G. Jaarverslag 2022 Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

Voorwoord Graag bied ik u het Jaarverslag 2022 van de rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand aan. In de twee voorgaande jaarverslagen noemden we wat de gevolgen waren van de coronapandemie voor de werkwijze van onze rekenkamercommissie. Op het moment dat ik dit voorwoord schrijf, is corona “afgeschaald” naar het niveau van griep en kan alles weer. Daardoor zou je bijna vergeten dat beperkende maatregelen voor een deel ook in 2022 nog merkbaar waren. Maar gelukkig wel veel minder. Dus konden we na de gemeenteraadsverkiezingen een ronde maken langs de nieuwgekozen gemeenteraden om kennis te maken. Eenzelfde ronde was er langs de driehoeken van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier van “onze” negen gemeenten. Beide rondes hebben wij niet alleen als constructief, maar ook als bijzonder prettig ervaren. Voor de contacten die er tijdens onderzoeken met uw gemeenten waren, geldt hetzelfde. Kortom: voor ons was het in 2022 weer prima samenwerken met raden, colleges en ambtelijk apparaat van de negen gemeenten! Wel merken we dat de werkdruk in uw gemeenten hoog is, waardoor het aanleveren van en reageren op stukken soms onder druk staat. Het personeelstekort en verloop van personeel bij de gemeenten maakte het verzamelen van informatie voor onze onderzoeken lastig.

De onderwerpen die we in 2022 hebben onderzocht waren wederom uiteenlopend van aard: van leges tot afvalbeleid; alle onderwerpen staan in dit jaarverslag vermeld. Nu al is te zeggen dat die variëteit in onderwerpen in 2023 niet minder zal worden. We hopen dat die dan weer net zo uitgebreid en zorgvuldig behandeld worden in uw raden als onze eerdere rapporten. Over heel 2022 zijn er in onze rekenkamercommissie geen personele wijzigingen geweest. Dat zal in 2023 niet het geval zijn, al was het maar omdat ik mijn laatste voorwoord heb geschreven.

V.l.n.r. Marjolein Barel, Mark Pen, Jolanda Versteegh, Jan Doorakkers, Ingrid Spoor, Herbert ter Beek en Jan van Zomeren

Met vriendelijke groet, Jan van Zomeren Voorzitter Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand

2

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

1. Inleiding De Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand is net als alle andere rekenkamers in ons land onafhankelijk. Het doel van de rekenkamercommissie is om de gemeenteraad te ondersteunen bij zijn kaderstellende en controlerende rol. We toetsen het beleid van de gemeente op doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Met onze onderzoeksrapporten willen we bijdragen aan de effectiviteit en efficiëntie van de gemeenten. Via persberichten en de website geven we bekendheid aan ons bestaan, werkwijze en producten. De rekenkamercommissie werkt voor negen gemeenten. Dat zijn Barneveld, Bunnik, Bunschoten, Nijkerk, Leusden, Renswoude, Scherpenzeel, Woudenberg en Zeewolde. Deze gemeenten liggen in drie provincies, namelijk Gelderland, Utrecht en Flevoland. De negen gemeenten hebben een samenwerkingsovereenkomst met elkaar afgesloten. Alle gemeenteraden hebben de overeenkomst vastgesteld. De rekenkamercommissie bestaat uit vijf leden, waaronder een voorzitter en vicevoorzitter. Twee secretaris-onderzoekers ondersteunen de rekenkamercommissie (in totaal 1,2 fte). Zij voeren ook een deel van de onderzoeken uit. De leden zijn benoemd voor zes jaar. Er is mogelijkheid tot één keer herbenoeming van zes jaar. In onderstaande tabel staat wanneer de benoemingstermijnen zijn ingegaan.

Benoeming per

3

Jan van Zomeren (voorzitter)

1 sep 2017

Mark Pen

1 sep 2017

Herbert ter Beek

8 mrt 2018

Jan Doorakkers

21 april 2021

Jolanda Versteegh

21 april 2021

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

De samenstelling van de rekenkamercommissie in 2022 staat hieronder. Een overzicht van de nevenactiviteiten van de rekenkamerleden is opgenomen in bijlage 1.

Samenstelling van de rekenkamercommissie De heer drs. Jan van Zomeren (voorzitter) heeft in diverse functies ruime ervaring opgedaan bij de overheid. Hij was burgemeester in de gemeenten Heumen en Gemert-Bakel. Daarvoor was hij bestuurssecretaris bij een politieregio. Ook was hij plaatsvervangend kabinetschef van de Commissaris van de Koningin in twee provincies. Verder was hij statenlid in Gelderland en raadslid in de gemeente Amerongen. Nu vervult hij enkele bestuursfuncties. Hij doet dit onder andere voor de Stichting Kasteel Amerongen en de Nederlandse Federatie van Vrienden van Musea (NFVM). Ook is hij betrokken bij activiteiten met betrekking tot Srebrenica. De heer drs. Herbert ter Beek MPM (lid) is algemeen en bedrijfseconoom en Master of Public Management. Hij is eigenaar-adviseur van een economisch beleidsonderzoeks- en adviesbureau. Hij was zes jaar lid van een andere rekenkamercommissie. De heer drs. Jan Doorakkers (lid) is zelfstandig adviseur op ruimtelijk-economisch gebied. Daarvoor was hij onder andere directeur van een middelgroot adviesbureau. Ook was hij lid van een andere gemeentelijke rekenkamercommissie. De heer dr. Mark Pen (lid/vicevoorzitter) is hoofd onderzoekbeleid bij de Universiteit Utrecht.

Eerder was hij strateeg bij een grote gemeente, plaatsvervangend griffier, (wetenschappelijk) onderzoeker, consultant en lid van een andere gemeentelijke rekenkamercommissie. Mevrouw drs. Jolanda Versteegh (lid) is bestuurskundige. Zij maakt deel uit van diverse raden van toezicht van stichtingen en bv’s in de zorg. Daarnaast werkt zij als zelfstandig onderzoeker en is lid van een andere gemeentelijke rekenkamer. Voorheen is zij actief geweest als consultant bij een adviesbureau. Verder heeft zij verschillende financiële managementfuncties bij de lokale overheid gehad. Mevrouw ir. Ingrid Spoor werkt als secretaris-onderzoeker bij de rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand. Daarvoor heeft zij bij een andere gemeente gewerkt als secretaris van de rekenkamercommissie. Ook is zij werkzaam geweest als planning en control adviseur bij Wageningen UR. Verder is ze parttime secretaris van een andere gemeentelijke rekenkamer. Mevrouw Marjolein Barel MSc werkt als secretaris-onderzoeker bij de rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand. Zij heeft eerst in het buitenland en daarna bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten gewerkt. Verder was zij secretaris bij de rekenkamercommissie van een andere gemeente.

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

onderzoek

rekenschap

2. Wat wilden we bereiken? 2.1 Onderzoek naar gemeentelijk beleid De belangrijkste taak van de rekenkamercommissie is om het uitvoeren van gemeentelijk beleid te onderzoeken. Het gaat in de onderzoeken om: • Doeltreffendheid: zijn de beoogde doelen en effecten van het beleid gehaald? • Doelmatigheid: zijn de beleidsdoelen bereikt met zo gering mogelijke inzet van middelen? • Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan geldende wetten en regels?

Meestal heeft het onderzoek betrekking op beleid dat al is uitgevoerd. Dat heet ex-post onderzoek. De rekenkamercommissie kan ook ex-ante onderzoek uitvoeren. Zulke onderzoeken vinden plaats voordat een gemeente nieuw beleid invoert. In een ex-ante onderzoek onderzoeken we bijvoorbeeld de neveneffecten of de uitvoerbaarheid van beleidsvoornemens. Dit type onderzoeken komt niet vaak voor. Een deel van de onderzoeken voert de rekenkamercommissie zelf uit. Voor een ander deel benut ze de expertise van externe bureaus. Daarnaast voert de rekenkamercommissie onderzoeken uit met rekenkamercommissies van gemeenten die niet tot het samenwerkingsverband van Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand horen. Ook doen we, als gemeenten dat willen, mee aan onderzoeken van de landelijke vereniging van rekenkamers, de NVRR.

Soms besluit de rekenkamercommissie om een doorwerkingsonderzoek niet uit te voeren. Dat doen we na overleg met een afvaardiging van de gemeenteraad, zoals een auditcommissie. Bijvoorbeeld omdat men vindt dat de rekenkamercommissie het onderzoeksbudget beter kan gebruiken voor nieuw onderzoek. Of omdat een onderwerp niet meer actueel is of omdat al bekend is dat de gemeente de aanbevelingen heeft opgevolgd. Dit gebeurt weleens bij de kleinere gemeenten, omdat zij een beperkter onderzoeksbudget hebben.

De rekenkamercommissie wil met haar onderzoeken leer- en verbeterprocessen stimuleren. Dat leidt ertoe dat de gemeenten effectiever en efficiënter kunnen werken. Ook ondersteunt en versterkt de rekenkamercommissie daarmee de rol van de raad. Vaak doet ze aanbevelingen aan de gemeenteraad. Ongeveer drie jaar na het uitbrengen van het onderzoeksrapport kijkt de rekenkamercommissie hoe de aanbevelingen zijn opgevolgd. Met zo’n ‘doorwerkingsonderzoek’ informeren we de raad over de implementatie van de aanbevelingen. Daarnaast is het een kwaliteitstoets voor de rekenkamercommissie zelf. We kijken namelijk of de gemeente de aanbevelingen ook daadwerkelijk kon opvolgen.

4

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

onderzoek

rekenschap

2.2 Bijdragen aan controlerende en kaderstellende rol van de raad De rekenkamercommissie draagt bij aan het afleggen van verantwoording (rekenschap) van de gemeenteraad aan de inwoners. De rapporten zijn openbaar en toegankelijk voor zowel de gemeenteraden als voor de inwoners en organisaties. Als de resultaten van een onderzoek de belangen van de gemeente kunnen schaden, kan besloten worden om de resultaten wel te delen met de raad en het college, maar om de resultaten niet verder openbaar te maken. Met haar onderzoeksrapporten wil de rekenkamercommissie het publieke debat in de gemeenten stimuleren en daaraan bijdragen door het toelichten van de onderzoeksrapporten tijdens openbare vergaderingen van de raad(scommissies).

Onze producten bieden wij digitaal aan, daarbij rekening houdend met de internationale digitale toegankelijkheidseisen, zodat onze informatie ook toegankelijk is voor mensen met een functiebeperking, zoals blinden en slechtzienden. De informatie is daardoor overigens digitaal ook beter leesbaar voor mensen zonder beperkingen.

Door middel van nieuwsbrieven, persberichten, LinkedIn, en de website www.rkvalleienveluwerand.nl geeft de rekenkamercommissie bekendheid aan haar werkwijze en activiteiten. De communicatie van de rekenkamercommissie richt zich zowel op de gemeenteraden, de colleges en ambtelijke organisaties, als op de inwoners en organisaties uit de negen betrokken gemeenten; soms ook daarbuiten.

5

jaarverslag jaarverslag2020 2022 2019

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

3. Wat hebben we gedaan? 3.1 Inventariseren onderzoeksonderwerpen De rekenkamercommissie is onafhankelijk. Maar we staan open voor verzoeken van de gemeenteraden en inwoners. We willen een onderzoek graag afstemmen op de behoefte van de raad. De rekenkamercommissie gebruikt criteria waaraan een onderwerp moet voldoen. We stemmen met de gemeenteraad af over onderzoeksonderwerpen, onderzoeksvoorstellen en de voortgang van het onderzoek. Alle gemeenten in ons samenwerkingsverband hebben een raadscommissie, auditcommissie of een vergelijkbare commissie, waarmee de rekenkamercommissie afstemt. Een afvaardiging van de rekenkamercommissie is in 2022 bij de betreffende vergaderingen geweest.

6

jaarverslag 2022

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

voorwoord/inleiding

3.2 Onderzoek afgeronde en lopende Onderzoeken In 2022 hebben we zeven onderzoeken en twee doorwerkingsonderzoeken afgerond. De rapporten hebben we aangeboden aan de betreffende gemeenteraden. Ook hebben we de onderzoeken gepubliceerd op de website Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand | Rekenkamer (rkvalleienveluwerand.nl). Daarnaast waren er in 2022 vijf lopende doorwerkingsonderzoeken en nog één lopend onderzoek. Deze zullen we in 2023 afronden. Hieronder volgt een overzicht van alle onderzoeken in 2022.

Afwijking jaarplan 2022

De onderzoeksactiviteiten wijken beperkt af van het jaarplan 2022. Van de tien lopende onderzoeken waren er drie eind 2022 nog niet afgerond. Van de elf geplande doorwerkingsonderzoeken zijn er vier vervallen. De rekenkamercommissie bepaalt of ze een doorwerkingsonderzoek doet, maar we treden hierover doorgaans in overleg met de betreffende auditcommissie. Twee doorwerkingsonderzoeken hebben we afgerond in 2022, vijf lopen door in 2023.

Afgeronde onderzoeken in 2022 Dienstverlening bouwen en wonen

Scherpenzeel De rekenkamercommissie heeft onderzocht of de dienstverlening op het gebied van bouwen en wonen effectief en efficiënt is. In januari hebben we het rapport aangeboden aan de raad en openbaar gemaakt. Een conclusie uit het onderzoek is dat de gemeente aanvragen voor omgevingsvergunningen efficiënt afhandelt. Maar het is vaak ingewikkeld voor inwoners om een vergunning aan te vragen. Op de gemeentelijke website staat veel informatie over regels en procedures. Het valt echter niet mee om de juiste informatie te vinden. De rekenkamercommissie adviseert de gemeente om de informatie over vergunningaanvragen te verbeteren.

Leges in Nijkerk: wie betaalt de rekening?

Nijkerk In mei is het rapport aangeboden aan de raad en openbaar gemaakt. Het onderzoek laat zien hoe en in welke mate de gemeente de kosten van producten en diensten doorberekent in de leges. Ook hebben we onderzocht of dit gebeurt volgens geldende wet- en regelgeving. Uit het onderzoek blijkt dat de gemeente tarieven niet periodiek berekent. Ze verhoogt de tarieven alleen jaarlijks met een inflatiecorrectie. Het gevolg is dat de gemeente bij een aantal leges niet alle gemaakte kosten in rekening brengt. De tarieven zijn daardoor te laag. De rekenkamercommissie raadt de gemeente aan om regelmatiger de tarieven te berekenen. Ook moet de gemeenteraad meer informatie krijgen over de kostenonderbouwing van leges en over hoe kostendekkend de tarieven zijn. Dan kan de raad beter sturen op de tarieven.

7

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

Afvalbeleid

Nijkerk De rekenkamercommissie heeft onderzocht wat de effecten zijn van het afvalbeleid van de gemeente. Het rapport is in mei aangeboden aan de raad en openbaar gemaakt. Uit het onderzoek blijkt dat maatregelen van de gemeente hebben geleid tot aanzienlijk minder restafval. Er worden meer ingezamelde grondstoffen apart ingezameld. In het restafval van inwoners zitten nog steeds wel veel grondstoffen, zoals GFT, PMD en oud papier. Als inwoners het afval beter scheiden, blijft er minder restafval over. Extra maatregelen van de gemeente leiden waarschijnlijk tot nog meer afvalscheiding. De gemeente kan bijvoorbeeld inzetten op meer communicatie en handhaving.

Regionaal inkopen voor het sociaal domein

Bunschoten De gemeente Bunschoten werkt voor de inkoop van zorg samen met regiogemeenten. Ze doet dat in het Regionaal Inkoop en Subsidie Bureau. Op basis van het onderzoek constateert de rekenkamercommissie dat er veel kennis en ervaring aanwezig is bij het Regionaal Inkoop en Subsidie Bureau. Deze kennis en ervaring had de gemeente niet zelf kunnen opbouwen of alleen tegen veel hogere kosten. Voor de gemeente is het dan ook efficiënt om op deze manier samen te werken. Het onderzoek laat zien dat het college de gemeenteraad vooral op hoofdlijnen betrekt. Ook over de keuzes die de raad moet maken. Keuzes voor inkoop en bekostiging kunnen grote invloed hebben op de dienstverlening aan inwoners. De rekenkamercommissie vindt dat het college de raad meer bewust moet maken van deze keuzes. In augustus is het rapport aangeboden aan de raad.

Belastingsamenwerking Woudenberg-Scherpenzeel Woudenberg De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan voor de gemeente Woudenberg naar de belastingsamenwerking met Scherpenzeel. De gemeenten voerden van 2011 tot en met 2020 samen de gemeentelijke belastingen uit. Door technische oorzaken waren achterstanden in de belastingadministratie ontstaan. Daardoor kregen niet alle inwoners in de jaren 2017 tot en met 2019 een aanslag van de onroerendzaakbelasting. Daardoor kon de gemeente niet alle belastinginkomsten innen. De gemeente heeft de problemen aangepakt en opgelost. De belastingaanslagen zijn daarna gecorrigeerd. Daardoor heeft de gemeente geen inkomsten misgelopen.

Uit het onderzoek blijkt dat er niet voldoende controle op het werk was. De rekenkamercommissie adviseert de gemeente daarom om bij nieuwe samenwerkingen goede afspraken te maken. Afspraken over taakverdeling, verantwoordelijkheden en de manier waarop controle en verantwoording plaatsvindt. In oktober hebben we het rapport aangeboden aan de raad en openbaar gemaakt.

Landelijk onderzoek Wet openbaarheid van bestuur

Barneveld, Bunschoten, Bunnik, Nijkerk, Scherpenzeel, Woudenberg In 2021 en 2022 heeft het landelijke onderzoek naar de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) plaatsgevonden. De landelijke vereniging van rekenkamers (NVRR) heeft het onderzoek laten doen. Aan het onderzoek deden 93 rekenkamer(commissie)s mee. Zes gemeenten van onze rekenkamercommissie deden mee. Dat waren Barneveld, Bunnik, Bunschoten, Nijkerk, Scherpenzeel en Woudenberg. Het onderzoek naar de Wob ging over: • beleid en organisatie-inrichting • de behandeling van Wob-verzoeken • rechtsbescherming • verantwoording aan de gemeenteraad • actieve openbaarmaking van informatie

8

Afgeronde doorwerkingsonderzoeken in 2022 Doorwerkingsonderzoek starterswoningen

Bunschoten In 2017 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar betaalbare nieuwbouwwoningen voor starters in Bunschoten. In 2021 hebben we het doorwerkingsonderzoek uitgevoerd. De resultaten daarvan hebben we in januari 2022 aangeboden aan de raad. Uit het doorwerkingsonderzoek blijkt dat het college en de raad de aanbevelingen uit 2017 deels hebben opgevolgd. De raad toont zich betrokken bij de uitvoering van het woonbeleid door het college. Daardoor heeft de evaluatie van de woonvisie en de ontwikkeling van de nieuwe visie eerder plaatsgevonden dan het college van plan was. De rekenkamercommissie adviseert de raad om te bepalen of de informatie in de jaarrekening voldoende handvatten biedt om zijn controlerende rol uit te voeren.

Doorwerkingsonderzoek kwaliteit beleidsinformatie

Leusden In 2016 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de beleidsinformatie. Het doorwerkingsonderzoek had de rekenkamercommissie voor 2020 gepland. Maar dit hebben we op verzoek van het college uitgesteld en eind 2021 opgestart. Uit het doorwerkingsonderzoek blijkt dat de aanbevelingen grotendeels zijn opgevolgd. Daardoor is de kwaliteit van raadsvoorstellen sterk verbeterd. Raadsvoorstellen kennen nu een vaste opbouw en zijn beter zelfstandig leesbaar. De besluiten zijn concreet geformuleerd en het is duidelijk welk besluit voorligt. Risico’s, tegenargumenten en alternatieve scenario’s zijn bijna altijd beschreven. Het taalgebruik kan nog wel eenvoudiger. Voorstellen zijn namelijk niet altijd makkelijk leesbaar. De resultaten hebben we in juli aangeboden aan de raad.

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

Lopende onderzoeken in 2022 (afronding in 2023) heffingen

Barneveld In dit onderzoek richten we ons op de heffingen die de gemeente Barneveld hanteert. We willen inzicht geven in hoe de gemeente de kosten van producten en diensten doorberekent in de heffingen. Ook kijken we of ze daarbij voldoet aan de geldende regels en hoe toezicht en controle plaatsvindt.

Schulddienstverlening door Regionale Sociale Dienst

Bunnik We doen onderzoek naar schulddienstverlening door de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug (RSD). Dat doen we samen met drie andere rekenkamercommissies. Onze rekenkamercommissie doet mee, omdat Bunnik ook werkzaamheden heeft uitbesteed aan de RSD. Met dit onderzoek willen we laten zien of de RSD de schulddienstverlening doeltreffend en doelmatig uitvoert. Het belang van de inwoner staat daarbij centraal.

Verbonden partijen Leusden

Leusden In dit onderzoek kijken we naar de rol van de gemeente Leusden bij samenwerkingsverbanden. Voor de uitvoering van diverse taken werkt Leusden samen met andere gemeenten. Deze samenwerkingsverbanden heten verbonden partijen. In dit onderzoek kijken we hoe de gemeente grip houdt op de uitvoering van de taken. Hoe kan de gemeente invloed houden op het beleid en de uitvoering controleren? En hoe kan de gemeente deze grip verbeteren?

9

Doorwerkingsonderzoek risicomanagement sociaal domein

Barneveld, Scherpenzeel Een paar jaar geleden heeft de rekenkamercommissie voor verschillende gemeenten onderzocht of zij de risico’s van de beleidsdoelen in het sociaal domein in beeld hadden. Ook hebben we toen gekeken hoe de gemeenten deze risico’s wilden beheersen. In het doorwerkingsonderzoek kijkt de rekenkamercommissie nu of de aanbevelingen uit het eerdere onderzoek zijn opgevolgd.

Doorwerkingsonderzoek innovatief aanbesteden

Barneveld In 2019 heeft de rekenkamercommissie onderzocht hoe de gemeente het onderhoud van wegen aanbesteedde. Centraal stond de vraag wat de gemeente kon leren van de aanbestedingsprocedure. Het doorwerkingsonderzoek zal moeten uitwijzen of de gemeente de aanbevelingen heeft opgevolgd.

Doorwerkingsonderzoek naar uitvoeringsorganisatie BBS (re-integratie)

Bunschoten In dit onderzoek hebben we gekeken hoe uitvoeringsorganisatie BBS de bijstand en re-integratie uitvoerde voor de gemeente. In het doorwerkingsonderzoek kijken we in hoeverre de aanbevelingen uit 2019 zijn opgevolgd.

Doorwerkingsonderzoek minimabeleid

Renswoude Gemeenten hebben beleid om inwoners die in armoede leven te bereiken en te helpen. Dit heet ook wel minimabeleid. In 2018 heeft de rekenkamercommissie het minimabeleid van de gemeente Renswoude onderzocht. In het doorwerkingsonderzoek kijken we naar de opvolging van de aanbevelingen.

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

3.3 Bekendmaking activiteiten van de rekenkamercommissie De rekenkamercommissie wil haar activiteiten bekendmaken bij de gemeenteraden, de gemeentelijke organisaties, maatschappelijke organisaties in de gemeenten, en de inwoners.

10

In 2022 hebben we de publiciteit gezocht door: • het versturen van persberichten aan de lokale media bij de start en afronding van een onderzoek; • het versturen van een nieuwsbrief aan de raden, colleges en gemeentelijke organisaties. Daarin geven we informatie over de lopende onderzoeken en over de voortgang van de werkzaamheden; • het aanbieden van de onderzoeksrapporten aan de betreffende gemeenteraden, colleges en de pers. Verder hebben we rapporten voor de ene gemeente ook aangeboden aan de overige acht gemeenteraden die aangesloten zijn bij de rekenkamercommissie. Hierdoor hebben alle gemeenten voordeel van onderzoek dat we voor één gemeente hebben gedaan; • het plaatsen van de onderzoeksrapporten, persberichten en de nieuwsbrief op de website www.rkvalleienveluwerand.nl en op LinkedIn; • het opstellen, publiceren en verspreiden van het jaarplan en jaarverslag; • het plaatsen van rapporten op de website van de landelijke vereniging van rekenkamers, de NVRR.

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

3.4 Overige activiteiten Vergaderingen bij de negen gemeenten

In 2022 zijn we bij diverse vergaderingen van de auditcommissies en begeleidingscommissies van de gemeenten geweest. De voorzitter en/of één van de leden en een secretaris-onderzoeker zijn aanwezig geweest bij de behandeling van de onderzoeksrapporten door de raden of raadscommissies.

Bezoek aan de ‘driehoeken’

De voorzitter en secretarissen hebben overleg gehad met de burgemeester, griffier en gemeentesecretaris van de gemeenten, ook wel ‘de driehoek’ genoemd. Aanleiding hiervoor waren de diverse wisselingen op deze posities bij de gemeenten. Bovendien was er door corona lange tijd vrij weinig contact geweest.

Griffiersoverleg

In september hebben de griffiers van de deelnemende gemeenten en de rekenkamercommissie een overleg gehad. Dit overleg vindt eenmaal per jaar plaats. Dan bespreken we de onderzoeken, de voortzetting van de samenwerkingsovereenkomst en werkprocedures.

Professionalisering

De secretarissen, de voorzitter en de leden volgen landelijke ontwikkelingen op het gebied van rekenkameronderzoek en nemen deel aan vergaderingen van bijvoorbeeld de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies). De secretarissen hebben daarnaast overleggen met andere rekenkamercommissies in de regio. Daarin wisselen we ervaringen uit en volgen we relevante ontwikkelingen. De secretarissen volgen regelmatig webinars van de NVRR om kennis te verbreden. Daarnaast heeft een deel van de rekenkamercommissie een incompany training interviewtechnieken gevolgd.

11

Functioneren

De voorzitter heeft functioneringsgesprekken met de leden gevoerd. Ook werden met de beide secretarissen functioneringsgesprekken gevoerd. Dat laatste gebeurde conform afspraak in het bijzijn van de vice-voorzitter van de rekenkamercommissie. Twee griffiers hebben met de voorzitter een functioneringsgesprek gehad.

Evaluatie van onderzoek

De rekenkamercommissie evalueert de onderzoeksprocessen en de doorwerking van de onderzoeken. Daarmee waarborgen we de kwaliteit van ons werk. Verbeterpunten naar aanleiding van evaluaties verwerken we in het onderzoeksprotocol van de rekenkamercommissie of in de checklist die we gebruiken bij onderzoek. We evalueren op de volgende manieren: • De rekenkamercommissie evalueert na afronding van een onderzoek het verloop en resultaat van het onderzoek met de gemeente. Dit doen we via een evaluatiegesprek met één of meerdere personen van de gemeente of via een formulier. De manier van evalueren hangt af van de situatie en de wens van de gemeente. • Het onderzoeksteam van de rekenkamercommissie vult een intern evaluatieformulier in. • Ongeveer drie jaar na het uitbrengen van een onderzoeksrapport doet de rekenkamercommissie een doorwerkingsonderzoek. Daarmee meten we onder andere de effectiviteit van de eigen aanbevelingen: kon de gemeente de aanbevelingen uit eerder onderzoek daadwerkelijk opvolgen?

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

4. Wat heeft dat gekost? In de samenwerkingsovereenkomst hebben de negen raden afspraken vastgelegd over de kosten van de rekenkamercommissie. Op basis hiervan golden voor 2022 de volgende bedragen 1: • De bijdrage per gemeente bedroeg € 1,11 per inwoner. • De voorzitter en de leden ontvingen een bruto urenvergoeding van € 56,03 per ingezet uur. • De voorzitter en de leden ontvingen een reiskostenvergoeding van € 0,19 per km. Reistijd wordt niet vergoed. • De voorzitter ontving een vaste jaarlijkse vergoeding van € 1.120,- naast de vergoeding voor ingezette uren. We streven ernaar om minimaal 70% van het budget in te zetten voor onderzoek. Dit is vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst. In de samenwerkingsovereenkomst staat dat elke gemeente over een periode van drie jaar een inzet voor onderzoek dient te ontvangen, gelijk aan haar eigen financiële bijdrage.

1

12

In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd dat de gemeentelijke bijdrage per inwoner, de uurvergoeding van de leden en de voorzitter en de vaste jaarlijkse vergoeding van de voorzitter vanaf 1 januari 2015 jaarlijks geïndexeerd zullen worden op basis van de prijsmutatie Bruto Binnenlands Product (pBBP) volgens de meicirculaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken van het voorafgaande jaar.

4.1 Totale inkomsten De inkomsten van de rekenkamercommissie in 2022 bestonden uit een bijdrage van € 1,11 per inwoner van de deelnemende gemeenten. De begroting ging uit van een geschat budget van € 250.315. Dit was gebaseerd op een inschatting van het totale aantal inwoners per 1 januari 2022. Op basis van het werkelijke aantal inwoners per gemeente bedroeg het totale budget € 251.661.

Tabel 1 Bijdrage per gemeente 2021 2 Gemeente

Begroot

Werkelijk

( € 1,11 per inwoner)

( € 1,11 per inwoner)

Barneveld

€ 67.020

€ 67.250

Bunnik

€ 17.122

€ 17.307

Bunschoten

€ 24.695

€ 24.785

Leusden

€ 33.979

€ 34.084

Nijkerk

€ 48.821

€ 49.192

Renswoude

€ 6.254

€ 6.275

Scherpenzeel

€ 11.454

€ 11.457

Woudenberg

€ 15.276

€ 15.403

Zeewolde

€ 25.694

€ 25.907

Totaal

€ 250.315

€ 251.661

2

Vanwege afrondingsverschillen kunnen de tellingen in de tabellen 2 t/m 6 iets afwijken.

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

4.2 Totale inkomsten en kosten per kostensoort De kosten van de rekenkamercommissie zijn te verdelen in: • kosten voor de secretaris-onderzoekers, • kosten voor de voorzitter en leden, • externe inhuur, • overige kosten. In tabel 3 en de toelichting daaronder is dit verder uitgewerkt.

Tabel 3: Totale Totale inkomsten en kosten 2021 (werkelijk) en 2022 (begroot en werkelijk) Kostensoort

Werkelijk 2020

Begroot 2021

Werkelijk 2021

€ 168.052

€ 177.000

€ 179.135

Twee secretaris/onderzoekers salaris + sociale lasten

€ 114.536

€ 118.000

€ 119.423

opslag 50% (huisvesting e.d.)

€ 53.516

€ 59.000

€ 59.712

onderzoek

€ 130.384

€ 123.900

€ 105.307

secretaris

€ 37.668

€ 53.100

€ 73.827

Besteed aan

Rekenkamercommissie (voorzitter + leden ) + Externe inhuur

€ 85.978

€ 83.120

€ 102.225

Vaste vergoeding voorzitter

€ 1.102

€ 1.120

€ 1.120

Vergaderkosten (rekenkamercommissie, auditcommissies, afstemmingsoverleggen, e.d.)

€ 16.204

€ 15.000

€ 17.034

Onderzoekskosten leden rekenkamercommissie

€ 22.901

€ 22.000

€ 23.015

Onderzoekskosten externe inhuur

€ 45.771

€ 45.000

€ 61.057

€ 3.322

€ 3.000

€ 5.250

Overige (website, drukwerk, verzekering, reiskosten, etc)

13

Totaal kosten

€ 257.352

€ 263.120

€ 286.609

Totaal inkomsten

€ 243.838

€ 250.315

€ 251.661

Tekort (-)/ Overschot (+)

€ -13.514

€ -12.805

€ -34.948

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

Het budget voor 2022 was € 251.661. Dit budget is gebaseerd op het werkelijke aantal inwoners per 1 januari 2022. In 2022 hebben we € 34.948 meer uitgegeven dan het beschikbare budget. Daardoor is de reserve kleiner geworden. Dit is in goed overleg met de griffiers gebeurd. De reserve is per 31 december 2022 € 39.069 (zie tabel 6). De reserve is eind 2022 voldoende om eventuele tegenvallers of onvoorziene uitgaven in de komende jaren te kunnen opvangen.

Kosten voor twee secretaris-onderzoekers Dit zijn de kosten voor in totaal 1,2 fte (43 uur per week). Hierin zitten de salariskosten plus een opslag van 50% voor overhead voor de gemeente Barneveld. Bij overhead gaat het onder andere om werkplek, administratie en ICT. De kosten van de secretaris-onderzoekers zijn te verdelen in kosten voor onderzoek en kosten voor secretariswerkzaamheden. Deze kosten zijn €93,11 per uur. Dit is inclusief de genoemde overhead. De onderzoekskosten hebben we doorberekend naar de gemeenten. Dat doen we op basis van werkelijk bestede tijd x kosten per uur. De kosten van de secretariswerkzaamheden belasten we naar rato van bijdrage per gemeente door. In 2022 is de verdeling in kosten veranderd doordat we een aanpassing in de tariefberekening hebben gedaan. De kosten voor onderzoek zijn daardoor lager geworden. Maar daardoor zijn de kosten voor secretarisuren wat hoger geworden. We hanteren nu hetzelfde tarief voor zowel onderzoeks- als secretariskosten. De totale kosten zijn hetzelfde gebleven, alleen de verdeling is aangepast.

14

Kosten voor de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie + externe inhuur Deze kosten bestaan uit: • een vaste vergoeding voor de voorzitter, • vergaderkosten van de leden, • kosten voor directe inzet van de leden voor onderzoek, • kosten voor inhuur van externen. Uit de tabel blijkt dat met name de externe onderzoekskosten wat hoger waren dan gepland, en ook hoger dan in 2021. Dit komt doordat wij meer onderzoek hebben laten uitvoeren door externe onderzoekbureaus. Mede hierdoor is onze financiële reserve afgenomen tot een gewenst niveau.

Overige kosten De overige kosten betreffen onder andere reiskosten, uitgaven voor verzekeringen, drukwerk en onderhoud van de website.

jaarverslag jaarverslag2022 2021

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

Overige kosten (indirecte, niet onderzoekskosten)

4.3 Kosten per gemeente De kosten van de rekenkamercommissie zijn te verdelen in kosten voor onderzoek en overige kosten. De kosten worden als volgt verdeeld over de gemeenten:

Tabel 4: Kosten per gemeente 2022 Gemeente

Kosten onderzoek

Overige kosten

Totaal

secretarisonderzoekers

voorzitter en leden + externe inhuur

Naar rato verdeeld naar inwonersaantal

Barneveld

€ 29.489

€ 21.203

€ 25.983

€ 76.674

Bunnik

€ 6.397

€ 2.926

€ 6.687

€ 16.010

Bunschoten

€ 9.470

€ 17.014

€ 9.576

€ 36.059

Leusden

€ 13.175

€ 12.922

€ 13.168

€ 39.265

Nijkerk

€ 19.619

€ 22.683

€ 19.006

€ 61.307

Renswoude

€ 1.350

€ 386

€ 2.424

€ 4.160

Scherpenzeel

€ 4.116

€ 1.341

€ 4.427

€ 9.884

Woudenberg

€ 20.294

€ 4.503

€ 5.951

€ 30.749

€ 1.397

€ 1.094

€ 10.009

€ 12.500

€ 105.307

€ 84.071

€ 97.231

€ 286.609

Zeewolde Totaal

Kosten voor onderzoek De onderzoekskosten zijn direct verbonden aan onderzoeksactiviteiten. Ze zijn verdeeld over de gemeenten naar werkelijk daarvoor gemaakte uren. De onderzoekskosten bestaan uit uren van de secretaris-onderzoekers, de voorzitter en leden van de

15

rekenkamercommissie en externe inhuur. Daarnaast zijn er ook wat algemene onderzoekuren, die niet direct gerelateerd zijn aan een bepaald onderzoek. Deze verdelen we naar rato over de gemeenten.

De overige kosten zijn kosten die niet zijn gerelateerd aan onderzoek. De overige kosten verdelen we over de gemeenten naar rato van het aantal inwoners. Het gaat hierbij om de kosten voor de volgende activiteiten: • de vergaderingen van de rekenkamercommissie. De vergaderingen gaan vooral over de onderzoeken. Toch rekenen we ze tot de indirecte uren. Zie tabel 3; • het opstellen van het jaarplan en het jaarverslag van de rekenkamercommissie; • het uitvoeren van de administratie en financiën van de rekenkamercommissie; • de inzet van de voorzitter in zijn rol als leidinggevende van secretaris-onderzoekers en bij het voeren van functioneringsgesprekken met de leden; • de communicatie met de gemeenten over jaarplan, jaarverslag, nieuwsbrief, LinkedIn, en dergelijke; • de vaste jaarlijkse vergoeding voor de voorzitter; • de reiskosten van de leden en de voorzitter van de rekenkamercommissie; • het volgen van gemeentelijke ontwikkelingen; • het inventariseren van onderzoeksonderwerpen bij de gemeenteraden; • de afstemming met delegaties van de verschillende raden. En de aanwezigheid bij vergaderingen van auditcommissies, raadscommissies en begeleidingscommissies; • de werving- en selectieprocedures wanneer dat aan de orde is. We streven ernaar om minimaal 70% van het budget in te zetten voor onderzoek. Dit is vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst.

In 2022 heeft de rekenkamercommissie in totaal 66% van haar uitgaven direct besteed aan onderzoek. We hebben grosso modo de begrote middelen voor onderzoek ook daadwerkelijk besteed. Daarnaast hebben we tijd geïnvesteerd in gesprekken met de raden en driehoeken, waardoor het percentage onderzoek net iets lager ligt dan 70% (zie paragaaf 3.4).

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

4.4 Overschot of tekort op het budget per gemeente De rekenkamercommissie mag budget overhevelen naar een volgend jaar. Dit mag tot een maximum van de helft van het jaarbudget. In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd dat elke gemeente over een periode van drie jaar een inzet voor onderzoek dient te ontvangen, gelijk aan haar eigen financiële bijdrage voor onderzoek. Tabel 5 vergelijkt de bijdrage per gemeente met de kosten die de rekenkamercommissie per gemeente gemaakt heeft. Zo laten we zien voor welke gemeenten we in 2022 meer kosten hebben gemaakt en welke gemeenten budget overhouden. De tekorten en overschotten per gemeente in 2022 verrekenen we met de reserves aan het begin van het jaar. Zie hiervoor paragraaf 4.5.

Tabel 5: Overschot of tekort per gemeente 2022 Gemeente

Bijdrage over 2022

Totale kosten 2022

Overschot of tekort over 2022

Barneveld

€ 67.250

€ 76.674

-€ 9.424

Bunnik

€ 17.307

€ 16.010

€ 1.297

Bunschoten

€ 24.785

€ 36.059

-€ 11.274

Leusden

€ 34.084

€ 39.265

-€ 5.182

Nijkerk

€ 49.192

€ 61.307

-€ 12.115

Renswoude

€ 6.275

€ 4.160

€ 2.115

Scherpenzeel

€ 11.457

€ 9.884

€ 1.573

Woudenberg

€ 15.403

€ 30.749

-€ 15.345

Zeewolde

€ 25.907

€ 12.500

€ 13.407

Totaal

€ 251.661

€ 286.609

-€ 34.948

Voor de gemeenten Barneveld, Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Woudenberg waren de kosten per gemeente groter dan de bijdrage. Bij deze gemeenten zijn de opgebouwde reserves daarom afgenomen. Voor de gemeenten Bunnik, Renswoude, Scherpenzeel en Zeewolde waren de uitgaven van de rekenkamercommissie lager dan de bijdrage per gemeente. Voor deze gemeenten hebben we het overschot toegevoegd aan de reserves (zie tabel 6).

16

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

4.5 Reserves per gemeente Totale reserve

Het budget voor 2022 was € 251.661. Dit budget is gebaseerd op het werkelijke aantal inwoners per 1 januari 2022. In 2022 hebben we € 34.948 meer uitgegeven dan het beschikbare budget. Daardoor is de reserve kleiner geworden. De reserve is per 31 december 2022 € 39.069. (zie tabel 6). De reserve is eind 2022 voldoende om eventuele tegenvallers of onvoorziene uitgaven in de komende jaren te kunnen opvangen.

Reserve per gemeente

Een overzicht van de reserves verdeeld over de gemeenten staat in tabel 6. Bij het onderzoeksprogramma van de rekenkamercommissie voor 2022 hebben we rekening gehouden met de verwachte reserve per gemeente.

17

Tabel 6: Overzicht reserve per gemeente Gemeente

Reserve per 31/12/2021

Overschot of tekort over 2022

Reserve per 31/12/2022

Barneveld

€ 48.879

-€ 9.424

€ 39.455

Bunnik

-€ 2.745

€ 1.297

-€ 1.448

Bunschoten

€ 8.278

-€ 11.274

-€ 2.996

Leusden

€ 24.866

-€ 5.182

€ 19.684

Nijkerk

€ 2.828

-€ 12.115

-€ 9.287

Renswoude

€ 9.607

€ 2.115

€ 11.722

Scherpenzeel

-€ 4.938

€ 1.573

-€ 3.365

Woudenberg

€ 11.337

-€ 15.345

-€ 4.008

Zeewolde

-€ 24.095

€ 13.407

-€ 10.688

Totaal

€ 74.017

-€ 34.948

€ 39.069

jaarverslag 2022

voorwoord/inleiding

Bijlage 1

wat wilden we bereiken?

bijlage

Nevenactiviteiten leden rekenkamercommissie

In deze bijlage staat een overzicht van de beroepsmatige activiteiten en nevenactiviteiten van de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie op 31 december 2022. Dit zijn de activiteiten die zij verrichten naast hun werkzaamheden voor de rekenkamercommissie.

Overzicht van beroepsmatige - en nevenactiviteiten Naam

Functies

J. van Zomeren (voorzitter)

Lid, vice-voorzitter RvT Stichting Kasteel Amerongen

Nee

Projectadviseur “Srebrenica Genocide”-tentoonstelling, Potocari/Srebrenica

Nee

Ambassadeur Euregio Rijn-Waal, Kleve

Nee

Voorzitter Nederlandse Federatie van Vrienden van Musea

Nee

M. Pen (lid/plaatsvervangend voorzitter)

Hoofd onderzoekbeleid bij de Universiteit Utrecht

Ja

H.M. ter Beek (lid)

Eigenaar-adviseur van Bureau voor Economische Argumentatie (BEA)

Ja

Penningmeester Stichting Vrienden van Sint Ansfridus

Nee

Directeur Doorakkers-Advies

Ja

Lid Raad van Commissarissen Bedrijvencentra Utrecht

Ja

Voorzitter bestuur Stichting Wittevrouwen Bolwerk

Ja

Voorzitter bestuur Stichting Vondellaan

Ja

Docent bij Stichting Clok

Ja

Lid van raad van commissarissen ExpertCare/Elyse

Ja

Lid van raad van toezicht J.T.V. Tandzorg for kids

Ja

Lid van raad van toezicht Sovee

Nee

Lid rekenkamer gemeente Vijfheerenlanden

Ja

Lid van ledenraad Rabobank Eemland

Ja

J.C.T.M. Doorakkers (lid)

J.T. Versteegh (lid)

18

wat heeft dat gekost?

wat hebben we gedaan?

Bezoldigd

jaarverslag 2022

colofon Dit jaarverslag is een uitgave van Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand, april 2023 www.rkvalleienveluwerand.nl info@rkvalleienveluwerand.nl