F6. Gemeente Renswoude WOZ 2022 2022 ENSIA

Informatiebeveiliging (BIO)

BRP

Reisdocumenten

Suwinet

DigiD

BAG

BGT

BRO

WOZ

Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2022

Datum vaststelling door College van B&W:

WOZ-rapportage ENSIA 2022

28 februari 2023

Gemeente Renswoude

Pagina 1 van 6

Inhoudsopgave Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ ....................................................................................... 3 Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2022 ............................................................... 3 Bijlage ..................................................................................................................................................... 5

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Renswoude

Pagina 2 van 6

Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2022 Gemeenten en uitvoeringsorganisaties zullen bij de interne beheersing van risico’s in het WOZ-proces voldoende aandacht moeten hebben voor de beheersing van geautomatiseerde systemen. Beheersingsaspecten die te maken hebben met architectuur, informatiebeveiliging, continuïteit, beschikbaarheid en algemene IT-beheersingsmaatregelen, moeten voldoende worden beheerst. Door maatschappelijke ontwikkelingen op het terrein van de verwachte privacybescherming en minimale beveiligingsmaatregelen en door veranderende visie op de voor een gemeentelijke organisatie gewenste architectuur vergen deze aspecten mee-ontwikkelende beheersingsmaatregelen. Bij de WOZ speelt de tegenstelling tussen enerzijds de maatschappelijke behoefte aan WOZ-waarden en WOZ-gegevens van hoge kwaliteit met de mogelijkheid tot inbreng van gegevens door belanghebbenden en anderzijds de behoefte aan privacybescherming bij burgers.

De Staatssecretaris van Financiën roept in een brief aan de Tweede Kamer (reactie op WODC-rapport over no cure no pay) gemeenten op om meer ruimte te bieden aan burgers om op laagdrempelige wijze gegevens uit de WOZ-administratie te controleren en aan te vullen, Dit vergt adequate aandacht niet alleen voor functionaliteit gericht op digitale dienstverlening, maar juist ook voor informatieveiligheid en een eigentijdse informatie-architectuur. Kortom aandacht voor investeringen in de vernieuwing van automatiseringssystemen.,

In onderstaande tabel zijn de uitkomsten van de WOZ-vragenlijst zoals deze binnen ENSIA zijn ingevuld voor uw organisatie samengevat. Onder het kopje “achtergrond” leest u meer over het betreffende aspect en hoe u dit, indien nodig, kunt verbeteren. Onderwerp

Conclusie score

Achtergrond

1.Naleving BIO

Score

De BIO is nog niet (volledig) geïmplementeerd in de organisatie, er worden daarom op dit moment geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ.

Ook voor de WOZ-systemen moet door de organisatie bekeken zijn, welke BIO-controls nodig zijn. De naleving van deze controls dient periodiek gecontroleerd te worden en de resultaten van deze beoordeling, in hoeverre de WOZ-systemen binnen de organisatie aan de BIO voldoen, dienen beschikbaar te zijn.

2. Ontwikkelingen BIO

Er worden op dit moment nog geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ. Organisatie is nog bezig met implementatie van de BIO.

Elke gemeente en gemeentelijke uitvoeringsorganisatie dient te voldoen aan de BIO. In de BIO zijn diverse controles verplicht voorgeschreven.

3. Common Ground

Organisatie heeft begin gemaakt met aanpassen aan een common ground conforme informatie-architectuur voor de WOZ.

Met Common Ground willen gemeenten de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer inrichten. Zodat ze op een moderne

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Renswoude

Pagina 3 van 6

Onderwerp

Score

Conclusie score

Achtergrond en flexibele manier kunnen inspelen op maatschappelijke opgaven.

4. Ontwikkelingen koppelvlakken

Er wordt nog gebruik gemaakt van kop- De Stuf-TAX bestandsuitwisselingen voldoen pelvlakken op basis ASCII-bestanden niet meer aan de hedendaagse eisen die ge(Stuf-TAX) voor de communicatie tus- steld worden aan informatiebeveiliging. De uitsen de diverse applicaties voor de wisseling van data dient plaats te vinden door WOZ-uitvoering. middel van beveiligd berichtenverkeer.

5. Inzicht in koppelvlakken

Tussen de applicaties die de uitvoering Een volledig overzicht van de verschillende van de WOZ-processen ondersteunen koppelvlakken / interfaces is van belang voor vindt interactie plaats. Er is een vollehet beheer hiervan. dig overzicht van de onderlinge relaties tussen deze systemen.

6. Externe systemen

Er is onderzocht of de verschillende Gemeenten moeten verifiëren of de gegevens geautomatiseerde systemen informatie in de LV WOZ nog overeenkomen met die van juist delen met externe systemen zoals de gemeentelijke Basisregistratie WOZ. bijvoorbeeld de Landelijke voorziening WOZ (LV WOZ) en MijnOverheid.

7. Interne systemen

Er zijn audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken.

8. Beschikbaarheid managementinformatie

Op terrein van de beheersing van infor- Interne beheersing is uitsluitend mogelijk wanmatieveiligheid conform BIO is voor de neer er inzicht is in de mate waarin de beheerWOZ-uitvoering de gewenste manage- singsdoelen zijn bereikt. ment informatie beschikbaar.

9. Ontwikkelingen managementinformatie

Op terrein van de beheersing van infor- Interne beheersing is uitsluitend mogelijk wanmatieveiligheid conform BIO en van neer er inzicht is in de mate waarin de beheersynchronisatie met externe systemen singsdoelen zijn bereikt. zijn stappen gezet om voor de WOZuitvoering de gewenste management informatie beschikbaar te krijgen.

Om te waarborgen dat de informatie op een consistente wijze wordt gebruikt en verwerkt, is het belangrijk dat ook de consistentie van de gegevensverwerking regelmatig wordt beoordeeld.

Conclusies We zijn hierin aan het ontwikkelen. Door onze werkprocessen opnieuw te beoordelen bouwen we hierbij ook aan verdere monitoring van de kwaliteit en volledigheid van onze data.

Verbetermaatregelen De informatiestromen zijn inzichtelijk en gecontroleerd. Daarnaast overgegaan naar Key2Belastingen. We zijn afhankelijk van in hoever de gemeente Veenendaal de BIO heeft geïmplementeerd en naleeft. We hebben de WOZ uitbesteed aan de gemeente Veenendaal, maar blijven als gemeentebestuur van de gemeente Renswoude wel verantwoordelijk voor de uitvoering van de WOZ.

Door de invullers (ENSIA-coördinator en/of WOZ-specialist) worden de volgende aanbevelingen gedaan: Tref meer voorbereidingen voor de CommonGround architectuur met moderne koppelingen voor de landelijke voorzieningen. Stel een regievoerder WOZ aan, die met de betreffende manager van de afdeling belastingen in de gemeente Veenendaal overlegt over de ontwikkelingen van de WOZ.

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Renswoude

Pagina 4 van 6

Bijlage Vraag

Antwoord

1. Worden er controles uitgevoerd of de BIO wordt nageleefd voor de WOZ-uitvoering?

Nee, de BIO is nog niet volledig geïmplementeerd in de organisatie

Geef een korte toelichting hoe deze controles eruit zien of waarom de BIO niet of nog niet volledig is geïmplementeerd.

Er is een beheerdocument voor de belangrijkste (geprioriteerde) zaken, bijvoorbeeld toegang en autorisaties. Key2Belastingen wordt minimaal jaarlijks beoordeeld op de principes archief, privacy, informatiebeveiliging en rechtmatigheid samen met team control. We werken risicogestuurd, de grootste risico's worden als eerste gemitigeerd. De BIO bestaat uit vele beheersmaatregelen, hier werken we continu aan.

2. Zijn in 2022 de controles op naleving van de BIO voor de WOZuitvoering veranderd?

Nee, in 2022 liep implementatie van de BIO nog. Implementatie is nogniet volledig. Er worden op dit moment nog geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ.

Geef een korte toelichting hoe deze controles op naleving van de BIO zijn veranderd.

Ondanks dat de BIO organisatiebreed niet volledig is geïmplementeerd vindt er wel een controle op de naleving plaats. In het kwaliteitssysteem wordt de voortgang van zowel team B&B als specifiek voor de applicatie Key2Belastingen besproken. Het kwaliteitssysteem zoomt in op Archivering, Beveiliging, Privacy en Rechtmatigheid. De gesprekken met team control en team B&B vonden al plaats en worden gecontinueerd.

3. Zijn er in de loop van 2021/2022 stappen gezet in de richting van Ja een Common Ground conforme architectuur WOZ? Geef een korte toelichting op de stand van zaken.

Centric is een van de 34 partijen die het Convenant Samenwerking WOZ-ICT standaarden hebben ondertekend. Hierin zijn afspraken en uitgangspunten benoemd over informatie uitwisseling in het kader van de Wet WOZ uitvoering.

4. Zijn er in 2021/2022 veranderingen doorgevoerd in het gebruik van koppelvlakken binnen het WOZ-domein?

Ja, aantal koppelvlakken op basis van zowel API's als xml-berichtenverkeer vergroot, voor enkele koppelvlakken wordt nog gebruikt van ASCII-bestanden (Stuf-TAX)

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord(en).

We maken gebruik van geautomatiseerd berichtenverkeer naar onze waarderingsapplicatie ORTAX en de Landelijke Voorziening WOZ. Voor de taxatieverslagen binnen mijn overheid maken we nog gebruik van ASCII-bestanden, in verband met de leverancier DataB (marktleider).

5. Heeft uw organisatie een volledig overzicht van de verschillende Ja koppelvlakken/interfaces tussen de diverse applicaties die de uitvoering van de WOZ-processen ondersteunen? Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Renswoude

De verschillende koppelingen en interfaces zijn recent ingericht bij implementatie van de nieuwe belastingenaplicatie.

Pagina 5 van 6

Vanuit architectuur zijn de koppelingen in het WOZ domein schematisch in beeld gebracht. 6. Zijn er in 2021/2022 systematische controles/audits uitgevoerd Ja, onderzoek door eigen medewerkers om te beoordelen of de verschillende geautomatiseerde systemen informatie juist delen met externe systemen (als bijv. LVWOZ en de landelijke voorzieningen van de diverse basisregistraties)? Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is. 7. Zijn er in 2021/2022 systematische controles/audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken? (Tot de "interne" systemen rekenen we ook systemen die in service beheerd worden door een andere gemeente, door een dienstverlener, een cloud-oplossing of systemen die als SAAS beschikbaar zijn) Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

8. Is vanuit de WOZ-systemen de gewenste managementinformatie/stuurinformatie beschikbaar voor de beheersing van informatieveiligheid conform BIO en de juistheid en volledigheid van synchroniseren met externe systemen? Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

Synchroon houden van de LV-WOZ. Volledigheid Basisregistratie Kadaster. Ja, onderzoek door eigen medewerkers en externe partij

Key2Belastingen, Medewerksportaal, Ortax waarderingsapplicatie, Key2Percelen. Daarnaast voert een externe organisatie voor dit jaar een audit uit op de werkzaamheden en de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden. Ja

Via eigen en standaard cognosrapportages worden regelmatig overzichten gemaakt om de volledigheid te toetsen. We maken daarnaast gebruik van de WOZ confrontatiesoftware om inzicht te krijgen in de verschillen tussen de Landelijke Voorziening WOZ en onze eigen administratie.

9. Zijn er in de loop van 2021/2022 stappen gezet om de gewenste Ja managementinformatie/stuurinformatie beschikbaar te krijgen? We zijn hierin aan het ontwikkelen. Door 10 Geef beknopt aan welke conclusies u, in het kader van de interne beheersing op basis van de stuurinformatie, heeft getrok- onze werkprocessen opnieuw te beoordelen bouwen we hierbij ook aan verken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering.

dere monitoring van de kwaliteit en volledigheid van onze data.

11 Geef kort aan welke verbetermaatregelen u in 2022 heeft getroffen ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het kader van de WOZ-uitvoering.

De informatiestromen zijn inzichtelijk en gecontroleerd. Daarnaast overgegaan naar Key2Belastingen.

12 Vul hier beknopt uw aanbevelingen aan het college/bestuur in.

Tref meer voorbereidingen voor de CommonGround architectuur met moderne koppelingen voor de landelijke voorzieningen.

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Renswoude

Pagina 6 van 6