangen, terwijl het aantal subsidies niet in de criteria is opgenomen. Uit de interviews met de subsidieontvangende partijen komt naar voren dat het contact met de gemeente soepel verloopt.

Bij de subsidie voor de peuteropvang is er sprake van een subsidieregeling waarin de criteria voor subsidieverlening en verantwoordingseisen zijn opgenomen. De respondenten van de subsidieontvangende partij worden door de beleidsadviseur goed en tijdig geïnformeerd over de inhoud van de subsidieregeling. De lijnen zijn kort en bij vragen weet men elkaar snel te vinden. Ook de respondenten van andere subsidieontvangende partijen zijn tevreden over de werkwijze van de subsidieaanvraag, de -toekenning en de -vaststelling. Afspraken in de uitvoeringsovereenkomst zijn meestal in samenspraak tot stand gekomen. De respondenten van de subsidieontvangende partijen, die de rekenkamer heeft gesproken, ontvangen al gedurende meerdere jaren een gemeentelijke subsidie en weten daardoor goed hoe het proces werkt en wat de vereisten zijn. Of het subsidieproces voor nieuwe partijen ook duidelijk is, is niet uit het onderzoek naar voren gekomen. De aanvraag- en verantwoordingstermijnen zijn voor sommige partijen niet haalbaar, maar volgens de respondenten is het mogelijk om in goed overleg met de beleidsadviseur realistische en haalbare termijnen af te spreken.

-16-

3. Conclusies en aanbevelingen Het onderzoek naar het subsidiebeleid is tweeledig: 1) gericht op het subsidiebeleid in zijn algemeenheid en het subsidieproces binnen de gemeente en 2) gericht op de casussen van de subsidie ontvangende partijen en de vraag in hoeverre het beleid doeltreffend is. In dit hoofdstuk gaan we eerst in op de conclusies en aanbevelingen die betrekking hebben op de bevindingen van het eerste deel van het onderzoek en daarna het tweede deel van het onderzoek. De Rekenkamer geeft hieronder uitsluitend aanbevelingen bij onderdelen waar verbeteringen mogelijk zijn.

3.1 Conclusies over het algemene subsidiebeleid in Leusden Algemene subsidieverordening is geactualiseerd, maar verdere uitwerking moet nog plaats vinden In de algemene subsidieverordening staat onder andere voor welke beleidsterreinen de gemeente subsidies verstrekt. De doelen die de gemeente heeft, zijn deels te vinden via de website en in de inhoudelijke beleidsdocumenten. Na de start van het rekenkameronderzoek (eind 2023) is de ambtelijke organisatie begonnen met het actualiseren van het subsidiebeleid. Dit heeft geresulteerd in de vaststelling door de gemeenteraad in mei 2024 van een geactualiseerde algemene subsidieverordening. Het actualiseren van de verordening was met name nodig omdat de verordening uit 2017 niet meer voldeed aan de regels uit de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). Het actualiseren van de algemene subsidieverordening was het begin van het aanpassen van het gehele subsidieproces. Tijdens het rekenkameronderzoek bleek dat de organisatie nog veel werk te doen heeft met de verdere uitwerking van subsidieregelingen. Deze regelingen bevatten de nadere beschrijving van te subsidiëren activiteiten. Daarnaast werkt de gemeente aan het in kaart brengen van de soorten subsidies die zij verstrekt (begrotingssubsidies, incidentele subsidies en tijdelijke subsidies).

De uitwerking van de subsidieregelingen en de onderverdeling in subsidies is nodig om ervoor te zorgen dat de subsidieverstrekking past bij de beleidsdoelen van de gemeente. Dit werk moet nog gedaan worden. Aanbeveling aan college: Het college heeft een eerste goede stap gemaakt met het actualiseren van de algemene subsidieverordening (ASV). De rekenkamer adviseert om de uitwerking van subsidieregelingen voortvarend op te pakken en een onderverdeling te maken in soorten subsidies.

De raad en inwoners hebben geen totaaloverzicht van verstrekte subsidies, subsidie ontvangende partijen en effecten van subsidieverstrekking De rekenkamer concludeert uit het onderzoek dat college en raad geen inzicht hebben in de verstrekte subsidies, met uitzondering van de omvangrijke subsidie aan Lariks. Een lijst met subsidieontvangers wordt momenteel niet gedeeld met de gemeenteraad. De rekenkamer stelt vast dat de subsidietoewijzingen ook niet inzichtelijk worden gemaakt voor inwoners, omdat de gemeente Leusden deze toewijzingen niet openbaar maakt. Een openbaar subsidieregister, zoals andere gemeenten dat hebben, ontbreekt. Per programma zijn in de programmabegroting maximale subsidiebedragen opgenomen. In de programmabegroting spreekt de gemeente van subsidieplafonds, maar deze term wordt niet conform -17-

regelgeving (Awb) gebruikt. Subsidieplafonds zijn bedoeld voor openeinderegelingen, zodat niet meer subsidie verstrekt kan worden dan beschikbaar is. Subsidieplafonds behoren apart gepubliceerd te worden. Het college rapporteert in de loop van het jaar niet over eventuele overschrijdingen van de maximale subsidiebedragen die de gemeente subsidieplafond noemt. Daarnaast bevatten de planning en control documenten ook geen directe informatie over de effecten van subsidieverlening. De gemeenteraad kan in dat opzicht zijn controlerende taak niet adequaat uitvoeren. Aanbevelingen aan college:  Maak inzichtelijk voor raad en inwoners welke subsidies aan welke partijen worden verstrekt.  Gebruik de term subsidieplafond bij voorkeur correct, stel de plafonds vast en zorg voor publicatie van deze plafonds.  Geef in de planning en control documenten aan in hoeverre de relatief grotere subsidies bijdragen aan de doelen van de gemeente. Bepaal als college welke subsidies om een dergelijk inzicht vragen. Geen werkbeschrijvingen van het subsidieproces, afhandeling is grotendeels persoonsafhankelijk Het subsidieproces verloopt via duidelijke en navolgbare processtappen, maar er zijn geen actuele werkbeschrijvingen en procedures voor het proces. Mede hierdoor verschilt de afhandeling en beoordeling per beleidsadviseur.

Er zijn termijnen voor een subsidieaanvraag, -toewijzing, -verantwoording en -vaststelling. De subsidiecoördinator en de beleidsadviseurs bewaken deze termijnen. Uit het onderzoek komt naar voren dat deze termijnen vooral richtinggevend zijn en in gezamenlijk overleg aangepast kunnen worden, als ze niet haalbaar zijn. De gemeente stelt zich daarin flexibel op en heeft oog voor knelpunten die zich bij de subsidieontvangers kunnen voordoen. Aanbeveling aan college: Leg het subsidieproces vast in werkbeschrijvingen met checklists, standaardbrieven en toetsingsrapportages, zodat de afhandeling uniformer en objectiever wordt dan nu het geval is. Subsidieverordening voldeed in periode 2017-2024 niet aan Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) De rekenkamer stelt vast dat de subsidietoewijzingen zijn toegekend volgens de regels van de subsidieverordening die in de onderzoeksperiode van toepassing was. Toch concludeert de rekenkamer dat het subsidiebeleid niet rechtmatig was, omdat deze subsidieverordening niet voldeed aan de Awb. Inmiddels is de subsidieverordening uit 2017 in mei 2024 geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Aanbeveling aan college: Sluit in de toekomst aan op (wijzigingen in )wettelijke regelgeving met betrekking tot subsidies.

-18-

3.2 Conclusies naar aanleiding van de casussen Subsidiebeleid is doeltreffend De rekenkamer concludeert uit het onderzoek dat het subsidiebeleid voor de onderzochte casussen doeltreffend is. Uit het documentenonderzoek en uit de interviews is gebleken dat de activiteiten van de subsidieontvangers bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente. Bij de subsidietoewijzingen verwijst de gemeente naar inhoudelijk beleid en de doelstellingen van subsidieontvangers zijn vervolgens uitgewerkt en geoperationaliseerd in activiteiten die daarop aansluiten. De beschrijving van deze activiteiten staan in de uitvoeringsovereenkomsten. De subsidieontvangers verantwoorden over de uitvoering van de activiteiten en resultaten. De gemeente toetst vervolgens of de activiteiten zijn uitgevoerd zoals afgesproken.

Subsidieproces is voor aanvragers goed werkbaar Subsidie ontvangende partijen zijn tevreden over de werkwijze en contacten met de gemeente over de subsidietoewijzingen. De partijen die in het onderzoek zijn betrokken vinden het proces transparant. Deze partijen ontvangen al jaren subsidie en zijn daardoor goed bekend met het proces. In hoeverre nieuwe partijen de weg kunnen vinden bij subsidieaanvragen is niet uit het onderzoek naar voren gekomen.

-19-

4. Bestuurlijke reactie college en nawoord rekenkamer Bestuurlijke reactie

Geachte leden van de Rekenkamercommissie, Van uw secretaris ontvingen wij de rapportage van uw onderzoek naar het subsidiebeleid in de gemeente Leusden. Graag maken wij gebruik van de mogelijkheid om een bestuurlijke reactie te geven. De bestuurlijke reactie treft u aan in deze brief.

Allereerst willen wij als college onze waardering uitspreken over het uitgebreide rapport. Het biedt ons veel informatie over de doelmatigheid, doeltreffendheid, rechtmatigheid en transparantie van het huidige subsidiebeleid van de gemeente. In deze brief reageren wij op de door u opgestelde conclusies en aanbevelingen. 1. Het college heeft een eerste goede stap gemaakt met het actualiseren van de algemene subsidieverordening (ASV). De rekenkamer adviseert om de uitwerking van subsidieregelingen voortvarend op te pakken en een onderverdeling te maken in soorten subsidies. Het college onderschrijft het belang om voortvarend aan de slag te gaan met de uitwerkingen van subsidieregelingen. Ten tijde van ontvangst van het Rekenkamerrapport is, mede door de invoering van de nieuwe Algemene subsidieverordening, binnen de ambtelijke organisatie het proces ter uitwerking van subsidieregelingen al gestart. Het doel is om voor 2026 duidelijkheid te hebben over de onderverdeling van subsidies en de bijbehorende subsidieregelingen afgerond te hebben. 2. Maak inzichtelijk voor raad en inwoners welke subsidies aan welke partijen worden verstrekt. Op dit moment klopt uw constatering dat subsidietoewijzingen niet inzichtelijk zijn voor het college, de gemeenteraad en de inwoners van de gemeente Leusden. In de ambtelijke organisatie wordt dit overzicht wel al bijgehouden.

Om in het vervolg meer inzicht te geven in de verstrekte subsidies zullen wij een overzichtstabel opnemen in de begroting en jaarrekening per subsidieontvanger. 3. Gebruik de term subsidieplafond bij voorkeur correct, stel de plafonds vast en zorg voor publicatie van deze plafonds. In de programmabegroting van de gemeente Leusden staan de maximale subsidiebedragen opgenomen per programma waar subsidies in worden afgegeven, te weten het programma Ruimte, Leefomgeving en Samenleving. Er wordt in dit onderdeel inderdaad gesproken over subsidieplafonds. Echter, de term subsidieplafond wordt, zoals u ook in uw rapport heeft geconstateerd, niet conform regelgeving (Awb) gebruikt. In combinatie met aanbeveling 1 worden er subsidieregelingen opgesteld waar de term subsidieplafond conform regelgeving juist zal worden toegepast. 4. Geef in planning en control documenten aan in hoeverre de relatief grotere subsidies bijdragen aan de doelen van de gemeente. Bepaal als college welke subsidies om een dergelijk inzicht vragen.

-20-

Het college onderschrijft deze aanbeveling van de Rekenkamercommissie gedeeltelijk. In de programmabegroting wordt reeds per domein aangegeven met welke (subsidie)partners er gewerkt wordt aan welk gemeentelijk doel. Er wordt een overzichtstabel gecreëerd waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke subsidies aan welke partijen zijn verbonden (aanbeveling 2). Samen met de subsidieregelingen die specifiek per beleidsterrein worden opgesteld, zou die informatie voldoende moeten zijn om aan de gemeenteraad inzicht te verschaffen hoe de subsidies bijdragen aan de doelen van de gemeente. In de overzichtstabel per subsidieontvanger wordt kernachtig het doel van de subsidie opgenomen. 5. Leg het subsidieproces vast in werkbeschrijvingen met checklists, standaardbrieven, toetsingsrapportages, zodat de afhandeling uniformer en objectiever wordt dan nu het geval is. In het zaaksysteem Djuma wordt reeds gewerkt met standaard Sjablonen voor het opstellen van de verschillende documenten behorend bij subsidies (subsidieaanvraag, -toewijzing, -verantwoording en -vaststelling). Uw constatering dat er geen actuele werkbeschrijvingen en procedures zijn klopt. In navolging van dit Rekenkamerrapport zullen er nieuwe werkbeschrijvingen worden gemaakt waarbij het vier-ogen-principe zal worden toegepast.

Wel blijft het van belang dat zowel de subsidiecoördinator als de beleidsadviseurs zelf hun verantwoordelijkheid blijven nemen in het bewaken van de reactietermijnen. Deze reactietermijnen zijn door invoering van de nieuwe Algemene subsidieverordening ook veranderd. Met de nieuwe werkbeschrijvingen zullen ook deze reactietermijnen onder de aandacht worden gebracht. 6. Sluit in de toekomst aan op (wijzigingen in) wettelijke regelgeving met betrekking tot subsidies. Het college is het eens met deze aanbeveling van de Rekenkamercommissie. Bij een aankondiging van een wijziging in de wettelijke regelgeving met betrekking tot subsidies zal worden gekeken hoe deze van invloed is en wat er vervolgens in de algemene subsidieverordening veranderd dient te worden. Wij vertrouwen er op u te hebben geïnformeerd en wensen u succes bij de afronding van uw rapport. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Leusden

R.B. van den Brink directeur – secretaris

G.J. Bouwmeester burgemeester

Nawoord rekenkamer De rekenkamer dankt het college van burgemeester en wethouders voor de positieve reactie op de rapportage “Subsidiebeleid in de gemeente Leusden”, die wij op 6 januari 2025 hebben ontvangen. Het college stelt voor om aanbeveling 2 en 4 samen te voegen en aan elkaar te koppelen. De rekenkamer kan zich daarin vinden. Het doel van beide aanbevelingen is dat er meer inzicht komt voor college, raad en inwoners in de verstrekte subsidies en met welk doel deze verstrekt zijn. Als de raad de aanbevelingen overneemt, wordt hij over de opvolging geïnformeerd door het college. Dit conform een nieuw artikel in de Gemeentewet (185a) dat toeziet op de opvolging van aanbevelingen door -21-

het college. Dit artikel luidt: “Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.” De wijze waarop dit gebeurt is onderwerp van gesprek binnen de werkgroep Financiële Verantwoording. De rekenkamer zal, op basis van de uitvoering van dit wetsartikel door het college en in afstemming met de werkgroep Financiële Verantwoording, te zijner tijd bepalen of een doorwerkingsonderzoek van de rekenkamer na een aantal jaar nodig is. We bedanken de portefeuillehouders, de betrokken ambtenaren en de respondenten van de subsidie ontvangende partijen, die hebben meegewerkt aan dit onderzoek.

-22-

Bijlage 1 Bronnenlijst Algemeen -

Basisbeginselen subsidierecht VNG handreiking, 20 aug 2019 Algemene Wet Bestuursrecht

Algemeen gemeente Leusden -

Gemeente Leusden: Subsidies en het Fonds Samenlevingsinitiatieven Algemene subsidieverordening Leusden 2017 College uitvoeringsprogramma 2018-2022 College uitvoeringsprogramma 2022-2026 Algemeen mandaatbesluit gemeente Leusden, 28 sep 2021 Algemene subsidieverordening Leusden 2024, 23 mei 2024 Raadsvoorstel en -raadsbesluit ASV 2024 incl. memo, 23 mei 2024

Collegebesluiten en begrotingswijzigingen -

Collegebesluit vaststelling subsidie Lariks 2020, 12 okt 2021 Collegebesluit vaststelling subsidie Lariks 2021, 14 juni 2022 Begrotingswijziging prestatiebeschikking Lariks, 27 mrt 2023

Interne en P&C documenten -

Excel-subsidieoverzichten 2020 t/m 2023 Programmabegrotingen 2020 t/m 2023 Jaarverslag en jaarrekening 2020 t/m 2023 Najaarsnota 2022 gemeente Leusden

Fort 33 -

-

-

-

2020: Subsidieaanvraag, beoordelingsverklaring, begroting, uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, jaarrekening en jaarverslag, accountantsverklaring, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2021: Subsidieaanvraag, extra toelichting subsidieaanvraag, begroting, uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, jaarrekening en jaarverslag, accountantsverklaring, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2022: Subsidieaanvraag, begroting, herziene uitvoeringsovereenkomst, herziene subsidiebeschikking, jaarrekening en jaarverslag, accountantsverklaring, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2023: Subsidieaanvraag, begroting, subsidiebeschikking continuïteitsbijdrage energielasten, subsidiebeschikking eenmalige bijdrage liquiditeit, subsidiebeschikking prestatiesubsidie, uitvoeringsovereenkomst prestatiesubsidie Motie “Laat ons cultuur en poppodium niet in de kou staan”, 15 dec 2022 Motie “Help Fort 33 vooruit”, 23 sep 2023 Visie Fort 33 Bouwen aan een stevig Fort 33, 27 aug 2024 Collegebesluit Fort 33, extra subsidietoewijzing, 27 aug 2024

Impala -

2020: Subsidieaanvraag, begroting, subsidiebeschikking, verantwoording, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage -23-

-

-

2021: Subsidieaanvraag, subsidiebeschikking, verantwoording, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2022: Subsidieaanvraag continuïteitsbijdrage, subsidieaanvraag preventieakkoord, subsidiebeschikking continuïteitsbijdrage, subsidiebeschikking preventieakkoord, collegebesluit continuïteitsbijdrage, verantwoording, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2023: Subsidieaanvraag, begroting, activiteitenplan, subsidiebeschikking, uitvoeringsovereenkomst

Moespot -

2020: Subsidieaanvraag, begroting, uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, verantwoording, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2021: Subsidieaanvraag, begroting, uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, verantwoording, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2022: Subsidieaanvraag, begroting, uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, verantwoording, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2023: Subsidieaanvraag, begroting, uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking.

Stichting Kinderopvang Amersfoort (SKA) -

-

-

-

2020: Subsidieaanvraag, beleidsplan peuteropvang, staturen SKA, invulbestand excel, collegebesluit subsidieregeling peuteropvang en voorschoolse educatie (3 dec 2019), uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, financiële verantwoording, controle verklaring, collegebesluit peuteropvang en voorschoolse educatie (30 juli 2020). vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2021: Subsidieaanvraag, beleidsplan peuteropvang, invulbestand excel, statuten SKA, collegebesluit subsidieregeling peuteropvang en voorschoolse educatie (3 nov 2020), uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, financiële verantwoording, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2022: Subsidieaanvraag, beleidsplan peuteropvang, invulbestand excel, statuten SKA, collegebesluit beleid peuteropvang en voorschoolse educatie (13 juli 2021), collegebesluit subsidieregeling peuteropvang en voorschoolse educatie (5 okt 2021), uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, financiële verantwoording, controleverklaring, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2023: Subsidieaanvraag, beleidsplan peuteropvang, invulbestand excel, statuten SKA, collegebesluit subsidieregeling peuteropvang en voorschoolse educatie (18 okt 2022), Verzoek aanvullende informatie (15 dec 2022), uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking

SNO Leusden -

2020: Subsidieaanvraag, uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, eindverantwoording 2019, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2021: Subsidieaanvraag, uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, eindverantwoording, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2022: Subsidieaanvraag, uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking, eindverantwoording, vaststellingsbeschikking incl. toetsingsrapportage 2021: Subsidieaanvraag, uitvoeringsovereenkomst, subsidiebeschikking.

Voila-Taalschool -