E6. Bijlage E - Accountantsverslag 2022
Tekst van het document
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen ACCOUNTANTSVERSLAG 2022 Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
19 juni 2023
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
1
Inhoudsopgave Samenvatting
Aan de leden van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht Postbus 3154 3502 GD Utrecht
Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Behandeld door: Ons kenmerk: Datum:
drs. C.L. Willems RA & G.C. Helminck RA MSc EMA 1018048-2022-ACV 19 juni 2023
Betreft:
Accountantsverslag 2022
Geachte leden van het algemeen bestuur, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2022 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht (hierna: VRU) aan. Onze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 20 oktober 2022. Dit verslag gaat in op onze belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2022. Op 6 maart 2023 hebben wij de conceptbevindingen uit de jaarrekeningcontrole 2022 besproken met de concerncontroller, een afvaardiging van de Bestuurlijke Advies Commissie en de portefeuillehouder namens het dagelijks bestuur, de heer Naafs. Het accountantsverslag 2022 hebben wij op 12 juni 2023 besproken met de algemeen directeur en de concerncontroller. Wij bedanken de medewerkers van de VRU voor de open en constructieve wijze van samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Met vriendelijke groet, Eshuis Registeraccountants B.V.
was getekend: drs. C.L. Willems RA
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
2
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening
Samenvatting ........................................................................................................ 4 Dashboard accountantscontrole ................................................................................................................................... 5 Belangrijke risico’s ........................................................................................................................................................ 6
Controleverschillen
Analyse jaarrekening ............................................................................................. 8
Organisatie
Inhoudelijke bevindingen .............................................................................................................................................. 9
IT-audit
Financiële positie ........................................................................................................................................................ 12 Resultaatanalyse ........................................................................................................................................................ 13
Overig Bijlagen
Controleverschillen .............................................................................................. 14 Administratieve organisatie en interne beheersing ............................................. 17 Overige onderwerpen ......................................................................................... 20 Overige onderwerpen ................................................................................................................................................. 21 Wet Normering Topinkomens ..................................................................................................................................... 22
Bijlagen................................................................................................................ 23 Bijlage 1: SiSa-bijlage ................................................................................................................................................. 24 Bijlage 2: Materialiteit .................................................................................................................................................. 25 Bijlage 3: Onafhankelijkheid en ViO ........................................................................................................................... 26 Bijlage 4: Fraude ......................................................................................................................................................... 27 Bijlage 5: Communicatie met governance belaste organen ....................................................................................... 28 Bijlage 6: Beperking verspreidingskring ..................................................................................................................... 30
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
3
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
Getrouwheid en rechtmatigheid • Wij hebben bij de jaarrekening 2022 van de VRU een goedkeurende controleverklaring voor de rechtmatigheid en een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid verstrekt. • De gehanteerde materialiteit voor fouten bedraagt € 1.142.000 en voor onzekerheden respectievelijk € 3.426.000. De rapporteringstolerantie is door het algemeen bestuur bepaald op een absoluut bedrag van € 100.000, zowel voor fouten als voor onzekerheden. • Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Belangrijke aandachtspunten • Wij hebben aanbestedingsfouten als gevolg van het niet voldoen van de Europese aanbestedingswetgeving gevonden. Deze fouten blijven binnen onze goedkeuringstoleranties en hebben zodoende geen invloed op de strekking van de controleverklaring. • Net als andere lokale overheden is de VRU afhankelijk van ‘t Rijk in het kader van het verantwoordingsproces over boekjaar 2022. Wij doelen specifiek op de verantwoordingsinformatie in de SiSa bijlage en de daarin opgenomen specifieke uitkeringen. • Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2022 niet strijdig zijn met de Wet normering topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2022 van de VRU voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. • Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van de begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen in de jaarrekening. Hiermee legt uw gemeenschappelijke regeling verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2022. Er is geen sprake geweest van overschrijdingen. Interne beheersing Financiële positie • Wij hebben tijdens de interim controle de kwaliteit van de • De financiële positie van de gemeenschappelijke interne organisatie en interne beheersing relevant voor regeling is op basis van de gestelde de totstandkoming van de jaarrekening gecontroleerd.
signaleringswaarden vanuit het BBV voldoende te Over de kwaliteit van uw interne beheersing hebben wij noemen. reeds gerapporteerd in onze managementletter. Wij • De financiële positie ultimo 2022 is stabiel ten opzichte hebben vanuit de interim controle geconstateerd dat uw van 2021. Dit is met name het gevolg van het positieve interne beheersing van voldoende kwaliteit is en resultaat over 2022 ad. € 0,7 miljoen. aanknopingspunten biedt om een jaarrekeningcontrole • De benodigde weerstandscapaciteit bedraagt € 0,5 uit te voeren. miljoen. De beschikbare weerstandscapaciteit ad. € 1,4 miljoen is daarmee ruim hoger dan de door de gemeenschappelijke regeling onderkende aanwezige risico’s.
5
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
Post
Risico
Werkzaamheden
Conclusie
Het hiernaast genoemde risico ziet niet toe op een specifieke post, maar is op basis van onze controlestandaarden voorgeschreven bij iedere controle en de daaraan gekoppelde werkzaamheden dienen door ons uitgevoerd te worden.
Wij onderkennen het risico dat het management van de gemeenschappelijke regeling de interne beheersingsmaatregelen doorbreekt met als doel de financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling te beïnvloeden.
• Wij hebben de handmatige aanpassingen en correcties in de administratie over 2022 buiten de reguliere boekingsgang (zoals via het inkoopboek, verkoopboek en/of via het bankboek) gecontroleerd; • Wij hebben notulen doorgenomen. • Wij hebben vastgesteld dat de transacties uit hoofde van de bedrijfsactiviteiten onder de reguliere bedrijfsvoering vallen. • Wij hebben jaarrekeningposten met een schattingselementen gecontroleerd, waaronder de overlopende passiva en de voorzieningen.
• Risico naar een aanvaardbaar niveau teruggebracht.
Onrechtmatige inkopen en aanbestedingen als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving inzake Europese aanbestedingen
Vorig jaar zijn er onrechtmatigheden betreffende aanbestedingen gesignaleerd.
• Bij zowel de interimcontrole als de jaarrekeningcontrole geven wij extra aandacht aan het aanbestedingsproces binnen de VRU. • Naar aanleiding van de uitgevoerde controlewerkzaamheden inzake de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij onrechtmatigheden vastgesteld. Wij
• De grootte van de afwijkingen passen binnen de goedkeuringstolerantie waardoor een goedkeurend oordeel is afgegeven ten aanzien van de rechtmatigheid.
6
Post
Risico
Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
Conclusie
hebben een afwijking geconstateerd ter grootte van € 0,2 miljoen.
Inhoudsopgave Samenvatting
Werkzaamheden
Onrechtmatige bestedingen uit hoofde van opvang Oekraïense vluchtelingen en crisis noodopvang
Wij onderkennen een risico op onrechtmatige bestedingen uit hoofde van de taken die de veiligheidsregio uitvoert als gevolg van de oorlog in Oekraïne en het landelijk tekort aan opvangplaatsen voor asielzoekers, bijvoorbeeld ten aanzien van de opvang (Oekraïense) vluchtelingen.
• De bestedingen uit hoofde van de specifieke uitkering Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio’s (J&V A18) zijn opgenomen in de SiSa bijlage. Wij hebben deelwaarnemingen uitgevoerd op de bestedingen, waarneming ter plaatse uitgevoerd in de Jaarbeurs en contracten ingezien alsmede verbandscontroles uitgevoerd.
• De bestedingen zoals door de VRU verantwoord zijn in lijn met het wettelijk kader zoals beschreven in de richtlijn bij de Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio’s .
7
KERNBOODSCHAPPEN
Inhoudsopgave De belangrijkste boodschappen voor het algemeen bestuur van de VRU zijn: Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie Overig Bijlagen
Wij hebben de controle van de jaarrekening 2022 van de VRU uitgevoerd en hebben een goedkeurende controleverklaring voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid verstrekt. Dat houdt het volgende in: Naar ons oordeel geeft de jaarrekening 2022 van de VRU een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva per 31 december 2022 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in de jaarrekening 2022 verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving. De jaarstukken 2022 van uw gemeenschappelijke regeling bestaan uit: Het jaarverslag 2022 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen). De jaarrekening 2022 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting, de paragraaf Wet normering topinkomens en de SiSa-bijlage). In het onderdeel “programmaverantwoording” van het jaarverslag dient informatie te worden opgenomen met betrekking tot de vragen: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (over o.a.
weerstandsvermogen, bedrijfsvoering) het jaarverslag. Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (hierna: NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: o o
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV. Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van het dagelijks bestuur in het jaarverslag en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen.
9
o
Inhoudsopgave Samenvatting
Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
Wij hebben de in de jaarrekening 2022 van de VRU opgenomen verantwoording inzake de Wet Normering Topinkomens (WNT) gecontroleerd met inachtneming van de Regeling Controleprotocol WNT 2022. Wij concluderen dat de in de jaarrekening 2022 opgenomen verantwoording met toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen.
Analyse jaarrekening
Bevindingen aanbestedingen
Controleverschillen
Europese aanbestedingen Uit onze rechtmatigheidscontrole van uw aanbestedingen blijken de volgende afwijkingen uit hoofde van de Europese aanbestedingswet: Inkoopbehoefte Omvang in € Oorzaak Inhuur personeel 185.487 De VRU is na afloop van het initiële contract en optiejaren blijven inkopen op het initiële contract. Hiertoe bestond geen contractuele mogelijkheid. Totaal fouten 185.487
Organisatie Overig Bijlagen
Wij merken op dat de VRU alleen de jaarlast 2022 van de bovenstaande inkopen heeft meegerekend in de fouten voor rechtmatigheid. Hierbij heeft de organisatie gepaste opvolging gegeven aan deze onrechtmatigheid, gevende dat de toekomstige bestedingen zijn beëindigd. In aanloop naar het rechtmatigheidsoordeel merken wij op dat de organisatie flinke stappen heeft gemaakt inzake de interne rechtmatigheidscontrole. Hierbij controleert de interne controle medewerker de bestedingen uit de spend analyse periodiek, wat zorgt voor tijdige constatering van uitdagingen op het gebied van rechtmatig inkopen. Begrotingsrechtmatigheid U hebt als gemeenschappelijke regeling conform uw financiële verordening één programma in de begroting en de jaarrekening opgenomen. Zodoende toetsen wij het naleven van het budgetrecht van het algemeen bestuur op het niveau van het programma. Voor wat betreft begrotingsrechtmatigheid dienen de lasten beoordeeld te worden op het niveau van het genoemde programma. Overzicht programma’s (x € 1.000) Programma Veiligheidsregio Utrecht
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
Begroting lasten 110.841
Rekening lasten 108.830
Saldo 2.011
10
Wij merken op dat er voor wat betreft de lasten op het programma Veiligheidsregio Utrecht geen sprake is van een overschrijding. Daarmee concluderen wij dat het budgetrecht van het algemeen bestuur is nageleefd. Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie Overig Bijlagen
Investeringskredieten Op pagina 52 worden in de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling de investeringskredieten zoals vastgesteld verantwoord en worden de bestedingen per heden op de kredieten inzichtelijk gemaakt. Wij hebben vastgesteld dat het restant van de kredieten juist is bepaald. Er is op het niveau van de kredieten geen sprake van een overschrijding. Daarmee is ook het budgetrecht van het algemeen bestuur nageleefd. Overigens merken wij wel op dat in de begrootte investeringen jaarlijks ruimte zit, met andere woorden de bestedingen vallen altijd lager uit. Deze onderschrijding biedt mogelijkheden om middelen op een andere wijze in te gaan zetten. SiSa-bijlage Regeling A2 | Brede Doeluitkering Rampenbestrijding (BDUR) In de SiSa-bijlage 2022 is een totale bate voor de BDUR verantwoord van € 10,1 miljoen. De verantwoordde bestedingen op de BDUR zijn gelijk aan de ontvangsten in 2022. Regeling A12 | Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen In de SiSa-bijlage van 2022 is de regeling inzake de incidentele bijdrage ondersteuning nalevering controle op coronatoegangsbewijzen opgenomen. Deze regeling is vanaf boekjaar 2021 opgenomen, echter zonder besteding bij de VRU. De VRU is in boekjaar 2022 tot verantwoording gekomen.
De verschillende gemeenten hebben in de jaarstukken van 2021 middels regeling A12B verantwoording afgelegd over de bestedingen, en hierdoor heeft de VRU verantwoordingsinformatie ontvangen om deze regeling in haar eigen SiSa bijlage in te kunnen vullen. De aanlevering door de gemeenten liet in eerste instantie te wensen. Daarnaast hebben wij aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd om voldoende zekerheid met betrekking tot deze bestedingen te verkrijgen. Regeling A18 | Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio’s De bestedingen uit hoofde van de specifieke uitkering Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio (J&V A18) zijn opgenomen in de SiSa bijlage. Wij hebben deelwaarnemingen uitgevoerd op de bestedingen, waarneming ter plaatse uitgevoerd in de Jaarbeurs en contracten ingezien alsmede verbandscontroles uitgevoerd.
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
11
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie Overig Bijlagen
In de Jaarstukken 2022 is in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ het risicoprofiel van de VRU geschetst, alsmede de verhouding tussen de beschikbare en de benodigde weerstandscapaciteit. Volgens de door de VRU gehanteerde systematiek bedraagt deze verhouding ultimo 2022 van 2,5 (2021: 2,3). Daarmee is de weerstandscapaciteit hoger dan in 2021. Uw gemeenschappelijke regeling heeft een minimale norm vastgesteld van 1,0 wat betekent dat er per ultimo 2022 een surplus bestaat. Voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen zijn een viertal kengetallen vastgesteld door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Wij hebben in bijlage 7 van dit verslag ter duiding de betekenis per kengetal opgenomen. Er is geen vaste norm of streefwaarde voor de hoogte van de kengetallen; een gebruiker dient alle kengetallen in ogenschouw te nemen bij het beoordelen van de financiële positie van een decentrale overheid. Wel hanteert de overheid drie signaleringswaarden, namelijk minst risico, neutraal en meest risicovol. Onderstaand overzicht toont (verkort) de financiële positie van uw gemeenschappelijke regeling op 31 december 2022: Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote (gecorrigeerd) Solvabiliteit Structurele exploitatieruimte
JRK 2021 22,9% 22,7% 27,0% -0,1%
Begroting 2022 55,6% 55,5% 19,9% 0,0%
JRK 2022 25,3% 15,0% 27,6% -0,1%
Minst risicovol
Neutraal < 90 < 90 > 50 >0
90 - 130 90 - 130 20 – 50 0
Meest risicovol > 130 > 130 < 20 <0
Op basis van bovenstaand overzicht blijkt dat de signaleringswaarden van uw kengetallen verbeterd zijn, met uitzondering van de netto schuldquote. Dit is het gevolg van de wijziging in de schuldpositie. Overall bevindt de VRU zich in de categorie minst risicovol.
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
12
Inhoudsopgave Samenvatting
In de jaarrekening is het resultaat ten opzichte van de begroting als volgt samengevat: (-/- is verlies)
Analyse jaarrekening
X € 1.000 Baten Lasten
Controleverschillen
Begroting
Realisatie 110.558 110.841
111.164 108.830
Saldo van baten en lasten
-283
2.334
Toevoeging reserves Onttrekking reserves
5.165 5.449
5.519 3.926
Gerealiseerd resultaat
€0
742
Organisatie Overig Bijlagen
In de programmaverantwoording worden de verschillen ten opzichte van de begroting uitgebreid toegelicht, ook voor wat betreft de mutaties in de reserves. Ook in de toelichting op de rekening van baten en lasten worden de verschillen toegelicht, logischerwijs in meer gecomprimeerde vorm om dubbeling voor de lezer te voorkomen.
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
13
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie Overig Bijlagen
Wij hebben de volgende gecorrigeerde en niet-gecorrigeerde fouten respectievelijk onzekerheden in de controle 2022 geconstateerd: Bedrag in €
Gecorrigeerde controleverschillen De volgende verschillen zijn naar aanleiding van onze controle niet gecorrigeerd: Niet gecorrigeerde controleverschillen -
Bedrag in €
Wij hebben de resterende ongecorrigeerde controleverschillen als volgt geëvalueerd in relatie tot de door ons gehanteerde materialiteit om tot een oordeel voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid bij de jaarrekening 2022 te komen. Wij komen tot het volgende overzicht: Aard van de fouten
Getrouwheid
€0
€0
Rechtmatigheidsfout is tevens getrouwheidsfout Rechtmatigheidsfout is per saldo ook een getrouwheidsfout
€0 €0 €0
€0 €0 €0
€ 0,2 miljoen
€0
€0
€0
€0 € 0,2 miljoen
€0 €0
(Sub)Totaal getrouwheidsfouten Extra absolute waarde rechtmatigheidsfouten Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit externe regels (EU-aanbesteding/fido) Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid) Overige rechtmatigheidsfouten
Totaal rechtmatigheidsfouten
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
Rechtmatigheid
Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen huidige periode
15
Aard van de onzekerheden Onzekerheid rechtmatigheid is ook een onzekerheid inzake getrouwheid:
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie Overig
(Sub)Totaal onzekerheden in de controle getrouwheid Extra absolute waarde onzekerheden rechtmatigheid Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit externe regels (EU-staatssteun) Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid) Overige onzekerheden inzake de rechtmatigheid
Totaal onzekerheden in de controle rechtmatigheid
Rechtmatigheid
Getrouwheid
€0 €0
€0 €0
€0 €0
€0 €0
€0
€0
€0 €0
€0 €0
Voorgaande tabel is tevens in de schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening 2022 opgenomen die de algemeen directeur aan ons heeft verstrekt alvorens wij de controleverklaring bij de jaarrekening 2022 hebben afgegeven.
Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
16
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie Overig Bijlagen
Wij hebben, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2022, de interimcontrole voor de VRU in het najaar van 2022 uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2022 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Onze conclusies inzake de interne beheersing zijn opgenomen in onze managementletter d.d. 14 december 2022. Bijgaande passage is ontleend aan deze managementletter: Onze algemene indruk van de gehele administratieve organisatie en interne beheersing binnen de VRU is dat er op de korte termijn noodzakelijke verbeteringen doorgevoerd dienen te worden om voorbereid te zijn op de toekomst. Wij hebben geconstateerd dat de VRU in 2022 verbetermogelijkheden laat zien als het gaat om de gehele administratieve organisatie en interne beheersing. Een beperkt aantal van de bevindingen uit voorgaande boekjaren is opgelost. Hiertegenover staat dat er uit voorgaande jaren nog punten onderhanden zijn, of waarop geen stappen zijn gezet. Hierbij is nuance nodig. De organisatie heeft aan punten met een hoge prioritering (hoog belang, geen mitigerende beheersmaatregelen) voorrang gegeven. Voor onze detailbevindingen verwijzen wij u naar de volledige tekst van de managementletter.
Op basis van de jaarrekeningcontrole 2022 in het voorjaar van 2023 constateren wij dat u binnen de interne beheersing begonnen bent om de nodige stappen te zetten. Hiervoor verwijzen wij naar de door u uitgevoerde controle op Europees aanbesteden en de relatief minimale onrechtmatigheden die u zelf heeft geconstateerd. Hiermee heeft u voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 een basis gelegd waarop voor de andere processen en transactiestromen voortgeborduurd kan worden. Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking Overeenkomstig artikel 2:393, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek zijn wij verplicht om onze bevindingen te rapporteren met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle heeft geen aangelegenheden geïdentificeerd die op dit gebied aan u gerapporteerd moeten worden, anders dan de waarnemingen zoals hiervoor besproken.
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
18
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Geen significante wijzigingen in de reikwijdte van de controle De reikwijdte van onze controle staat omschreven in onze opdrachtbevestiging d.d. 20 oktober 2022 en de door het algemeen bestuur vastgestelde controleverordening. Er is gedurende de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Ook hebben zich geen wijzigingen voorgedaan in de reikwijdte. Geen wijzigingen in significante verslaggevingsvoorschriften Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn zeer belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeenschappelijke regeling zijn uiteengezet in de toelichting in de jaarrekening 2022. Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Inschattingen door het management In onze risicoanalyse en controleaanpak van de VRU hebben wij een significant risico aangemerkt die betrekking heeft op inschattingen door het management. Conform onze controleaanpak hebben wij ‘management override of controls’ aangemerkt als significant risico.
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
21
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2022 niet meer bedragen dan € 216.000 per jaar. Daarnaast dienen instellingen de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Wij hebben tijdens onze controle geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op de WNT. In 2022 hebben wij geen overschrijdingen van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd. Vertrek, vervanging en aantreding zijn lastige onderwerpen binnen de complexe WNT-regelgeving. Om tot de definitieve tabel met WNT-gegevens te komen waren diverse correcties nodig. Wij constateren dat de kennis over de complexe aspecten van de WNT in voldoende mate bij de VRU aanwezig is. Wij merken echter wel op dat uw voormalig topfunctionaris in de Kamer van Koophandel nog beschreven staat als waarnemend algemeen directeur en gevolmachtigde. Wij verzoeken u om de informatie in de Kamer van Koophandel te laten aansluiten bij uw eigen volmachten en mandaat.
22
Bijlage 1: SiSa-bijlage Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie
Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen. Per regeling wordt in een tabel aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Regeling nummer
Regeling
A2
Brede Doeluitkering Rampenbestrijding (BDUR) Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio’s
A12 A18
Totaal
IT-audit
Fout of onzekerheid Nvt Nvt
Financiële omvang in €’s Nvt Nvt
Toelichting fout/onzekerheid Nvt Nvt
Nvt
Nvt
Nvt
Nvt
Nvt
Nvt
Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
Oordeel getrouwheid:
Goedkeurend
Oordeel rechtmatigheid:
Goedkeurend
24
Bijlage 2: Materialiteit Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
Controleaanpak en uitvoering controle Wij hebben onze controlewerkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met de door ons voorgenomen controleaanpak. Dat houdt in dat wij onze controle voor een groot deel gegevensgericht hebben uitgevoerd. Onze controleaanpak is onder andere gebaseerd op een adequate risicoanalyse. Wij hebben enkele gesprekken met ambtelijk medewerkers gevoerd over de binnen de VRU intern toegepaste risicoanalyse, het werkprogramma en de aanpak van de te verrichten verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. Goedkeurings- en rapporteringstolerantie Het algemeen bestuur bepaalt de goedkeuringstolerantie die de accountant bij zijn controle van de jaarrekening dient te hanteren. Normaliter wordt hiervoor de richtlijn op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) aangehouden, zo ook door de VRU. Op grond van de jaarrekening 2022 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten 1% van de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves, dat is afgerond € 1.142.000 en voor onzekerheden 3% van de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves, dat is afgerond € 3.426.000. Wordt deze goedkeuringstolerantie niet overschreden, dan kan een goedkeurende controleverklaring worden afgegeven. De goedkeuringstolerantie is een kwantitatieve maatstaf.
De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. De rapporteringstolerantie is door het algemeen bestuur bepaald op een absoluut bedrag van € 100.000, zowel voor fouten als voor onzekerheden.
25
Bijlage 3: Onafhankelijkheid en ViO Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie
Wij zijn onafhankelijk van de VRU De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de “Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)” en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Eshuis ingebed. Ons zijn geen relaties bekend tussen Eshuis Registeraccountants B.V. en haar zuster- en of dochterondernemingen en de gemeenschappelijke regeling, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
Stelsel van waarborgen om onze onafhankelijke positie te waarborgen Eshuis beschikt over een stelsel van maatregelen om haar onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Dit stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: • Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. • Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Eshuis. • Procedures voor de organisatie van periodieke trainingen inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. • Procedures die erop gericht zijn dat onze partners en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. • Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.
26
Bijlage 4: Fraude Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
De beoordeling door het dagelijks bestuur van het risico van materiële fouten de jaarrekening als gevolg van fraude of overtreding van wet- en regelgeving De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Dit betreft een redelijke maar geen absolute mate van zekerheid, dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet wordt ontdekt, groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing.
Indien wij bij een wettelijke controle gegevens of informatie verkrijgen die een redelijk vermoeden rechtvaardigen dat sprake is van fraude van materieel belang ten aanzien van de financiële verantwoording zijn wij, onder bepaalde omstandigheden, op grond van de WTA gehouden hiervan een melding te doen bij de KLPD. Wij hebben deze accountantscontrole professioneelkritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, de ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Op basis van deze werkzaamheden zijn ons tijdens onze controle van de jaarrekening 2022 geen aanwijzingen van fraude gebleken. Bij onze bespreking van de controlebevindingen gaf u aan bewust te zijn van fraude en dat ook bij het dagelijks bestuur gedurende 2022 geen indicaties van fraude zijn gebleken.
27
Bijlage 5: Communicatie met governance belaste organen Inhoudsopgave Samenvatting
Concept bevestiging bij de jaarrekening
Wij hebben ten tijde van de afwikkeling van de jaarrekeningcontrole 2022 een bevestiging bij de jaarrekening van de algemeen directeur van de gemeenschappelijke regeling ontvangen.
Verbonden partijen
Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de transacties met verbonden partijen.
Overige kwesties die aandacht vragen van de met governance belaste personen
De overige kwesties die aandacht vragen van de met governance belaste personen zijn opgenomen in dit verslag.
Tekortkomingen interne controle
Voor de tekortkomingen in de interne controle verwijzen wij naar de management letter 2022 d.d. 24 november 2022, alsmede onze toelichtingen in dit verslag.
Wijzigingen in de controleverklaring
Geen sprake van wijzigingen in de controleverklaring.
Feitelijke of vermoedelijke gevallen van fraude, nietnaleving van de wet- en regelgeving of illegale handelingen
Geen sprake van feitelijke of vermoedelijke gevallen van fraude, niet-naleving van de wet- en regelgeving of illegale handelingen.
Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
28
Significante moeilijkheden
Geen sprake van significante moeilijkheden.
Meningsverschillen met het management of opgelegde beperkingen
Er is geen sprake van meningsverschillen met het management en/of opgelegde beperkingen.
Andere informatie
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.
Inbreuken op de onafhankelijkheid
Er is geen sprake van inbreuken op de onafhankelijkheid.
Grondslagen voor financiële verslaggeving
Wij hebben vastgesteld dat de grondslagen voor de financiële verslaggeving in 2022 juist zijn toegepast.
Significante kwesties die zijn besproken of waarover is gecorrespondeerd met het management
De significante kwesties die zijn besproken of waarover is gecorrespondeerd met het management blijken uit dit verslag.
Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
29
Bijlage 6: Beperking verspreidingskring Inhoudsopgave Samenvatting Analyse jaarrekening
Beperkingen ten aanzien van de verspreiding Dit verslag wordt aangeboden op basis van de veronderstelling dat het alleen bedoeld is ter informatie van de met governance belaste personen van de gemeenschappelijke regeling, dat er niet uit mag worden geciteerd en niet naar mag worden verwezen, geheel of gedeeltelijk, zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming en dat wij met betrekking tot het verslag geen enkele verantwoordelijkheid accepteren jegens enige daartoe.
Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
30
Bijlage 7: Toelichting financiële kengetallen Inhoudsopgave
Bron: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties | Staatsblad 2015, 206
Samenvatting
Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een hoge netto schuldquote hoeft op zichzelf geen probleem te zijn. Of dat het geval is valt niet direct af te leiden uit de netto schuldquote zelf, maar hangt af van meerdere factoren. Zo kan een hoge schuld worden veroorzaakt doordat er leningen zijn afgesloten en die gelden vervolgens worden doorgeleend aan bijvoorbeeld woningbouwcorporaties die op hun beurt weer jaarlijks aflossen. In dat geval hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven (netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen).
Analyse jaarrekening Controleverschillen Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de provincie of gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Indien er sprake is van een forse schuld én veel eigen vermogen (het totaal van de algemene en de bestemmingsreserves), hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn voor de financiële positie. Daar is bijvoorbeeld sprake van indien een lening is aangegaan omdat het eigen vermogen niet liquide is (omdat het vast zit in bijvoorbeeld een gemeentehuis of dat er andere investeringen mee zijn gefinancierd). Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de provincie of gemeente. De mate van weerbaarheid geeft in combinatie met de andere kengetallen een indicatie over de financiële positie van een provincie en gemeente. De solvabiliteitsratio drukt immers het eigen vermogen uit als percentage van het totale vermogen en geeft daarmee inzicht in de mate waarin de provincie of gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van de financiële positie is het ook van belang te kijken naar de structurele baten en structurele lasten. Structurele baten zijn bijvoorbeeld de algemene uitkering uit het gemeentefonds of provinciefonds en de opbrengsten uit de onroerende zaakbelasting OZB respectievelijk opcenten op de motorrijtuigenbelastingen.
Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en structurele lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van een lening) te dekken. De relevantie van dit kengetal voor de beoordeling van de financiële positie schuilt erin dat het van belang is om te weten welke structurele ruimte een co of provincie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. De kengetallen moeten daarbij in samenhang worden bezien.
Accountantsverslag 2022 Veiligheidsregio Utrecht
31